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賃金台帳とは?アルバイトも対象なの?労働基準法を参照しながら賃金台帳の書き方をご紹介

賃金台帳とは?アルバイトも対象なの?労働基準法を参照しながら賃金台帳の書き方をご紹介

賃金台帳の作成および保管は、労働基準法で定められています。企業の労務管理において、必ず必要となる帳簿の一つです。しかし、アルバイトやパートも対象者に含まれるのか、書き方に決まりはあるのかなどの疑問を抱えている方も少なくないはずです。

ここでは、まず賃金台帳の概要を説明し、対象者や具体的な書き方、罰則などについて分かりやすく解説します。あわせて給与明細との違いも説明します。労働基準法を参照しつつ、賃金台帳について理解を深めていきましょう。

賃金台帳とは?

賃金台帳とは、従業員に対する給与支払いの状況を記載した帳簿です。基本給や手当、労働時間数や労働日数などが記録されています。この賃金台帳の作成については労働基準法第108条に定められており、その保管については労働基準法第109条に明記されています。

労働基準法第108条には「使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。」と記載されています。

注意すべきなのは、賃金台帳の設置が、会社単位ではなく事業所単位で必要になるという点です。複数の事業所を抱えている企業は、くれぐれもお気を付けください。

賃金台帳は「法定三帳簿」のひとつ

労働基準法において、「賃金台帳」、「労働者名簿」、「出勤簿」の作成・保管は義務付けられています。従業員を雇用したら必ず設置しなければならない帳簿で、これら3つをあわせて「法定三帳簿」と呼びます。この法定三帳簿は、労働基準監督署や年金事務所から提出を求められるケースがあるため、各事業所に用意されているか確認が必要です。

ちなみに、労働者名簿は、従業員の氏名、生年月日、履歴など労働者にかかわる情報を記載する帳簿のことです。出勤簿は、従業員の勤怠や残業時間などについて記載した帳簿です。いずれの帳簿も、賃金台帳とあわせて適切に作成・保管することが求められます。

給与明細は賃金台帳の代わりになるの?

結論を言うと、賃金台帳で記載すべき内容を全て網羅している場合、給与明細でも賃金台帳の代わりになることはあります。ただし、給与明細が賃金台帳の代わりとして使えるケースは極めて稀です。

賃金台帳の記載事項である「労働日数」、「労働時間数」などの勤怠情報は、給与明細では記載されていないことがあります。規定が設けられていない給与明細とは違い、賃金台帳には法的な規定が存在し、記載すべき内容にも上記のような明確な決まりがあります。

給与明細の場合、賃金台帳のすべての記載事項を満たしていることはめったにないので、基本的には給与明細を賃金台帳の代わりとして使うことはできないと考えておきましょう。原則的に、給与明細とは別に賃金台帳を用意する必要があります。

賃金台帳の対象者

賃金台帳の対象者は、会社で働く全ての従業員です。正社員はもちろん、契約社員、アルバイト、パート、日雇い労働者、会社の役員についても賃金台帳の対象者です。たとえ従業員が一人の会社であっても賃金台帳の作成は必要なので、注意しましょう。

また、賃金台帳と同じ法定三帳簿の一つである「労働者名簿」に関しては、日雇い労働者の記載が免除されていますが、賃金台帳については日雇い労働者も対象者となります。混同しやすい点なので、注意が必要です。

賃金台帳の保管期間

賃金台帳の保管期間

労働基準法第109条において、賃金台帳の保管期間は3年と定められています。従業員の給与について最後に記載された日から3年間が保管期間です。

ちなみに、法定三帳簿の保管期間は全て3年間ですが、起算日が異なるので注意が必要です。労働者名簿は、労働者の死亡・退職・解雇の日から3年間。出勤簿は、労働者の最後の出勤日から3年間です。

同じ3年間ということもあり混同しやすい箇所なので、それぞれの起算日についてよく確認しておきましょう。

賃金台帳にかかわる罰則

賃金台帳の作成は、企業の義務です。賃金台帳の作成を怠った場合、内容が不十分だった場合は、罰則の対象となることがあります。労働基準法第120条により、賃金台帳の作成・保管に関して違反があった際、30万円以下の罰金に処される可能性があります。

とはいえ、帳簿に不備があったからといって、いきなり罰金となることは稀で、基本的には労働基準監督署から是正勧告を受けることになります。期日までに書き直した賃金台帳を準備し、是正報告書とともに労働基準監督署に提出すれば問題ありません。

仮に、是正勧告に従わなかった場合は、高い確率で罰則が適用されることになりますので、期日までに必ず必要書類の提出を済ませましょう。

賃金台帳の書き方(記載すべき事項)

賃金台帳の書き方(記載すべき事項)

労働基準法第108条および労働基準法施行規則第54条で、賃金台帳の記載事項が定められています。「氏名」、「性別」、「基本給・手当」、「賃金計算期間」、「労働日数」、「労働時間数」、「時間外労働時間数」、「深夜労働時間数」、「休日労働時間数」、「控除項目とその額」の10項目を記載する必要があります。

以上の内容を網羅すれば、記載する様式は原則として自由です。自社のフォーマットで独自に作成しても問題ありませんし、厚生労働省が提供している様式を使うのもよいでしょう。厚生労働省のホームページには、「賃金台帳(常用労働者)」と「賃金台帳(日々雇い入れられる者)」の2タイプのテンプレートが用意されています。ダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

賃金台帳の作り方

賃金台帳を作る際は、専門家に依頼するのか、自社で作成するのかを決めましょう。専門家に依頼する際は、社会保険労務士に任せるのが一般的です。自社で作成する場合は、会計ソフトを使う方法がおすすめです。それでは、賃金台帳を作るときの2つの方法について、以下に解説します。

賃金台帳の作成を社会保険労務士に任せる

知識がないとき、自社で作成するのが不安なときは、社会保険労務士に依頼するとよいかもしれません。社会保険労務士は、労務や保険、年金に関しての専門家です。賃金台帳の調製はもちろん、労務に関する助言や相談などのサービスが受けられます。

自社で作成する手間や時間を省略する、労務管理における安心感がほしい場合は、社会保険労務士に依頼するのも一つの手です。ただし、社会保険労務士へ依頼することで、ある程度の費用が発生することは認識しておきましょう。

会計ソフトを使って賃金台帳を作成する

自社で賃金台帳を作成する場合は、会計ソフトを利用するのがおすすめです。会計ソフトを導入すれば、賃金台帳の作成だけでなく、年末調整に必要な書類の作成など、企業活動に必要な手続きがまとめて行えるようになります。

例えば、「人事労務freee」を使えば、法定三帳簿の作成はもちろん、年末調整に必要な書類の作成が一括して行えます。「かんたんクラウド(MJS)」でも、賃金台帳の作成や年末調整に対応しており、知識がない方でも画面の指示に従って簡単に書類を作成できます。賃金台帳だけでなく、労務管理全体の効率化を図りたいなら、会計ソフトは必須のツールです。

会計ソフト付きのビジネスカードを利用すると、さらに便利です。ビジネスカードで経費精算の効率化が図れますし、ビジネスシーンで役立つ付帯サービスを使うこともできます。

例えば、会計ソフトfreeeの優待サービスが付いている「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」はおすすめの1枚です。freeeのお好きな対象プランを最大3ヶ月間無料(※)で利用可能です。ほかにも、弁護士に相談したいときに使える「セゾン弁護士紹介サービス」や法人向けモバイルWi-Fiを優待価格で利用できるサービスなど、便利なサービスを多数ご利用いただけます。

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「freeeセゾンプラチナビジネスカード」でも、最大3ヶ月無料のfreeeの優待サービス(※)が受けられます。新規申込者には、会計freeeの利用料金から2,000円ディスカウントされるクーポンが提供されます。ほかにも、最高1億円の海外旅行傷害保険、最高5,000万円の国内旅行傷害保険などの充実した付帯保険、各種のビジネスサポートが付いています。

※有料プランを契約した場合お試し残日数は消滅し、その日から有料プランの加入とまります。有料プラン加入後、ご利用料金が2ヵ月無料になります。

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あるいは、かんたんクラウド(MJS)の優待が受けられる「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」もおすすめの1枚です。

知識がなくても使いやすい会計ソフト「かんたんクラウド(MJS)」が、月額利用料3ヶ月無料でご利用いただけます。追加カードは4名まで永年無料。ビジネスで使う事務用品、レンタカーなどのさまざまなサービスで優待が受けられる「ビジネス・アドバンテージ」など、年会費無料でほかにも多様なサービスが用意されています。

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会計ソフトの導入とあわせて、業務の効率化や経費削減のためにも、上記のビジネスカードの利用をぜひご検討ください。

よくある質問

Q1 賃金台帳とは?

賃金台帳とは、従業員に対する給与支払いの状況を記載した帳簿です。基本給や手当、労働時間数や労働日数などが記録されています。

Q2 賃金台帳の対象者は?

賃金台帳の対象者は、会社で働く全ての従業員です。正社員はもちろん、契約社員、アルバイト、パート、日雇い労働者、会社の役員についても賃金台帳の対象者です。

まとめ

ここでは、賃金台帳について解説しました。賃金台帳は、労働基準法により定められた企業が作成・保管すべき「法定三帳簿」の一つです。10項目の記載事項を網羅したうえで、事業所ごとに管理しておく必要があります。作成・保管を怠った場合には、罰則が適用されることもありますので、くれぐれも注意してください。

また、賃金台帳の作成を含む労務関係の作業については、会計ソフトでまとめて行うのがおすすめです。会計ソフトがあれば、これまで必要だった作業の自動化が図れますし、常に最新の法改正に自動で対応してくれますので、正確に帳簿を作ることができます。うまく自動化を取り入れながら、業務の効率化を図っていきましょう。

監修者

西岡 秀泰

西岡 秀泰

国内の生命保険会社に25年勤務した後、西岡社会保険労務士事務所を開業。現在は、社会保険労務士として活動するとともに、社労士会からの委託を受け日本年金機構・年金事務所にて週2日ほど勤務、また金融や労務を中心に記事を執筆・監修。 得意分野の公的年金や個人年金・生命保険は、長期的な観点から資産を形成しリスクに備えるもので、お金のことを考えるときに、基本となるものです。長期的な視野を見失うことなく、金融商品や税金に関する最新のお役立ち情報をお届けします。

【保有資格】
社会保険労務士、2級ファイナンシャルプランニング技能士

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