個人事業主の帳簿の付け方とは？申告方法による必要帳簿も紹介

個人事業主やフリーランスが帳簿付けを行う理由は、事業で得られた収入・所得を正確に計算して納税する必要があるからです。日本では「申告納税制度」が導入されており、所得税などの税金は自ら計算し申告しなくてはなりません。

そこで事業におけるお金の流れを把握するために、毎日帳簿付けを行います。もし帳簿をつけていなかったら、正確な納税額を計算できなくなり、税務トラブルに発展する可能性もあります。

また帳簿をつけることで事業の業績を把握できるため、営業成績を確認するうえでも帳簿は大切です。

帳簿の付け方には「簡易式簿記(単式簿記)」と「複式簿記」の2種類があります。

簡易式簿記は基本的に、1種類の帳簿で取引や現金の動きを管理します。お小遣い帳のように実際のお金の動きをそのまま記載して、手元に残る現金の増減を把握する方法です。

複式簿記はいくつかの帳簿を併用する方法で、「資産」「負債」「収益」「費用」「純資産」などに分類して管理します。複式簿記では複数の帳簿を利用することから、経理処理が難しくなりますが、税法上の優遇が適用されるメリットもあります。

所得税の申告には3種類の申告方法があり、必要な帳簿の付け方や帳簿に違いがあります。

・白色申告
・青色申告(10万円控除)
・青色申告(55万円控除。条件を満たした場合のみ65万円控除。)

それぞれの申告方法と必要な帳簿について紹介する前に、帳簿の種類と概要を簡単に説明します。

【現金出納帳】
現金で支払いを行った場合や、商品の売却により現金を受け取った場合に記載する帳簿です。お小遣い帳のようなイメージで、現在保有する現金を把握できます。

【売掛帳】
「掛け」とはツケ(後でまとめて払う)という意味で、後払いで商品を販売した場合や、後払いで販売した代金を回収した場合に記載する帳簿です。

【買掛帳】
売掛とは反対にツケで商品を購入した場合に記載する帳簿です。買掛帳を見ることで、支払い義務のある額が把握できます。

【経費帳】
仕入以外の経費科目ごとに記載するのが経費帳です。事業で支払った経費を科目ごと(水道光熱費、旅費交通費、修繕費など)に記載します。

【固定資産台帳】
事業で使用する減価償却資産を管理する帳簿が固定資産台帳です。主な対象は事業用の建物などの不動産や自動車などの車両、備品ですが、減価償却費や未償却残高を記載することで現在の価値が把握できます。

【仕訳帳】
1年間の取引を日付順(発生順)にまとめた帳簿が仕訳帳です。仕訳とは勘定項目ごとに「借方」と「貸方」に分類することで、両者の合計は同じになる決まりがあります。上記で紹介した帳簿を集約して作成するもので、すべての取引を時系列で確認できます。

【総勘定元帳】
仕訳帳で仕訳けた勘定項目ごとに取引をまとめた帳簿です。1年間の項目ごとに金額を記載するので、各項目の流れが把握できます。決算時に作成する損益計算書と貸借対照表の元になる帳簿です。

以下では申告方法ごとに必要になる帳簿を解説します。

3種類の申告方法のなかで最も簡単なのが白色申告です。白色申告で必要な帳簿の付け方は簡易式簿記で、必要な帳簿も収支内訳書のみです。以前は提出の必要がなかった収支内訳書ですが、2014年以降の改正により必要になっています。

収支内訳書とは、白色申告による申告を行う際に確定申告書Bと一緒に提出するものです。1月1日～12月31日まで期間での売上や仕入、そのほかの経費などの合計がどのくらいであり、最終的な利益がいくらになるのかを記載するためのもので、2枚で構成されています。

白色申告は帳簿の作成も簡単ですが、申告に対する控除はありません。

・必要な帳簿：収支内訳書
・付け方：簡易式簿記
・保存期間：7年(法定帳簿以外は5年)
・税制上の優遇：なし

白色申告と違い税制上の優遇が得られる青色申告は、あらかじめ税務署に対して届け出が必要です。青色申告(10万円控除)は10万円の青色申告特別控除が受けられますが、帳簿の付け方は簡単な簡易式簿記です。

ただし白色申告と違い帳簿は複数必要なので、若干の経理負担が発生します。

・必要な帳簿：現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳
・つけ方：簡易式簿記
・保存期間：7年(請求書、見積書などは5年)
・税制上の優遇：青色申告特別控除10万円

青色申告を選択する理由として最も魅力的なのは55万円の特別控除です。しかし青色申告で55万円の青色申告特別控除を受けるなら、複式簿記で帳簿をつけなくてはなりません。複式簿記は知識がないと作成に手間取る可能性があるので、簿記の知識がない方は勉強が必要です。

55万円の青色申告特別控除を得るには、複式簿記で作成した仕訳帳と総勘定元帳が条件です。さらに必要に応じて現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳を作成します。

・必要な帳簿：仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳
・つけ方：複式簿記
・保存期間：7年(請求書、見積書などは5年)
・税制上の優遇：青色申告特別控除55万円

ただし、
①その年分の事業に係る仕訳帳及び総勘定元帳について、電子帳簿保存を行っていること
②その年分の所得税の確定申告書、貸借対照表及び損益計算書等の提出を、確定申告書の提出期限までにe-Tax(国税電子申告・納税システム)を使用して行うこと

のいずれかを満たしている場合は65万円の控除を受けられます。

青色申告では青色特別控除の額により必要な帳簿の種類が変わりますが、実際には確定申告時に帳簿を提出する必要はありません。

申告時には各帳簿により作成された「決算関係書類」である「損益計算書」と「貸借対照表」、「棚卸表」などを申告書に加えて提出します。

また、帳簿以外に「現金預金取引関係書類」として、預金通帳のコピーや領収書、小切手帳の控えなども必要になります。

さらに請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など、各種取引で使用した書類についても整理して保管しなくてはなりません。

申告時に帳簿の確認は行われませんが、税務調査においてあとから帳簿に不備が見つかった場合は、修正申告が必要です。故意と判断された場合は、脱税行為として扱われる可能性もあります。その場合、最大40％の重加算税が科せられる可能性があります。したがって申告と必要帳簿の管理には注意しましょう。

所得税の申告は65万円の特別控除が利用できる青色申告がおすすめです。しかし帳簿の作成に不安を感じている方も少なくないでしょう。

そこでおすすめなのがクラウド会計システムや、クラウド型経費精算サービスを導入する方法です。

クラウド会計システムや、クラウド型経費精算サービスを導入することで、日々の経費管理がスムーズに行うことができ、帳簿付けの業務負担も軽減できます。

クラウド会計システムや、クラウド経費精算サービスは申し込みをすれば利用できるようになりますが、ビジネスカードの付帯サービスでお得に利用することもできます。

ビジネスカードのなかにはクラウド会計システムや、クラウド型経費精算サービスがお得に利用できるものがあります。

そのなかでおすすめの2種類のビジネスカードを紹介します。

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セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードはポイントの有効期限がない永久不滅ポイントや、マイルがためられるので、お得に利用ができます。クラウド型経費精算サービスとセットでご検討してみてはいかがでしょうか。

個人事業主やフリーランスのなかには経理が苦手な方も少なくありません。

しかし帳簿を正確に付けていないと、正しい申告・納税ができずにトラブルに発展する可能性があります。そうならないためには選択する申告方法を決めて、必要な帳簿を正確に作成してください。

また、クラウド会計システムや、クラウド型経費精算サービスが付帯しているビジネスカードを利用して経費管理を簡略化し、簡単に正確な帳簿をつくる方法もおすすめです。

おすすめのビジネスカードは、会計ソフトのプロ、(株)ミロク情報サービスが提供するかんたんクラウド(MJS)が2ヵ月無料で利用できる「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」と、クラウド型経費精算サービス「Staple(ステイプル)」が6ヵ月無料で利用できる「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」です。

帳簿作成に悩んでいる個人事業主の方はぜひ検討してみてください。