領収書の役割とは？レシートとの違いや正しい書き方についても解説

領収書は商品やサービスを提供する側にとっては、商品やサービスを提供したことに対する対価として、確実にお金を受け取ったということを証明するためのものです。

逆に商品やサービスに対してお金を支払う側にとっては、確実にお金を支払ったということを証明するためのものです。

つまり、双方の間で金銭の授受が行われたことが証明できるもの、例えばレシートや納品書などでも、取引日・金額・取引内容・発行者など必要事項が確認できれば、領収書として扱える場合があります。

領収書の役割は大きく分けてふたつあり、ひとつは商品やサービスの代金を確実に支払ったことを証明して、二重請求や過払いを防ぐという役割です。

領収書がなければ、支払いが完了しているということを客観的に証明できないため、すでに済んだはずの支払いをもう一度行わなければならなくなってしまう可能性があります。

また法人や個人事業主にとっては、税務調査に対して売上金や経費を示すために必要不可欠な書類でもあるので、保存期間中(法人は7年間、赤字の場合は10年間、個人事業主は白色申告なら5年間・青色申告なら7年間)はしっかりと保存しておかなければなりません。

もうひとつは、経費などの支払いにおいて内部不正を防ぐという役割です。

領収書がなければ、「ビジネスホテルに宿泊したと申告しておいて実際はネットカフェで宿泊することによって差額分を着服する」といったようなことが可能になってしまいます。

社員に領収書の提出を義務付けることで、このような経費にかかわる不正を防ぐことができます。

領収書と同じような言葉には「領収証」がありますが、両者には大きな違いはなく、民法上の正式名称はいずれも「受取証書」となります。

強いて違いを挙げるとするならば、領収書が「金銭の受け取りを記した書類」であるのに対して、領収証は「金銭の受け取りを証明するもの」ということができます。

人やシチュエーションによって、同じ書類のことを「領収書」と呼ぶこともあれば「領収証」と呼ぶこともあります。

支払いを行った証明となるものには、領収書以外にレシートもあります。

領収書もレシートも英語では「Receipt」と表現することから、両者は同じ意味合いのものであることがわかります。

ただ、領収書とレシートは形式よりも記載事項が重要で、レシートでも発行者名、取引年月日、内容、金額などが確認できれば領収書として利用できる場合があります。

経費を精算する際には宛名の有無で有効性が決まるわけではないので、たとえレシートであっても「店名・発行日・商品内容・金額」がきちんと記載されていれば、領収書の代わりとして利用することが可能です。

領収書は税務上非常に重要な書類なので、取引類型に応じて必要な記載事項を満たし、第三者が内容を確認できる状態で作成しなければなりません。

また、間違えて領収書とレシートの両方を発行してしまうことがあるかもしれませんが、これは法的には問題ありません。

ただし領収書とレシートの両方があることで、経費を二重計上してしまうといったトラブルにつながる可能性もあります。

領収書とレシートの両方を発行してしまった場合は、発行先に対してどちらか片方を破棄してもらうよう連絡するなど配慮するのが、好ましい対応といえるでしょう。

領収書を作成するうえでは、「金銭の授受が確実に完了したことを証明するための事実を記載すること」および「不正な改ざんを防ぐための措置を取ること」の2点に気を付けなければなりません。

そのため、領収書に記載すべき項目や領収書の書き方については厳格なルールが設けられており、必要な項目がなかったりルールを破ったりしている場合は、領収書として認められない可能性があります。

以下では、領収書に必要な7つの項目(タイトル・日付・金額・但し書き・宛名・収入印紙・発行者)それぞれの書き方および注意点を説明します。

領収書のタイトルは、上部左側もしくは中央あたりに「領収書」と記載します。

領収書はひと目で領収書だとわかることが望ましく、タイトルが下のほうに小さく書かれていると領収書と認識されずに、破棄されてしまう可能性があります。

そのため場所を上にするだけでなく、太字にしたり文字を大きくしたりしてわかりやすくすることが重要です。

領収書は金銭の授受を証明するための書類なので、記載される日付も「実際に金銭の受け渡しが行われた日付」でなければなりません。

金銭の受け渡しが行われた日付と領収書を発行した日付が異なる場合もありますが、必ず前者の日付を記載するように注意しましょう。

日付は領収書右上に記載されるケースが多いです。

金額は以下のようなルールに従って記載しなければなりません。

・金額を示す数字の先頭には「￥」を付ける
・金額を示す数字の末尾には「-」または「※」を付ける
・金額の数字3ケタごとに「,」を打つ

これらのルールにしたがって金額を記載することで、金額の改ざんを防ぐことが可能になります。

なお、金額の先頭に「￥」の代わりに「金」を用いた場合は、末尾は「-」や「※」ではなく「也」を用います。

金額の間違いがないように、記載したあとは必ず確認することも忘れてはいけません。

但し書きは、どのようなサービス・商品に対して金銭の授受が行われたかを示すもので、サービスや商品の内容が具体的にわかるように記載することがポイントです。

「お品代」や「お品物代」といった表記の仕方ではどのようなものに対して金銭の授受が行われたのかわからず、経費として認めてもらえない可能性があります。

そのため第三者がチェックしてもきちんとわかるように、「交通費として」や「事務用のファイル代として」など、具体的に記載することを心がけましょう。

内容を表現するのが難しい場合や、品目が多く但し書きの欄に書ききれない場合は、納品書などを添付することでも対処可能です。

納品書に記載されている金額と領収書に記載されている金額が合致することで、領収書の信頼性を高めることにもなります。

宛名の記載には注意点が多く、原則として「(株)」と省略せずに「株式会社」と記載するようにしましょう。

繰り返しにはなりますが、領収書は金銭授受の証拠となる重要な書類なので、正式に記載することを心がけましょう。

続いて、改ざんや不正を防ぐために、宛名は必ず金銭を受け取った側が記載しなければなりません。

通常の領収書では宛名を記載したほうが取引事実を確認しやすい一方、小売業などが交付するレシート形式の適格簡易請求書では宛名の記載が不要な場合もあります。

そして、「上様」という表記はできるだけ用いないようにしましょう。

領収書の宛名に「上様」と記入するのは、領収書に記載されている金額が少額かつ支払人の同意があれば問題ないとされています。

しかし領収書は当事者同士でやり取りの内容がわかれば良いという書類ではなく、第三者がその内容を客観的に判断できる書類でなければなりません。

税務調査などで第三者によるチェックが行われた際に、宛名が「上様」だと金銭授受の事実関係を明確に把握できないと判断されて、無効とされてしまう可能性があります。

書類としての信頼性を高めるために、取引先から「上様でお願いします」と言われても、丁重にお断りして正式名称を記入するように心がけましょう。

口頭で社名が聞き取りにくい場合は名刺で社名を確認するか、別紙に社名を書いて確認してもらったあとで領収書に書くようにすると、社名間違いを防ぎやすくなります。

領収書の金額が5万円以上の場合、印紙税を納税するために売上金額に応じた収入印紙を貼る必要があります。

印紙税額は領収書の金額ごとに以下のように変わります。

収入印紙の貼付が必要にもかかわらず貼付を忘れた場合は、印紙税法により過怠税を支払う必要が生じ、本来収めるべき税額の3倍相当の税金を支払わなければなりません。

貼付した収入印紙が必要な金額に満たなかった場合や割印を忘れた場合などもペナルティが発生する可能性があるので、収入印紙に関しては十分にチェックしたうえで領収書を作成するようにしましょう。

発行者の欄には、領収書発行者の住所および名称を記入します。

手書きで記載する代わりに社判を利用しても問題ありません。

日々取引をしていると大量の領収書を取り扱うことになるので、処理の終わった領収書に関してはすぐに捨ててしまいたくなるかもしれません。

ただ、領収書は取引の受領事実を証明する重要な書類なので、税金の申告が終わった後も一定期間は捨てずに保存しておく義務があります。

保存期間は法人と個人事業主で異なり、法人の場合は原則として7年間、赤字が発生した事業年度については9年間もしくは10年間、領収書を保存しておかなければなりません。

平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度は、保存期間が9年間、平成30年4月1日以後に開始した欠損金の生じた事業年度は、保存期間が10年間と決められています。

個人事業主の場合は確定申告を白色申告で行っている方は5年間、青色申告で行っている方は7年間、領収書を保存しておく必要があります。

なお、青色申告を行っている方でも前々年度の所得が300万円以下の場合は、領収書の保管期間は例外的に5年間となります。

まだ保存しておかなければならない領収書を誤って捨ててしまうことのないように、領収書は年度別に分けて保存しておくことを心がけましょう。

領収書に関して、支払いを現金で行うのかクレジットカードで行うのかによって若干の違いがあります。

まず、上述したように領収書の金額が5万円以上の場合、現金払いであれば売上金額に応じた収入印紙を領収書に貼る必要がありますが、クレジットカード払いであれば金額が5万円以上であっても収入印紙を貼る必要はありません。

そして、クレジットカード払いの場合は領収書に必ず、「クレジットカードを利用した」ことが明記されている必要があります。

但し書きとして記載されるのが一般的なので、クレジットカードでお支払いをした場合は、その旨が記載されているかどうかをきちんと確認したうえで受け取るようにしましょう。

クレジットカードを利用すると、利用したお店から利用明細をもらうことができますし、それとは別に、実際にどれくらいの引き落としがかかるかについて、クレジットカード会社から請求明細が届きます。

このうち、加盟店の利用票や利用明細でも必要事項が確認できれば領収書として使える場合がありますが、社内規程や経理処理上、レシートや請求書の保存を併用するほうが実務上は安全です。

ただし、クレジットカードの利用明細が領収書として利用できるのは、以下の項目が記載されている場合のみです。

● 店名
● 購入した日付
● 商品またはサービスの内容
● 購入金額
● 購入者の氏名または会社名

利用明細を領収書として利用したい場合は、上述した項目が記載されているかどうかを確認しましょう。

利用した経費の請求を行う場合は、基本的に領収書が必要になりますが、なかには領収書が不要な場合もあります。

領収書が不要なケースについて、以下で説明します。

クライアントとのアポなどのために電車やバスを利用することは多いと思いますが、公共交通機関では、こちらから請求しない限りは領収書は発行されないことが大半です。

そのため、領収書やレシートがなくても、経費精算処理をしてもらえる場合があります。

公共交通機関の運賃であっても、利用が確認できる書類を提出する規則が定められている場合、交通系ICカードを利用して支払っていれば、券売機を利用することで利用履歴を発行できます。

ただし、この方法で利用履歴を発行すると、会社に関係ないプライベートでの利用履歴もすべて発行されてしまいます。プライベートで使用した分は黒塗りにして、会社で使用した部分だけ残して提出するのが一般的です。

ビジネスカードを導入していれば、経費をキャッシュレス決済できます。

経費を利用する機会は多々ありますが、それらをすべてビジネスカードでお支払いしていれば、それぞれのお支払いの詳細をひとつの利用明細で確認することが可能です。

経費精算サービスと連携することができるビジネスカードであれば、利用した分が自動的に入力されるので、経費処理の手間を省けます。

取引が拡大してくると領収書を発行する機会もどんどん増えていく一方で、領収書を受け取る機会も増えてくると思います。

受け取った領収書を管理・保管しておくのは、枚数が多ければ多くなるほど煩雑になりやすいですが、そのようなときに便利なのがクラウド型経費精算サービスです。
従来のような領収書・レシートの提出・管理負荷が大幅に削減できます。
また、サービスによっては、撮影された領収書やレシートは、AI OCR機能により情報が自動的にデータ化されますし、交通系ICカードとの連携も可能なので、経費精算の負荷も軽減されます。

経費精算の負荷を軽減させるためには、クラウド型経費精算サービスや交通系ICカードだけではなく事業用支出を集約しやすいビジネスカードの活用も有効です。以下ではセゾンカードが取り扱っているビジネスカードのなかから、おすすめの2種類を紹介します。

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、年会費無料で利用できるビジネスカードです。

申込時は決算書や登記簿謄本の提出が不要なため、起業して間もない会社や個人事業主の方でも気軽にお申し込みできます。

また、一時的な増額申請に対応しているため、高額になりやすい税金も無理なく支払えます。支払額に対してはポイントが還元され、節約や経費削減につながります。

このほか、会計・給与計算のクラウドサービス「かんたんクラウド(MJS)」の月額利用料2ヵ月無料という特典が付帯しているのも魅力です。本サービスには自動仕訳作成機能が搭載されており、経理業務の効率化を行えます。

さらに、特定のビジネス関連のサービスでカードを利用すると、通常のポイント還元率0.5％の4倍である2％のポイント還元が受けられます(※1)(※2)。以下は、ポイント4倍サービスの対象になるサービスの一例です。

● アマゾンウェブサービス(AWS)
● エックスサーバー
● お名前.com
● かんたんクラウド(MJS)
● クラウドワークス
● サイボウズ
● マネーフォワード クラウド
● モノタロウ(事業者向けサイトのみ対象)
● Yahoo!ビジネスサービス

日常生活で役に立つセゾンカード会員限定の特典も充実しており、例えば、毎週木曜日に全国のTOHOシネマズでお好きな映画を1,200円(税込)で鑑賞いただける「セゾンの木曜日」があります。

セゾンカードのスマートフォンアプリ「セゾンPortal」からクーポンを取得いただき、WEB(インターネットチケット販売“vit®”)または劇場でのチケット購入時にクーポンをご利用いただくことで特別料金で映画鑑賞が可能です。

(※1)ほかカードにてSAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)へご入会いただいている方は本サービスの対象外となります。
(※2)一部還元率の異なるサービスおよび加盟店がございます。

＞＞詳細はこちら

「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」の特長は、以下のとおりです。

● 年会費は初年度無料、翌年度以降33,000円(税込)
● 追加カードは最大9枚まで発行可能(1枚につき年会費3,300円(税込))
● サービス年会費5,500円(税込)の「SAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)」の登録で、JALのマイル最大1.125％還元(※1)(※2)
● クレジットカードの利用限度額を高額に設定できる可能性がある
● プラチナカードならではの「コンシェルジュ・サービス」や「旅行傷害保険(※3)」なども利用可能

年会費は初年度無料、2年目以降は33,000円(税込)で利用できます。

個人用カードと異なり、引き落とし口座を「個人名義口座」と「法人名義口座(代表者名併記のもの)」から選べることがビジネスカードの魅力です。法人名義口座を選べば、経費管理がスムーズになるでしょう。

また、海外ショッピングでは通常の2倍(1,000円につき2ポイント)の永久不滅ポイントが貯まるため、事業で使う物品やサービスを購入する際もお得です。

なお、1枚あたり3,300円(税込)の年会費で最大9枚までの追加カードを発行可能です。追加カードでの支払いも、永久不滅ポイントの付与対象のため、ビジネスで使う物品・サービスの支払いに備えて、社員に追加カードを持たせておきましょう。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、ビジネスに役立つ優待特典・サービスが充実しています。

また、ビジネス用カードでありながら、「SAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)」を優待価格のサービス年会費5,500円(税込)で利用できる点も特長です。

なお、世界に広がる空港ラウンジ・サービスをご利用いただける「デジタル会員証(プライオリティ・パス アプリ)」に年会費無料でお申し込みいただけます(※4)(※5)(※6)。

旅行傷害補償や海外でのサポート体制なども手厚いため、海外出張の際にも安心の1枚です。

ほかにも、「セゾンの木曜日」の利用で映画がお得に楽しめたり、「セゾンフクリコ」が入会費・年会費無料で利用できます。

「セゾンの木曜日」とは、毎週木曜日に全国のTOHOシネマズでお好きな映画を1,200円(税込)で鑑賞いただけるお得なサービスです。

セゾンカードのスマートフォンアプリ「セゾンPortal」からクーポンを取得いただき、WEB(インターネットチケット販売“vit®”)または劇場でのチケット購入時にクーポンをご利用いただくことで特別料金で映画が鑑賞できます。

「セゾンフクリコ」とは、全国25,000以上の施設を最大66％OFFで使える優待割引サービスです。特別優待として映画鑑賞券が1,300円(税込)からご購入可能です(お一人様20枚/年まで)。

ほかにも、レジャーやグルメ、トラベルなどさまざまな優待割引を、専用サイトからいつでもご利用いただけます。

(※1)一部還元率の異なるサービスおよび加盟店がございます。
(※2)小数点以下は繰り上げになります。
(※3)海外旅行傷害保険は、本カードで指定の旅行代金等の決済があった場合、保険適用となります。
(※4)通常年会費 469米ドル(プレステージプラン)
(※5)別途「デジタル会員証(プライオリティ・パス アプリ)」へのお申し込みが必要となります。
(※6)プライオリティ・パスのプラン内容はカードによって異なります。

＞＞詳細はこちら

領収書は金銭授受の証明になる書類であり、二重請求や過払い・内部不正を防ぐという役割があります。

支払わなければならない税金の決定にも関与するものなので、作成する際の注意点や正しい書き方には十分気を付けておかなければなりません。

領収書は企業に勤めるサラリーマンより、個人事業主の方などのほうが経費関係で作成する機会が多くなると思いますが、個人事業主の方が経費のお支払いをする場合はビジネスカードを利用するのがおすすめです。

セゾンカードでもAmerican Expressと提携して、セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードとセゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードという2種類のビジネスカードを取り扱っています。

経費のお支払いをクレジットカードにまとめることで領収書の作成も楽になりますので、ビジネスカードの利用を検討する際は、上述した2つのカードも検討候補に加えてみてはいかがでしょうか。