サテライトオフィスとは？メリットやデメリット、導入時の検討すべきことも解説

サテライトオフィスとは、企業や団体が本社・主要拠点から離れた場所に設置するオフィスのことです。本社を中心に「satellite(衛星)」のように機能するため、この名称で呼ばれています。

サテライトオフィス自体の歴史は古く、1980年代から企業で導入されてきました。導入による明確な効果を得られず一時停滞しましたが、ICT(情報通信技術)、いわゆるチャットツールやウェブ会議ツールなどを活用したコミュニケーションの発達により、離れた場所でもインターネットで情報の伝達・共有が容易となったことを受け、サテライトオフィスは再評価されています。

本社・主要拠点以外のオフィスとして、サテライトオフィスは「支社・支店」と似ている言葉です。違いは、支社・支店が事業や業務の観点の言葉であることに対し、サテライトオフィスは、社員の働き方により重きをおいています。

サテライトオフィスは、政府による働き方改革の推進やネットワークを利用したICTの発達により注目されています。ここでは、主たる4つの理由を取り上げ、項目別に解説します。

働き方改革の推進による働き方の多様化
サテライトオフィスが注目される理由のひとつに、政府による働き方改革の推進があります。時間外労働の上限規制などの働き方改革法案が成立したことにより、企業では、限られた労働時間内で最大限の生産性をあげる必要に迫られています。

サテライトオフィスを設置すると、社員は本社まで通勤する必要がなく、通勤時間の削減が可能です。営業職では、中継拠点として利用し、柔軟な活動ができます。サテライトオフィスの活用により、企業は社員の働き方を広げることが可能です。

また、厚生労働省では、テレワークの一環としてサテライトオフィスを推奨しています。テレワークとは、ICTを活用した柔軟な働き方のことです。サテライトオフィス勤務をはじめ、在宅勤務、モバイル勤務の3つの働き方が、新しい働き方として位置づけられています。

ネットワークを利用したクラウド業務システムやツールの発達
サテライトオフィスの発展は、ネットワークを利用したクラウド業務システムやツールの発達と密接に関連しています。これらのICTの発達により、サテライトオフィスにおける勤務でも、本社における水準並みに業務が遂行できるようになりました。

従来、本社以外のオフィスで業務をする場合、限定的な作業となるケースが多くありました。しかし、クラウド上に業務に必要なシステムやツールがあることにより、本社での作業と近い感覚で作業を実施できます。セキュリティ技術が発達し、安全性も高まっています。

ICTの発達は、サテライトオフィス以外での勤務、例えば在宅勤務やモバイル勤務へも波及し、現在ではテレワークとして一括的に扱われています。そのこともあり、サテライトオフィスの業界団体であった日本サテライトオフィス協会は、日本テレワーク協会と名称を変更しています。

地方創生・地域活性化
サテライトオフィスは、地方創生や地域活性化の鍵となる資源としても、注目を集めています。国内の多くの地方自治体では、企業などの首都圏一極集中により、働き手の受け皿に問題を抱えているためです。

例えば、首都圏に本社のある企業がサテライトオフィスを地方に設置するとしましょう。地方に居住する方は、居住地はそのままに首都圏の企業で働くことができます。一方、企業は地方に在住する人材を得ることができ、双方にメリットです。

総務省では、「おためしサテライトオフィス」をはじめ、さまざまな施策を実施しています。実際、ECサイト構築や映像メタデータ運用に携わるベンチャー企業が本制度を利用し、地方創生・地域活性化の一翼を担っています。

新型ウイルスの感染拡大防止のため
喫緊の課題としては、新型ウイルスの感染拡大防止があるでしょう。各企業では、急速に在宅勤務を進めています。ただし、在宅勤務では、インターネット環境の不足や、セキュリティの問題を無視できません。また、子どものいる家庭では、育児との両立に困難があります。

サテライトオフィスを設置すると、接触機会を減少させつつ、インターネット環境やセキュリティの整った場所で業務を行えます。そのため、サテライトオフィスは現在進行形でニーズが増加しているオフィスです。

新型ウイルス対策としてのサテライトオフィスの活用は、各自治体でも広まりを見せています。例えば東京都は、サテライトオフィス設置等補助事業により、企業や団体によるサテライトオフィス設置をサポートする姿勢を打ち出しています。

ひとくくりにサテライトオフィスと言っても、そのスタイルにはさまざまなものがあります。ここでは、オフィスを設置する場所に基づいて、3つの種類に分けて紹介しましょう。

上記の表のように、サテライトオフィスは、設置する場所により、さまざまな役割を果たしています。共通する特徴は、社員の多様な働き方を促進することです。

同時に、企業にも多種のメリットをもたらします。今後、さらなる人口の減少が見込まれる社会情勢のなかで、サテライトオフィスは、限られた人的資源を有効利用できる施設として注目されています。

ここまで見てきたように、サテライトオフィスの設置は、企業や働き手にさまざまなメリットをもたらしてくれます。本項ではサテライトオフィスのメリットについて整理しておきましょう。

また、サテライトオフィス設置に際しては、注意すべき事項も存在します。そこで、サテライトオフィスを設置するデメリットについてもあわせて解説します。

サテライトオフィスには、主に以下のようなメリットがあります。

・通勤時間の短縮が図れる
・光熱費や移動にかかる費用を削減できる
・新たな発想や気づきを得やすくなる
・さらなるIT化が進む
・優秀な人材を確保しやすくなる

サテライトオフィスの大きな魅力は、社員が時間を効率的に活用できる点です。本社への通勤時間や営業先への移動時間を削減することにより、余った時間を有効利用できます。企業側にとっても、オフィスの光熱費の削減、社員の移動にかかる電車運賃を抑えられるなど、費用の削減が可能です。

そして、今までとは違う環境で仕事を行うことで、業務に集中でき新たな発想や気づきを得られる場合もあるようです。また、紙媒体で行っていた仕事もサテライトオフィスになることで、インターネット上でのやり取りに移行し、さらなるIT化が進むことも考えられます。

そのほか、サテライトオフィスは潜在的な人材確保にも役立ちます。地方在住の方、育児や介護で都市部に通勤できない方が今までよりも会社の事業に参画しやすくなり、優秀な人材の確保につながります。

一方で、サテライトオフィスでの勤務には、以下のようなデメリットもあります。

・業務指示や勤怠管理が難しくなる
・周囲の状況が把握しにくくなる
・企業秘密にかかわる情報の管理が問題となる
・雑談などのコミュニケーションが取りにくくなる

サテライトオフィスでの勤務は、本社と離れている位置にある性質上、細かな業務指示や管理が難しくなる傾向にあります。また、クラウド上で業務に関する情報を共有するため、企業秘密などの情報管理に問題が生じる可能性があります。

今までは、同じオフィス内で各社員が業務をすることで、その現場の雰囲気や状況の把握が容易でしたが、サテライトオフィスではそれが難しくなることが考えられます。

また、クラウドシステムへセキュリティ対策を実施する、社員へリテラシー教育を実施するなどの対応が必要になり、それらにおける準備が必要になります。

今まで同じ部署やチーム内で気軽にしていた雑談やちょっとした会話がしづらくなることもデメリットとして捉えられることがあります。

通常の勤務先以外にワークプレイスを設置するサテライトオフィスは、柔軟な働き方の実現を模索する多くの企業より注目を集めています。ここでは、実際にサテライトオフィスを導入し、運用している2つの企業の事例を紹介します。

株式会社日立製作所は、サテライトオフィス導入を含めた働き方改革に積極的な企業です。2016年よりグループ全体で「日立ワーク・ライフ・イノベーション」に取り組んでおり、多くの人材が生き生きと能力を発揮できる環境作りを整備しています(※)。

サテライトオフィスに関しては、「タイム＆ロケーションフリーワーク」の一環として、2019年6月末時点で社内外に61拠点のサテライトオフィスを設置。日立グループ全体で月50,000人を超える従業員が利用していて、移動時間の有効活用や通勤時間の削減に活かされています。

また、IT環境を整備している点も特長です。従業員にヘッドセットや液晶ディスプレイなどのコミュニケーションツールを配布し、サテライトオフィスでのWeb会議に備えています。

(※)出典元：株式会社日立製作所 2019年7月10日 ニュースリリース「日立製作所が、働き方改革運動「テレワーク・デイズ2019」に参加」

2017年よりテレワーク制度を導入している富士通株式会社では、「F3rd(エフサード)」と「F3rd＋(エフサードプラス)」の2つの形態の異なるサテライトオフィスを導入しています(※)。

「F3rd」は、東京本社をはじめとした主要事業所に設置された社内サテライトオフィスです。個人が集中できる「ソロブース」や開放的なデザインの「ミーティングスペース」が設置されており、カジュアルなミーティングなどさまざまな用途で利用されています。

「F3rd＋」は、社外サテライトオフィスです。社外のコワーキングスペースやシェアオフィスなどを利用し、営業活動中の隙間時間や通勤時間を効率的に活用しています。

(※)出典元：富士通株式会社 「社員の働き方の意識を変えるサテライトオフィス」

サテライトオフィスを導入し自社で運用する際には、いくつか検討すべきことがあります。以下では、コストやセキュリティ、労働環境などの点から、サテライトオフィス導入のための検討課題を解説します。

サテライトオフィスにかかるコストは、規模や立地、付帯する設備などで異なります。そのため、規模や予算に合わせたサテライトオフィスの設置が重要です。従業員の交通の利便性を考慮した選択も必要となるでしょう。

また、自社のみで利用できる「専用型サテライトオフィス」か、多くの方で利用する「共用型サテライトオフィス」かでも必要なコストは変化します。

専用型サテライトオフィスは自社の業務フローに最適化したスペースを利用できる一方、初期費用やランニングコストは高くなります。共用型サテライトオフィスはランニングコストは抑えられますが、セキュリティ上のリスクが生じます。

サテライトオフィスは本社と離れた場所で業務を行うため、セキュリティ面での対策は必須です。会社の機密情報や顧客情報の漏えいが生じないよう、万全の対策を行いましょう。

とくに、共用型サテライトオフィスを利用する場合には、従業員が利用するパソコンやタブレットの盗難、あるいは盗み見などによる情報漏えいのリスクが高まります。情報端末のセキュリティ環境を整備する、Web会議は個室ブースを利用するなどの対策が必要です。

サテライトオフィスを導入する際には、従業員が業務を円滑に行える環境整備も重要となります。従業員同士がコミュニケーション不足に陥らないように、メールや電話、Web会議システムやビジネスチャットも必要となります。

また、従業員が業務に集中できる環境を整えることも重要です。共用スペースのほかに個室型のスマートブースを設けると、従業員の働き方に応じた環境を整えられます。来客の多い業種であれば、クライアント対応用の接客室も用意するとよいでしょう。

なお、サテライトオフィス勤務では勤怠管理が複雑となるケースがあります。そのため、クラウド型勤怠管理システムの導入など、勤怠管理の工夫も必要です。

サテライトオフィスの設置には、自治体によっては補助金や助成金の支給が受けられる場合があります。例えば、東京都の「サテライトオフィス設置等補助事業」です。

東京都のサテライトオフィス設置等補助事業は、感染症の拡大防止やテレワーク定着を目的としています。サテライトオフィスの設置数が少ない市町村部(23区外)を中心に、企業が設置するサテライトオフィスに補助金を支給する制度です。

ほかにも、富山県富山市や長野県上田市でサテライトオフィス補助事業が実施されています(2021年7月時点)。上記の補助事業をうまく活用すれば、初期費用やランニングコストの削減が期待できます。

なお、自治体の補助事業は実施期間や申請期限が区切られている場合があるため、利用する際は事前に各自治体の公式サイトで詳細を確認しましょう。

サテライトオフィスによる働く場所の多様化は、社員の柔軟な働き方を可能とし、これからのビジネスを発展させる施設として注目を集めています。地方創生・地域活性化や新型ウイルスの感染拡大防止においても、効果が期待されています。

また、サテライトオフィスは通勤可能な拠点を増やせるため、これまで育児や介護で失っていた優秀な人材を手放すリスクを減らせることも魅力的です。

サテライトオフィスを導入する際は、事前にコストやセキュリティ、労働環境について検討しておきましょう。自治体によっては補助金や助成金の支給が受けられます。

サテライトオフィスを含めたテレワークで購買、経理に関連する業務を行う場合は、セゾン・アメリカン・エキスプレス(R)・ビジネスプロ・パーチェシング・カードが便利です。

物理的なカードがないカードレス型であるため、サテライトオフィス勤務の従業員への発行も簡単でスピーディとなります。

さらに、追加カードの名義は部署名称や支払科費目など任意に設定可能です。「〇〇サテライトオフィス」とサテライトオフィス単位で発行しておけば、人事異動に伴うカードの再発行手続きは不要となり、管理業務や事務処理の手間を大幅に削減できます。

サテライトオフィス導入の際は、ぜひセゾンのビジネスカードをご検討ください。