必要経費についてわかりやすく解説！認められるもの・認められないものは何？

必要経費とは、所得を得るために必要な経費のことを指します。例えば飲食店の場合、食材費・水道光熱費などが必要経費となります。

事業を行うときには、必要経費を収入から差し引き、残った金額が所得となります。つまり何が必要経費として計上できるかを把握することで、正しく事業の所得を計算できるようになります。

必要経費となる金額は、その年において債務が確定した金額です。債務が確定しているというのは、以下の3つの項目すべてを満たしているケースです。

● その年の12月31日までに債務が成立している
● その年の12月31日までにその債務に基づいて具体的な給付をすべき原因となる事実が発生している
● その年の12月31日までに金額が合理的に算定できる

この項目に当てはまる場合、その年の必要経費として算入しなければなりません。ただし減価償却費など債務の確定によらないケースもありますので、必要経費の計算は慎重に行いましょう。

それでは何を必要経費として計上でき、何が必要経費として計上できないのでしょうか。必要経費として計上できる主な項目は、以下のとおりです。

● 地代家賃
● 水道光熱費
● 給料賃金
● 宣伝広告費
● 接待交際費
● 福利厚生費
● 租税公課
● 通信費
● 外注工賃

必要経費として認められるのは、所得を得るために発生した費用です。そのためオフィスの家賃・人件費などは、必要経費として認められています。

一方で以下のような項目は、必要経費として認められていません。

● 所得税
● 住民税
● 国民健康保険料
● 国民年金
● 生命保険料
● 地震保険料
● 配偶者や親族に支払う給与・家賃
● 個人事業主自身の食事代

個人事業主の場合項目によっては経費ではなく、所得控除で計算することがあります。例えば生命保険の場合、一定の金額の所得控除が受けられます。必要経費と所得控除を混同しないよう、それぞれの違いをしっかり覚えておきましょう。

必要経費の計算をするときには、いくつかの注意点があります。自己判断だけで必要経費を計算してしまい、間違った経費計上をしてしまうと、後々たいへんなことになる可能性があります。必要経費の計上をするまえに、注意点を把握しておきましょう。

必要経費のなかには、家事上と業務上の両方に関わりのある費用があるケースがあります。例えば自宅で仕事をしている方の場合の家賃などが、このケースに当てはまります。自宅を住居・事務所両方の用途で利用している場合、必要経費として計上できる金額は限られています。

このようなケースの場合、家事按分という仕組みを利用して必要経費を計算します。例えば家賃の場合、自宅のスペースのうち何割を事務所として利用しているかによって家事按分が決まります。

自宅が50平米でそのうち10平米を事務所利用している場合、家賃のうちの20％を必要経費として計上できます。家事按分は項目ごとに何％を経費計上するか選べますので、経費計上の際に何％家事按分するかを決めて計算をしましょう。

土地や建物にかかる固定資産税は、業務用の部分に限って必要経費として扱えます。事務所用として購入した土地・建物の固定資産税は必要経費ですが、住居用として購入した土地・建物の固定資産税は、家事按分して計算した金額しか経費として計上できません。

個人事業主・法人はこの支出は事業に関わるものなのか、プライベートなものなのかしっかり区別をしておかなければなりません。区別ができていないと、確定申告時の計算が複雑になってしまいます。

必要経費を多く計上してしまい、正当な理由なく納税額を少なくしてしまった場合には「過少申告加算税」などの追徴課税を受けます。税務署から過少申告加算税の通知を受けた場合、原則としてすぐに現金での一括納付が求められます。

過少申告加算税の場合、納付すべき税金に対して10％または15%(期限内に提出された申告書にかかる税額と50万円とのどちらか多い金額を超える部分)を追加で支払わなければなりませんし、延滞税もかかります。従来の税金の額を大幅に上回って支払わなければなりませんので、必要経費の計算は綿密にするようにしましょう。

10万円以上のパソコンや机などの固定資産を取得した場合、原則として、一括で経費にはできません。耐用年数の期間にわたり、減価償却という方法で分割して経費に落とすことになります。
ただし、青色申告であれば30万円未満の少額減価償却資産の特例が認められています。

必要経費を計算するうえで、事業用とプライベート用の支払いを明確に区別しておくと確定申告時の対応がラクになります。必要経費を区別するためには、ビジネスカードの活用がおすすめです。事業用の支払いをビジネスカードにまとめてしまえば、後々仕訳をする必要がありません。

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これから確定申告を控えている方にとって、何が必要経費で何が必要経費でないかの区別はとても重要です。必要経費の計算がスムーズにいけば、確定申告にかかる時間も激減し、本業に取り組む時間が増やせます。

そのためにはビジネスカードを活用して、あらかじめ必要経費の支払いを分けておきましょう。クラウド型経費精算サービスを導入したり、ビジネスカードとクラウド型会計ソフトを連動させれば、仕訳の手間も大幅に省けます。本業に時間を使うためにも、ビジネスカードを活用することをおすすめします。