会計ソフトとは？メリットや導入の流れ、選ぶときのチェックポイントを紹介

会計ソフトとは、会計処理を記録し、帳簿作成などができるソフトウエアです。

取引情報や入出金情報の集計・管理を効率化し、複雑な計算や仕訳・転記などを自動化できます。また、現金出納帳や貸借対照表など、多種多様な帳票の作成も可能です。

売掛帳や買掛帳などを紙ベースで管理する方法と比べ、経理業務の大幅な効率化が図れます。

会計ソフトは、個人事業主やフリーランス向けのものから、中堅企業向け・大企業向けのものまでさまざまあるので、企業規模にあった会計ソフトを選びましょう。

会計ソフトの機能としては、例えば以下が挙げられます。

●仕訳入力・帳簿の作成
●請求書・見積書の作成
●経費精算・支払管理
●資金繰りの管理
●財務諸表の作成
●確定申告書の作成
●銀行口座やクレジットカードとの連携
●ほかのソフト・システムとの連携
●法改正に応じたアップデート

仕訳管理・帳簿作成・財務諸表作成などが主な機能となりますが、請求書発行や税務申告までカバーできる会計ソフトもあります。

金融機関との連携機能に対応するソフトもあり、手入力による手間やミスの削減が可能です。

会計ソフトの種類としては、インストール型、クラウド型、オンプレミス型の3種類があります。それぞれの会計ソフトの特徴を、以下で詳しく見ていきましょう。

インストール型は、パソコンにソフトウエアを直接導入するタイプの会計ソフトです。

一度インストールをすればオフラインの環境で利用でき、インターネットへの接続を行わないため、不正アクセスや情報漏洩のリスクが少ないメリットがあります。

また、買い切りで追加料金が不要なため、長期的に見ればコストが抑えられます。

なお、法改正などが行われた場合には、自動的に更新はされず、ユーザー自身でアップデートが必要です。アップデートの際には、追加の費用がかかることもあります。

クラウド型は、インターネット経由で提供されるサービスにアクセスして利用する会計ソフトです。

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも操作でき、場所や端末を選ばずに利用できます。また、銀行口座やクレジットカードのデータを自動で取り込み、自動仕訳ができるサービスが多数あることも魅力です。

費用は月額制や年額制が一般的で、使用期間に応じたランニングコストがかかりますが、導入時の初期費用の負担は抑えられます。

なお、クラウド型はインターネット環境が必須となり、通信障害などで一時的に利用できなくなるリスクが少なからずあります。

オンプレミス型は、自社サーバーにシステムを構築して運用するタイプの会計ソフトです。

企業内部にサーバーやネットワーク環境を用意し、情報漏洩や不正アクセスに対する高いセキュリティ性を担保できます。また、ほかの社内システムや独自の業務フローとの連携もカスタマイズしだいで柔軟に行える点もメリットです。

ただし、オンプレミス型は、導入時にはサーバー設備やネットワーク回線の整備のために、高額な初期投資が必要です。また、運用開始後も定期的な保守・管理やアップデート対応を自社で行う手間やコストがかかります。

会計ソフトを導入する具体的なメリットを以下で見ていきましょう。

会計ソフトには、専門的な会計知識がなくてもスムーズに会計処理ができるような機能や仕組みが備わっています。

最近ではAIによる自動仕訳ができる会計ソフトも多く、インターフェースも直感的に操作できるように工夫がなされています。

例えば、交通費の仕訳をイメージしてください。エクセルや紙の帳簿で処理する場合は、勘定科目や税区分などをひとつひとつ手入力・記入する手間がかかります。

一方で、会計ソフトでは、交通費と入力すれば「旅費交通費」などの勘定科目が自動入力できます。また、摘要欄に経路や目的などを入力する際も、履歴から呼び出して入力が可能です。

会計ソフトは、入力した会計データをすばやくシステムに反映でき、常に最新の財務状況を把握することが可能です。最新の財務データは、資金繰りや経営方針の策定にも役立ちます。

また、反映されたデータを基に取引明細一覧などの帳票を簡単に出力できるため、仕入先や取引金融機関とのやりとりもひと目で確認できます。

特にクラウド型の会計ソフトでは、銀行口座やクレジットカードと連携すると、入出金情報を自動で取り込みできます。

取り込まれたデータは自動で仕訳されるため、手入力の手間を大幅に削減できます。

会計ソフトを利用すれば、システムへと反映されたデータから、半自動的に確定申告書や損益計算書・貸借対照表などの決算書を作成できます。

また、各会計ソフト販売会社では、電話やメールによるサポートも実施しているところもあります。操作などで不明な点があれば、専門のスタッフに相談も可能です。

会計ソフトを導入するときの基本的な流れは、次のとおりです。

1.目的を明確にする
2.導入スケジュールを策定する
3.会計ソフトを比較して決める
4.導入・初期設定を行う

まずは、会計ソフトを導入する目的を明確にしましょう。

会計ソフトごとに機能は異なり、目的しだいでどのソフトを選ぶべきかは異なります。「経理の業務負担を軽減したい」「領収書の処理を効率化したい」などニーズを整理して、求める機能や予算の目安を具体的にしておくと、会計ソフトが選びやすくなります。

事前準備として、導入までのスケジュールの見通しを立てておきましょう。

決算期や繁忙期を考慮し、事業の状況によってはタイミングをずらすことも選択肢です。期中に導入すると、期首からのデータを入力する手間が発生する点にも注意が必要です。

また、担当者がソフトに慣れるまでに多少の期間がかかるので、その点も考慮して計画を策定しましょう。

特に、オンプレミス型はシステムの構築に時間がかかるため、余裕を持ったスケジュールを組むことが重要となります。

目的にあっているか、担当者の知識や事業規模にマッチするか、機能・操作性は十分かなどを確認しながら、会計ソフトを絞り込んでいきましょう。

会計ソフトによっては、お試し利用の期間が用意されているので、経理担当者が実際の使用感を確認しながら、会計ソフトを選定するのも方法のひとつです。

会計ソフトを購入または契約して、導入や初期設定を行います。

インストール型の場合は、購入後にインストール作業が必要です。クラウド型の場合は、契約後にアカウント作成やログインなどの作業が完了すれば、利用を開始できます。

いずれの種類の会計ソフトも、最初に自社情報や会計年度、勘定科目の初期設定を正しく行うことで、日々の取引データが正確に反映されるようになります。

また、導入のタイミングでセキュリティ対策も済ませておくと、トラブルなくソフトを運用しやすくなるでしょう。

会計ソフトを選ぶときに特にチェックしておきたいポイントをいくつか見ていきましょう。

担当者の知識やスキルに合った会計ソフトを選ぶことが大切です。

例えば、簿記や会計の知識があまりない担当者がメインで操作する場合、直感的な画面設計や自動仕訳機能が充実しているソフトが適しています。

また、困ったときに問い合わせできる電話サポートの窓口があると、不明点が解決しやすく安心して利用できます。

会計ソフトは、大企業向け、中小企業向け、個人事業主向けなどの種類があり、事業規模に応じたソフトの選択が必要です。

個人事業主向けのソフトの機能は、青色申告・白色申告のための機能や、基本的な仕訳や帳簿作成機能が中心です。

一方、法人向けのソフトでは、貸借対照表や損益計算書の作成など法人の会計業務のための機能が搭載されています。

さらに大企業向けの会計ソフトを選定する際は、外部や社内向けに財務状況の説明が発生すると想定し、分析機能が備わったものを選ぶこともポイントです。

機能性・操作性といった実用面も押さえておきたいポイントです。

例えば、自動仕訳、帳票やレポートの作成機能、請求書の発行機能など日常業務で活用できる機能を中心にチェックすると、実務で役立つ会計ソフトが選びやすくなります。

操作性においては、画面が見やすく、経理担当者がスムーズに処理できることが重要です。試用期間がある場合は、実際に担当者に操作感を確認してもらうとより確実に判断ができます。

会計ソフトによっては、メールのほか電話での問い合わせ窓口が用意されていて、操作でわからないことを質問できるほか、トラブルの際にはいち早くサポートが受けられます。

電話サポートについては、受付時間や対応する曜日まで含めてチェックしておきましょう。

また、会計ソフトのFAQやよくある質問、操作方法の説明などのWEBページが充実していると、日々のちょっとした操作方法の疑問もすぐに解決できます。

クレディセゾンのビジネスカードを対応の会計ソフトに連携すれば、利用履歴データを簡単に取り込めるため、経費精算が楽になります。

また、最大9枚の追加カードを発行でき、従業員の経費精算がスムーズになります。

明細書では利用日時・用途・金額などを追加カードごとに確認が可能です。従業員に立替払いの負担をかけずに済むだけでなく、領収書の紛失や精算ミスなどのトラブルを防止できます。

そのほか、クレディセゾンのビジネスカードには、事業に役立つ機能が多数あります。発行の審査は個人与信で受けられるので、起業したばかりの事業者の方も発行が可能です。

●支払猶予が最長56日
●決算書・登記簿不要で発行できる
●引き落とし口座を「法人」「個人」から選べる
●永久不滅ポイントで経費削減が可能

クレディセゾンのビジネスカード2券種の特長を以下で紹介します。

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、年会費無料で利用できるビジネスカードです。

申込時は決算書や登記簿謄本の提出が不要なため、起業して間もない会社や個人事業主の方でも気軽にお申し込みできます。

また、一時的な増額申請に対応しているため、高額になりやすい税金も無理なく支払えます。支払額に対してはポイントが還元され、節約や経費削減につながります。

このほか、会計・給与計算のクラウドサービス「かんたんクラウド(MJS)」の月額利用料2ヵ月無料という特典が付帯しているのも魅力です。本サービスには自動仕訳作成機能が搭載されており、経理業務の効率化を行えます。

さらに、特定のビジネス関連のサービスでカードを利用すると、通常のポイント還元率0.5％の4倍である2％のポイント還元が受けられます(※1)(※2)。以下は、ポイント4倍サービスの対象になるサービスの一例です。

● アマゾンウェブサービス(AWS)
● エックスサーバー
● お名前.com
● かんたんクラウド(MJS)
● クラウドワークス
● サイボウズ
● マネーフォワード クラウド
● モノタロウ(事業者向けサイトのみ対象)
● Yahoo!ビジネスサービス

日常生活で役に立つセゾンカード会員限定の特典も充実しており、例えば、毎週木曜日に全国のTOHOシネマズでお好きな映画を1,200円(税込)で鑑賞いただける「セゾンの木曜日」があります。

セゾンカードのスマートフォンアプリ「セゾンPortal」からクーポンを取得いただき、WEB(インターネットチケット販売“vit®”)または劇場でのチケット購入時にクーポンをご利用いただくことで特別料金で映画鑑賞が可能です。

(※1)ほかカードにてSAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)へご入会いただいている方は本サービスの対象外となります。
(※2)一部還元率の異なるサービスおよび加盟店がございます。

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セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、初年度年会費が無料、翌年以降は33,000円(税込)の年会費で保有できるビジネスカードです。

本カードは、プラチナカードならではの豪華特典やビジネスに役立つ特典など、さまざまな特典を利用できる点が魅力です。以下は、セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードに付帯する優待特典やサービスの一部になります。

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● 旅行傷害保険として海外旅行傷害保険は最高1億円、国内旅行傷害保険は最高5,000万円補償(※1)(※2)
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● 「SAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)」に登録可能
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● 法人向け顧問弁護士サービス「リーガルプロテクト(※7)」優待
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(※2)傷害死亡・後遺障害保険金額
(※3)通常年会費 469米ドル(プレステージプラン)
(※4)別途「デジタル会員証(プライオリティ・パス アプリ)」へのお申し込みが必要となります。
(※5)プライオリティ・パスのプラン内容はカードによって異なります。
(※6)紹介料はかかりませんが、別途、弁護士相談料が発生します。
(※7)顧問契約に関するご相談ではない場合、弁護士との面談時に、相談料金が発生する可能性がございます。相談料金につきましては、ベリーベスト法律事務所のスタッフにお問い合わせください。
(※8)一部還元率の異なるサービスおよび加盟店がございます。
(※9)小数点以下は繰り上げになります。

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(※)「アメリカン・エキスプレス」は、アメリカン・エキスプレスの登録商標です。(株)クレディセゾンは、アメリカン・エキスプレスのライセンスに基づき使用しています。