賃金台帳について徹底解説！対象となる従業員や、保存期間、記載事項、作り方をご紹介

賃金台帳とは、従業員に対する給与支払いの状況を記載した帳簿です。基本給や手当、労働時間数や労働日数などが記録されています。この賃金台帳の作成については労働基準法第108条に定められており、その保存については労働基準法第109条に明記されています。

労働基準法第108条には「使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。」と記載されています。

注意すべきなのは、賃金台帳の設置が、会社単位ではなく事業所単位で必要になるという点です。複数の事業所を抱えている企業は、くれぐれもお気を付けください。

労働基準法において、「賃金台帳」、「労働者名簿」、「出勤簿」の作成・保存が義務付けられています。従業員を雇用したら必ず設置しなければならない帳簿で、これら3つをあわせて「法定三帳簿」と呼びます。この法定三帳簿は、労働基準監督署や年金事務所から提出を求められるケースがあるため、各事業所に用意されているか確認が必要です。

ちなみに、労働者名簿は、従業員の氏名、生年月日、履歴など労働者にかかわる情報を記載する帳簿のことです。出勤簿は、従業員の勤怠や残業時間などについて記載した帳簿です。いずれの帳簿も、賃金台帳とあわせて適切に作成・保存することが求められます。

結論を言うと、賃金台帳で記載すべき内容をすべて網羅している場合、給与明細でも賃金台帳の代わりになることはあります。ただし、給与明細が賃金台帳の代わりとして使えるケースは極めて稀です。

賃金台帳の記載事項である「労働日数」、「労働時間数」などの勤怠情報は、給与明細では記載されていないことがあります。規定が設けられていない給与明細とは違い、賃金台帳には法的な規定が存在し、記載すべき内容にも上記のような明確な決まりがあります。

給与明細の場合、賃金台帳のすべての記載事項を満たしていることはめったにないので、基本的には給与明細を賃金台帳の代わりとして使うことはできないと考えておきましょう。原則的に、給与明細とは別に賃金台帳を用意する必要があります。

労働基準法には、「個人事業主については、賃金台帳の作成・保存義務を免除する」といった規定は存在しません。

法人(会社)であっても個人事業主であっても、従業員を1人でも雇用したら、賃金台帳を作成・保存する義務が課せられることを認識しておきましょう。

賃金台帳の対象者は、会社で働くすべての従業員です。正社員はもちろん、契約社員、アルバイト、パート、日雇い労働者、会社の役員についても賃金台帳の対象者です。たとえ従業員が一人の会社であっても賃金台帳の作成は必要なので、注意しましょう。

また、賃金台帳と同じ法定三帳簿のひとつである「労働者名簿」に関しては、日雇い労働者の記載が免除されていますが、賃金台帳については日雇い労働者も対象者となります。混同しやすい点なので、注意が必要です。

労働基準法第109条において、「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない」と定められています。

ただし、同法第143条において「第百九条の規定の適用については、当分の間、同条中「五年間」とあるのは、「三年間」とする」と規定されています。そのため、2023年3月時点においては、従業員の賃金について最後に記載された日を起算日とする3年間が、賃金台帳の保存期間となります。

ちなみに、法定三帳簿の保存期間はすべて3年間ですが、起算日が異なるので注意が必要です。労働者名簿は、労働者の死亡・退職・解雇の日から3年間。出勤簿は、労働者の最後の出勤日から3年間です。

同じ3年間ということもあり混同しやすい箇所なので、それぞれの起算日についてよく確認しておきましょう。

賃金台帳の作成は、企業の義務です。賃金台帳の作成を怠った場合、内容が不十分だった場合は、罰則の対象となることがあります。労働基準法第120条により、賃金台帳の作成・保存に関して違反があった際、30万円以下の罰金に処される可能性があります。

とはいえ、帳簿に不備があったからといって、いきなり罰金となることは稀で、基本的には労働基準監督署から是正勧告を受けることになります。期日までに書き直した賃金台帳を準備し、是正報告書とともに労働基準監督署に提出すれば問題ありません。

仮に、是正勧告に従わなかった場合は、高い確率で罰則が適用されることになりますので、期日までに必要書類の提出を済ませましょう。

労働基準法施行規則第54条に、賃金台帳の記載事項が定められています。具体的には、以下に示す10項目を記載しなければなりません。

1. 氏名
2. 性別
3. 基本給・手当などの種類と金額
4. 賃金計算期間
5. 労働日数
6. 労働時間数
7. 時間外労働時間数
8. 深夜労働時間数
9. 休日労働時間数
10. 控除項目と金額

以上の内容を網羅すれば、記載する様式は原則として自由です。自社のフォーマットで独自に作成しても問題ありませんし、厚生労働省が提供している様式を使うのも良いでしょう。

厚生労働省のホームページには、「賃金台帳(常用労働者)」と「賃金台帳(日々雇い入れられる者)」の2タイプのテンプレートが用意されています。ダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

賃金台帳を作る際は、専門家に依頼するのか、自社で作成するのかを決めましょう。専門家に依頼する際は、社会保険労務士に任せるのが一般的です。自社で作成する場合は、給与計算システムや会計ソフトを使う方法がおすすめです。それでは、賃金台帳を作るときの3つの方法について、以下に解説します。

知識がないとき、自社で作成するのが不安なときは、社会保険労務士に依頼すると良いかもしれません。社会保険労務士は、労務や保険、年金に関しての専門家です。賃金台帳の調製はもちろん、労務に関する助言や相談などのサービスが受けられます。

自社で作成する手間や時間を省略する、労務管理における安心感がほしい場合は、社会保険労務士に依頼するのもひとつの手です。ただし、社会保険労務士へ依頼することで、ある程度の費用が発生することは認識しておきましょう。

社会保険労務士に任せるのではなく、社内で賃金台帳を作るのであれば、「給与計算システム」を導入することが推奨されます。

給与計算システムとは、従業員の雇用情報や勤怠情報から給与や賞与の金額を計算し、法定帳票(賃金台帳など)や給与明細を出力することが可能なシステムです。なお、給与計算システムと会計ソフトを連携させておけば、計算結果が自動的に取り込まれます。

手計算では手間がかかり、ミスが多発する可能性があるのでご注意ください。社内リソースを本業(コア業務)に集中させるために、給与計算システムを導入して短時間で正確に計算を実行しましょう。

同じ企業が、給与計算システムと会計ソフトの両方を開発・提供しているケースがあります。給与計算システムによって計算した内容を、会計ソフトにスムーズに連携できるので、ぜひご活用ください。

賃金台帳の作成だけでなく、年末調整に必要な書類の作成など、さまざまな事務作業を効率的に行うことが可能になり、より多くの人的資源を本業(コア事業)に投入できるようになるでしょう。

例えば、「人事労務freee」を使えば、法定三帳簿の作成はもちろん、年末調整に必要な書類の作成が一括して行えます。「かんたんクラウド(MJS)」でも、賃金台帳の作成や年末調整に対応しており、知識がない方でも画面の指示に従って簡単に書類を作成できます。賃金台帳だけでなく、労務管理全体の効率化を図りたいなら、会計ソフトは必須のツールです。

会計ソフトに関する優待特典が付帯しているビジネスカードを利用すると、さらに便利です。ビジネスカードで経費精算の効率化が図れますし、ビジネスシーンで役立つ付帯サービスを使うこともできます。

例えば、「freeeセゾンプラチナビジネスカード」の場合、会計freee新規申込者に対して、会計freeeの利用料金から2,000円ディスカウントされるクーポンが提供されます。ほかにも、最高1億円まで補償される海外旅行傷害保険(※)、最高5,000万円まで補償される国内旅行傷害保険、各種のビジネスサポートが付いています。

あるいは、かんたんクラウド(MJS)の優待が受けられる「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」もおすすめの1枚です。

知識がなくても使いやすい会計ソフト「かんたんクラウド(MJS)」が、月額利用料2ヵ月無料でご利用いただけます。年会費は無料で、追加カードの年会費も無料です(最大9枚まで発行可能)。レンタカー、宅配サービスなどのさまざまなサービスで優待が受けられる「ビジネス・アドバンテージ」など、多様なサービスが用意されています。

会計ソフトの導入とあわせて、業務の効率化や経費削減のためにも、上記のビジネスカードの利用をぜひご検討ください。なお、セゾンカードの場合、ショッピング(事業で使う物品・サービスの購入)での利用に加えて「税金の納付」でも、通常、1,000円(税込)につき1ポイントの永久不滅ポイントが貯まります。

(※)航空券代や宿泊費などの支払いでカードを利用した場合に適用

賃金台帳とは、従業員に対する給与支払いの状況を記載した帳簿です。基本給や手当、労働時間数や労働日数などが記録されています。

賃金台帳の対象者は、会社で働くすべての従業員です。正社員はもちろん、契約社員、アルバイト、パート、日雇い労働者、会社の役員についても賃金台帳の対象者です。

ここでは、賃金台帳について解説しました。賃金台帳は、従業員を雇用する事業者が作成・保存するべき「法定三帳簿」のひとつです。法人(会社)であるか個人事業主であるかを問わず、従業員を1人以上雇用する場合は、賃金台帳を作成し、3年間保存する義務が課されることを認識しておきましょう(労働基準法によって規定)。

具体的には、10項目の記載事項を網羅したうえで、事業所ごとに管理しておく必要があります。作成・保存を怠った場合には、罰則が適用されることもありますので、くれぐれも注意してください。

また、賃金台帳の作成を含む労務関係の作業については、会計ソフトでまとめて行うのがおすすめです。会計ソフトがあれば、これまで必要だった作業の自動化が図れますし、常に最新の法改正に自動で対応してくれますので、正確に帳簿を作ることができます。うまく自動化を取り入れながら、業務の効率化を図っていきましょう。

なお、セゾンのビジネスカードである「freeeセゾンプラチナビジネスカード」や「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」には、会計ソフトの優待が付帯しています。それ以外にも数多くの優待特典・サービスが付帯しているので、内容を比較して、自社に適したカードの保有をご検討ください。