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請求書の正しい書き方は?発行するタイミングと作り方も解説

請求書の正しい書き方は?発行するタイミングと作り方も解説

請求書は仕事を行ううえで欠かせない書類であり、人によっては毎日のように作成していると思いますが、その一方でほとんど作成経験がない方もおられると思います。

人事異動によって請求書の作成が必要な業務を行うことになったり、退社して独立することで請求書の作成が必須になったりすることもあるため、請求書の書き方はきちんと把握しておくのが望ましいでしょう。

そこで今回は、請求書の正しい書き方や請求書を発行するタイミングなどについて説明します。

そもそも請求書とは?

そもそも請求書とは?

請求書は、提供した商品やサービスの対価を取引先に請求する際に用いられる書類で、支払期日や支払いの対価となる商品やサービスの内訳・個数、支払い先、支払期限などが記載されるのが一般的です。

取引相手は請求書と自社の控えを照らし合わせたうえで、支払いを行います。

支払いや取引が真っ当なものであることを証明するという観点でも、非常に重要な書類です。

請求書発行のタイミングは2通り

請求書発行のタイミングは2通り

一般的に請求書を発行するタイミングは、商品やサービスの提供と同時もしくは提供後で、提供前に請求書を発行することは原則としてありません。

ただ請求書発行のタイミングは、「都度方式」での発行か「掛売方式」での発行かによって異なります。

それぞれの方式について、以下で説明します。

都度方式

都度方式では、取引が発生して商品やサービスの提供を行った直後に請求書を作成・発行します。

取引が行われるたびに請求書を発行して支払いを行ってもらうので、会社の資金繰りが行いやすいというメリットがありますが、請求書の作成・発行回数が増えるので手間はかかります。

掛売方式

掛売方式は、決まった期間(たいていは1ヵ月)のうちに何度か取引があるような場合や、毎月定常的な取引があるような場合によく用いられる方式で、一定期間の取引の請求をまとめて行います。

請求書発行などの煩雑な業務を一度にまとめられるので手間がかからないのがメリットですが、取引相手は信頼できるか、会社の資金繰りは大丈夫かといったところを見極めたうえで行わなければなりません。

掛売方式での請求書の発行タイミングは、取引の締め日から支払期日の間までであることが一般的ですが、実際にいつ発行するかに関しては取引先と相談したうえで決めることが重要です。

請求書の書き方

請求書の書き方

請求書を作る際に記載しなければならない項目は、法律上正式に決められているわけではありません。

ただし、以下の8つの項目は記載することで、よりわかりやすい請求書を作成することができます。

・請求書作成者の氏名または名称
・取引先(請求書を受け取る業者)の氏名または名称
・取引年月日
・取引内容
・取引金額(税込)
・発行年月日
・振込先
・支払期日

それぞれの項目について説明します。

請求書作成者の氏名または名称

この請求書は誰から(どこから)のものであるかということをハッキリさせるために、請求書作成者の氏名や名称は必ず必要です。

会社名や住所を記載したうえで社判を捺印しますが、社判の代わりに担当者やその上長の名前を明記し、各人の印判を捺印するという形でもOKです。

取引先(請求書を受け取る業者)の氏名または名称

取引先の氏名や名称に関しては、会社名や事業者名は必須ですが、住所や電話番号といったそのほかの情報を記載するかどうかは、ケースバイケースです。

請求書発行者の都合に応じて、どのように記載するかを決めて問題ありません。

取引年月日

取引年月日はその名の通り取引が実際に行われた日を表しますが、掛売方式で請求書を発行する場合は、実際の取引が終わってしばらく経ってから請求書を発行することになります。

そのため、それぞれの取引が実際に行われた年月日を忘れずに記載することに注意しましょう。

取引内容

取引を行った商品名や、その単価・数量・金額などの詳細を明記します。

取引が複数ある場合は、各取引の金額のほか、それぞれの取引額を合わせた小計・小計額にかかった消費税・小計と消費税を足し合わせた合計金額についても、請求書に記載する必要があります。

取引金額

上述したように、複数の取引額を合わせた小計に消費税を足し合わせた取引金額を、しっかりと明記する必要があります。

源泉徴収の対象になることもあるので、注意しておきましょう。

発行年月日

請求書を発行した日のことであり、都度方式で発行する場合は基本的には請求書を作成した日で問題ありません。

ただ、取引先の会計締め日のタイミングによっては、経費の計上月が変わってしまう可能性があるため、場合によっては取引先の要望に応じた発行年月日を設定することもあります。

そのあたりの事情を知っている取引先であれば問題ありませんが、初めて取引を行う相手の場合は、請求書の発行年月日については事前に確認しておくのが無難です。

振込先

振込先となる金融機関名・支店名・口座番号・預金種別・口座名義などの情報を記載します。

各金融機関および各支店に割り振られているコードに関しては、必ずしも記載する必要はありませんが、記載しておくとより丁寧です。

支払期日

請求書によって請求する金額を支払ってもらう期日であり、契約を交わしたり発注を行ったりした時点で決めておくのが一般的です。

請求書に支払い期日を記載しておくことで、入金確認をする際の目安にもなりますし、相手に対しては支払いのリマインドとなる効果も期待できます。

請求書を作成する3つの方法

実際に請求書を作成する場合は、以下に挙げる3つの方法のいずれかで作成することが多いです。

・市販の請求書用紙で作成
・ExcelやWordで作成
・パソコンで使用できるソフトで作成

それぞれの作成方法について、説明します。

市販の請求書用紙で作成

請求書は文房具店や100円均一ショップなどで手軽に買えるため、それらを利用して請求書を作成することが可能です。

ただ、1枚ずつ手書きで請求書を作成する必要があるため、手間と時間がかかることには注意しておかなければなりません。

ExcelやWordで作成

文房具店などで購入せずとも、ExcelやWordで作られた無料で利用できる請求書のテンプレートが多数あるため、それらを利用して請求書を作成するのもひとつの方法です。

ただし、そういったテンプレートを用いて請求書を作成・送付する場合、PDFや画像ファイルといった保存形式にしたうえで送付しなければなりません。

データをそのまま送付してしまうと、請求書の内容を改ざんされてしまう可能性があるからです。

パソコンで使用できるソフトで作成

パソコンで使用できるソフトの中には、請求書のテンプレートが入っているものもあるため、そういったテンプレートを用いて請求書を作成することもできます。

ソフトによっては、請求書の作成だけでなくその後の入金管理などに対応していることもあるため、事務作業を効率的に行ううえでとても便利です。

請求書などの発行と管理を効率的に進めることができるソフト

請求書などの発行と管理を効率的に進めることができるソフト

請求書の発行や管理を含む会計処理は非常に手間がかかって面倒な業務ですが、「Staple(ステイプル)」や「かんたんクラウド(MJS)」のようなサービスを利用すれば、効率的に行えるようになります。

Staple(ステイプル)はクラウドの経費精算サービスであり、経費精算の手間を10分の1に削減できます。交通系ICカードの履歴読込や乗換案内アプリとの連携、使用している会計ソフトへのインポートも可能です。スマホ、PCにも完全対応しているので、いつでもどこでも経費管理を行えます。

かんたんクラウド(MJS)は、株式会社ミロク情報サービスが提供する小規模事業者向けの会計クラウドサービスです。会計ソフトを利用するのが初めてでもわかりやすく操作できるように設計されています。

どちらもクラウドサービスのため、インターネット環境さえあれば場所や時間を選ばずに作業ができますし、初期費用無料でインストール不要なので手軽に利用できます。

Staple(ステイプル)が優待価格で利用できるビジネスカード

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新しいサービスを利用するのは不安なことも多いですが、一定期間無料でお試しができるのであれば、安心してチャレンジできるでしょう。

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※他カードにてSAISON MILE CLUBへご入会いただいている方は本サービスの対象外となります。

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ビジネスカードの付帯サービスを利用して請求書を効率的に作成!

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請求書の作成・発行業務は事業を行っていくうえで欠かせないものなので、便利なソフトやサービスを利用することで効率的に行うことが重要です。

特にStaple(ステイプル)やかんたんクラウド(MJS)は使い勝手がいいサービスなので、どのサービスを利用しようか悩まれている場合は優先的に検討していただくといいでしょう。

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会計サービスを利用する場合は、そのサービスと相性のいいビジネスカードを一緒に利用することも検討してみてください。

※他カードにてSAISON MILE CLUBへご入会いただいている方は本サービスの対象外となります。

監修者

新井 智美

新井 智美

2006年11月 卓越した専門性が求められる世界共通水準のFP資格であるCFP認定を受けると同時に、国家資格であるファイナンシャル・プランニング技能士1級を取得。2017年10月 独立。主に個人を相手にお金に関する相談及び提案設計業務を行う。個人向け相談(資産運用・保険診断・税金相談・相続対策・家計診断・ローン住宅購入のアドバイス)、企業向け相談(補助金、助成金の申請アドバイス・各種申請業務代行)の他、資産運用など上記内容にまつわるセミナー講師(企業向け・サークル、団体向け)を行う傍ら、執筆・監修業も手掛ける。

【保有資格】
CFP、1級ファイナンシャル・プランニング技能士、DCプランナー、住宅ローンアドバイザー、証券外務員

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