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法人カードは社員用も発行可能!メリットと注意点、おすすめビジネスカードも紹介

法人カードは社員用も発行可能!メリットと注意点、おすすめビジネスカードも紹介

法人カードを申し込めるのは、会社の代表である「法人代表者」もしくは「個人事業主」が一般的ですが、追加カードとして社員に対しても発行できます。

法人カードを社員に発行することで、会社にはどのようなメリットが生まれるのでしょうか?この記事では社員用の法人カードのメリットと注意点、そして社員用の追加カードを発行できるおすすめビジネスカードをご紹介します。

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社員用の法人カードを活用するメリットとは?

会社の代表者が法人カードを作成すると、社員用として追加カードが発行できます。社員に法人カードを持たせることで、以下のメリットを期待することができます。

支払いを一本化して経理負担を軽減

ビジネスシーンでは日常的にさまざまな決済を行いますが、すべての決済を法人カードに一本化することで経理負担を減らすことができます。例えば出張における交通費・宿泊費・飲食費・交際費などを現金決済にすると、「仮払い」「領収書の確認」「支払い」までの作業が必要です。

しかし社員用の法人カードを利用することで、利用明細による一括管理ができます。日々のビジネス決済を効率化して経費の流れが一目で把握できるので、経理負担の軽減が見込めます。

ポイント・マイルによる経費削減

法人カードの追加カードも支払いに応じてポイントがたまり、マイルに交換することもできます。社員用法人カードで付与されたポイント・マイルは、会社の代表者が保有するメインカードに集約されるので、効率よくポイント・マイルを集めることが可能です。

たまったポイント・マイルを備品購入や移動費などに活用すれば経費削減にもつながるでしょう。

経理トラブルのリスクを回避できる

社員が各々で経費を立て替えた場合、精算手続きが必要です。しかしなかには「領収書の紛失」「精算忘れ」「金額間違い」「過剰精算」「仮払金見精算」などの理由により、経理トラブルになる可能性があります。またこれにより経費処理が遅れ、仕事にも悪影響を与えるかもしれません。

社員用の法人カードを利用すると仮払金は必要なく、領収書の紛失などのトラブルも軽減します。

役職ごとの使途例

役職ごとの使途例

社員用の法人カードは個人向けクレジットカードはとくに制限もなく決済が可能で、利用先(使途)も定められていません。しかし自由に使える法人カードであっても一定の社内ルールは必要で、役職による使途を設定することでトラブルを防止します。

①営業社員

会社の営業社員は外回りが多いことから、交通費や出張費などの経費が発生します。主な経費は以下です。

・旅費交通費
 営業先へむかう電車代金や、タクシー代金。さらに利用できる交通網がないエリアでは、レンタカー代金に利用。

・出張費用(旅費交通費、交際接待費)
 出張先の宿泊費や規定の飲食費に利用。場合により一定の接待費も必要。

・車両関係費
 営業車両のガソリン代金や、高速道路のETC料金の支払いに利用。

営業社員の経費は営業に必要な経費が多く、金額的には小口の支払いが特徴です。高速道路で利用するETCカードは、法人カードの追加カードとして数枚発行されるので、必要な状況で貸与するのがよいでしょう。また営業先により接待費が発生する可能性があります。

②役員

会社を支える役員クラスは単に経営管理だけでなく、顧客との交際や接待も重要な業務。一般社員と比較して、1回あたりの決済額が多くなるのも特徴です。

・旅費交通費、出張費、車両関係費
 営業社員と同じ。

・交際接待費
 取引先に対する接待費用。飲食店(レストラン、バーなど)での会食や、季節ごとの付け届けに利用。またゴルフのプレー料金など取引先との交際にも利用

・会場費(広告宣伝費)
 出先で会議を開く場合の費用。レンタル会議費や会議での飲食費に利用。

役員クラスは日常業務だけでなく、接待や休日の交際にも法人カードを利用します。利用の幅が広いので金額により、事前申請などのルールを設けるのもよいでしょう。

③総務部長、経理部長

基本的に社内業務が多い総務部長、経理部長は、営業経費を使うことは多くありません。しかし備品の購入や社内ソフトの保守費用などで、法人カードを利用することが多いでしょう。

・水道光熱費、備品費
 普段会社で利用する経費の支払いに利用。電気・ガス・水道、さらに家賃や通信費、文具代金など対象は幅広い。

・保守費用等(リース料)
 業務で利用する機器(パソコン、ソフトウエア等)の保守管理代金に利用。

・小口決済費用(消耗品、雑費)
 会社の業務で必要な一時的な小口決済に利用。とくに営業促進用の消耗品の購入などが多い。

総務部長、経理部長は毎月決められた決済以外に、一時的な細かい経費の決済が多くなります。法人カードを活用することで、スムーズな決済が実現するでしょう。

法人カードを社員に持たせる場合の注意点

社員に法人カードを持たせることはメリットも多く、利用しないのはもったいないことですが、注意したおきたいこともあります。経営者が社員に法人カードを持たせる際の注意点を3つご紹介します。

社員用カードの年会費を確認する

社員用の法人カードには発行枚数の制限があり、代表者が所有するメインカード1枚に対して数枚の社員用カードが発行されます。追加カード年会費は本会員の年会費よりリーズナブルに設定されているケースが多いです。また、基本的には追加発行1枚につき年会費が発生するので、本会員とあわせた年会費は事前にチェックしておきましょう。

セゾンの「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」は、追加カードとして9枚まで発行でき、追加カードの年会費は永年無料です。

社員用の法人カードを利用する際に費用を抑えたい方は、法人カードを選択する時点で発行にかかる費用を確認しましょう。

社内規定でルールを明確化する

たとえば法人カードを使用して自家用車へ給油しても、経理担当者は気が付かない可能性があります。法人カードの利用明細では給油先と日付、金額しか記載されていないので、どの車に給油したかなどの情報はわかりません。

このようなトラブルを防止するには、社内規定などのルールにより明確に規制をかけることが効果的です。法人カードの貸与者を限定し、利用控えの提出義務などの対策を行うことで私用目的の利用は抑制されます。

ポイントやマイルの管理

社員用の法人カードでもポイントは貯まりますが、あくまでポイントは会社のものです。ポイントの管理は経理担当者や総務担当者が一元管理するので、トラブルを避けるためにも、ほかの社員によるポイントアクセスを制限するのが賢明です。

またポイント以外にマイルも同様です。特典航空券は出張に利用できることから、管理を一元化すれば安心です。

社員用カードを発行できる法人カードの選び方

社員用カードを発行できる法人カードの選び方

社員用の法人カードは本会員のカードと同様の機能が備わっており、上手に利用することでさまざまなメリットが生まれます。そのためどの法人カードをはじめに選択するかが社員用の追加カードを発行するうえで大切となります。メインのカードは「必要な発行枚数」と「利用目的」の2つを基準に選択するのがおすすめです。

必要な枚数の追加カードを発行できるか

法人カードの種類により追加カードの発行枚数に制限があることから、あらかじめ必要枚数を把握しておき、必要枚数を発行できる法人カードを選択してください。合計の年会費もあわせて計算しておきましょう。

利用目的にあっているか

会社の業務内容により選択する法人カードに違いが出てきます。例えば出張が多い会社はマイルなどが集まりやすい法人カード。接待が多い会社にはレストラン、ゴルフ場優待が設定された法人カードがおすすめです。このように利用目的とカードの特典を照らし合わせてメインカードを選びましょう。

社員用におすすめ法人カード2選

社員用の追加カードを発行できるメインカードをお探しなら、追加カードが9枚まで発行できるセゾンの個人事業主・中小企業向けのビジネスカードがおすすめです。ポイントが失効しない「永久不滅ポイント」が、通常ショッピング1,000円(税込)につき1ポイント(約5円相当)たまり、メインカードにポイントを集約できます。

①セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード

「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」は年会費無料。社員用の追加カードは年会費無料で9枚まで発行できます。また「アマゾン ウェブ サービス」「エックスサーバー」などのビジネスサービスを利用すると、ポイントが4倍(2.0%還元相当)になる優待プログラムも魅力です。

さらにカードの申し込みはオンラインで完結。決算書や登記簿謄本の提出は必要ありません。コストを抑えてビジネスサービスを利用したい方におすすめの1枚です。

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②セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード

充実したサービスが受けられる「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」の年会費は22,000円(税込)。追加カードの年会費は3,300円(税込)で9枚まで発行できます。ただし年間の利用額が200万円以上で、翌年の年会費が半額の11,000円(税込)に優遇されます。

海外旅行傷害保険は最高1億円、国内旅行傷害保険は最高5,000万円が付帯し、世界中の空港ラウンジが利用できる「プライオリティ・パス」のプレステージ会員(通常年会費429米ドル)への無料登録できるなどプラチナに相応しい付帯サービスが人気です。

さらにクラウド型経費精算サービス「Staple(ステイプル)」や法人向け顧問弁護士サービス「リーガルプロテクト」など各種ビジネスサポートを優待価格で利用できるなど、手厚いビジネスサービスも利用できます。

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まとめ

法人カードの追加カードを社員に持たせることで、多くのメリットが生まれ経費削減効果も出てきます。しかしビジネスに合った法人カードを選ぶには、発行枚数や利用目的、さらに使途を考えて選択しなくてはなりません。

社員用に追加カードの発行を考えている方は、追加カードが9枚まで発行でき、ビジネスサービスも充実しているセゾンのビジネスカード「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」がおすすめです。ぜひご検討してみてはいかがでしょうか。

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