「定款」とは？会社設立の際に知っておくべき記載事項の種類や認証の流れについて解説

定款(ていかん)とは、法人の根幹となる基本ルールであり、目的・組織・活動に関する決まりごとです。会社だけではなく、公益法人・社団法人・財団法人・各種協同組合などにおいても作成されます。

「紙」に記載された定款だけではなく、PDFファイル形式で作成された「電子定款」も選択可能です。紙の定款の認証には4万円の印紙税がかかりますが、電子定款の場合は不要になります。

なお、法人の種類によって、公証役場の公証人から定款の認証を受けなければならないケースと受けなくて良いケースとに分かれるので注意しましょう。

定款の認証とは、「正当な手続きによって定款が作成されたこと」を公証人が証明する制度です。定款認証制度は、昭和13年(1938年)に導入されました。

認証を行う目的は、以下の2つです。

1. 「公証人との直接のやりとり」を通じ、作成名義人の意思や発起人の真意に基づいて原始定款(設立当初の定款)が作成されたことを確認する
2. 内容の明確性を確保することで、後日の紛争や不正行為を防止する

定款の自由度が向上(「定款による自治」が拡大)した現行の会社法のもとでは、より一層重要な意義を有します。

公証人による定款の認証が必要な法人と不要な法人の例を挙げると、以下のようになります。

■必要な法人：株式会社、一般社団法人、一般財団法人、弁護士法人、司法書士法人、行政書士法人、税理士法人、社会保険労務士法人、土地家屋調査士法人、特許業務法人、監査法人、相互会社、特定目的会社、金融商品会員制法人、信用金庫、信用中央金庫、信用金庫連合会

■不要な法人：持分会社(合名会社・合資会社・合同会社)

公証役場で定款を認証してもらうためには、公証人に手数料を支払わなければなりません。

コストをかけずに法人化したい場合は、定款認証が不要であり、株式会社に比べて設立に手間や費用がかからない合名会社・合資会社・合同会社がおすすめです。

会社として手続きを行う際に、「定款の写し(コピー)」の提出が必要な場合があります。

なお、会社法第31条の規定により、「定款を本店(または支店)に備え置く義務」が課されているため、原本そのものは提出できません。

また、手続きによっては「写し」の提出に加えて、「原本証明」を求められるケースがあることを覚えておきましょう。

原本証明とは「確実に原本の写しである」と証明することです。

一般的に、「写し」の最終ページの余白に「この写しは原本と相違ないことを証明します」という文言や会社名、代表取締役の氏名などを記載し、代表者印を押します。

以下は、「定款の写し」(および「原本証明」)が求められる手続きの具体例です。

● 税務署への「法人設立届出書」の提出
● 行政機関への「助成金」「補助金」「許認可」の申請
● 金融機関での「法人口座」の開設

原本証明の必要の有無や、証明方法の詳細については、提出先にお問い合わせください。

定款に記載する事項は、以下の3つに分類可能です。

● 絶対的記載事項：記載しないと定款が無効となる事項
● 相対的記載事項：記載しないと効力が発生しない事項
● 任意的記載事項：記載するかしないか当事者に任されている事項

ここからは、株式会社の定款について、絶対的記載事項・相対的記載事項・任意的記載事項がどのようなものなのか詳しく説明していきます。

株式会社の定款の絶対的記載事項は、会社法27条において以下のように定められています。

● 事業の目的
● 商号
● 本店所在地
● 設立に際して出資される財産の価額又はその最低額
● 発起人の氏名又は名称及び住所

これらについて記載されていない定款は無効です。なお、「発行可能株式総数」は、公証人から定款の認証を受ける時点で記載しておく必要はありませんが、法務局で設立登記をする時点までには記載しなければならないため、原始定款の段階で記載しておくケースが数多く見受けられます。

株式会社の定款における相対的記載事項の例を挙げると、以下のようになります。

● 変態設立事項
● 取締役・取締役会、監査役・監査役会、会計参与、会計監査人といった機関設計に関する事項
● 株券の発行や譲渡、単元株式数、株主総会といった株式に関する事項

変態設立事項とは、会社法28条で定められている「現物出資」「財産引受」「発起人の報酬」「会社が負担する設立費用」に関する事項を指します。また、「財産引受」とは、会社が成立したあとに財産(車や不動産など)を有償で譲り受ける約束を事前に交わしておくことを意味します。

なお、相対的記載事項に記載がなくても、定款自体は有効となります。ただし、記載されていない事項については効力が発生しない点に留意しておきましょう。

任意的記載事項とは、絶対的記載事項・相対的記載事項以外の定款記載事項を指します。会社法や公序良俗などに反しない範囲で自由に記載することが可能です。具体的には、以下に挙げるような事項が記載されます。

● 株式名簿の基準日
● 定時株主総会の招集時期
● 取締役・監査役・執行役の数
● 事業年度
● 公告の方法

これらの記載がなくても定款自体は有効です。また、任意的記載事項は定款に記載していなくても効力が否定されないので、定款以外の方法で定めても良いでしょう。定款に盛り込んでしまうと、内容を変更する際に株主総会における決議が必要になるという点に注意してください。

定款のフォーマットや記載する用紙の種類は特に定められていませんが、通常、以下のようなルールで作成されています。

● A4用紙の片面に横書きで記載
● 文字の色は黒のみを使用し、大きさを12ポイントにして標準書体で印刷
● 手書きも認められているが、鉛筆の使用は不可
● 使用する言語は日本語のみ
● 表紙(商号などを記載)、本文、裏表紙の順にステープラ(ホチキス)などを用いて綴るか袋とじにする
● 末尾に作成日時を記載して発起人全員が署名・捺印
● 各葉ごとに契印を押す(袋とじにした場合は、つなぎ目に契印する)
● 同じ内容の書面を最低でも3部作成する(保存用、公証役場提出用、法務局提出用)

日本公証人連合会の公式サイトから記載例が書かれたPDFファイルをダウンロードできるので、定款を作成する際の参考にすると良いでしょう。

ちなみに、定款に日本語の翻訳として外国語が併記されていたとしても、日本語部分のみが正式な定款として扱われます。

また、電子署名を使用すれば、PDFファイルの「電子定款」を作成することも可能です。電子定款の場合、印紙税(4万円)がかかりません。

ただし、有料のPDFファイル作成ソフトやICカードリーダライタが必要となり、それらのコストがかかる点に注意してください。

定款認証の一般的な流れは、以下のようになります。

1. 定款をチェックし、問題があれば修正(事前にFAXで公証役場に書面を送付し、公証人に点検してもらう)
2. 会社の本店所在地を管轄する法務局または地方法務局に所属する公証人に予約を入れ、発起人全員で公証役場に向かう(欠席者が出る場合は、委任状を作成して持参)
3. 公証人から定款の認証を受ける(持ち物：定款3部、収入印紙、発起人の印鑑証明書・印鑑・身分証、委任状、代理人の印鑑・身分証、公証人に支払う手数料)

ちなみに、2019年3月29日からテレビ電話方式を選択できるようになり、公証役場へ行かなくても定款の認証を受けることが可能になりました。公証役場へ出向く手間・時間を省きたい場合は、テレビ電話で面前確認をしてもらいましょう。

電子定款の作成から認証までの一般的な流れは、以下のようになります。

1. ワープロソフトで定款の案を作成して、電子公証制度に対応した公証役場に送信し、公証人からチェックを受ける
2. 問題がなければ、公証役場訪問の予約を行う
3. ファイルをPDF形式に変換して「法務省指定の認定機関が発行する電子証明書」の付いた電子署名を行って保存し、法務省が運営する「登記・供託オンライン申請システム」でオンライン申請を行う(※)
4. 公証役場に「申請完了」の旨を伝える
5. 公証役場から「準備完了」の連絡が届いたら、必要なもの(認証した電子文書のデータを保存するための電子媒体、本人確認資料など)を持参して、予約した日時に公証役場に出向く
6. 公証人が認証を行ったら、代金を支払ってデータを保存した記録媒体を受け取る

なお、電子定款認証についても、紙の定款の認証と同様に「テレビ電話での面前確認」を選択可能です。

(※)「申請用総合ソフト」「PDF署名プラグインソフト」などのダウンロード・インストールのほか、ユーザー登録、IDの取得が必要

定款に記載した本店所在地や役員、事業の目的などに変更があった場合は、定款の変更が必要です。定款の変更は下記の流れに沿って行います。

1. 株主総会の特別決議を行う
2. 株主総会の議事録を作成
3. 法務局に登記申請を行う
4. 議事録を定款と一緒に保管する

株主総会の特別決議とは、定款変更をはじめとした重要事項を決定する際に必要な決議です。議決権の過半数を有する株主が出席したうえで、出席した株主の3分の2以上の賛成が必要となります。

また、登記が必要となる定款変更を行う場合は、特別決議が終わってから2週間以内に法務局で登記申請をします。登記申請が必要になるのは、下記の項目に変更がある場合です。

● 事業の目的
● 商号
● 本店所在地
● 支店に関する事項
● 株式に関する事項
● 公告方法
● 取締役会・監査役に関する事項
● 機関構成

なお、法務局で登記の手続きをする際は、特別決議の内容を残した議事録の原本が必要です。そのため、会社に保管するための議事録と合わせて2部作成しておくと良いでしょう。

定款の原本は、会社にあるもの、公証役場で受理されたものがそれぞれ1部ずつ保管されています。

このうち、公証役場で受理された定款の保存期間は20年です。保存期間を過ぎた場合は、再度定款の作成が必要となります。

定款の認証を行う際は、会社の資本金に応じた手数料を公証役場に支払わなければいけません。手数料の具体的な金額は下記のとおりです。

このほかにも、以下の手数料が発生するので事前に準備しておきしょう。

● 登記申請用の謄本の請求手数料：謄本1枚につき250円
● 収入印紙代：4万円

なお、社団法人や信用金庫の定款を認証する場合、または電子定款を利用する場合は収入印紙不要です。

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ここからは、定款に関する「よくある質問」とそれに対する「回答」をご紹介します。

定款は、「一度作成したら、それで終わり」というものではありません。定款に記載されている内容(会社名、事業目的など)が変更される際には、「定款変更」の手続きを行う必要があります。

なお、株式会社の定款を変更する場合は「株主総会の特別決議」が必要ですが、原始定款(設立当初の定款)とは異なり、公証人による認証は不要です。

定款を作成する際に「どのように記載すれば良いのか分からない」とお悩みになることもあるでしょう。不明な点が生じたら、「法務局」や「弁護士」、「司法書士」などの士業にご相談ください。

なお、法務局では無料で相談に応じてくれますが、作成の代行には対応していません。「相談だけではなく、作成や登記の代行も依頼したい」とお考えの場合は、弁護士や司法書士を頼るのがおすすめです。

法人を設立する際は、会社の基本的なルールである「定款」の作成が必要です。

定款は「紙」に記載されたものだけでなく、PDFファイル形式の「電子定款」も選択できます。紙の定款の認証には4万円の印紙税がかかりますが、電子定款の場合は不要です。

定款に記載する事項は、絶対的記載事項・相対的記載事項・任意的記載事項の3つに分けられます。相対的記載事項や任意的記載事項については裁量の余地があるので、何を記載するべきか慎重に検討しましょう。

なお、会社設立の前後では、定款の作成・認証、登記など、さまざまな手続きが必要になります。設立前後の多忙な状況では、業務の効率化に役立つビジネスカードを活用すると良いでしょう。

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