支払明細書って何？種類や作成手順を解説！便利な経費精算サービスや会計ソフトもご紹介

支払明細書とは、何かを支払う、または何かを支払ってもらうなど取引において支払い義務が発生した際に発行する書類のことです。請求明細書と呼ばれることもあります。
支払明細書には、取引代金の内訳について、いつ・どこで行った取引において発生した支払いなのか、支払い対象の企業や取引内容などといった詳しい内容を記載する必要があります。代金を支払う側・支払ってもらう側の双方が、取引内容や代金に間違いがないかを確認するために欠かせない書類です。

一概に支払明細書といっても、その種類はさまざまです。以下では、支払明細書の種類をいくつかご紹介します。

1つめは、企業が従業員に給与や賞与を支払うときに発行する明細書です。一般的には、給与明細書や給与支払明細書と呼ばれます。
給与や賞与に関する支払明細書には、雇用契約における給与や賞与の金額、またその内訳を、給与計算の根拠となる情報とともに記載します。必ず、支給項目・控除項目・差引支給額の3項目を記載するようにしましょう。

2つめは、企業が従業員に退職金を支払うときに会社規定に応じて発行する明細書です。発行が必要かどうかは、会社規定によって異なる点にご注意ください。一般的には、退職金明細書と呼ばれます。
こちらも給与明細書などと同様に、必ず、支給項目・控除項目・差引支給額の3項目を記載するようにしましょう。

3つめは、企業が他社や個人に業務委託を行い、報酬を支払うときに発行する明細書です。
業務委託を行うにあたって発生する報酬の金額や内訳を記載する必要があります。

4つめは、企業が株主に対して配当金を支払うときに発行する明細書です。一般的には、配当金支払明細書と呼ばれます。
こちらは、株主が証券会社で特定口座を開設している場合には、発行する必要がない可能性があります。

取引先との間で取り交わされる書類として、支払明細書のほかに請求書・領収書があります。どれも代金の支払いに関連する書類であるという印象を受けるので、区別しにくい方もいらっしゃるのではないでしょうか。
まず請求書は、支払明細書に記載された代金を請求するための書類です。支払明細書だけでは代金を請求する効力はないので、代金の確認として受け取った支払明細書をもとに作成した請求書を提出することが一般的です。
次に領収書は、請求した代金の支払いを受けたことを証明するための書類です。つまり、請求書を発行した側が発行します。
最後に支払明細書についてですが、こちらは多くの場合支払いをする側(請求を受ける側)が発行します。なぜなら、これから支払おうとする金額に相違がないかを確認するためです。
このように請求書・領収書・支払明細書は、それぞれ発行する目的やどちらが発行するかという点が異なっているのです。

支払明細書は、手書きで記載するかパソコンのソフトを利用して作成するのがおすすめです。以下では、作成の手順を簡単にご紹介します。

1.支払明細書の発行日時を記載する
発行日時は、西暦ではなく和暦を使用するのが基本です。発行日時を記載しておくことで、トラブルを未然に防ぐという目的があります。

2.取引先の企業名や担当部署名、氏名を記載する
記載する際は、御中と様を併用しないように注意してください。

3.支払明細書を発行する側の企業名や担当部署名、氏名を記載する
これらの情報がなければ支払明細書として不成立となってしまうので、必ず記載するようにしましょう。

4.支払いの明細を記載する
支払義務が生じた日付、取引内容、取引数量、商品(サービス)単価、商品(サービス)小計、総合計金額(消費税の明記も)を記載します。
一目でわかるような表にしておくと、お互いに内容を確認しやすくておすすめです。

5.角印を捺印する
角印とは、企業の認印のようなものです。
正式な書類であることを証明するために、発行する側の企業名や住所と一部重なるように捺印しておきましょう。

以上で、支払明細書の作成は完了です。最後に、記載内容に誤りがないかをきちんと確認してください。

支払明細書や請求書、領収書は、発行することもあれば受け取ることもあると思います。

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支払明細書とは、何かを支払う、または何かを支払ってもらうなど取引において支払い義務が発生した際に発行する書類のことです。請求明細書と呼ばれることもあります。

請求書は、支払明細書に記載された代金を請求するための書類です。領収書は、請求した代金の支払いを受けたことを証明するための書類です。

本記事では、支払明細書について詳しく解説しました。提出することが法律で定められているわけではないものの、代金確認における利便性も高く、取引先との信頼関係を深めていく目的でも用いられることの多い書類の1つです。

請求書・領収書としっかり区別をしたうえで正しい作成方法を身に付けておけば、のちに役立つことでしょう。その際はぜひ、効率がよくなるクラウド型経費精算サービスや会計ソフトも活用してみてください。