請求書の書き方を紹介！正しい作成の手段・注意点も解説

請求書は、取引先へ商品やサービスの対価としての請求金額を知らせるための書類です。

請求をする側としては、サービスや商品の内容を明確にするため、取引の証明として残すために請求書が必要となります。請求を受ける側も、税務調査の際の支出の証明や、請求の履歴を確認しやすくするためのものとして、請求書が必要です。

請求書の発行に法的な義務はありませんが、上記のとおり、請求をする側、受ける側の双方に発行の必要性があり、ビジネスでは請求書を発行して取引することが一般的となっています。

請求書の作成方法としては、主に以下の3種類があります。

 ● WordやExcelで作成する
 ● 請求書用紙を購入して作成する
 ● 市販のソフトやクラウド会計ソフトで作成する

請求書には法律上決まった様式はなく、WordやExcelで作成が可能です。また、請求書用紙を購入して手書きで作成することもできます。

そのほか、効率的に請求書を作成するなら、市販のソフトやクラウド会計ソフトを利用する方法がおすすめです。それぞれの作成方法について、詳しく見ていきましょう。

ExcelやWordで請求書の作成が可能です。

請求先・発行者の情報、発行日、請求金額、取引内容、振込先、支払期限などの必要事項を記載し、電子印鑑や会社のロゴマークを配置して作成を行います。

作成の手間を省くなら、ExcelやWordのテンプレートをインターネットでダウンロードして作成することも可能です。無料でダウンロードできるテンプレートも多数存在するので、使い勝手の良いものを見つけて、利用してみると良いでしょう。

請求書用紙を購入して手書きで作成する方法もあります。

請求書用紙は、WordやExcel、会計ソフトなどでの作成に比べると、時間と手間がかかりますが、改ざん防止などのメリットがあります。

請求書用紙は、文房具店や100円ショップ、ECサイトなどで購入が可能です。請求書用紙は、ごく簡単に記載できるものから、詳細な情報が記載できるものまで、形式はさまざまあります。必要な内容が記載できるものを選んで、購入するようにしましょう。

市販のソフトやクラウド会計ソフトで請求書を作成することも可能です。簡単な操作で使用でき、多くのソフトでフォーマットの保存もできます。

請求書のほか、見積書、納品書などの作成に対応するソフトも多く、書類作成の業務の効率化に貢献してくれます。

請求書に記載する項目としては、以下が挙げられます。

 ● 請求先の情報
 ● 発行者の情報
 ● 発行年月日
 ● 請求金額
 ● 取引内容
 ● 振込先
 ● 支払期限

国税庁ホームページの「請求書等の記載事項や発行のしかた」を参考にすると、書類の作成者、書類の交付を受ける請求先、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分して合計した税込対価の額は、記載すべき内容です。

これに加えて、振込先や支払期限はぜひ記載をしておきましょう。各項目の書き方を詳しく紹介していきます。

上記請求書の①の箇所にあたります。請求書の交付を受ける相手方の会社名、個人名、屋号などを記載します。会社や屋号名宛ての場合は「御中」、個人宛の場合は「様」を敬称として付けます。

請求先の宛名の下には、必要に応じて、郵便番号と住所を記載します。基本的には、発行者の判断で、郵便番号と住所の記載の有無は決めて問題ありません。窓付き封筒で窓から請求書の会社名や住所が見えるようにして、郵便の宛名代わりにして郵送するケースもあります。

上記請求書の②の箇所にあたります。発行者の情報は、会社の場合、会社名、住所、電話番号、発行者の名前などを記載します。フリーランスや個人事業主など個人から送る場合は、氏名または屋号、住所・電話番号などを記載します。

押印については、法律上必須ではなく任意となります。押印をする場合は、請求書の偽造や印影のコピーを防ぐために、社名などの文字に少し重ねて押印するケースも多いです。

上記請求書の③の箇所にあたります。発行年月日は、取引先の締め日に合わせて記載するのが一般的です。取引先の締め日と発行日のタイミングによっては、経費が計上される月が変わってしまう可能性があるためです。

特に初めて取引をする取引先の場合には、事前に確認を取り、取引先の希望する発行日に合わせるようにしましょう。

上記請求書の④の箇所にあたります。請求金額は、取引金額の上に大きく記載するのが一般的です。取引額の小計に消費税を足し合わせた合計金額を記載します。

なお、弁護士、公認会計士、司法書士などの特定の資格を持つ人などに支払う報酬など、一部の支払いでは、源泉徴収が必要になるので注意しておきましょう。

上記請求書の⑤の箇所にあたります。取引内容は一般的に、品名、数量、単価、各品目の金額と、小計額、消費税額、合計額を記載します。数量は「一式」でまとめて記載することも可能です。単価がない場合については、記載なしでも問題ありません。

小計額の下には、「消費税」の金額を記載します。

消費税額は、軽減税率(8%)と標準税率(10%)の税率ごとに、区分して記載します。特に仕入税額控除の適用を受けるためには、税率ごとに区分した記載が必須です。なお、消費税が内税の場合は、消費税の金額はカッコを付けるなどして記載します。

源泉徴収がある場合は、源泉徴収で差し引かれる金額も合わせて記載します。取引内容の表の一番下には、小計の金額に消費税、源泉徴収を加減した「合計」の金額を記載します。

上記請求書の⑥の箇所にあたります。振込先は、銀行名、支店名、預金種別(当座・普通)、口座番号、口座名義(カタカナ)を記載します。銀行コードと支店コードを合わせて記載しておくとより親切です。

振込手数料をどちらが負担するかについては、事前に確認が必要です。多くの場合は、請求を受ける側が負担することになります。取引先が負担する場合は、請求書にも「振込手数料は貴社にてご負担願います。」など明記をしておきましょう。

上記請求書の⑦の箇所にあたります。請求する金額を支払ってもらう期日を記載します。

支払期限を明確にしておくことで、入金確認がしやすくなるほか、取引先へのリマインドにもなります。支払期限をどのタイミングにするかは、契約や発注の際に取り決めをしておきましょう。

請求書を作成する際の注意点をまとめています。請求書を作成する前にそれぞれ確認しておきましょう。

 ● 請求書を送るタイミングは事前に確認しておく
 ● メール便を使わない
 ● メールで送るときはPDFで送付する

請求書発行の発行方法としては「都度方式」「掛売方式」の2種類があります。どちらの発行方法になるかで、請求書を発行するタイミングが異なります。

都度方式は、取引が発生して商品やサービスの提供を行った直後に、請求書を作成・発行する方式です。資金繰りがコントロールしやすいメリットがありますが、まとめて請求する掛売方式と比べると、請求書の処理に手間がかかります。

一方、掛売方式は、一定期間(多くは1ヵ月)の取引の請求をまとめて行う方式です。決まった期間に何度も取引がある場合や、毎月定常的な取引がある場合によく用いられます。

都度方式では、商品やサービスの提供の直後、掛売方式では、取引の締め日から支払期日までの間に請求書を発行するのが、それぞれ一般的です。

ただし、実際にいつ請求書を発行するかは、取引先と相談して決定することになります。

請求書は、メール便では送付できません。

請求書は「信書や信書便(=特定の受取人に対し差出人の意思を表示または事実を通知する文書)」に該当し、メール便で送付すると郵便法違反となります。

請求書は、普通郵便などメール便以外の信書が送付可能な郵送方法で送るようにしましょう。

ExcelやWordの請求書をメールなどでデータとして送付する場合は、PDFに変換して送るようにしましょう。PDFであれば、編集されることによるトラブルのリスクは少なくなります。

経理を効率化して、業務の負担を軽減したいと考えているなら、ビジネスカードの導入がおすすめです。ビジネスカードで経費の支払いをまとめれば、経費を一元管理できます。

おすすめのビジネスカードは、次の2つです。

 ● セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード
 ● セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード

それぞれ追加カードは、9枚まで発行が可能です。従業員に追加カードを手渡せば、立替払いをする必要がなくなり、領収書の紛失や精算ミスなどのトラブルが防止できます。

明細書では「利用日時」「用途」「金額」などを追加カードごとに確認でき、シンプルに分かりやすく経費管理ができます。各カードの特長を見ていきましょう。

年会費	無料
国際ブランド	American Express
入会資格	個人事業主またはフリーランス、経営者の方(高校生を除く)
主なサービス	・かんたんクラウド(MJS)の2ヵ月無料優待 ・4倍ポイントサービス(※) ・エックスサーバーご優待 ・G-Searchデータベースサービスが2年間無料 ・補助金・助成金申請サポートサービスの割引特典
ポイント	・永久不滅ポイント ・1,000円(税込)につき1ポイント
追加機能	・社員用追加カード：9枚まで(年会費無料) ・ETCカード：5枚まで(年会費無料)
電子マネー	Apple Pay/Google Pay™/QUICPay™(クイックペイ)/iD

年会費無料で利用できるセゾンのビジネスカードです。追加カードの年会費も無料で、最大9枚まで発行できます。費用を抑えてビジネスカードを発行したい方におすすめです。

本カードの会員の方は、優待として、「かんたんクラウド(MJS)」の会計・給与のクラウドサービスが2ヵ月無料でお試しできます。かんたんクラウド(MJS)会計では、自動仕訳作成機能で、初めて使う方も簡単操作で安心して入力できます。取引データやレシートの画像データから仕訳も可能です。

また、特典として、ヤフービジネスサービスやアマゾン ウェブ サービス(AWS)などで4倍ポイントが貯まる「4倍ポイントサービス(※)」が付帯します。ビジネスで利用の多い各種のWEBサービスで効率的にポイントがたまります。貯めたポイントは請求額に充当でき、経費の支払いの削減にも貢献してくれます。

そのほか、ビジネスをサポートする特典として

 ● レンタルサーバー「エックスサーバー」の初回支払いへの割引特典
 ● 企業情報などを検索できる「G-Searchデータベースサービス」の1年間無料特典
 ● 株式会社ライトアップによる補助金・助成金申請サポートサービスの割引特典

などが付帯します。年会費無料ながら充実のビジネス向け特典が利用可能です。

(※)他カードにてSAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)へご入会いただいている方は、本サービスの対象外となります。

年会費	・年会費22,000円(税込)
国際ブランド	American Express
入会資格	個人事業主・経営者をはじめ、安定した収入があり、社会的信用を有するご連絡可能な方(学生、未成年を除く)
主なサービス	・SAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)への登録 ・国内旅行傷害保険 ・海外旅行傷害保険(※1) ・国内空港ラウンジ ・海外空港ラウンジ ・プライオリティ・パスへの無料登録 ・コンシェルジュ・サービス ・ クラウド型経費精算サービス「Staple(ステイプル)」のご優待 ・ビジネス・アドバンテージ ・カード不正利用補償(オンライン・プロテクション)(※2)
ポイント	・永久不滅ポイント ・1,000円(税込)につき1ポイント ・海外利用で2倍(※3)
追加機能	・社員用追加カード：9枚まで発行可能(年会費3,300円(税込)) ・ETCカード：5枚まで発行可能(年会費無料)
電子マネー	Apple Pay/Google Pay™/QUICPay™(クイックペイ)/iD

豪華な特典が魅力のセゾンのプラチナビジネスカードです。経費の管理の効率化と合わせて、特典による手厚いサポートに期待したい方は、セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードがおすすめです。

優待特典として、中小企業の経理担当者向けのクラウド型経費精算サービス「Staple(ステイプル)」の6ヵ月分無料クーポンが付帯します。ユーザー数の上限はなく、運用導入までの初期セットアップも無償です。

Stapleの経費精算システムを利用すると、経費精算レポート作成、従業員の出張管理、リアルタイムでのデータ作成などの効率化が可能です。マニュアル作業を削減し、経費精算の業務負担を大幅に軽減してくれます。

また、プラチナカードならではの特典として、以下のような特典が付帯します。

 ● 年中無休(※4)で相談･問い合わせが可能な「コンシェルジュ・サービス」
 ● 「プライオリティ・パス」のプレステージ会員への無料登録
 ● JALのマイルがたまる「SAISON MILE CLUB」への登録

ビジネスシーンで役立つ幅広い特典が利用可能です。

その他、ビジネスカード会員限定の特典として「ビジネス・アドバンテージ」が付帯します。レンタカー、宅配サービスなど、さまざまな業種の経費の支払いに優待価格が利用でき、経費の削減に貢献してくれます。

(※1)航空券代や宿泊費などの支払いに本カードを利用した場合に適用されます。
(※2)補償を受けるには、以下条件があります。
・当社が実施する調査で不正利用による被害が確認できること
・当社に連絡した日を含めて61日前までさかのぼったご利用分
(※3)SAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)へご入会いただいている方は、本サービスの対象外となります。
(※4)「カードのご利用に関するお問い合わせ」のみ、9:00～21:00の対応とさせていただきます。

請求書は、取引先へ商品やサービスの対価としての請求金額を知らせるための書類で、取引の証明、サービスや商品の明確化のために必要なものです。

請求書の作成は、WordやExcel、請求書用紙への手書き、市販のソフト・クラウド会計ソフトなどで行うことができます。効率的に作成するなら、市販のソフト・クラウド会計ソフトを利用するのが便利です。

記載すべき項目としては、請求先・発行者の情報、発行年月日、請求金額、取引内容、振込先、支払期限が挙げられます。必要な項目をもれなく記載し、注意点に気を付けながら請求書の作成を進めていきましょう。

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