手書き領収書の書き方とは？作成時の注意点とレシートとの違いも解説

本来、領収書は「金銭または有価証券の受取書」であり、金銭などを受け取った場合に発行しなくてはなりません。つまり領収書とは商品代金を支払ったことを証明する書類であり、二重請求を防ぐ証明です。

しかし、すべての顧客に領収書を発行すると店舗の負担が大きくなるため、多くの企業ではレジから発行されるレシートを領収書の代わりとして利用しています。

紙に印刷されたレシートは領収書と同様に金銭を受け取った受取書として認められており、税務的な会計処理においても有効です。ただしレシートには宛名などが記載されないことが多く、会社によってはレシートを認めないこともあり、結果として領収書の発行が必要になります。

【手書きの領収書】日付、但し書き(購入商品名など)、宛名、金額などが記載
【レシート】日付、詳細な購入商品、金額などが記載

手書きの領収書よりもレシートの方が、購入した商品の詳細を確認しやすい場合があります。また、税法上はどちらも有効であり、効力に違いはありません。会社でレシートが認められない場合は、税務上の問題ではなく、会社の方針(不正防止など)によることが多いようです。

領収書は商品代金を支払ったことに対する証明書です。また経理処理においては経費を証明する書類としても利用します。なお、領収書の発行は義務となっているため、領収書の発行を依頼された場合は断ることはできません。

領収書のフォーマットは特に規定されていませんが、法的に有効とするためには、最低限必要な項目があります。まずは書類名として「領収書」や「受取書」と上部に記載することを忘れないようにしましょう。

実際にお金を受け取った領収日を記載しなくてはなりません。記載は月日だけでなく年も必ず記載します。西暦でも和暦(元号)でも問題はありませんが、近年では西暦で書かれているものが多くなっています。

宛名は間違えないように記載するのが重要なポイントです。特に前株・後株(株式会社○○、○○株式会社)には気を付けてください。宛名に間違いがあると経理上で問題になることがあるので、発行前に確認してもらうことも大切です。

受け取った金額を記載します。複数の購入があった場合でも、合計金額を記載し改ざん防止対策として、以下のように記号や文字で数字を挟んでください。また3桁単位で区切ることも改ざん防止に有効です。

・金123,456也
・¥123,456-
・¥123,456＊

購入した商品を領収書に記載します。具体的な商品を記載することが求められますが、なかには「お品代」などあいまいな記載を要求されることがあります。原則的には具体的な商品を記載してください。

領収証を発行した会社名、店舗名を記載します。具体的には発行者名、住所、連絡先を記載します。また領収書の偽造対策として、発行者情報の上に角印で押印することが多いようです。

受け取った金額が5万円以上の場合、領収書に収入印紙を貼付する必要があります。

・5万円未満 ： 印紙の必要なし(非課税)
・5万円～100万円未満 ： 200円
・100万円～200万円未満 ： 400円
・200万円～300万円未満 ： 600円
・300万円～500万円未満 ： 1,000円
・500万円～1,000万円未満 ： 2,000円

あくまで収入印紙は商品代金に対してのみで判定されることから、消費税を除く金額が5万円未満であれば貼付する必要はありません。

ただし、その場合は領収書に含まれる消費税額を別途記載しなくてはなりません。つまり領収金額に含まれる消費税額を領収書に記載していないと、商品代金が5万円未満であっても受領金額が5万円以上であれば収入印紙が必要となります。

また収入印紙には消印(割印)がないと無効となってしまうので、忘れないようにしてください。

領収書は税務書類としても利用されることから、不正が発覚した場合には利用者だけでなく発行者に対してもペナルティが出される可能性があります。手書きの領収書を発行するうえでの注意点をいくつかご紹介します。

ひとつの取引に対して複数の領収書を発行する「二重発行」は不正として扱われます。例えば10万円の領収書を2回発行すると、20万円の領収書と同じ効力が出ます。つまり二重に発行された領収書は架空取引になり、税務処理に利用すると脱税行為とみなされます。

領収書の発行はあくまで1回のみで、さらにレシートとの同時発行も控えるようにしましょう。不正に巻き込まれないためには、領収書とレシートのどちらかを発行してください。

領収書を改ざんされないように注意しなくてはなりません。特に鉛筆など数字を消せる筆記具を使用せずに、ボールペンや万年筆で記載します。また必要以上に金額の文字間を開けたり、￥マークを忘れたりしないように注意してください。

領収書の記載を間違えた場合は、新しい領収書に書き直すようにしましょう。

もちろん、訂正箇所に二重線をひいて、訂正印を押して横に新しい内容を記載するやり方もありますが、訂正印の信頼性を問われる可能性もあることから、新しい領収書へ書き直す方が無難です。また、その際には領収書の日付を変えることができないということも覚えておきましょう。

さらに、発行した領収書を再発行してほしいといわれた場合には、二重計上トラブル回避のため「原則として再発行はできない」旨を伝えることが大切です。ただし、こちらの記載ミスによる再発行を依頼された際には、真摯に対応することが必要です。そして、その際には必ず発行先の取引相手から発行済の領収書を確実に回収することも忘れないようにしてください。

前述したとおり領収書を有効にするには、最低限必要な項目があります。

領収書を税務書類として有効にするためには、「日付」「宛名」「金額」「但し書き」「発行者情報」「金額に応じた収入印紙」の記載が必要です。作成した領収書が無効にならないよう、必要事項を正しく記載することが重要です。

領収書はお金の支払いを証明することから、一定期間の保存が義務付けられています。保存期間は税法では7年と規定されており、法人や個人事業者(青色申告)は7年間領収書を保存しなくてはなりません。

ただし、個人事業者が白色申告を利用している場合、書類の保存期間は5年です。一方で、帳簿の保存期間は7年となっているため、混同しないよう注意してください。

また、商法や会社法では帳簿の保存期間が10年と定められています。商法や会社法の帳簿類に領収書は含まれていないと考えられますが、帳簿類と一緒に保管する方が確実です。また商法や会社法は個人事業主には適用されないことから、7年間(一部5年間)の保存で問題ありません。

領収書が必要な理由のひとつとして、経費の使用状況を明確にして不正を防止させる目的があります。普段のビジネスにビジネスカードを導入すれば、利用状況が明細書で簡単に確認できます。

おすすめのビジネスカードを2種紹介します。

・セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード
・セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、年会費無料で利用できるビジネスカードです。

申込時は決算書や登記簿謄本の提出が不要なため、起業して間もない会社や個人事業主の方でも気軽にお申し込みできます。

また、一時的な増額申請に対応しているため、高額になりやすい税金も無理なく支払えます。支払額に対してはポイントが還元され、節約や経費削減につながります。

このほか、会計・給与計算のクラウドサービス「かんたんクラウド(MJS)」の月額利用料2ヵ月無料という特典が付帯しているのも魅力です。本サービスには自動仕訳作成機能が搭載されており、経理業務の効率化を行えます。

さらに、特定のビジネス関連のサービスでカードを利用すると、通常のポイント還元率0.5％の4倍である2％のポイント還元が受けられます(※1)(※2)。以下は、ポイント4倍サービスの対象になるサービスの一例です。

● アマゾンウェブサービス(AWS)
● エックスサーバー
● お名前.com
● かんたんクラウド(MJS)
● クラウドワークス
● サイボウズ
● マネーフォワード クラウド
● モノタロウ(事業者向けサイトのみ対象)
● Yahoo!ビジネスサービス

日常生活で役に立つセゾンカード会員限定の特典も充実しており、例えば、毎週木曜日に全国のTOHOシネマズでお好きな映画を1,200円(税込)で鑑賞いただける「セゾンの木曜日」があります。

セゾンカードのスマートフォンアプリ「セゾンPortal」からクーポンを取得いただき、WEB(インターネットチケット販売“vit®”)または劇場でのチケット購入時にクーポンをご利用いただくことで特別料金で映画鑑賞が可能です。

(※1)ほかカードにてSAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)へご入会いただいている方は本サービスの対象外となります。
(※2)一部還元率の異なるサービスおよび加盟店がございます。

＞＞詳細はこちら

「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」の特長は、以下のとおりです。

● 年会費は初年度無料、翌年度以降33,000円(税込)
● 追加カードは最大9枚まで発行可能(1枚につき年会費3,300円(税込))
● サービス年会費5,500円(税込)の「SAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)」の登録で、JALのマイル最大1.125％還元(※1)(※2)
● クレジットカードの利用限度額を高額に設定できる可能性がある
● プラチナカードならではの「コンシェルジュ・サービス」や「旅行傷害保険(※3)」なども利用可能

年会費は初年度無料、2年目以降は33,000円(税込)で利用できます。

個人用カードと異なり、引き落とし口座を「個人名義口座」と「法人名義口座(代表者名併記のもの)」から選べることがビジネスカードの魅力です。法人名義口座を選べば、経費管理がスムーズになるでしょう。

また、海外ショッピングでは通常の2倍(1,000円につき2ポイント)の永久不滅ポイントが貯まるため、事業で使う物品やサービスを購入する際もお得です。

なお、1枚あたり3,300円(税込)の年会費で最大9枚までの追加カードを発行可能です。追加カードでの支払いも、永久不滅ポイントの付与対象のため、ビジネスで使う物品・サービスの支払いに備えて、社員に追加カードを持たせておきましょう。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、ビジネスに役立つ優待特典・サービスが充実しています。

また、ビジネス用カードでありながら、「SAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)」を優待価格のサービス年会費5,500円(税込)で利用できる点も特長です。

なお、世界に広がる空港ラウンジ・サービスをご利用いただける「デジタル会員証(プライオリティ・パス アプリ)」に年会費無料でお申し込みいただけます(※4)(※5)(※6)。

旅行傷害補償や海外でのサポート体制なども手厚いため、海外出張の際にも安心の1枚です。

ほかにも、「セゾンの木曜日」の利用で映画がお得に楽しめたり、「セゾンフクリコ」が入会費・年会費無料で利用できます。

「セゾンの木曜日」とは、毎週木曜日に全国のTOHOシネマズでお好きな映画を1,200円(税込)で鑑賞いただけるお得なサービスです。

セゾンカードのスマートフォンアプリ「セゾンPortal」からクーポンを取得いただき、WEB(インターネットチケット販売“vit®”)または劇場でのチケット購入時にクーポンをご利用いただくことで特別料金で映画が鑑賞できます。

「セゾンフクリコ」とは、全国25,000以上の施設を最大66％OFFで使える優待割引サービスです。特別優待として映画鑑賞券が1,300円(税込)からご購入可能です(お一人様20枚/年まで)。

ほかにも、レジャーやグルメ、トラベルなどさまざまな優待割引を、専用サイトからいつでもご利用いただけます。

(※1)一部還元率の異なるサービスおよび加盟店がございます。
(※2)小数点以下は繰り上げになります。
(※3)海外旅行傷害保険は、本カードで指定の旅行代金等の決済があった場合、保険適用となります。
(※4)通常年会費 469米ドル(プレステージプラン)
(※5)別途「デジタル会員証(プライオリティ・パス アプリ)」へのお申し込みが必要となります。
(※6)プライオリティ・パスのプラン内容はカードによって異なります。

＞＞詳細はこちら

手書きの領収書は、金銭の受け取りを証明する重要な書類です。作成する際は「日付」「宛名」「金額」「但し書き」「発行者情報」「収入印紙」などの必要事項を正しく記載し、改ざん防止や二重発行に注意することが大切です。

また、領収書は税務書類として一定期間の保管が必要なため、日頃から整理・管理しておくことが重要です。

一方で、領収書の管理や経費処理の手間を減らしたい場合は、ビジネスカードを活用する方法もあります。ビジネスカードで経費を支払えば利用明細で支出を確認できるため、領収書の管理負担を軽減でき、経費管理を効率化できます。

クレディセゾンでは、年会費無料で利用できるセゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードと、ビジネスサポートや特典が充実したセゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードを提供しています。用途や事業規模に合わせて選べるため、経費管理の効率化を検討している方は、ビジネスカードの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

(※)「アメリカン・エキスプレス」は、アメリカン・エキスプレスの登録商標です。(株)クレディセゾンは、アメリカン・エキスプレスのライセンスに基づき使用しています。