給与明細とは？見方や発行方法・引かれる保険や税金を解説

給与明細とは、給与の支給額が記載された書類のことです。

支給額以外には毎月の給与から天引きしている保険料や所得税、労働日数をはじめとした勤務情報など、給与の計算根拠を表示した項目も記載します。

なお、給与明細を発行するタイミングは会社によって異なりますが、給与の支給前に交付するのが一般的です。

給与明細の発行については、所得税法第231条で「給与を支払う者は給与の支払を受ける者に支払明細書を交付しなくてはならない」旨が記載されています。

労働基準法には給与明細の発行について明記されていないため「給与明細の発行は義務ではない」と認識している経営者の方もいるかもしれませんが、所得税法で上記のように定められているため、会社は従業員に対して給与明細を発行する義務があります。

給与明細は紙で発行するだけでなく、電子化することも可能です。電子化の方法としては、電子メールによる交付、会社のサーバー内やクラウド会計ソフト上に保存して従業員がアクセスして閲覧・印刷するなどが挙げられます。

ただし、従業員が紙の給与明細を希望する場合は、紙で発行しなければなりません。

本章では給与明細の各種項目について、見方やその意味について詳しく解説します。

給与明細にはその月に働いた日数や時間、さらに休暇や欠勤などの勤務情報が記載されることが一般的です。これらの情報はその月の給与支給額を計算する根拠となります。

会社や勤務形態などによって項目は異なりますが、代表的な勤務情報の項目は以下のとおりです。

・労働日数
・労働時間(所定時間、残業時間など)
・欠勤日数
・有給休暇取得日数

支給額は「基本給」と「各種手当」の2つに分類されます。基本給とは給与のうち、各種手当を除いた基本賃金を指します。賞与や退職金を計算する際のベースとなるのが一般的です。

各種手当は、法律で支給することが定められているものと、会社が任意で定めているものがあります。残業手当(時間外労働手当、超過勤務手当)や休日出勤手当は労働基準法で割増賃金の支給が定められています。

それ以外の手当は会社によって種類や支給ルールが異なります。任意で支給される代表的な手当には以下のようなものがあります(手当については詳しくは後述します)。

・通勤手当
・役員手当
・住宅関連手当
・出張手当
・役職手当など

基本給と各種手当の合計が「総支給額」として給与明細に記載されます。

控除額とは、給与から天引き(控除)される金額のことです。控除の対象となるのは、社会保険料と税金です。天引きされる代表的な社会保険料・税金については次章で解説します。

差引支給額とは従業員が実際に受け取ることのできる金額、つまり手取り額のことです。前述した総支給額から控除額の合計を差し引いた金額となります。

上述した項目のうち支給額の部分には、従業員に支給される各種手当も記載されています。
手当の表記は会社によって異なる場合もありますが、一般的には以下のような手当が設けられていることが多いです。

給与から天引きする代表的な社会保険料には「健康保険料」「厚生年金保険料」「介護保険料」「雇用保険料」の4つがあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

健康保険は、国民が病気やけがをして医療機関で治療を受けた際の医療費が一部軽減される公的医療保険の一種です。

日本には国民皆保険制度というものがあり、すべての国民は何らかの公的医療保険に加入する必要があります。会社員は原則「組合管掌健康保険」または「協会けんぽ(全国健康保険協会)」に加入します。

健康保険料は、標準報酬月額や標準賞与額に各健康保険組合や、都道府県別の協会けんぽごとに定められた保険料率を乗じて計算されるのが一般的です。

このような方法で計算された健康保険料は、会社と従業員で折半します。つまり給与から天引きされる金額は本来の健康保険料の半額です。

厚生年金保険料は国民年金加入者のうち、会社員や公務員など「第2号被保険者」が加入する公的年金です。

日本の公的年金は、20歳以上の国民全員が加入する「国民年金」と、会社員や公務員が加入する「厚生年金保険」から成る「2階建て構造」となっています。

厚生年金保険料は、標準報酬月額と標準賞与額に一定の保険料率をかけて計算されます。厚生年金の保険料率は平成16年から段階的に引き上げられてきましたが、平成29年9月を最後に引上げが終了しており、現在は18.3％で固定されています。

上記の方法で計算された厚生年金保険料は、健康保険料と同様、会社と従業員で折半します。給与から天引きされる厚生年金保険料には国民年金保険料も含まれるので、国民年金保険料を別途自身で納める必要はありません。

介護保険とは、介護が必要になった場合に介護サービスを受けることができる社会保険制度の一種です。40歳になると強制的に加入となり、健康保険料とともに給与からの天引きが始まります。

健康保険料と同様、標準報酬月額や標準賞与額に各健康保険組合や協会けんぽで定められた保険料を乗じて計算されるのが一般的です。介護保険料も会社と従業員で折半となります。

雇用保険制度は、労働者が失業した場合などに必要な給付を行い、労働者の生活および雇用の安定を図るとともに再就職の援助を行うことなどを目的とした、雇用に関する総合的な機能を持った制度です。

会社は労働者を1人でも雇い入れれば、原則として雇用保険を含む労働保険適用のための届出を行う必要があります(従業員が実際に加入対象となるかは労働時間などの条件あり)。

雇用保険料は賃金総額(控除前の給与支給額)に保険料率をかけて計算します。事業の種類(一般の事業、農林水産・清酒製造の事業、建設の事業)によって保険料率および会社・従業員の保険料負担割合は異なります。

給与から天引きされる税金には「所得税」と「住民税」の2つがあります。どちらも給与の金額に応じて税金額が変動するものです。それぞれ見ていきましょう。

会社員の所得税は1年間の給与収入に対して課される税金です。所得税は累進課税といい、所得が高い人ほど税率が高くなるしくみで、所得に応じて5～45%の税率が課せられます。

給与所得者の所得税は原則源泉徴収され、毎月の給与から差し引かれることになっています。源泉徴収とは、年間の所得にかかる税金を会社などの事業者が給与からあらかじめ差し引くことです。

給与から天引きされる所得税は、課税対象となる支給額から社会保険料を差し引いた額を、「給与所得の源泉徴収税額表」に当てはめることでその金額が決定します。天引きされる所得税額のなかには復興特別所得税(※)も含まれます。

毎月の給与から源泉徴収される所得税額は概算値なので、年末調整を行うことで実際の納税額の過不足分を調整します。

(※)東日本大震災の復興施策の財源確保のために徴収される税金。平成25年1月1日～令和19年12月31日までの間に生ずる所得について源泉所得税を徴収する際、復興特別所得税も併せて徴収する。所得税額の2.1%が復興特別所得税として課される。

住民税とは道府県民税と市町村民税の総称で、居住地の自治体に支払う地方税です。その年の1月1日時点で住民票がある市町村に納税します。住民税には法人住民税と個人住民税がありますが、給与から天引きされる住民税は個人に課税される個人住民税(以降、住民税)です。

会社員など給与所得者の住民税は、前年分の給与収入に対応する住民税を、原則６月から翌年５月までの毎月の給料から天引きされます。この納税方法を特別徴収といいます。

住民税は前年の所得に応じて課税される「所得割」と、所得にかかわらず一律で徴収される「均等割」の2種類から成なります。

所得割の税率は道府県民税4%、市町村税6%の合計10%です。一方均等割は自治体によって多少金額が異なりますが、年間で5,000円～6,500円程度です。

給与明細は従業員にとって重要度の高い書類なので、作成時はミスがないように気をつけなければいけません。ここでは、給与明細を発行する前にチェックするべきポイントを2つご紹介します。

給与明細を発行する際は、基本給や時間外手当、役職手当などの金額が総支給額に正しく反映されているかどうかを確認してください。反映されていないと従業員の不信感が高まってしまうだけでなく、給与の未払いにもつながってしまいます。

このほか、基本給に各種手当を反映させたときの課税対象額が合っているかどうかもチェックしましょう。手当として支給しているものでも、通勤手当や寮費などは原則として課税対象外なので気をつけてください。

給与明細の発行時は、出勤日数や残業時間の確認も欠かせません。計算ミスがある場合は給与の未払い・過払いが起きてしまい、労使間のトラブルにつながる可能性があります。

また、休日出勤の有無や深夜手当などが反映されているかどうかの確認も必要です。

給与明細には記載しなければならないさまざまな項目があります。いざ作成・発行しようと思うと、必要な情報を過不足なく入力できているか不安な方も多いかもしれません。

ここでは、正確な給与明細を効率的に作成・発行するための方法を紹介します。

WEB上には、無料で利用できる給与明細のテンプレートを公開しているサイトがいくつもあります。そのなかから使いやすいと感じる形式のものを選び、ダウンロードして利用しましょう。

エクセルなどの表計算ソフトを利用している場合は、自社で独自のテンプレートを作成することも可能です。

必要事項を入力して給与明細を作成したら、紙に印刷して従業員に配布する形になります。

会計ソフトは経理作業を効率的に行うために導入されることが多いですが、給与明細の発行にも役立ちます。給与明細の発行や管理に会計ソフトを利用する主なメリットは次のとおりです。

・給与計算の業務を効率化できる
・税制や法律の改正に自動で対応してくれる
・給与明細を電子化できる

会計ソフトを導入すれば、給与計算や法改正の確認など、給与明細の発行までに必要な作業の手間を大きく減らせます。

給与明細の発行や交付は義務ですが、保管期間については法律で定められていません。ただし、特別なこだわりがない限り、給与明細の控えはすべて保管しておくことをおすすめします。

給与明細の控えを保管しておけば、従業員から給与明細の再発行を依頼されたとき、内容の確認を求められたときにスムーズに対応できます。従業員の賃金請求権は給与を支払ってから5年間有効なので、給与明細もそれに合わせて5年間保管しておくのが無難です。

なお、給与明細の管理の手間が心配な場合は、電子化して保管しておくと良いでしょう。

従業員の給与管理に取り組む時間をしっかり確保したい場合は、ビジネスカードの発行がおすすめです。

ビジネスカードによっては、業務の効率化に役立つ特典が付帯しています。特典を利用して業務の負担が減れば、給与の計算作業や給与明細の発行作業にあてる時間を捻出しやすくなります。

以下では数あるビジネスカードのなかでも、ビジネスに活用できる特典が数多く付帯するおすすめのカードを2枚ご紹介します。いずれも登記簿謄本・決算書の提出不要で申し込めるので、ぜひ発行をご検討ください。

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、本カード・追加カードともに年会費無料で保有できるビジネスカードです。保有コストがかからないため、試しにビジネスカードを発行してみたい方、年会費が気になる方に向いています。

追加カードは最大9枚までの発行が可能です。従業員用に持たせれば経費の支払いを一本化でき、経費精算がより楽になります。また、追加カードの利用分は利用明細に区分して表示されるので、経費の利用状況を細かく把握したい場面でも便利です。

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セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、年会費初年度無料、翌年からは年会費22,000円(税込)で保有ができるビジネスカードです。

本カードはプラチナカードということもあり、ビジネスをサポートしてくれる充実した特典が数多く付帯します。詳しい特典内容は、下記のページからご確認ください。

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給与明細の発行は法律で義務化されていると同時に、従業員に給与の根拠を示すための大事な書類です。内容に誤りがないよう、記載する項目や金額は発行前に細かくチェックしておきましょう。

また、複雑な給与計算や管理業務を効率化するためには、会計ソフトなどのビジネスツールが役立ちます。利用コストが気になる場合は、ビジネスツールがお得に使える特典が付帯する「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」をぜひご活用ください。