経費とは？何が計上できるのかわかりやすく解説

経費とは、事業活動を行うために使う費用のことです。基本的に、自社の商品や製品、サービスの対価として代金（お金）を受け取りますが、その製造過程において材料の仕入れや人件費、納品のための運搬費などさまざまな場面で費用が発生しています。
「経費」とは、もともとは「経常費用」（けいじょうひよう・けいつねひよう）の略語であり、経費には一定のルールがあります。
事業活動を行うにあたって必要な費用を支出した場合には、事業用の費用として記録します。帳簿上に経費として「計上」する必要があります。
あくまでも事業を行うための費用であるため、業務と関係ないもの、使用する予定のない事務用品や消耗品、不適切な金額のものなどは経費として認められません。業務に必要な経費は、税金の控除対象となるため、経費を支払うことによって納付する税負担を下げることに繋がります。
そのため、定められたルールにしたがって適切に経費計上することが求められるのです。

個人事業であっても、法人でも、事業活動を行うにあたっては、きちんと経費を管理する必要があります。日々の取引ごとに適切に記録をすることで、事業活動の振り返り、現状把握、今後の展開を検討することが可能になります。
個人事業主として、経費を計上するメリット・デメリットについては以下のとおりです。

個人事業主であれば、納税額の計算と元となる所得税（事業所得）は、収入から経費を差し引いて算出します。経費として計上する額がふえれば、結果として納税額を抑えられます。
ただし、節税目的でのやみくもな経費計上は、事業資金の減少につながり、事業活動が円滑に回らなくなるリスクがあります。また、不正な経費計上には、ペナルティが課されることがありますので注意が必要です。

経費として計上するためには、領収書やレシート、振込証明などの証憑を整理して保管しなくてはなりません。その上で帳簿上、適切に仕訳を行う必要があります。
経費精算には一定の作業が必要であり、とくに慣れないうちは事務作業が負担となるかもしれません。

前述のとおり、経費として計上することで税負担が抑えられますが、多額の資金が経費として流出することでの手元資金減少は経営の継続が難しくなります。
会計上の利益が少なくなることに加え、赤字決算になると融資など外部評価の際に不利になることに注意が必要です。

経費計上の可否について、一定のルールがあることは前述のとおりです。
国税庁WEBサイトでは、「事業所得、不動産所得、雑所得を計算する上で、必要経費に算入できる金額」として、次のように記載されています。

（1）総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額
（2）その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額
※参考：国税庁No.2210 やさしい必要経費の知識

実際にどのような経費が計上できるのか以下で確認してみましょう。

業種や業態により異なる場合も多くありますが、経費として計上できる代表的な費用は、以下のとおりです。

実際に、経費を計上するためには、領収書やレシートなど金額を証明する書類が必要です。とは言え、受け取ることを忘れることも、紛失してしまうこともあり得ます。
また、バス代や慶弔費など領収書のないものもあります。そういったケースでは、領収書やレシートなどの証憑の代わりに、出金伝票に日付、相手先、概要、金額を記載して保管します。後から確認できる状態にしておくことがポイントです。

経費として計上できる費用を知るとともに、経費計上できない費用についても理解しておく必要があります。基本的には、事業と関係のない費用や個人の社会保険料などは経費計上できません。
思い込みや迷うことも多くあるため、あとで指摘されて慌てることのないよう、留意すべき費用について理解しておきましょう。

経費計上できない費用としては、以下が代表的です。

・事業と関係のない費用
・個人の社会保険料
・法人税・法人住民税
・個人事業主の家族に対する給与

それぞれについて、解説します。

・事業と関係のない費用
仕事の空き時間や気分転換のためのカフェでの飲食代は経費にできません。ただし、打ち合せや作業を目的としたカフェでの飲食代は経費計上できます。
事業で着用するスーツなどは、プライベートでも使用することが可能であるため経費計上できません。ただし、作業着など業務のみの使用であれば経費として認められます。
このように、迷うことも多い経費計上なのですが、経費は、あくまでも事業に関連する費用です。後になって指摘された場合でも明確に説明できる管理をしておくことが大切です。

・個人の社会保険料
個人住民税と同様に、個人の健康保険、年金保険料などの社会保険料は経費として認められません。社会保険料については、その個人の病気や老後、介護や死亡に備えた社会保障制度のひとつであることから、すべての国民に加入する義務があります。
そのため、会社員も年金生活者も同様に社会保険料控除として所得控除の対象となります。つまり、経費として認められないものの所得控除として税負担は抑えられているのです。

・法人税・法人住民税
法人企業であれば、会社が支払う法人税や法人住民税は、費用として計上しますが、損金にはなりません。
また、個人事業主の場合には、個人として支払う所得税や住民税は経費として計上することはできません。所得税の算出にあたって、支払うべき所得税を経費とすることには整合性がとれないためです。住民税についても同様です。

・個人事業主の家族に対する給与
生計を一にする家族に対する給与は経費計上できません。ただし、青色申告では「青色事業専従者給与に関する届出書」を税務署に提出し、一定の要件を満たせば「専従者給与」として経費計上が認められます。

例えば、修繕費についてのケースです。
貸付けや事業用に使用する建物の修繕で、通常の維持管理や修理のために支出されるものは必要経費として認められます。
ただし、修繕であっても、資産の使用可能期間を延長させる修繕、資産価額を増加させる部分の支出は、資本的支出とされ修繕費とは区別されます。

例えば、
・建物の避難階段の取付けなど、物理的に付け加えた部分の金額
・用途変更のための模様替えなど、改造又は改装に直接要した金額
・機械の部分品を特に品質又は性能の高いものに取り替えた場合で、その取替えの金額のうち通常の取替えの金額を超える部分の金額

資本的支出とされた金額は、減価償却の方法により各年分の必要経費に算入します。
なお、おおむね3年以内の期間を周期として行われる修理や改良等の金額が20万円未満のときについては、必要経費に算入することができます。

経費計上については、判断が難しく、迷うことも多いのですが、故意による不正についてはペナルティが課される場合もあるため注意が必要です。

適切な経理処理は、現状把握や課題解決が可能となり、「節税」につながることも多くあるため有効です。一方で、納税義務のある税額を過少に申告した場合や意図的に隠す処理は「脱税」となり違法です。

不正な経費計上について課される税金については、以下のとおりです。

・過少申告加算税
本来納めるべき税額を少なく申告した場合、税務署の調査を受けた後での修正申告や税務署から申告税額の更正を受けると、納めるべき税金のほかに「過少申告加算税」がかかります。 過少申告加算税の加算額は、新たに納めることになった税金の10%相当額です。
なお、申告後に誤りに気づき、自主的に修正申告をした場合には、過少申告加算税は課税されない場合があります。

・重加算税
税務調査で、申告内容を仮装・隠ぺいし、脱税した事実が見つかった場合に課される税金が「重加算税」でありもっとも重いペナルティです。
税務調査で、過少申告、無申告、不納付が判明し、これが故意の「仮装・隠ぺい」によるものと判断された場合は、本来の過少申告加算税、無申告加算税、不納付加算税に代えて、税率の高い「重加算税」が課されることになります。さらに、納税期限日から起算した延滞税が課されます。
重加算税は、35%から40%の税率ですが、5年以内に繰り返された脱税行為については、さらに10%加重されます。
ただし、脱税の意図がない場合には、税務調査に対して、再調査の請求や不服申し立てにより反論することも可能です。申請には期限があるため、いずれにしても早急の対応が必要です。

経費に関する不正計上は、経理担当者や経営者だけの問題ではありません。
社員による交通費の水増し請求や仮想請求、個人利用の物品購入にともなう経費請求、領収書の改ざんなど少額であっても不適切です。場合によっては、懲戒処分や業務上横領といった刑事罰の可能性もあります。
また、領収書の改ざんは「有印私文書変造罪」で3ヵ月以上5年以下の懲役に服することもあり得ます。いずれにしても、経費計上の重要性をしっかりと理解する必要があります。

令和4年度税制改正法は、2022年3月31日に交付され、4月1日から施行されています。この改正のなかでも税務調査に関しては、経理担当者および経営者が留意すべき改正点です。個人事業主は、2023年（令和5年）度分以降、法人は2023年（令和5年）1月1日以降に開始する事業年度から適用されます。

税務調査の現場において、レシートや領収書等の証憑のない経費を主張するケースや証憑仮装を主張するケースへの対応策として、こうした簿外経費については認められない措置が2023年1月1日以降の事業年度から適用されることになります。
こうした措置は、税務当局の負担軽減を目的としたものであると同時に、適切な金額、適切な保存、適切な経費計上による適切な納税がもとめられていることを意味します。

2023年度の確定申告分からは、税務調査において、帳簿の提出ができなかった場合や記載内容が不十分であった場合には、ペナルティとして、過少申告加算税と無申告加算税が適用されます。

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従業員の経費精算として、クレジットカードを利用することで、仮払いや立替払いが不要となります。
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経費の費目や仕訳方法は、簿記の基本を理解した上で、慣れれば問題ないものの、担当者の異動や体制変更により、混乱や迷うケースも多くあります。また、個人事業主の場合には、本業の合間での作業において、その費用が事業に用するものなのか、私的な支出として計上してはいけないものなのか悩み、思いのほか時間をとられるようです。
事業収支を把握するためにも、経費計上は重要な役割を果たします。経費計上は覚えるというよりも、意味合いから理解することが大切です。基本的なルールのもとに適切な計上を行うよう心がけましょう。