電子帳簿保存法とは？2023年改正後の対象書類や適用要件について解説

電子帳簿保存法は、各税法で保存が義務付けられている帳簿書類を電子データとして保存することを認める法律です。

かつて仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿書類は紙媒体での保存が必要でしたが、紙媒体では管理に手間がかかってしまうため、帳簿書類の電子保存の容認を求める声が増えてきました。

こうした要望に応えるために創設されたのが、電子帳簿保存法です。電子帳簿保存法の登場により、これまで紙媒体で保存していた帳簿書類を電子保存できるようになりました。

さらに、電子保存をする時のルールも電子帳簿保存法で決められています。保存方法は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの区分にわかれており、それぞれ保存に関するルールが設けられています。

なお、帳簿書類の電子保存が認められているのは、帳簿書類を保存しているすべての個人事業主・法人です。また、取引の際に請求書や契約書などの電子データをやりとりした場合には、対象のデータを電子保存しなければならないと定められています。

電子帳簿保存法で認められている保存方法は次の2つです。

・電磁的記録による保存…サーバーやDVD、CDに保存
・COMによる保存…電子計算機出力マイクロフィルムに保存

電子データで作成した書類は、電子データのままサーバーやDVD・CDに保存できます。

また、紙の書類はスキャナで電子データに変換すれば、同じようにサーバーやDVDなどに保存が可能です。以前は電子署名が必要でしたが、法改正により現在は不要になり、スマートフォンで撮影した画像データでも保存できます。

次に、パソコンで作成した書類をCOMによって保存する方法も認められています。COMとは、電子計算機出力マイクロフィルムのことで、書類を写真のフィルムの形で保存できる方法です。

両方とも法律で認められていますが、保存のしやすさでは電磁的記録による保存、品質や耐久性の高さはCOMによる保存の方が優れています。自社に合った保存方法を選びましょう。

電子帳簿保存法で電子保存が認められている対象書類は、各税法で保存が義務付けられている帳簿や国税関係書類です。具体的な対象書類は、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」の区分で異なります。

以下では各区分の対象書類を順番に紹介します。

電子帳簿等保存とは、電子的に作成した帳簿や書類をそのままデータとして保存する方法のことです。電子帳簿等保存では、下記書類のデータ保存が認められています。

スキャナ保存はもともと紙媒体だった書類をスキャナでデータに変換し、電子保存する方法を指します。ここでは、スキャナ保存の対象書類を紹介します。

電子帳簿等保存でデータを保存するには、電子帳簿保存法によって定められている適用要件を満たしている必要があります。

具体的な適用要件は帳簿と書類でやや異なるので、混同しないようにしましょう。また、帳簿は「優良帳簿」と「その他の帳簿」にわけられており、優良帳簿とみなされた場合は過少申告加算税の軽減措置や所得税の青色申告特別控除の適用を受けられます。

電子帳簿等保存の適用要件は下記のとおりです。

記事冒頭で紹介したように、電子帳簿保存法の要件はこれまで何度か内容が見直されています。

電子帳簿保存法は2023年度にも見直しが行われ、全体的に要件が緩和される方向に法改正されました。主な改正事項は下記のとおりです。

ここからは、電子帳簿保存をするメリットを紹介します。電子帳簿保存をしようか悩んでいる方は、メリットに目を向けてみましょう。

電子帳簿保存を実行すると、紙に印刷していた書類がペーパーレスになります。紙で保存すると収納スペースがとられてしまい、印刷の手間もかかりますが、ペーパーレス化すれば管理コスト・工数軽減につながります。

例えば、個人の確定申告の書類の場合は白色申告であれば5年、青色申告であれば7年の保存義務があります。7年分の確定申告書類・領収書・契約書などを保存するとなると、管理に手間がかかります。

電子帳簿保存を利用すれば、ペーパーレス化を進め管理コスト・工数を下げられます。さらにビジネスカードを利用すれば取引記録がすぐに確認できるので領収書の保存が不要になり、確定申告に関わる書類をペーパーレスで保存できるようになります。

こうした仕組みをうまく活用すれば、管理にかかるコストを下げて本業に時間を割けるようになります。

紙媒体で書類を保存していると、紛失・焼失のリスクもあります。紙媒体では万一の事態に対応できません。また、書類を電子化するときには、必ずバックアップをとっておきましょう。バックアップがあれば万一の事態にも備えられるので安心です。

過去の書類を探す必要が生じた場合、紙媒体であれば段ボールに入った大量の書類から必要な書類を探し出す労力がかかっていました。しかし、電子データで保存しておけば、必要な書類をデータ検索で容易に探し出すことが可能となります。また、在宅勤務などの勤務形態にも対応できます。

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かつては決算関係書類や領収書の紙媒体での保存が義務付けられていましたが、電子帳簿保存法の制定・緩和により、電子帳簿保存の流れが進んでいます。電子帳簿保存を利用すれば、管理コストを大幅に下げられます。

また、2023年度に行われた法改正により、電子帳簿保存がさらに利用しやすくなりました。

紙に比べて手軽に保存できるのはもちろん、業務工程も大幅に削減できるので、紙媒体で書類を管理している方はこの機会に電子帳簿保存を検討すると良いでしょう。
電子帳簿保存を進めるのであれば、あわせてビジネスカードの発行をおすすめします。取引の決済をビジネスカードに一元化して、そのデータをクラウド型会計ソフトに反映すれば、確定申告や経費決済の手間を大幅に減らすことができます。

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