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「定款」とは?会社設立の際に知っておくべき記載事項の種類や認証の流れについて解説

「定款」とは?会社設立の際に知っておくべき記載事項の種類や認証の流れについて解説

「個人事業主としてビジネスを営んでいるけれども、会社を設立し法人として事業を行いたい」とお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

会社を設立する際には「定款(ていかん)」と呼ばれる基本ルールを作らなければなりません。定款は、絶対的記載事項・相対的記載事項・任意的記載事項の3つから成り立ちます。

なお、法人の種類によって公証人の認証が必要なケースと不要なケースが存在し、株式会社を設立する際には公証人による定款の認証が必要ですが、持分会社(合名会社・合資会社・合同会社)では不要です。

本記事では、会社設立を検討している方に向けて、定款に記載する事項の種類や作成のルール、認証の流れについて解説します。

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定款(ていかん)とは会社のルールをまとめた書類

定款(ていかん)とは会社のルールをまとめた書類

定款(ていかん)とは、法人の根幹となる基本ルールであり、目的・組織・活動に関する決まりごとです。会社だけではなく、公益法人・社団法人・財団法人・各種協同組合などにおいても作成されます。

「紙」に記載された定款だけではなく、PDFファイル形式で作成された「電子定款」も選択可能です。紙の定款の認証には4万円の印紙税がかかりますが、電子定款の場合は不要になります。

なお、法人の種類によって、公証役場の公証人から定款の認証を受けなければならないケースと受けなくて良いケースとに分かれるので注意しましょう。

一部の法人では「定款の認証」が必要

定款の認証とは、「正当な手続きによって定款が作成されたこと」を公証人が証明することです。定款認証制度は、昭和13年(1938年)に導入されました。

認証を行う目的は、以下の2つです。

1. 「公証人との直接のやりとり」を通じて,作成名義人の意思や、発起人の真意に基づいて原始定款(設立当初の定款)が作成されたことを確認する
2. 内容の明確性を確保し、後日紛争になった際に証明し、不正行為を防止する

定款の自由度が向上(「定款による自治」が拡大)した現行の会社法のもとでは、より一層重要な意義を有します。

定款の認証が必要な法人と不要な法人

公証人による定款の認証が必要な法人と不要な法人の例を挙げると、以下のようになります。

■必要な法人:株式会社、一般社団法人、一般財団法人、弁護士法人、司法書士法人、行政書士法人、税理士法人、社会保険労務士法人、土地家屋調査士法人、特許業務法人、監査法人、相互会社、特定目的会社、金融商品会員制法人、信用金庫、信用中央金庫、信用金庫連合会

■不要な法人:持分会社(合名会社・合資会社・合同会社)

公証役場で定款を認証してもらうためには、公証人に手数料5万円を支払わなければなりません。

コストをかけずに法人化したい場合は、定款認証が不要であり、株式会社に比べて設立に手間や費用がかからない合名会社・合資会社・合同会社がおすすめです。

定款の写しが必要なケース

会社として手続きを行う際に、「定款の写し(コピー)」の提出が必要な場合があります。

なお、会社法第31条の規定により、「定款を本店(または支店)に備え置く義務」が課されているため、原本そのものは提出できません。

手続きによっては、「写し」の提出に加えて、「原本証明」を求められるケースがあることを覚えておきましょう。

原本証明とは、「確実に原本の写しである」と証明することです。

一般的に、「写し」の最終ページの余白に「この写しは原本と相違ないことを証明します」という文言や会社名、代表取締役の氏名などを記載し、代表者印を押します。

以下は、「定款の写し」(および「原本証明」)が求められる手続きの具体例です。

● 税務署への「法人設立届出書」の提出
● 行政機関への「助成金」「補助金」「許認可」の申請
● 金融機関での「法人口座」の開設

原本証明の必要の有無や、証明方法の詳細ついては、提出先に問い合わせください。

定款に記載する事項の種類

定款に記載する事項は、以下の3つに分類可能です。

■絶対的記載事項:記載しないと定款が無効となる事項
■相対的記載事項:記載しないと効力が発生しない事項
■任意的記載事項:記載するかしないか当事者に任されている事項

ここからは、株式会社の定款について、絶対的記載事項・相対的記載事項・任意的記載事項がどのようなものなのか詳しく説明していきます。

絶対的記載事項

株式会社の定款の絶対的記載事項は、会社法27条において以下のように定められています。

■目的
■商号
■本店所在地
■設立に際して出資される財産の価額又はその最低額
■発起人の氏名又は名称及び住所

これらについて記載されていない定款は無効です。なお、「発行可能株式総数」は、公証人から定款の認証を受ける時点で記載しておく必要はありませんが、法務局で設立登記をする時点までには記載しなければならないため、原始定款の段階で記載しておくケースが数多く見受けられます。

相対的記載事項

株式会社の定款における相対的記載事項の例を挙げると、以下のようになります。

■変態設立事項
■取締役・取締役会、監査役・監査役会、会計参与、会計監査人といった機関設計に関する事項
■株券の発行や譲渡、単元株式数、株主総会といった株式に関する事項

変態設立事項とは、会社法28条で定められている「現物出資」「財産引受」「発起人の報酬」「会社が負担する設立費用」に関する事項を指します。また、「財産引受」とは、会社が成立したあとに財産(車や不動産など)を有償で譲り受ける約束を事前に交わしておくことです。

相対的記載事項については、記載がなくても定款自体は有効となります。ただし、記載されていない事項については効力が発生しない点に留意しておきましょう。

任意的記載事項

任意的記載事項とは、絶対的記載事項・相対的記載事項以外の定款記載事項を指します。会社法や公序良俗などに反しない範囲で自由に記載することが可能です。具体的には、以下に挙げるような事項が記載されます。

■株式名簿の基準日
■定時株主総会の招集時期
■取締役・監査役・執行役の数
■事業年度
■公告の方法

これらの記載がなくても定款自体は有効です。また、任意的記載事項は定款に記載していなくても効力が否定されないので、定款以外の方法で定めても良いでしょう。定款に盛り込んでしまうと、内容を変更する際に株主総会における決議が必要になるという点に注意してください。

定款を作成する際のルール

定款のフォーマットや記載する用紙の種類は特に定められていませんが、通常、以下のようなルールで作成されています。

■A4用紙の片面に横書きで記載
■文字の色は黒のみを使用し、大きさを12ポイントにして標準書体で印刷
■手書きも認められているが、鉛筆の使用は不可
■使用する言語は日本語のみ
■表紙(商号などを記載)、本文、裏表紙の順にステープラ(ホチキス)などを用いて綴るか袋とじにする
■末尾に作成日時を記載して発起人全員が署名・捺印
■各葉ごとに契印を押す(袋とじにした場合は、つなぎ目に契印する)
■同じ内容の書面を最低でも3部作成する(保存用、公証役場提出用、法務局提出用)

日本公証人連合会の公式サイトから記載例が書かれたPDFファイルをダウンロードできるので、定款を作成する際の参考にすると良いでしょう。ちなみに、定款に日本語の翻訳として外国語が併記されていたとしても、日本語部分のみが正式な定款として扱われます。

電子署名を使用すれば、PDFファイルの「電子定款」を作成することも可能です。電子定款の場合、印紙税(4万円)がかかりません。ただし、有料のPDFファイル作成ソフトやICカードリーダライタが必要となり、それらのコストがかかる点に注意してください。

定款認証の流れ

定款認証の流れ

定款の認証の流れは、一般的に以下のようになります。

①定款をチェックし、問題があれば修正(事前にFAXで公証役場に書面を送付し、公証人に点検してもらう)
②会社の本店所在地を管轄する法務局または地方法務局に所属する公証人に予約を入れ、発起人全員で公証役場に向かう(欠席者が出る場合は、委任状を作成して持参)
③公証人から定款の認証を受ける(持ち物:定款3部、4万円分の収入印紙、発起人の印鑑証明書・印鑑・身分証、委任状、代理人の印鑑・身分証、公証人に支払う手数料5万円)

ちなみに、2019年3月29日からテレビ電話方式を選択できるようになり、公証役場へ行かなくても定款の認証を受けることが可能になりました。公証役場へ出向く手間・時間を省きたい場合は、テレビ電話で面前確認をしてもらいましょう。

電子定款認証の流れ

電子定款の作成から認証までの一般的な流れは、以下のようになります。

1. ワープロソフトで定款の案を作成して、電子公証制度に対応した公証役場に送信し、公証人からチェックを受ける
2. 問題がなければ、公証役場訪問の予約を行う
3. ファイルをPDF形式に変換して「法務省指定の認定機関が発行する電子証明書」の付いた電子署名を行って保存し、法務省が運営する「登記・供託オンライン申請システム」でオンライン申請を行う(※)
4. 公証役場に「申請完了」の旨を伝える
5. 公証役場から「準備完了」の連絡が届いたら、必要なもの(認証した電子文書のデータを保存するための電子媒体、本人確認資料など)を持参して、予約した日時に公証役場に出向く
6. 公証人が認証を行ったら、代金を支払って、データを保存した記録媒体を受け取る

なお、電子定款認証についても、紙の定款の認証と同様に、「テレビ電話での面前確認」を選択することも可能です。

(※)「申請用総合ソフト」「PDF署名プラグインソフト」などのダウンロード・インストールのほか、ユーザー登録、IDの取得が必要

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よくある質問

以下、定款に関しての「よくある質問」、および、それに対する「回答」を示します。

Q1 定款の変更が必要になるケースとは?

定款は、「一度作成したら、それで終わり」というものではありません。定款に記載されている内容(会社名、事業目的など)が変更される際には、「定款変更」の手続きを行う必要があります。

なお、株式会社の定款を変更する場合は「株主総会の特別決議」が必要ですが、原始定款(設立当初の定款)とは異なり、公証人による認証は不要です。

Q2 定款作成時の相談先は?

定款を作成する際に「どのように記載すれば良いのか分からない」とお悩みになることもあるでしょう。不明な点が生じたら、「法務局」または「弁護士」、「司法書士」などの士業にご相談ください。

なお、法務局では無料で相談に応じてくれますが、作成の代行には対応していません。「相談だけではなく、作成や登記の代行も依頼したい」とお考えの場合は、弁護士や司法書士がおすすめです。

定款のまとめ

法人を設立する際には、基本的なルールである「定款」を作成してください。

「紙」に記載された定款ではなく、PDFファイル形式で作成された「電子定款」も選択できます。紙の定款の認証には4万円の印紙税がかかりますが、電子定款の場合は不要です。

定款に記載する事項は、絶対的記載事項・相対的記載事項・任意的記載事項の3つに分けられます。相対的記載事項や任意的記載事項については裁量の余地があるので、何を記載するべきか慎重に検討しましょう。

なお、株式会社を設立する際には厳格な手続きが定められており、公証人に定款を認証してもらわなければなりません。

手間や時間・費用をかけたくないという場合は、合名会社・合資会社・合同会社といった定款の認証が不要な持分会社を設立することも選択してみてはいかがでしょうか。

また、「テレビ電話による面前確認」なら、公証役場に出向かずに認証を受けることが可能なので、活用をご検討ください。

会社設立の前後では、定款の作成・認証、登記など、さまざまな手続きが必要になります。設立前後の多忙な状況では、ビジネスカードを保有して、事務処理を効率化する方が良いでしょう。

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監修者

安田 亮

安田 亮

京都大学3回生在学中に公認会計士試験に合格。大手監査法人で約4年間、東証一部上場企業で6年間勤務し、その後2018年9月に神戸市中央区で独立開業。税理士業務だけでなく、連結決算などの会計コンサルティング業務も行なう。また、1級FP技能士とCFP(R)の資格も保有しており、個人のお金・家計・税金分野についても強みを持つ。お客様により具体的なアドバイスを行なうために、自らも家計管理・株式投資・節税など日々実践している。

【保有資格】
CFP、1級ファイナンシャル・プランニング技能士、公認会計士、税理士

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