アウトソーシングについてわかりやすく解説！導入のメリット・注意点も紹介

アウトソーシングとは社外から生産に必要な部品や製品を調達したり、業務の一部を一括して他社に任せたりする経営手法を指します。外部に業務を委託することで、コストダウンやリソースの集中を実現できるといったメリットがあります。

近年アウトソーシングは徐々に広がっており、人事業務・バックオフィス業務・システム開発などさまざまな分野でアウトソーシングが導入されています。

アウトソーシングは人材派遣と混同されやすいのですが、アウトソーシングは「業務を依頼する」ことで、人材派遣は「人を供給してもらうサービス」という点が違います。

短期的・スポットで業務を依頼したいときや、プロフェッショナルな業務を依頼したい時はアウトソーシングが使われることが多いです。状況に応じてアウトソーシングと人材派遣を使い分けましょう。

近年、企業活動のグローバル化が進展していますが、業務規模の拡大でリソースが不足するケースが見られています。

この対応策として、アウトソーシングを選択する企業が増えているのです。グローバル化に伴う激しい国際競争を勝ち抜くため、コア業務に社内資源を集中させる必要が高まっていることも、アウトソーシング需要が高まっている理由です。

そのほか、アウトソーシング需要が高まっている背景として、少子高齢化の進展による労働力の減少も挙げられます。

企業によっては、税務や会計などの専門知識を有する人材を確保・育成することが困難なケースもあるでしょう。限られた人員で成果を出すためには、専門的な業務をアウトソーシングして社内リソースをコア業務に集中させる必要があります。

アウトソーシングは主に3つの種類に分類できます。ここからは、BPO・ITO・KPOという3つのアウトソーシングについて、その概要と活用例を見ていきましょう。

BPOはビジネス・プロセス・アウトソーシングの略。業務設計・効果分析・改善案の実行など一括して、外部業者に任せる方法のことです。外部業者に自社部門を置いて業務を行ってもらうイメージをすると、わかりやすいのではないでしょうか。

例えば消費者コールセンター業務を専門にする会社に、コールセンター業務だけをアウトソーシングするケース。コールセンター業務をアウトソーシングすることで、社員は業務に集中できるというメリットがあります。

また、勤怠管理・面接システム・社員研修といった人事業務も、BPOの対象です。なお、依頼された業務を遂行するだけではなく、企画立案まで対応するなど、アウトソーシングは幅広い業務に活用できます。

例えば「新規採用者向けセミナーの教員」のような専門性が要求される人事要員のアウトソーシングも可能でしょう。

人事業務の内容は、面接の日程調整・会場手配など多岐にわたります。こうした業務をアウトソーシングでカバーし、面接など採用業務のコアな部分に集中できる点がBPOを利用するメリットです。

ルーチンワークの負担を軽減すれば、労力を抑えて優秀な人材を採用できる可能性が高まります。

企業によっては母集団形成から選考、内定者フォローまで人材の採用に関する一連の業務をアウトソーシングしているケースもあるので、幅広い活用を検討してみてください。

ITOはインフォメーション・テクノロジー・アウトソーシングの略。コンピューターやインターネット技術に関連した業務をアウトソーシングすることです。

ホームページの保守・運用、社内ネットワークインフラの保守、サーバ管理など業務には欠かせないけれども、高度な専門性が求められる仕事をアウトソーシングするといったケースが考えられます。

専門性が求められる業務をアウトソーシングすることで、社内のリソースをフル活用できるようになります。

KPOはナレッジ・プロセス・アウトソーシングの略。情報分析を中心とした知的業務処理を社外にアウトソーシングすることをKPOと言います。KPOは2000年代はじめから欧米企業を中心に広がってきた考え方で、近年日本の企業でも利用拡大しています。

KPOでアウトソーシングする主な業務は、データ収集や加工とデータの分析。データを扱う業務には専門性が求められるので、数字に強い外部業者に委託することで、会社の売上アップにつながります。

例えば、営業資料作成をアウトソーシングした場合、委託先が蓄積しているデータに基づいて資料を作成してくれるため、自社で資料を作成するよりも成約率が高くなりやすいといったメリットが期待できます。KPOを上手に活用して、業績向上を目指しましょう。

アウトソーシングは、「どのように」「誰に」業務を委託・依頼するかによって、形態の分類が可能です。以下、さまざまな業務形態の特長をご紹介します。

シェアードサービスとは、アウトソーシングの一種で、グループ企業間で特定業務を1社に集約させることを意味します。グループ企業全体でのノウハウ共有、コストパフォーマンスの向上が可能です。

コ・ソーシングとは、委託先だけでなく、社内の管理者や担当者も共同で業務を行う形態のことです。アウトソーシングでありながら、「社内にノウハウを蓄積できる」というメリットがあります。

マルチソーシングとは、業務全体を一括して特定企業にアウトソーシングするのではなく、業務内容ごとに分割し、それぞれを最適な委託先企業に発注する手法です。業務ごとのコストを厳密に管理することが可能になるほか、分野ごとに専門性が高いスタッフに委託できることがメリットです。

「クラウドワーカー」をはじめとしたフリーランスの人材に業務を依頼するクラウドソーシング。業務内容にもよりますが、業務を依頼する際のコストを抑えやすいというメリットを持っています。

オフショアアウトソーシングとは、海外企業への業務委託を指す用語です。アジア圏にはIT分野に精通した人員が多いため、日本の企業へ委託するケース・社内でリソースを用意するケースと比べて、コストを抑えつつ専門性の高い人員の確保が期待できます。

ここまでの内容を踏まえて、アウトソーシングを導入するメリットをご紹介します。アウトソーシングを導入するメリットがまだ実感できていないという方は、ぜひ参考にしてください。

アウトソーシングを導入することで、社員は売上に直結するコア業務に時間を割けるようになります。新規開拓営業をする営業マンを例に挙げてみましょう。

新規開拓営業をする営業マンは、営業先に訪問するだけが仕事ではありません。営業リストの作成・アポとりのための電話・営業資料作成など、さまざまな業務をこなします。これらの業務に時間をとられてしまうと、営業先に訪問する時間が限られます。

このケースではコア業務を営業先での商談、それ以外の営業リストの作成・アポとりのための電話・営業資料作成といった業務をコア業務以外といったように切り分けて、コア業務以外の部分をアウトソーシングできれば、営業マンは毎日営業先に商談に出向けます。

その結果受注数がアップし、社員の貢献が期待できます。

アウトソーシングはコスト削減にもつながります。ここでのコストとは、お金の面だけでなく時間や教育なども含まれます。経理の人間を1人雇うとなれば、求人広告費用・面接の時間・採用後の給料などさまざまなコストがかかります。

それをアウトソーシングすれば、かかるのはアウトソーシングの費用のみとなり、時間や教育のコストは削減できます。コストがかかるからアウトソーシングしないのではなく、アウトソーシングでコストが削減できることを頭に入れておきましょう。

アウトソーシング先の企業はその道のプロフェッショナルなので、業務の効率化や品質の担保にもつながります。場合によっては、社員では到達できないレベルの業務を任せることもできるでしょう。プロの力を借りることで、より効率的な業務進行が期待できるでしょう。

続いてはアウトソーシングを導入する注意点について解説します。アウトソーシングのメリットを活かすためにも、注意点について知っておきましょう。

業務をアウトソーシングすると、会社内にノウハウが蓄積されません。そのためアウトソーシングを導入するときには、会社内にノウハウを蓄積すべき業務を洗い出すことが大切です。

収益に直結するような業務はノウハウを蓄積する必要があるため、アウトソーシングすべきではありません。ただし、「コ・ソーシング」であれば、委託先だけでなく社内の管理者や担当者も共同で業務をおこなうため、デメリットを解消できます。

会社内にノウハウを蓄積すべきコア業務は社員、そうでない業務はアウトソーシングというように業務を分類して、アウトソーシングすべきかどうか考えることが大切です。

外部の会社にアウトソーシングをすると、企業の機密情報が漏洩するリスクがあります。それを防ぐためには秘密保持契約の締結、情報開示範囲の制限など、情報セキュリティ面での工夫が必要です。

機密情報が漏洩してしまうと会社の売上に関わってきますので、情報セキュリティについては万全の準備をしましょう。

業務をアウトソーシングすると、どのように業務が進められているか把握する機会が失われることがあります。その結果ガバナンス(企業統治)が弱体化する可能性があります。

こうした事態を防ぐためには、チャットツールを活用するなどして業務をしっかり監視する必要があります。アウトソーシングしたからといってすべてお任せするのではなく、外部パートナーとの連携を深め、うまく作り上げていくと意識することが大切です。

アウトソーシングにかかる費用をビジネスカードで支払うと、ポイント付与や還元を受けられます。また、ビジネスカードには業務に役立つさまざまな優待特典・機能・サービスが付帯しているため、アウトソーシング費用の支払い以外にも役立つでしょう。

おすすめのビジネスカードは、「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」および「セゾン・アメリカン・エキスプレス(R)・ビジネス プロ・パーチェシング・カード」の2枚です。以下、それぞれのカードを詳しくご紹介します。

補償やサービスが手厚く、プラチナ会員としての特典を受けられるビジネスカードです。年会費は初年度無料、2年目以降は22,000円(税込)でご利用できます。追加カードの年会費は1枚あたり3,300円(税込)、最大9枚まで発行可能なので、従業員に持たせておけば、経費精算の手間がかかりません。

また、引き落とし口座に設定する銀行口座を個人名義口座と法人名義口座(※1)から選択できるので、法人名義口座に設定すれば、プライベートとビジネスのお金をの仕分けが不要になり、経費管理がラクになります。

さらに、ビジネス雑誌の年間購読料金やレンタカー、宅配サービスなどの費用が割引される優待プログラム「ビジネス・アドバンテージ」など、ビジネスに役立つ優待特典・付帯サービスが充実していることも魅力です。

(※1)代表者名併記のもの

※一部還元率の異なるサービスおよび加盟店がございます。

中小規模法人事業者向けのサービスが充実したビジネスカードで、年会費は11,000円(税込)です。なお、付帯する機能を以下の2種類からお選びいただけます。

■0.5％のキャッシュバック
■「スキップ払い(手数料0円で最大84日間の支払猶予)」＋「0.25％のキャッシュバック」

ただし、上記のいずれか一方しか選択できません。また、セゾン・アメリカン・エキスプレス(R)・ビジネス プロ・パーチェシング・カードの利用では、永久不滅ポイントが貯まらないことにもご留意ください。

ちなみに、1枚あたりの年会費1,100円(税込)で、代表者用のカードを含め100枚まで追加カードを発行できます。追加カードの名義は部署名称や支払科費目など任意のものに設定できるので、担当者が異動しても手続き不要です。各部署でアウトソーシングの費用を支払う際に活用してはいかがでしょうか。

アウトソーシングを実際に利用するときには、支払いを法人カードに一元化することで費用の流れがわかりやすくなります。

おすすめのビジネスカードは、「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」および「セゾン・アメリカン・エキスプレス(R)・ビジネス プロ・パーチェシング・カード」の2枚です。それぞれに特長があるので、自社に適したものをお選びください。

セゾンのビジネスカードは経費精算などのお手伝いができるので、経費削減の効果も期待できます。アウトソーシングとともにうまく活用して、会社の業績アップにつなげましょう。