請求書の正しい書き方は？発行するタイミングと作り方も解説

請求書は、提供した商品やサービスの対価を取引先に請求する際に用いられる書類で、支払期日や支払いの対価となる商品やサービスの内訳・個数、支払い先、支払期限などが記載されるのが一般的です。

取引相手は請求書と自社の控えを照らし合わせたうえで、支払いを行います。

支払いや取引が真っ当なものであることを証明するという観点でも、非常に重要な書類です。

一般的に請求書を発行するタイミングは、商品やサービスの提供と同時もしくは提供後で、提供前に請求書を発行することは原則としてありません。

ただ請求書発行のタイミングは、「都度方式」での発行か「掛売方式」での発行かによって異なります。

それぞれの方式について、以下で説明します。

都度方式では、取引が発生して商品やサービスの提供を行った直後に請求書を作成・発行します。

取引が行われるたびに請求書を発行して支払いを行ってもらうので、会社の資金繰りが行いやすいというメリットがありますが、請求書の作成・発行回数が増えるので手間はかかります。

掛売方式は、決まった期間(たいていは１ヵ月)のうちに何度か取引があるような場合や、毎月定常的な取引があるような場合によく用いられる方式で、一定期間の取引の請求をまとめて行います。

請求書発行などの煩雑な業務を一度にまとめられるので手間がかからないのがメリットですが、取引相手は信頼できるか、会社の資金繰りは大丈夫かといったところを見極めたうえで行わなければなりません。

掛売方式での請求書の発行タイミングは、取引の締め日から支払期日の間までであることが一般的ですが、実際にいつ発行するかに関しては取引先と相談したうえで決めることが重要です。

請求書を作る際に記載しなければならない項目は、法律上正式に決められているわけではありません。

ただし、以下の8つの項目は記載することで、よりわかりやすい請求書を作成することができます。

・請求書作成者の氏名または名称
・取引先(請求書を受け取る業者)の氏名または名称
・取引年月日
・取引内容
・取引金額(税込)
・発行年月日
・振込先
・支払期日

それぞれの項目について説明します。

この請求書は誰から(どこから)のものであるかということをハッキリさせるために、請求書作成者の氏名や名称は必ず必要です。

会社名や住所を記載したうえで社判を捺印しますが、社判の代わりに担当者やその上長の名前を明記し、各人の印判を捺印するという形でもOKです。

取引先の氏名や名称に関しては、会社名や事業者名は必須ですが、住所や電話番号といったそのほかの情報を記載するかどうかは、ケースバイケースです。

請求書発行者の都合に応じて、どのように記載するかを決めて問題ありません。

取引年月日はその名の通り取引が実際に行われた日を表しますが、掛売方式で請求書を発行する場合は、実際の取引が終わってしばらく経ってから請求書を発行することになります。

そのため、それぞれの取引が実際に行われた年月日を忘れずに記載することに注意しましょう。

取引を行った商品名や、その単価・数量・金額などの詳細を明記します。

取引が複数ある場合は、各取引の金額のほか、それぞれの取引額を合わせた小計・小計額にかかった消費税・小計と消費税を足し合わせた合計金額についても、請求書に記載する必要があります。

上述したように、複数の取引額を合わせた小計に消費税を足し合わせた取引金額を、しっかりと明記する必要があります。

源泉徴収の対象になることもあるので、注意しておきましょう。

請求書を発行した日のことであり、都度方式で発行する場合は基本的には請求書を作成した日で問題ありません。

ただ、取引先の会計締め日のタイミングによっては、経費の計上月が変わってしまう可能性があるため、場合によっては取引先の要望に応じた発行年月日を設定することもあります。

そのあたりの事情を知っている取引先であれば問題ありませんが、初めて取引を行う相手の場合は、請求書の発行年月日については事前に確認しておくのが無難です。

振込先となる金融機関名・支店名・口座番号・預金種別・口座名義などの情報を記載します。

各金融機関および各支店に割り振られているコードに関しては、必ずしも記載する必要はありませんが、記載しておくとより丁寧です。

請求書によって請求する金額を支払ってもらう期日であり、契約を交わしたり発注を行ったりした時点で決めておくのが一般的です。

請求書に支払い期日を記載しておくことで、入金確認をする際の目安にもなりますし、相手に対しては支払いのリマインドとなる効果も期待できます。

実際に請求書を作成する場合は、以下に挙げる3つの方法のいずれかで作成することが多いです。

・市販の請求書用紙で作成
・ExcelやWordで作成
・パソコンで使用できるソフトで作成

それぞれの作成方法について、説明します。

請求書は文房具店や100円均一ショップなどで手軽に買えるため、それらを利用して請求書を作成することが可能です。

ただ、1枚ずつ手書きで請求書を作成する必要があるため、手間と時間がかかることには注意しておかなければなりません。

文房具店などで購入せずとも、ExcelやWordで作られた無料で利用できる請求書のテンプレートが多数あるため、それらを利用して請求書を作成するのもひとつの方法です。

ただし、そういったテンプレートを用いて請求書を作成・送付する場合、PDFや画像ファイルといった保存形式にしたうえで送付しなければなりません。

データをそのまま送付してしまうと、請求書の内容を改ざんされてしまう可能性があるからです。

パソコンで使用できるソフトの中には、請求書のテンプレートが入っているものもあるため、そういったテンプレートを用いて請求書を作成することもできます。

ソフトによっては、請求書の作成だけでなくその後の入金管理などに対応していることもあるため、事務作業を効率的に行ううえでとても便利です。

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請求書の作成・発行業務は事業を行っていくうえで欠かせないものなので、便利なソフトやサービスを利用することで効率的に行うことが重要です。

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