個人事業主が帳簿を付ける理由は？青色申告で65万円控除を受けるための条件も解説

個人事業主やフリーランスが帳簿付けを行う理由は、事業で得られた収入・所得を正確に計算し、納税する必要があるためです。日本では「申告納税制度」が採用されており、所得税などの税金は自ら計算し申告しなければなりません。

そのため、事業における資金の流れを把握するために、日々帳簿付けを行います。もし帳簿を付けていなければ、正確な納税額を算出できず、税務上のトラブルに発展する恐れもあります。

また、帳簿を付けることで事業の業績を把握できるため、営業成績を確認するうえでも重要です。

個人事業主が帳簿を正確に付けることの重要性は、主に以下のとおりです。

・正しく納税ができる
・節税に役立つ
・事業の収支や成長状況を把握できる

それぞれ、順番に解説します。

個人事業主が帳簿を付ける最大の目的は、正しく納税するためです。

個人事業主は自ら1年間の収支をまとめ、所得税や消費税などの税額を算出し、書類を提出して納税する必要があります。

正確な帳簿を作成することで、所得税や消費税などの税額を正しく算出することが可能です。

さらに、税務署が申告内容や帳簿の内容を確認する税務調査でも、正確な帳簿があれば申告内容の裏付けとなります。

スムーズに税金を納め、税務調査にも冷静に対応するためにも、正確な帳簿の作成を心がけましょう。

個人事業主は確定申告の際に、どの支出が経費に該当するかをご自身で判断する必要があります。

確定申告では、1年間の収入から基礎控除や経費などを差し引き、残った課税所得から所得税を算出する仕組みです。

日々の帳簿をしっかりと付け、領収書や明細を仕分けしていれば、見逃していた経費を計上でき、課税所得を減らすことで支払う税額を抑えられる可能性があります。

また、青色申告特別控除のような税制優遇を受けるには、特定の帳簿の作成と保存が条件のひとつです。

個人事業主で節税を行いたい場合は、丁寧に帳簿を作成しましょう。

帳簿には、売上や事業収入のほか、仕入れや経費などの支出内容を記録します。

月ごとや年ごとの利益や損失を数値で把握できるため、事業の現状を客観的に捉えることが可能です。

また、記帳を続けることで、売上の傾向や季節ごとの変動、不要な支出などが明確になり、経営判断やコスト削減に役立ちます。

帳簿は単なる税務対応のツールではなく、事業の健全な運営と成長に不可欠な手段です。

帳簿の付け方(書き方)には「単式簿記」と「複式簿記」の2種類があります。

それぞれ順番に解説します。

単式簿記は、収入と支出の記録を1種類の帳簿にまとめて管理する方法です。

現金の出入りに着目し、日々の売上や仕入れ、経費の支出などを、下表のように時系列で記録します。

お小遣い帳のような形式で、取引ごとの複雑な仕訳は必要ありません。

記帳が比較的簡単で、経理の知識が十分でなくても取り組みやすいため、初めて帳簿を付ける個人事業主に適しています。

ただし、資産や負債の全体像を把握するのは難しく、後述する青色申告特別控除の条件を満たせない点に注意しましょう。

複式簿記は、すべての取引を「借方」と「貸方」の2つの側面から記録する会計方式です。

取引ごとに「資産」「負債」「収益」「費用」「純資産」といった勘定科目を用いることで、個人事業主の財務状況をより正確に把握できます。

例えば、日々の取引を日付順に記録する仕訳帳を複式簿記で記入した場合は、以下のとおりです。

単式簿記と比較すると、複式簿記のほうが売上による収入の種類や仕入れの支払い方法などが明確になります。

また、複式簿記は税法上の優遇を受けられる点もメリットです。

ただし、単式簿記に比べて記入方法が複雑で手間がかかるため、慣れていない方は会計ソフトの導入を検討しましょう。

所得税の申告方法によって、必要となる帳簿の種類は異なります。まずは、日々の取引を記録するために押さえておきたい、代表的な帳簿の種類を確認しましょう。

【現金出納帳】
現金でお支払いを行った場合や、商品の売却により現金を受け取った場合に記載する帳簿です。お小遣い帳のような形式で、現在の現金残高を把握できます。

【売掛帳】
「掛け」とは、ツケ(あとでまとめて払う)という意味で、あと払いで商品を販売した場合や、その代金を回収した場合に記載する帳簿です。

【買掛帳】
買掛帳は、ツケで商品を購入した場合に記載する帳簿です。買掛帳を見ることで、未払いの金額が把握できます。

【経費帳】
経費帳は、仕入以外の支出を経費科目ごとに記載する帳簿です。水道光熱費、旅費交通費、修繕費などの項目に分けて記載します。

【固定資産台帳】
固定資産台帳は、事業で使用する減価償却資産を管理するための帳簿です。

主な対象には建物などの不動産や自動車、備品などがあり、減価償却費や未償却残高を記載することで現在の資産価値が把握できます。

【仕訳帳】
仕訳帳は、1年間の取引を日付順(発生順)にまとめた帳簿です。仕訳とは、勘定項目ごとに「借方」と「貸方」に分類し、両者の金額が一致する決まりがあります。

上記で紹介した各帳簿の内容を集約し、すべての取引を時系列で確認できます。

【総勘定元帳】
総勘定元帳は、仕訳帳で記録した取引を勘定項目ごとにまとめた帳簿です。1年間の金額推移を各項目別に記載するため、決算時に作成する損益計算書や貸借対照表の基礎資料として用いられます。

個人事業主が所得税を申告する方法は、主に以下のとおりです。

・白色申告
・青色申告(10万円控除)
・青色申告(55万円控除)
・青色申告(65万円控除)

それぞれ、順番に解説します。

4種類の申告方法のなかで最も簡単なのが白色申告です。白色申告で必要な帳簿の付け方は単式簿記で、必要な帳簿は収支内訳書のみです。

以前は提出不要とされていた収支内訳書ですが、2014年の制度改正以降は提出が必要となります。

収支内訳書とは、白色申告を行う際に「確定申告書B」とともに提出する書類です。1月1日から12月31日までの期間における売上や仕入れ、そのほかの経費などの合計額および最終的な利益を記載するためのもので、2枚で構成されています。

白色申告は帳簿の作成も簡単ですが、後述する青白申告のような各種控除はありません。

・必要な帳簿：収支内訳書
・付け方：単式簿記
・保存期間：7年(法定帳簿以外は5年)
・税制上の優遇：なし

白色申告と異なり、税制上の優遇が得られる青色申告を行うには、あらかじめ税務署への届け出が必要です。青色申告(10万円控除)は、10万円の青色申告特別控除が受けられますが、帳簿の付け方は簡単な単式簿記です。

ただし、白色申告と違い、帳簿の作成が複数必要となるため、一定の経理作業が発生します。

・必要な帳簿：現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳
・付け方：単式簿記
・保存期間：7年(請求書、見積書などは5年)
・税制上の優遇：青色申告特別控除10万円

青色申告を選択する理由として最も魅力的なのは、55万円の特別控除です。しかし、青色申告で55万円の青色申告特別控除を受けるには、複式簿記で帳簿を付ける必要があります。

複式簿記は知識がないと作成に手間取る可能性があるため、簿記の知識がない方は勉強が必要です。

55万円の青色申告特別控除を得るには、複式簿記で作成した仕訳帳と総勘定元帳が条件です。さらに、必要に応じて現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳を作成します。

・必要な帳簿：仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳
・付け方：複式簿記
・保存期間：7年(請求書、見積書などは5年)
・税制上の優遇：青色申告特別控除55万円

青色申告特別控除は、次のいずれかの条件を満たすことで、控除額が55万円から65万円にアップします。

①その年分の事業に係る仕訳帳および総勘定元帳について、電子帳簿保存を行っていること
②その年分の所得税の確定申告書、貸借対照表および損益計算書等の提出を、確定申告書の提出期限までにe-Tax(国税電子申告・納税システム)を使用して行うこと

電子帳簿保存とは、帳簿や決算書などを電子データとして保存する方法で、所定の保存要件(形式や操作性など)を満たす必要があります。

また、e-Taxは国税庁が提供する電子申告システムで、自宅からインターネット経由で申告書を提出できる点が特長です。

電子帳簿保存またはe-Taxのどちらかを活用していれば、65万円の控除が適用されるため、節税効果を高めたい個人事業主やフリーランスの方は導入を検討しましょう。

・必要な帳簿：仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳
・付け方：複式簿記
・保存期間：7年(請求書、見積書などは5年)
・電子帳簿保存かe-Taxを行う
・税制上の優遇：青色申告特別控除65万円

青色申告では、青色申告特別控除の額に応じて必要な帳簿の種類が異なりますが、実際には確定申告時に帳簿そのものを提出する必要はありません。

申告時には、各帳簿に基づいて作成された「決算関係書類」である損益計算書、貸借対照表、棚卸表などを申告書に添付して提出します。

また、帳簿以外に「現金預金取引関係書類」として、預金通帳のコピーや領収書、小切手帳の控えなども必要になります。

さらに、請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など、各種取引で使用した書類についても整理して保管しなくてはなりません。

申告時に帳簿の確認は行われませんが、税務調査で後日帳簿の不備が発見された場合は、修正申告が必要です。故意と判断された場合は脱税行為と見なされ、最大40％の重加算税が課せられる可能性があります。

したがって、申告および帳簿の管理には十分に注意しましょう。

帳簿を正しく付けるために知っておくべきポイントは、主に以下のとおりです。

・帳簿を付ける際の会計処理
・帳簿を付ける際の流れ
・帳簿や書類は一定期間保管する

それぞれ、順番に解説します。

帳簿を記帳する際は、取引をどのタイミングで収益や費用として計上するかを決める「会計処理の基準」が重要です。主に「発生主義」「現金主義」「実現主義」の3つがあります。

発生主義は、商品やサービスを提供した時点で収益や費用を記録する方法です。例えば、売上代金を後日受けとる場合でも、提供した日の時点で売上として記帳します。

現金主義は、現金の受け取りやお支払いが実際に行われた時点で記帳する方法です。シンプルでわかりやすいため、白色申告者や小規模な事業で採用される傾向があります。

実現主義は、商品やサービスの引き渡しが完了し、かつ代金回収の見込みが確実になった時点で収益を記帳する方法です。発生主義と似ていますが、「収益が実現されたか」を確認することがポイントになります。

帳簿の項目ごとに会計処理のタイミングが異なると、帳簿の信頼性を損なう恐れがあります。

また、青色申告では原則として発生主義での帳簿付けが求められているため、帳簿を付ける際は会計処理基準を統一しましょう。

個人事業主が帳簿を正しく付けるためには、次の手順で日々の取引を処理することが重要です。

正しい流れに沿って帳簿を付けていけば、事業の収支や財務状況が明確になります。

ただし、帳簿をすべて手書きで行うと、時間や手間がかかり、仕訳や転記のミスが起こりやすいです。

仕訳帳から元帳への転記や集計は、慣れていない方だと時間がかかるため、会計ソフトの導入を検討しましょう。

確定申告を終えたあとも、帳簿や関係書類はすぐに処分してはいけません。個人事業主には、税務署からの確認や調査に備えて、一定期間これらを保存しておく義務があります。

次の表は、個人事業主が保管しておく帳簿や書類の種類と期間をまとめたものです。

帳簿や書類の保管は、紙だけでなくスキャンやPDFによる電子保存も認められていますが、形式や要件に注意が必要です。

期間が過ぎたら処分して良いため、年別に分けて管理しましょう。

(※)前々年分の所得が300万円以上の方は、現金預金取引関係書類の保存期間が7年間になります。

所得税の申告は、65万円の特別控除が利用できる青色申告がおすすめです。しかし、帳簿の作成に不安を感じている方も少なくないでしょう。

そこでおすすめなのが、クラウド会計システムやクラウド型経費精算サービスを導入する方法です。

クラウド会計システムは、インターネット上で帳簿の作成や仕訳、決算処理などを行う会計ソフトを指します。銀行口座やクレジットカードと連携すれば、取引明細を自動で取り込み、仕訳作業が自動化され、手間やミスを削減することが可能です。

また、クラウド型経費精算サービスでは、交通費や出張費、備品の購入費などの経費申請や承認、精算をオンラインで完結できます。クラウド会計システムと連携すれば、経費の申請から帳簿への記入までが自動化されて便利です。

さらに、リアルタイムで売上や経費の状況を確認できるため、資金繰りの把握や経営判断がしやすくなり、税理士とのデータ共有がスムーズに行えることもメリットに挙げられます。

クラウド会計システムやクラウド型経費精算サービスは、日々の経費管理をスムーズに行うことができるため、帳簿付けの業務負担を軽減したい方におすすめです。

なお、クラウド会計システムやクラウド型経費精算サービスはお申し込みをすれば利用できますが、ビジネスカードの付帯サービスでお得に活用できる場合があります。

ビジネスカードのなかにはクラウド会計システムや、クラウド型経費精算サービスをお得に利用でき、ポイントを貯めやすいものがあります。

そのなかでおすすめの2種類のビジネスカードを紹介します。

● セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード
● セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード

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