請求書の書き方・作り方とは？個人事業主も知っておきたい基本とマナー

請求書の基本情報と、その他の書類との違いについて解説します。

請求書とは、提供した商品、サービスの支払いを依頼主に求める書面のことです。商品の種類や個数、サービスの内容、請求先の会社名や振込先の情報などを記載します。
依頼主は請求書に記されている内容と控えに相違がないかを確認し、支払いを行います。

請求書自体に法的効力はなく、形式にも特に決まりはありませんが、正しく請求書を作ることは、取引における重要なプロセスです。

＜請求書を作成する主な目的＞
・収支の見通しが立ち、自社のキャッシュフローを把握できる
・取引内容の記録により、取引の透明性が向上する
・正式な請求書の発行で取引先からの信頼につながる
・売上管理や税務申告に役立てられ、税務調査の重要な証拠として機能する
・取引先からの支払遅延防止につながる
・売れている商品やサービス、営業戦略などビジネス分析の材料になる

2023年10月1日からインボイス制度が開始され、請求書に記載すべき項目が新たに定められました。必須項目を記載した請求書を「適格請求書」と呼び、消費税の仕入税額控除に利用できます。
>>詳細を知りたい方はこちら

取引先とのやり取りで発行する書類には、請求書のほかに「見積書」「契約書」「発注書」「納品書」があります。それぞれの違いを整理しておきましょう。

見積書
見積書は、契約前に取引先に渡す参考資料となるもので、契約した際に発生する金額を提示するための書面です。取引先は見積書を参考に、商品の購入やサービスの利用を決定します。一方で、請求書は契約締結後に実際にかかった費用を請求するために出すものです。

契約書
契約書は、双方が行った契約を証明する文書のことです。契約書には秘密保持契約書や業務委託契約書、売買契約書、請負契約書などさまざまな種類があります。契約書は法的効力をもつので、契約違反の場合は相手方が強制履行や損害賠償請求などを求めることが可能となります。

発注書
相手方に対し発注を申し込む書面のことです。この時点では一方的な意思表示なので、相手方が承諾しない限り、法的には契約が成立したことにはなりません。

納品書
取引先に商品、サービスを提供した際に、相手方に納品内容を確認してもらうために渡す書面のことです。納品書には、振込先の情報は必要ありません。ただし、納品書と請求書の両方を兼ねた納品書兼請求書の場合は、振込先情報も入れます。

それぞれの違いを簡単にまとめると以下のとおりです。

これらの書類は、取引の各段階で異なる役割を果たし、取引をスムーズかつ透明に進めるために必要不可欠です。特に請求書は取引の締めくくりとして重要であり、正確な記載と適切な管理が求められます。請求書は売上の根拠となり、健全な財務基盤を支える、ビジネスの信頼性と効率性を高める重要なツールです。

請求書基本的な書き方と、記載すべき項目を解説します。

請求書の書き方の例を紹介します。

①あて先
請求書を送付する相手先の会社名を記します。
個人宛ての際の敬称は「様」、会社・官庁・団体向けは「御中」で統一する必要があります。「株式会社○○御中△△様」のように、両方同時に使えないので注意しましょう。
届けたい相手が会社内の代表者など、個人名宛に送る際は、会社名の下の御中は省き、「株式会社○○　△△様」とします。個人名の後に役職+様を並べることもマナー違反ですので、役職を書く位置にも注意が必要です。

＜取引先の会社宛てに送る場合＞株式会社○○御中
＜取引先会社内の個人に送る場合＞株式会社○○　△△様
＜取引先会社内の個人宛で、その方に役職がある場合＞株式会社○○　代表取締役　△△様

②請求書番号
必須ではないものの、請求書の管理のためにあると便利です。

③発行者
請求書を発行した側の会社名と住所などの情報を記します。

④発行日
請求書を発行した日付です。ただし、発行日は取引先の都合に合わせるのが基本です。

⑤支払期日
契約の際に定めた支払い期限を記します。

⑥消費税
請求する金額に対する消費税額を記します。

⑦請求内容
商品やサービスの内訳を記入します。

⑧振込先
振り込みをしてもらう口座の情報を記します。

⑨特記事項
請求と支払いについて何らかの条件がある場合に記します。
振込手数料を先方に負担してもらう場合は、こちらに記載すると分かりやすいでしょう。

2023年10月1日から始まったインボイス制度。取引の正確な消費税額と消費税率を把握するために始まった本制度では、これまでよりもさらに詳しい記載が求められています。次項では、インボイス対応をすることのメリットや適格請求書で必要な項目を紹介します。

個人事業主や中小企業であっても、インボイス制度に対応することにはメリットがあります。

①大企業とも取引ができる
特に取引額の大きな企業では、仕入税額控除を利用できるかどうかは重要な視点です。取引先が課税事業者である場合、適格請求書がなければ仕入税額控除を受けられないため、インボイス制度導入後の取引は適格請求書が発行できる課税事業者との取引に切り替えられてしまう可能性があります。

②仕入税額控除を利用できて、税負担を抑えることができる
ご自身の事業でも、インボイス制度にのっとり、インボイス番号を取得し、必須記載項目を満たした請求書を発行することで仕入税額控除を利用できると税負担を抑えることが可能です。

インボイス制度の開始により記載が必要となった項目について記載します。

・インボイス発行事業者の名称（または氏名）
・登録番号
・取引年月日
・取引内容（軽減税率の対象が分かるようにすること）
・税率ごとに区分して合計した対価の額・適用税率（税込または税抜が分かるようにすること）
・税率ごとに区分した消費税額など
・交付を受ける事業者の名称（または氏名）

これまで通りの請求書をさらに詳細にしたようなイメージですが、具体的には、登録番号や税率ごとに区分した対価・適用税率・消費税額などが追加項目となります。お使いの請求書を見直し、これらの項目が満たされているか確認してみましょう。

請求書の保管期間は、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から、
・法人の場合は7年間
・個人事業主の場合は5年間
です。下記では、それぞれの確定申告提出期限と保管期間の例をご紹介します。

＜例＞法人の場合
事業年度…2023年4月1日～2024年3月31日
確定申告書の提出期限…2024年4月1日～5月31日
請求書の保管期間…2031年6月1日

＜例＞個人事業主の場合
事業年度…2023年1月1日～2023年12月31日
確定申告書の提出期限…2024年3月15日（年によって多少異なります）
請求書の保管期間…2029年3月16日

年度ごとに請求書を保存するなど、分かりやすく管理することが大切です。

また、紙で発行した請求書の控えや受け取った請求書は、引き続き紙のまま保存できますが、電子帳簿保存法の改正により、現在は電子取引で発行・受領した請求書は、電子データのまま保存する必要があります。どのようなやり取りで請求書が発行されたかにより保存方法が異なりますのでご注意ください。

ここでは、請求書発行のタイミングとマナーについて紹介します。

請求書は郵送で送付することが多いものの、メールによるPDF形式での送付も可能です。
請求書発行のタイミングは、取引の形態が「継続取引型」か「受注請負型」かによって異なります。

● 継続取引型
継続取引型は、Webサイトの運営委託や業務代行など、継続的に商品やサービスの発注を受けて引き渡しや提供をする取引です。請求書は取引先に確認して、毎月決まったタイミングで発行します。

● 受注請負型
受注請負型は、継続的に発注を受けるのではなく、建設や制作、開発など完成させてから納品する取引をいいます。請求書は納品の際に渡すのが基本です。

請求書の作成、送付の際に注意したいマナーは以下のとおりです。

● 用紙に関するマナー
請求書は原則A4サイズの用紙を使用します。また、封筒に入れる際は三つ折りが基本です。開ける際に文章の書き出しが先に見えるように、文面を表にして下から3分の1を折り、続いて上の3分の1を折って入れましょう。

● 「御中」と「様」の使い分け
個人名宛ての際は「様」、会社・官庁・団体向けは「御中」です。「○○会社御中△△様」のように、両方同時に使えないので注意しましょう。会社の代表者など個人名宛に送る際は、会社名の下の御中は省き、「○○会社△△様」とします。

● 押印のポイント
署名の最後のひと文字に少しかかるように押しましょう。文字から離れて押すと、書き換えや書き足しのリスクがあるとみなされるケースがあり、正式な請求書として認められず、再発行が求められることもあります。

また、押印をする際に印影を傾けるかどうか悩んだことのある人も多いのではないでしょうか。押印する際に印鑑を傾けるべきかどうかは、場面や目的によって異なります。

請求書をはじめとした正式な書類に押印する場合、印鑑はまっすぐに押しましょう。印影が傾いていると、印影が不完全に見えるだけでなく、急いで適当に押したと受け取られ、相手方に丁寧さに欠ける印象を与えかねません。また、場合によっては書類としての信頼性が疑われることもあります。

一方、慣習的に認印や訂正印を押す場合は、あえて少し傾けて押印することがあります。
これは、正式な実印とは区別するための工夫という考え方があるためです。ただし、この場合も適当に押したり真横になるほど傾けるのではなく、意図を理解して少し傾ける必要があります。

また、傾きも大切ですが、それよりも請求書への押印として重要なチェックポイントがあります。それは「印影が欠けていないか」「インクが滲んだりかすれたりしていないか」「印影が読めるか」という3点です。丁寧さのみならず、書類としての信用性にも関わるためしっかり確認しましょう。

● メール送付のポイント
請求書をメールで送ることは、ビジネスの現場では一般的になりつつあります。メールで請求書を送付する際は、あらかじめ取引先にメール送付で問題ないか、確認を得る必要があります。確認せずにいきなりメールを送るのはマナー違反なので注意しましょう。

郵送に比べて、メールは印刷代や切手代がかからず、瞬時に到達するため、取引先の確認が早まります。メールで請求書を送る際は、改ざんを防ぐためにPDF形式に変換して送付するのが一般的です。PDFファイルを送る際は、パスワードを付ける、請求書管理システムを活用するなどセキュリティに注意しましょう。

請求書を添付するメールの本文には、以下のような内容を記載するのがおすすめです。
1.　送付の挨拶
2.　請求内容の簡単な説明（金額や支払期限など）
3.　ファイルの添付確認を促す一文

添付する請求書のファイル名は、自動で割り振られるものから変更し、取引先が確認しやすいように発行日などを明記したものにすると親切です。

請求書は取引内容などが記載された重要な書類です。送信前には宛先メールアドレスをもう一度確認しましょう。

● 添え状の有無と書き方
請求書を送付する際は、請求書だけでは失礼にあたるため添え状を同封しましょう。添え状についても決まった形式はなく、時候の挨拶や日頃の感謝などを伝え、用件を記すのが一般的です。

書類全体の枚数なども添え状に記載することで、双方で確認し、間違いがあった場合には早期に気づくことができるようになります。「送付年月日、送付先の方の名前、差出人の氏名、時候の挨拶、日頃の感謝、請求書の枚数」を記載すると確実といえます。

文章については一から考案する必要はなく、WEB上に便利なテンプレートなどもあるため、使いやすいものをカスタマイズすると良いでしょう。

請求書に記載する項目は決まっていますが、書式については特に決まりはなく自由なレイアウトが可能です。使いやすいテンプレートをつくっておくと、その後の取引でも活用できて便利なので、要件を満たしたテンプレートを用意しておきましょう。

インターネット上でダウンロード可能な請求書のテンプレートを利用することで、簡単に請求書を作ることができます。基本的なフォーマットや記載内容がすでに整備されているため、必要な情報を入力するだけで短時間で完成するという点が大きな魅力です。

自分でWordやExcelを使って作成するのもひとつの方法です。改ざん防止のために、作成したファイルをメールで送付する際は、上述のとおりPDFファイルにして送るのがおすすめです。請求金額、振込先、支払期限などの項目を作っておいて、重要な情報の記載漏れや書き間違いを防ぎ、トラブル防止と業務効率化を両立させましょう。

最近ではスマートフォンやパソコンのアプリでも請求書のフォーマットが配布されています。必須項目を満たしているか確認した上で、お好みのフォーマットを見つけてみましょう。

企業であれば市販の会計ソフトを使用するのがおすすめです。見積書や納品書など、取引ごとに作成できたり、押印も会計ソフト内で完結できるソフトもあります。

インボイス制度の開始により、登録番号の記載や、これまでよりも詳細な取引明細、消費税率ごとの税額など、これまでにない追加情報を記載する必要が出てきました。

これまで使用していた請求書を刷新して、インボイス制度に対応した請求書を利用し始めることで、より分かりやすい請求書を作ることができるようになったという面もあります。
内容を正しく理解し、事業成長を実現していきましょう。

個人事業主にとって、請求書の作成の他にも確定申告・経費処理などの細かな業務は避けられない課題です。
ビジネスカードを活用して一本化することにより、経費の管理と精算を簡素化し、時間とコストの節約ができます。経費精算を効率化することで、業務負担を軽減し、より重要な事業活動に集中できるようにする手段としてぜひご検討ください。