手書き領収書の書き方とは？作成時の注意点とレシートとの違いも解説

本来、領収書は「金銭または有価証券の受取書」であり、金銭などを受け取った場合に発行しなくてはなりません。つまり領収書とは商品代金を支払ったことを証明する書類であり、二重請求を防ぐ証明です。

しかしすべての顧客に対して領収書を発行していては、店舗の負担も大きくなることから、多くの企業でレジから発行されるレシートで領収書を代用しています。

紙に印刷されたレシートは領収書と同様に金銭を受け取った受取書として認められており、税務的な会計処理においても有効です。ただしレシートには宛名などが記載されないことが多く、会社によってはレシートを認めないこともあり、結果として領収書の発行が必要になります。

【手書きの領収書】日付、但し書き(購入商品名など)、宛名、金額などが記載
【レシート】日付、詳細な購入商品、金額などが記載

手書きの領収書よりもレシートの方が、購入商品の詳細が確認しやすくなっています。また税法上はどちらも有効で、遜色はありません。会社のなかでレシートを認めないのは税務上の問題ではなく、会社の方針(不正抑制など)によることが大きいようです。

領収書は商品代金を支払ったことに対する証明書です。また経理処理においては経費を証明する書類としても利用します。ちなみに領収書の発行は義務となっているため、領収書の発行を依頼された場合は断ることはできません。

領収書のフォーマットは特に規定されていませんが、法的に有効とするためには、最低限必要な項目があります。まずは書類名として「領収書」や「受取書」と上部に記載することを忘れないようにしましょう。

実際にお金を受け取った領収日を記載しなくてはなりません。記載は月日だけでなく年も必ず記載します。西暦でも和暦(元号)でも問題はありませんが、近年では西暦で書かれているものが多くなっています。

宛名は間違えないように記載するのが重要なポイントです。特に前株・後株(株式会社○○、○○株式会社)には気を付けてください。宛名に間違いがあると経理上で問題になることがあるので、発行前に確認してもらうことも大切です。

受け取った金額を記載します。複数の購入があった場合でも、合計金額を記載し改ざん防止対策として、以下のように記号や文字で数字を挟んでください。また3桁単位で区切ることも改ざん防止に有効です。

・金123,456也
・¥123,456-
・¥123,456＊

購入した商品を領収書に記載します。具体的な商品を記載することが求められますが、なかには「お品代」などあいまいな記載を要求されることがあります。原則的には具体的な商品を記載してください。

領収証を発行した会社名、店舗名を記載します。具体的には発行者名、住所、連絡先を記載します。また領収書の偽造対策として、発行者情報の上に角印で押印することが多いようです。

受け取った金額が5万円以上の場合、領収書に収入印紙を貼付する必要があります。

・5万円未満 ： 印紙の必要なし(非課税)
・5万円～100万円未満 ： 200円
・100万円～200万円未満 ： 400円
・200万円～300万円未満 ： 600円
・300万円～500万円未満 ： 1,000円
・500万円～1,000万円未満 ： 2,000円

あくまで収入印紙は商品代金に対してのみで判定されることから、消費税を除く金額が5万円未満であれば貼付する必要はありません。ただしその場合は領収書に含まれる消費税額を別途記載しなくてはなりません。つまり領収金額に含まれる消費税額を領収書に記載していないと、商品代金が5万円未満であっても受領金額が5万円以上であれば収入印紙が必要となります。

また収入印紙には消印(割印)がないと無効となってしまうので、忘れないようにしてください。

領収書は税務書類としても利用されることから、不正が発覚した場合には利用者だけでなく発行者に対してもペナルティが出される可能性があります。手書きの領収書を発行するうえでの注意点をいくつかご紹介します。

ひとつの取引に対して複数の領収書を発行する「二重発行」は不正として扱われます。例えば10万円の領収書を2回発行すると、20万円の領収書と同じ効力が出ます。つまり二重に発行された領収書は架空取引になり、税務処理に利用すると脱税行為とみなされます。

領収書の発行はあくまで1回のみで、さらにレシートとの同時発行も控えるようにしましょう。不正に巻き込まれないためには、領収書とレシートのどちらかを発行してください。

領収書を改ざんされないように注意しなくてはなりません。とくに鉛筆など数字を消せる筆記具を使用せずに、ボールペンや万年筆で記載します。また必要以上に金額の文字間を開けたり、￥マークを忘れたりしないように注意してください。

領収書の記載を間違えた場合は、新しい領収書に書きなおすようにしましょう。もちろん、訂正箇所に二重線をひいて、訂正印を押して横に新しい内容を記載するやり方もありますが、訂正印の信頼性を問われる可能性もあることから、新しい領収書へ書きなおす方が無難です。また、その際には領収書の日付を変えることができないということも覚えておきましょう。

さらに、発行した領収書を再発行してほしいといわれた場合には、二重計上トラブル回避のため「原則として再発行はできない」旨を伝えることが大切です。ただし、こちらの記載ミスによる再発行を依頼された際には、真摯に対応することが必要です。そして、その際には必ず発行先の取引相手から発行済の領収書を確実に回収することも忘れないようにしてください。

前述したとおり領収書を有効にするには、最低限必要な項目があります。税務書類としての効力を発揮するには、「日付」「宛名」「金額」「但し書き」「発行者情報」「金額に応じた収入印紙」が必要です。せっかく作成した領収証ですから、無効にならないように注意してください。

領収書はお金の支払いを証明することから、一定期間の保存が義務付けられています。保存期間は税法では7年と規定されており、法人や個人事業者(青色申告)は7年間領収書を保存しなくてはなりません。ただし個人事業者で白色申告を利用している場合は、保存期間が5年です。ただし帳簿の保存期間は7年なので混同しないようにしてください。

また商法や会社法では帳簿の保存期間が10年と定められています。商法や会社法の帳簿類に領収書は含まれていないと考えられますが、帳簿類と一緒に保管する方が確実です。また商法や会社法は個人事業主には適用されないことから、7年間(一部5年間)の保存で問題ありません。

領収書の発行には最低限必要なルールがあります。顧客から領収書を求められたときに間違えずに発行できるように、普段からフォーマットを規定して、誰が作成しても同じものができるようにしてください。

また領収書が必要な理由のひとつとして、経費の使用状況を明確にして不正を防止させる目的があります。普段のビジネスに法人カード(ビジネスカード)を導入すれば、利用状況が明細書で簡単に確認できます。日々の経理が楽になるだけでなく、領収書のトラブルが発生しても慌てる必要がありません。

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