帳簿とは？役割や種類、帳簿のつけ方がわからない場合の対処法も解説

帳簿とは、確定申告の際に正しい所得金額と税額を計算して申告できるように、取引年月日、取引先、収支の金額、内容などを記載し、日々の事業の取引を記録するものです。

2014年1月以降は、法人・個人事業主、青色申告、白色申告に関係なく、帳簿の作成と保存が義務となっています。まずは、帳簿の役割について確認しておきましょう。

基本的に帳簿は、確定申告を行うために必要な下記の書類を作成する資料としての役割があります。

白色申告の際に提出する収支内訳書と青色申告で10万円の控除を受ける際に提出する損益計算書は、単式簿記(簡易簿記)での記帳になります。単式簿記は、1つの勘定科目で収益(収入)と費用(支出)を記録するため、数字が苦手な方でも比較的わかりやすい記帳方法です。

また、青色申告で最大65万円の控除を受けるためには、損益計算書のほかに貸借対照表の提出が必要になりますので、複式簿記の知識が必要です。複式簿記は、複数の勘定科目を使い、借方と貸方の概念を用いるため、単式簿記より複雑な記帳方法になります。

ちなみに、確定申告の際に必要な書類の基となった帳簿に関しては、個人事業主であれば帳簿の種類によって5年間～7年間、法人であれば10年間保存しておく必要がありますので、覚えておきましょう。

帳簿は、確定申告の際に必要な書類を作成するのに使われるだけではなく、会社を成長させるうえで必要となる、経費の削減や事業の方向性を決定するための資料としても役立ちます。

例えば、経費の削減を考えたとき、まずはどこにどのくらいの費用がかかっているのかを確認する必要がありますが、経費をまとめた帳簿を見ればひとめで確認することができます。

また、帳簿を基に作成する損益計算書や貸借対照表といった決算書を見ることで、会社の経営状況を把握することも可能です。

帳簿にはいくつか種類があり、大きく主要簿と補助簿にわけられます。

●主要簿：日々の事業に関する取引をすべて記載した帳簿
●補助簿：主要簿を補う目的で作成される帳簿

厳密には、上記のほかに白色申告の収支内訳書の作成に必要となる法定帳簿もありますが、ここでは、青色申告の書類作成に必要な主要簿と補助簿について解説していきます。

主要簿は、すべての法人または青色申告を行う個人事業者が作成しなくてはいけない帳簿です。仕訳帳と総勘定元帳の2種類があり、複式簿記での記帳になります。

●仕訳帳：すべての取引を仕訳し、借方、貸方にわけて発生順に並べたもの
●総勘定元帳：すべての取引を勘定科目別にまとめたもの

仕訳帳はすべての取引について日付を追って記載するのに対し、総勘定元帳はすべての取引を勘定項目ごとに記載していく違いがあります。基本的に総勘定元帳は、仕訳帳から転記する形で記帳されますので、覚えておきましょう。

補助簿は、事業形態によって必要なものが異なりますので、すべてを作成する必要はありません。補助簿の種類はさまざまあり、基本的に単式簿記での記帳になります。主な補助簿には下記のようなものがあります。

●得意先元帳：「売掛金元帳」とも呼ばれ、得意先ごとに取引内容や取引金額を記載したもの
●仕入先元帳：「買掛金元帳」とも呼ばれ、仕入先ごとに取引内容や取引金額を記載したもの
●現金出納帳：現金の出入り(日付、勘定科目、取引の内容、入金額、出金額、差引残高)を記載するもの
●預金出納帳：金融機関の口座ごとに、預金の入金・出金(日付、相手科目、入出金の理由・摘要、入出金の金額、残高)について記載
●経費帳：会社の経費について勘定項目ごとに記載したもの
●固定資産台帳：固定資産を有している会社が作成するもの

例えば、取引先が多い場合は得意先元帳を作成したほうがよいですし、仕入を行わない業種であれば、仕入先元帳を作成しなくても問題ありません。

確定申告の書類作成に必要な帳簿は、作成に手間がかかる、難しいと感じる方も多いと思います。そのような方には、クラウド型経費精算サービスや会計ソフトの利用がおすすめです。

確定申告のうち青色申告を行う場合は記帳方法が複式簿記なので若干の会計知識が必要であるほか、記帳が必要な帳簿のなかに「経費帳」があり、必要経費をすべてまとめる必要があります。

経費管理を簡略化したい方は、クラウド型経費精算サービスを利用するのがおすすめです。

また、会計ソフトは、帳簿作成から確定申告で提出する決算書まで簡単に作成できるものもありますので、会計業務の効率化にもつながります。

セゾンが発行するビジネスカードには、クラウド型経費精算サービスや会計ソフトがお得に利用できる優待特典のほか、ビジネスシーンで役立つ特典が豊富に付帯しています。ここでは、セゾン発行のおすすめのビジネスカードを紹介します。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードの年会費は22,000円(税込)。

また、コンシェルジュや世界1,600ヵ所以上の空港ラウンジを利用できるプライオリティ・パスに年会費無料で登録できるなどのプラチナカードならではの充実した特典を利用することもできます。

社員用の追加カードを発行すれば経費管理も一本化できますので、経理業務の効率化にも役立ちますし、カードの利用で貯まった永久不滅ポイントは、カード利用金額の支払に充てることができますので、経費削減にもつながります。

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードの年会費は無料で、本人確認書類のみで申し込みが可能なビジネスカードです。申し込みに登記簿謄本や決算書を必要としませんので、スタートアップ企業の代表や個人事業者の方におすすめのビジネスカードです。

永久不滅ポイントを使ってカードの支払いができたり、ニーズに合わせた限度額の設定に対応してくれたりするため、コストの削減や経理業務の効率化に役立ちます。

また、会計ソフトのなかにはクレジットカードと連携させることによって、自動で仕訳が行われる機能を利用できるものもあります。そのような会計ソフトとセゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードを連携させれば、帳簿の作成も楽になります。

このカードの大きな魅力のひとつとしては、AWS(アマゾン ウェブ サービス)、お名前.com、エックスサーバーなどのビジネスサービスを提供するサイトでの注文、購入で、通常1,000円(税込)につき永久不滅ポイントが1ポイント(最大5円相当)貯まるのが、4倍の4ポイント(最大20円相当)が貯まることでしょう(※)。

(※)他カードにてSAISON MILE CLUBへご入会いただいている方は本サービスの対象外となります。
(※)一部還元率の異なるサービスおよび加盟店がございます。

最後に、帳簿に関するよくある質問を紹介します。確定申告や帳簿のつけ方などで不明な点があった場合にお役立てください。

確定申告書の提出期間は、毎年2月16日～3月15日までの1ヵ月間が原則です。2020年度分は新型コロナウイルス感染症の影響もあり、4月15日まで延長されました。

確定申告書は住所地の所轄税務署へ持参するほか、郵送で提出することができます。

また、インターネットを利用した電子申告(e-Tax)も可能です。

なお、確定申告書提出の際は帳簿そのものを提出する必要はありません。帳簿を元に作成した損益計算書や貸借対照表、収支内訳書などを確定申告書とともに提出します。

青色申告制度とは、一定水準の記帳をし正確な申告をする人が、所得金額の計算上で有利な扱いを受けられる制度です。

青色申告をすると、65万円の特別控除(簡易簿記では10万円)や赤字の繰り越しなどメリットがあります。ただし、税務署への開業届や青色申告の承認申請、複式簿記での記帳などが必要です。

一方、白色申告は帳簿の作成は義務付けられてはいるものの、単式簿記でよいため記帳の負担は軽くなります。申告手続きも青色申告と比較すると容易です。

ただし、青色申告で認められている特別控除や赤字の繰り越しは認められていません。

帳簿のつけ方がわからない場合には、主に下記の相談先があります。

●税務署に相談
●税理士に相談
●会計ソフトのサポートセンターに相談

とくに税務署では個別の相談のほか、各地域で記帳説明会が実施されている場合があります。どちらも無料で利用可能です。また、国税庁ホームページには記帳練習帳が掲載されています。

そのほか、税理士や会計ソフトのサポートセンター(※)に相談する方法もあります。ご自身の利用しやすい相談先をご選択ください。

(※)サポートセンターにおける相談への対応有無は各社の契約内容をご確認ください。

帳簿は、確定申告に必要な書類を作成するために必要なものであり、一定期間保存する義務があることを覚えておきましょう。

また、帳簿を基に作成する損益計算書や貸借対照表といった決算書は、会社の経営状況を把握するのに重要な資料となりますので、事業者にとっては切っても切れないものです。

帳簿のつけ方がわからない場合は税務署の相談窓口や記帳説明会、税理士や会計ソフトのサポートセンターなどを活用する方法があります。

経費管理や帳簿の作成は手間がかかり難しいように感じる方もいると思いますが、クラウド型経費精算サービスや会計ソフトを利用すれば作業を効率化できます。

セゾン発行のビジネスカードであれば、クラウド型経費精算サービスや会計ソフトをお得に利用できる優待特典が付帯していますので、申し込みを検討してみてはいかがでしょうか。