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電子帳簿保存法とは?2022年の改正内容や対象外の書類、タイムスタンプについて解説

電子帳簿保存法とは?2022年の改正内容や対象外の書類、タイムスタンプについて解説

かつて商取引に関する書類は紙媒体での保存が義務づけられていましたが、2005年以降電子媒体での保存が認められるようになりました。2022年1月1日から施行される大幅な法改正により、今後は電子媒体での保存が主流になっていく可能性もあります。

本記事では、電子帳簿保存を1から丁寧に解説しています。今後の取引は電子化が進んでいくことが予想されるので、電子帳簿保存も詳しく把握しておきましょう。

電子帳簿保存法とは

電子帳保存法とは、国税関係帳簿書類の全部または一部の電子保存が認められる法律です。総勘定元帳や仕訳帳などは紙媒体での保存が必要でしたが、2005年のe-文書法施行にともない電子媒体での保存も認められるようになりました。

2015年には電子署名不要、3万円以上の契約書・領収書のスキャナ保存も対象、翌年にはスマートフォンで撮影した領収書も対象となりました。複数の法改正により紙の書類を作成する必要がなくなり、さまざまなメリットが受けられるようになります。

令和3年度(2021年)の電子帳簿保存法の改正内容

令和3年度(2021年)に電子帳簿保存法が改正され、令和4年(2022年)1月1日から施行されます。抜本的な改革と呼べる内容となっており、主に次の内容が大きな変更になります。

・税務署への承認が不要になる
・タイムスタンプをつける期限が最長約2ヵ月以内に緩和
・受領者本人の自署が不要
・訂正や削除があとで確認できるシステムであれば、タイムスタンプが不要
・適正事務処理要件の廃止
・検索条件の緩和

改正前は、国税関係帳簿書類を電子帳簿として保存する場合は、事前に税務署長の承認が必要でしたが、法改正後は事前承認が不要になります。

次に、改正前は電子保存をする場合におけるタイムスタンプの付与期間が、作成してから3営業日以内でしたが、法改正後は最長約2ヵ月以内に緩和されます。

また、スキャナでの読込時に必要だった受領者本人による国税関係書類への自署も、不要になります。

さらに、電磁的記録について訂正や削除があとから確認できるシステムで保存するなら、タイムスタンプ自体が不要になります。

つまり、法改正により、読込からデータ保存までの作業期限が大幅に伸び、自署やタイムスタンプなどの必要だった工程が削減されます。

工程が削減される改正として、適正事務処理要件の廃止もあります。

本来なら、スキャナで保存した請求書等は、改ざん防止の観点から原本(紙書類)を保存し、二人以上で作業をします。

しかし、法改正後は原本の保存が必要なくなり、事務処理を一人で行えるようになります。

また、電磁的記録について、保存した電子データの検索機能の要件が緩和されたことで、目的の情報を容易に検索できるようになります。

今回の法改正により、電子帳簿に保存するために税務署に申請をする必要はなくなり、保存するための工程が大幅に簡素化しています。中小企業の経理部門でも対応しやすくなっているので、電子帳簿に切り替えることを検討してみましょう。

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは?

電子帳簿保存法のタイムスタンプとは、保存されている電子帳簿が、あとから改ざんされていない原本書類であることを証明する証拠(エビデンス)です。

保存したい電子帳簿の情報を時刻認証局に提出すると、暗号化されたハッシュ値と時刻情報が合成されたタイムスタンプが発行されます。

暗号化されたハッシュ値は有効な公開鍵を使用して複合すると、ハッシュ値が正しいかどうかを検証できます。ハッシュ値が一致していなければ、電子帳簿は改ざんされた可能性があります。

つまり、タイムスタンプを付けることで、電子帳簿がタイムスタンプを付けた時に存在していたことと、付与後から改ざんされていないことを証明できます。

また、タイムスタンプは電子署名と組み合わせることで、電子署名の有効期限1年~3年を、10年まで引き延ばせるメリットもあります。

なお、令和3年度の税制改正により、電子帳簿の訂正や削除があとから確認できる経費精算システムや財務会計システムを用いるなら、タイムスタンプは不要になります。

電子帳簿保存をするメリット

電子帳簿保存をするメリット

続いては電子帳簿保存をするメリットを紹介します。電子帳簿保存をしようか悩んでいる方は、メリットに目を向けてみましょう。

ペーパーレス化による管理コスト・工数の軽減

電子帳簿保存を実行すると、紙に印刷していた書類がペーパーレスになります。紙で保存すると収納スペースがとられてしまい、印刷の手間もかかりますが、ペーパーレス化すれば管理コスト・工数軽減につながります。

例えば個人の確定申告の書類の場合であれば、白色申告であれば5年、青色申告であれば7年の保存義務があります。7年分の確定申告書類・領収書・契約書などを保存するとなると、管理に手間がかかります。

電子帳簿保存を利用すれば、ペーパーレス化を進め管理コスト・工数を下げられます。さらにビジネスカードを利用すれば、取引記録がすぐに確認できるので領収書の保存が不要になり、確定申告に関わる書類をペーパーレスで保存できるようになります。

こうした仕組みをうまく活用すれば、管理にかかるコストを下げて本業に時間を割けるようになります。

紛失・焼失のリスクを回避できる

紙媒体で書類を保存していると、紛失・焼失のリスクもあります。紙媒体では万が一の事態に対応できません。また書類を電子化するときには、必ずバックアップをとっておきましょう。バックアップがあれば万が一の事態にも備えられるので安心です。

書類を探すのにデータ検索が活用できる

過去の書類を探す必要が生じた場合、紙媒体であれば段ボールに入った大量の書類から必要な書類を探し出す労力がかかっていました。電子化で、必要な書類をデータ検索で容易に探し出すことが可能となります。また、在宅勤務などの勤務形態にも対応できます。

電子帳簿保存できる帳簿・書類

電子帳簿保存できる帳簿・書類には以下のようなものがあります。

・帳簿
・決算関係書類
・契約書
・領収書
・納品書
・その他証憑書類

取引に関わる書類であれば電子帳簿保存が可能なので、対象の書類は電子化していくことをおすすめします。

対象外となる帳簿・書類とは?

電子帳簿保存の対象外となる帳簿・書類には以下のようなものがあります。

・手書きで作成した総勘定元帳や仕訳帳、補助簿など
・手書きで作成した自社の請求書や見積書など

電子帳簿保存法の要件は「電子データを電子データのままで保存する」ことと、「紙の書類をスキャナで保存する」ことの2つです。

そのため、総勘定元帳や仕訳帳、補助簿などは、自社が最初の記録の段階から一貫して電子データで作成して保存する必要があります。

最初から手書きで作成した総勘定元帳や、途中で紙に印刷して手書きで修正した場合は、電子帳簿として保存できません。

また、自社で作成した契約書や請求書は、印刷してからデータ保存することは可能ですが、手書き部分を含む請求書や見積書は電子保存が認められません。

電子データとして作成してから、紙にプリントアウトし、サインやハンコが押されたものは、スキャナを利用して電子データとして保存できます。

ただし、取引先から受領した契約書や領収書などは、そのままスキャナで保存できます。

電子保存の対象外になるのか判断に迷う時は、「電子帳簿保存法は自社で作成した書類に関して、一から手書きで作成した物は認めていない」と覚えておきましょう。

電子帳簿保存法で認められている保存方法

電子帳簿保存法で、認められている保存方法は、次の2つになります。

・電磁的記録による保存…サーバーやDVD、CDに保存
・COMによる保存…電子計算機出力マイクロフィルムに保存

電子データで作成した書類は、電子データのままサーバーやDVD、CDに保存できます。

また、紙の書類はスキャナで電子データに保存すれば、同じようにサーバーやDVDなどに保存しておくことができます。以前は電子署名が必要でしたが、法改正により現在は不要になり、スマートフォンで撮影した画像データでも保存できます。

次に、パソコンで作成した書類をCOMによって保存するのも認められています。COMとは、電子計算機出力マイクロフィルムのことで、書類を写真のフィルムの形で保存できる方法になります。

両方とも法律で認められていますが、保存のしやすさでは電磁的記録による保存、品質の劣化や耐久性の高さはCOMによる保存の方が優れています。自社に合った保存方法を選びましょう。

ビジネスカードの導入でビジネスをさらに簡略化できる

ビジネスカードの導入でビジネスをさらに簡略化できる

2020年の電子帳簿保存法緩和により、ビジネスカードの利便性がさらに向上しました。ビジネスカードを利用すると取引記録を会計システムに自動反映できるので、決済面での手続きが大幅に削減できます。

さらにビジネスカードは利用額に応じてポイントが貯まるので、貯まったポイントを経費削減につなげることも可能です。まだビジネスカードを持っていない方は、本記事を機にビジネスカードをつくってみてはいかがでしょうか。

ビジネスカードにはいくつか種類がありますが、今回はセゾンのおすすめビジネスカードを紹介します。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは補償やサービスが手厚く、プラチナ会員の特典を受けられるビジネスカードです。

年会費は22,000円(税込)で、社員・家族用の追加カードを1枚3,300円(税込)で最大9枚まで発行できます。なお、年間200万円以上のショッピング利用(※)で、次年度の年会費が11,000円(税込)になります。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カードの優待特典は次になります。

・複数の優待が利用できるビジネス・アドバンテージ
・ホテルや交通機関のチケットを予約してくれるコンシェルジュサービス
・「G-Searchデータベースサービス」優待
・グローバル人材紹介サービス「ユナイテッドワールド」優待
・セゾン弁護士紹介サービス
・法人向けモバイルWi-Fi 「No.1モバイル」優待
・ビジネス書要約サイト「flier」優待
・法人向け顧問弁護士サービス「リーガルプロテクト」優待
・クラウド型経費精算「Staple(ステイプル)」優待
・エックスサーバー優待

事務用品やレンタカー、宅配サービスなどにかかる経費支払いが優待価格になる「ビジネス・アドバンテージ」を始め、出張時の手配をサポートしてくれるコンシェルジュサービス、人材紹介サービスなど、さまざまなビジネスシーンで活躍する優待特典が充実しています。

上記は付帯している優待特典の一部で、ほかにも魅力的な優待特典が数多くあります。

また、引き落とし口座が個人名義口座と法人名義口座(※2)から選べるので、法人名義口座にすると経費管理が楽になります。ビジネスに役立つ優待特典だけでなく、手間のかかる経理業務が簡略化できるメリットもあります。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カードは、ビジネスを円滑に進めたい方におすすめのクレジットカードになります。

(※)キャッシングや年会費を含まない
(※2)代表者名併記のものに限られる

セゾンプラチナビジネスアメックス新規入会キャンペーンセゾンプラチナビジネスアメックス新規入会キャンペーン

セゾンプラチナ・ビジネス プロ・アメリカン・エキスプレス(R)・カード

セゾンプラチナ・ビジネス プロ・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、中小規模の企業にピッタリのビジネスカードです。

従業員100名以下・年商1億~10億の中小企業だと、個人与信で発行できるビジネスカードでは発行枚数が少ない、付帯する特典が乏しいなどの理由から満足できないことがあります。

セゾンプラチナ・ビジネス プロ・アメリカン・エキスプレス・カードは中小企業向けに開発されており、カード発行枚数は100枚、利用可能限度額が個人与信よりも多く、次のようなビジネスに役立つ優待特典が付帯します。

・常時1%のキャッシュバックレート or 最大84日間のスキップ払い
・カードごとに利用可能限度額を設定
・国内/海外旅行傷害保険最高1億円
・コンシェルジュサービス利用可能
・国内/海外ラウンジサービス(プライオリティパスを無料で付帯)

セゾンプラチナ・ビジネス プロ・アメリカン・エキスプレス・カードでは「常時1%のキャッシュバックレート」か、「支払いを手数料なしで最大84日間スキップ払い」の片方を選べます。

キャッシュバックは経費の削減につながり、スキップ払いは手元資金を柔軟に運用できるのでキャッシュフロー改善に貢献できます。自社の経営状態にあったサービスを選択しましょう。

また、セゾンプラチナ・ビジネス プロ・アメリカン・エキスプレス・カードは最長15ヵ月分のご利用明細をWEB上でいつでも確認できるので、予算管理や経理業務を簡略化できます。

追加カードごとに利用可能限度額を設定でき、国内/海外旅行傷害保険最高1億円が従業員も対象になります。

年会費は27,500円(税込)で、追加カードは1枚ごとに3,300円(税込)になります。

所有しているだけで国内や海外の空港ラウンジ1300カ所以上を利用できるプライオリティ・パス(429米ドル(※))が無料になるので、支払ったコスト以上のリターンを望めます。

セゾンプラチナ・ビジネス プロ・アメリカン・エキスプレス・カードは経費削減や経理業務の簡略化など、中小企業のビジネスに役立つおすすめのビジネスカードです。

(※)1米ドル110円で計算すると約47,239円

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まとめ

かつては決算関係書類や領収書の紙媒体での保存が義務づけられていましたが、電子帳簿保存法の制定・緩和により、電子帳簿保存の流れが進んでいます。電子帳簿保存を利用すれば、管理コストが大幅に下げられます。

また、2022年1月1日より、電子帳簿保存法は大幅に改正され、電子帳簿保存がさらに利用しやすくなります。

紙で各書類を保存するよりも手軽に保存でき、業務工程を大幅に削減できるので、今回の法改正を機に電子帳簿保存を検討するのもおすすめです。

電子帳簿保存を進めるのであれば、あわせてビジネスカードの発行をおすすめします。取引の決済をビジネスカードに一元化して、そのデータをクラウド型会計ソフトに反映すれば、確定申告や経費決済の手間を大幅に減らすことができます。

なかでもおすすめのビジネスカードは、個人事業主にピッタリな優待特典があるセゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カードと中小企業に向けて開発されたセゾンプラチナ・ビジネス プロ・アメリカン・エキスプレス・カードです。

電子帳簿保存の導入とあわせて検討してみてはいかがでしょうか。

監修者

松浦 絢子

松浦 絢子

松浦綜合法律事務所代表。京都大学法学部、一橋大学法科大学院出身。企業法務系の法律事務所のパラリーガル(法律事務補助)として主にIT業界を担当した後、ロースクールに進学しました。弁護士資格取得後は法律事務所や不動産会社の法務部門に所属した経験もあります。法律事務所に在籍していた頃はちょうど東日本大震災後の不景気で、個人や事業者の方から銀行や消費者金融からの借金、クレジットカード利用に関するご相談を多くお受けする機会がありました。不動産会社の法務部に転じてからは、不動産購入時のローンや機関投資家の不動産投資におけるファイナンスに携わっていたため金融の仕組みについては人一倍興味があります。現在、不動産やIT分野を中心として、トラブル対応・新規事業に関する適法性検討・契約交渉に関するご相談などに取り組んでいます。その他、借金や資金繰りにお困りの個人や事業者の方からのご相談もお受けしております。休みの日は、たいてい近所の大きな公園で子供と遊んでいます。

【保有資格】
弁護士、宅地建物取引士

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