必要経費についてわかりやすく解説！認められるもの・認められないものは何？

必要経費とは、所得を得るために必要な経費を指します。例えば、飲食店の場合は食材費や水道光熱費などが必要経費となります。

事業を行う際には、必要経費を収入から差し引き、残った金額が所得となります。つまり、何が必要経費として計上できるかを把握して、正しく事業の所得を計算できるようになります。

必要経費となる金額は、その年において債務が確定した金額です。債務が確定しているのは、以下の3項目すべてを満たしているケースです。

●その年の12月31日までに債務が成立している
●その年の12月31日までにその債務に基づいて具体的な給付をすべき原因となる事実が発生している
●その年の12月31日までに金額が合理的に算定できる

この項目に当てはまる場合、その年の必要経費として算入しなければなりません。

ただし、減価償却費など債務の確定によらないケースもありますので、必要経費の計算は慎重に行いましょう。

それでは何を必要経費として計上でき、何が必要経費として計上できないのでしょうか。必要経費として計上できる主な項目は、以下のとおりです。

●地代家賃
●水道光熱費
●給料賃金
●宣伝広告費
●接待交際費
●福利厚生費
●租税公課
●通信費
●外注工賃

必要経費として認められるのは、所得を得るために発生した費用です。そのため、オフィスの家賃や人件費などは必要経費として認められます。

一方で以下のような項目は、必要経費として認められていません。

●所得税
●住民税
●国民健康保険料
●国民年金
●生命保険料
●地震保険料
●配偶者や親族に支払う給与・家賃(※)
●個人事業主自身の食事代(※)

個人事業主の場合、項目によっては経費ではなく、所得控除で計算する場合があります。例えば、生命保険料の場合、一定の金額の所得控除が受けられます。必要経費と所得控除を混同しないよう、それぞれの違いをしっかり覚えておきましょう。

(※)条件を満たせば認められる場合があります。

必要経費の計算をするときは、いくつかの注意点があります。自己判断だけで必要経費を計算してしまい、間違った経費計上をしてしまうと、後々たいへんなことになる可能性があります。

必要経費の計上をする前に、注意点を把握しておきましょう。

必要経費のなかには、家事上と業務上の両方にかかわりのある費用があるケースがあります。例えば、自宅で仕事をしている方の場合の家賃などが該当します。

自宅を住居・事務所両方の用途で利用している場合、必要経費として計上できる金額は限られています。

このようなケースでは、家事按分という仕組みを利用して必要経費を計算します。例えば、家賃の場合、自宅のスペースのうち何割を事務所として利用しているかによって家事按分が決まります。

自宅が50平米で、そのうち10平米を事務所利用している場合、家賃のうち20％を必要経費として計上できます。家事按分は項目ごとに何％を経費計上するか選べますので、経費計上の際に何％家事按分するかを決めて計算しましょう。

土地や建物にかかる固定資産税は、業務用の部分に限り必要経費として扱えます。事務所用として購入した土地・建物の固定資産税は必要経費ですが、住居用として購入した土地・建物の固定資産税は、家事按分して計算した金額しか経費として計上できません。

個人事業主や法人は、この支出が事業に関わるものなのか、プライベートなものなのかをしっかり区別しておかなければなりません。区別ができていないと、確定申告時の計算が複雑になってしまいます。

必要経費を多く計上してしまい、正当な理由なく納税額を少なくしてしまった場合には「過少申告加算税」などの追徴課税を受けます。税務署から過少申告加算税の通知を受けた場合、原則としてすぐに現金での一括納付が求められます。

過少申告加算税の場合、納付すべき税金に対して10％または15％(期限内に提出された申告書にかかる税額と50万円とのどちらか多い金額を超える部分)を追加で支払わなければなりません。

また、帳簿の提示または提出を求められた際に提出できない、または内容が不正確だった場合は、新たに納めるべき税金の5％または10％の金額が過少申告加算税に加算され、延滞税もかかります。

従来の税金の額を大幅に上回って支払わなければなりませんので、必要経費の計算は綿密にするようにしましょう。

10万円以上のパソコンや机などの固定資産を取得した場合、原則として一括で経費にはできません。耐用年数の期間にわたり、減価償却の方法で分割して経費に計上します。

ただし、青色申告であれば30万円未満の少額減価償却資産の特例が認められています。

必要経費を計算するうえで、事業用とプライベート用のお支払いを明確に区別しておくと、確定申告時の対応がラクになります。必要経費を区別するには、ビジネスカードの活用がおすすめです。

事業用のお支払いをビジネスカードにまとめてしまえば、仕訳をする手間を減らせます。

ビジネスカードにはいくつかの種類がありますが、そのなかでもクレディセゾンのビジネスカードは経費管理に使いやすいカードです。

クレディセゾンのビジネスカードは引き落とし口座を個人・法人から選べるので、用途に応じた経費管理が簡単にできます。また、お支払い額に応じて永久不滅ポイントが貯まるので、経費節約にもつながります。

これから独立する方や、まだビジネスカードを導入していない方は、クレディセゾンのビジネスカードの導入を検討してみてはいかがでしょうか。以下で各カードの特長を詳しく解説します。

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、年会費無料で利用できるビジネスカードです。

申込時は決算書や登記簿謄本の提出が不要なため、起業して間もない会社や個人事業主の方でも気軽にお申し込みできます。

また、一時的な増額申請に対応しているため、高額になりやすい税金も無理なく支払えます。支払額に対してはポイントが還元され、節約や経費削減につながります。

このほか、会計・給与計算のクラウドサービス「かんたんクラウド(MJS)」の月額利用料2ヵ月無料という特典が付帯しているのも魅力です。本サービスには自動仕訳作成機能が搭載されており、経理業務の効率化を行えます。

さらに、特定のビジネス関連のサービスでカードを利用すると、通常のポイント還元率0.5％の4倍である2％のポイント還元が受けられます(※1)(※2)。以下は、ポイント4倍サービスの対象になるサービスの一例です。

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● エックスサーバー
● お名前.com
● かんたんクラウド(MJS)
● クラウドワークス
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● モノタロウ(事業者向けサイトのみ対象)
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セゾンカードのスマートフォンアプリ「セゾンPortal」からクーポンを取得いただき、WEB(インターネットチケット販売“vit®”)または劇場でのチケット購入時にクーポンをご利用いただくことで特別料金で映画鑑賞が可能です。

(※1)ほかカードにてSAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)へご入会いただいている方は本サービスの対象外となります。
(※2)一部還元率の異なるサービスおよび加盟店がございます。

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年会費は初年度無料、2年目以降は33,000円(税込)で利用できます。

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なお、1枚あたり3,300円(税込)の年会費で最大9枚までの追加カードを発行可能です。追加カードでのお支払いも、永久不滅ポイントの付与対象のため、ビジネスで使う物品・サービスのお支払いに備えて、社員に追加カードを持たせておきましょう。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、ビジネスに役立つ優待特典・サービスが充実しています。

また、ビジネス用カードでありながら、「SAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)」を優待価格のサービス年会費5,500円(税込)で利用できる点も特長です。

なお、世界に広がる1,700ヵ所以上の空港ラウンジをご利用いただける「デジタル会員証(プライオリティ・パス アプリ)」に年会費無料でお申し込みいただけます(※4)(※5)(※6)。

旅行傷害補償や海外でのサポート体制なども手厚いため、海外出張の際にも安心の1枚です。

ほかにも、「セゾンの木曜日」の利用で映画がお得に楽しめたり、「セゾンフクリコ」が入会費・年会費無料で利用できます。

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「セゾンフクリコ」とは、全国25,000以上の施設を最大66％OFFで使える優待割引サービスです。特別優待として映画鑑賞券が1,300円(税込)からご購入可能です(お一人様20枚/年まで)。

ほかにも、レジャーやグルメ、トラベルなどさまざまな優待割引を、専用サイトからいつでもご利用いただけます。

(※1)一部還元率の異なるサービスおよび加盟店がございます。
(※2)小数点以下は繰り上げになります。
(※3)海外旅行傷害保険は、航空券代や宿泊費などのお支払いに本カードを利用した場合に適用されます。
(※4)通常年会費 469米ドル(プレステージプラン)
(※5)別途「デジタル会員証(プライオリティ・パス アプリ)」へのお申し込みが必要となります。
(※6)プライオリティ・パスのプラン内容はカードによって異なります。

＞＞詳細はこちら

これから確定申告を控えている方にとって、何が必要経費で何が必要経費でないかの区別はとても重要です。必要経費の計算がスムーズにいけば、確定申告にかかる時間も短縮され、本業に取り組む時間を増やせます。

そのためにはビジネスカードを活用して、あらかじめ必要経費のお支払いを分けておきましょう。

クラウド型経費精算サービスを導入したり、ビジネスカードとクラウド型会計ソフトを連動させれば、仕訳の手間も大幅に省けます。本業に時間を使うためにも、ビジネスカードを活用することをおすすめします。

本記事で紹介した、クレディセゾンのビジネスカードのお申し込みをぜひご検討ください。

(※)「アメリカン・エキスプレス」は、アメリカン・エキスプレスの登録商標です。(株)クレディセゾンは、アメリカン・エキスプレスのライセンスに基づき使用しています。