給与明細電子化とは？管理部門・従業員双方のメリット・デメリットを解説します

給与明細電子化とは、会社が従業員に給与を支払うときに発行する給与明細を電子化して、インターネット経由で交付するシステムのことです。

紙の給与明細を作成する手間やコストの削減を実現できる、画期的な方法となっています。
国税庁によると、電子交付の方法は以下の3つがあります。

● 電子メールを利用する
● 社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧に供する
● フロッピーディスク、MO、CD－ROM等の磁気媒体等に記録して交付する

近年はあらゆる書類に関してペーパーレス化が進んでいますが、給与明細電子化は会社(管理部門)にも従業員にもメリットがあるシステムです。

在宅勤務では必須となりますので、今後も給与明細電子化を導入する会社は増えていくでしょう。

以下では、給与明細電子化のメリット・デメリットを、「管理部門編」と「従業員編」に分けてご説明していきます。まずは、管理部門のメリット・デメリットを見ていきましょう。

管理部門のメリットの1つ目は、経費削減に繋がる点です。

従来のような紙の給与明細の発行には、紙代や印刷代、従業員の人件費や郵送代など、さまざまな経費がかかります。この経費は、従業員数が多ければ多いほど負担となるでしょう。

給与明細電子化を導入すれば、これらの経費を大幅に削減できます。経費の削減は利益の増大につながるので、管理部門としても取り組むべきだといえます。

メリットの2つ目は、人的ミスの発生を減らせる点です。

紙の給与明細の封入・切手貼り・投函を従業員が行う場合、人件費だけではなく人的ミスの発生リスクもあります。具体的には、封筒と中身の宛名が違う、配布ミスが起こる、郵送事故が起こるなどが挙げられます。

給与明細電子化を導入すると、正しい情報さえ登録されていればシステムによって自動的に正確な給与明細が発行されます。

手動入力・人力での手続きなどで想定されるミスなどを大幅に削減できるでしょう。

また、給与明細電子化システムは、給与計算システムと連携可能です。

連携させると、給与計算システムから給与データ取り込みを自動で行えます。手動でデータ抽出をする手間がかからないので、業務コストやミスをするリスクを抑えられます。

メリットの3つ目は、手渡しの手間を省ける点です。

紙の給与明細を手渡ししている企業の場合、リモートワークを中心に勤務されている方にはスムーズに渡せないことも考えられます。とはいえ、従業員がいないときにデスクに置いておくというのは、セキュリティの面からも良くありません。

その点、給与明細電子化システムを利用すれば、メールやWebを通して、対象者に対して一斉に給与明細の自動配信ができます。

担当者は、1人ずつ手渡ししたり郵送したりする手間をかけずに済むのです。郵送のような紛失リスクもなく、時短にも繋がります。

給与明細電子化を導入すれば手渡しの手間に関する悩みはなくなるので、より働き方の多様化が進みそうですね。

給与明細のアップロード・配信はデータで把握可能です。

紙の給与明細を交付した際に考えられる、「渡した」「受け取っていない」といったトラブルが起こらなくなります。

紙の給与明細ですと、在宅での封入・投函作業は困難です。

しかし、給与明細電子化システムを導入すれば、すぐに給与明細をWeb上にアップロードまたはPDF化して配信できるため、在宅勤務にも対応可能です。

給与計算の作業は、給与締め日から支給日までの時間がタイトであることが多いです。電子化により紙の給与明細の発行、印刷、郵送などの作業時間を圧縮できますので、給与計算の作業時間に余裕が生まれます。

また、給与明細電子化システムでは、給与計算システムから取り込んだ給与データから、簡単に給与明細を作成できる場合が多いです。賞与や残業手当、通勤手当、保険料や所得税を加味して、スピーディーに支給額を自動算出できます。

システムをアップデートすれば、法令改正にも対応してくれる場合もあります。機能によっては、正社員やパートなど、雇用形態に沿った給与明細を作成できる場合もあるので、各社に合った給与明細電子化システムを選びましょう。

次に、給与明細電子化で管理部門に想定されるデメリットをご紹介します。

管理部門のデメリットとしては、以下の3つが想定されます。それぞれの詳細を見ていきましょう。

デメリットの1つ目は、情報漏えいのリスクがある点です。

物理的な紙の給与明細ならではの紛失リスクが抑えられる一方で、今度は給与明細の配信や管理にインターネットを利用することによる情報漏えいのリスクが生じてしまうのです。

情報漏えいを防ぐためには、誤送信やハッキング、パスワードやデータの流出を防止するための高度なセキュリティ対策が求められます。同じパスワードを複数のシステムで使いまわさないなど、従業員での取り組みも欠かせないでしょう。

情報漏えいのリスクは、給与明細電子化に同意しない従業員がいる1つの要因ともいえますので、どのようなセキュリティ対策を講じるのかをしっかりと説明して、理解を得る必要がありそうです。

デメリットの2つ目は、給与計算システムとの相性に左右される点です。

上記でも触れましたが、給与明細電子化システムのなかには、給与計算システムと連携して給与データを取り込む仕組みのものがあります。ただし、お互いの相性が悪いと、データ取り込みに時間がかかったりエラーが発生してうまくいかないこともあります。

もし給与明細電子化システムと給与計算システムを連携して利用していきたい場合は、一定期間経過を見て相性を判断し、利用を続けるか検討した方が良いかもしれません。本格的に給与明細電子化システムを導入する前に、きちんと確認しておくようにしましょう。

デメリットの3つ目は、導入コストがかかる点です。

紙の利用明細発行にかかる経費は抑えられるものの、給与明細電子化には初期費用やシステム利用料がかかってしまいます。従業員数が増えるにつれてコストが増加する課金型のシステムだと、会社の規模が大きいほど負担も大きくなるので注意が必要です。

会社としてコストを抑えることを重視したい場合は、紙の場合と電子化の場合でどちらが低コストになるのか想定してみるのをおすすめします。

また、給与明細電子化システムのなかでもさまざまな料金体系のものがあるので、比較することも大切です。

次に、従業員側に想定されるメリット・デメリットを見ていきましょう。

給与明細を電子化すると、従業員側に下記のようなメリットを与えられます。導入にあたっての検討会や社内報などで説明すると、従業員の導入意欲を高められるはずです。

従業員側のメリットの1つ目は、給与明細の管理が楽になる点です。

従業員のなかには、受け取った紙の給与明細の保管方法や保管場所に困ってしまう方もいるはずです。また、保管の仕方が定まらない結果誤って捨ててしまい、いざ過去の給与明細を確認したいというときに確認できなくて不便に感じることもあるでしょう。

再発行の必要が出てくると、管理部門としてもさらなるコストがかかってしまいます。

給与明細電子化が導入されると、給与明細の物理的な保管スペースが必要なく、従業員は過去の給与明細をすぐに確認できるようになります。

メリットの2つ目は、従業員が時間や場所を問わず給与明細を確認できる点です。

紙の給与明細だと、郵送なら自宅に届くまで数日間確認できない、手渡しなら出社しないと見られない、といった不満が上がることがあります。

給与明細を電子化し、かつ各従業員が持つパソコンやスマホなどの端末で確認できるようにすれば、従業員はいつでもどこでも給与明細を確認できるようになります。

休みをとっているときや、出張中、在宅勤務、一時的に業務が忙しかったときでも、好きなタイミングで確認ができるため、利便性に関する不満解消につながるでしょう。

メリットの3つ目は、給与明細の紛失リスクを抑えられる点です。

紙の給与明細だと会社から持ち帰るとき、少なからず紛失リスクがあります。自宅で管理していても、保管場所をうっかり忘れてしまうことがあるかもしれません。

給与明細を電子化すれば、給与明細は物理的なものではなくなるので、紛失のリスクがほとんどありません。1つの媒体で過去の給与明細も確認できるので、従業員が過去の給与明細を探す手間も抑えられるでしょう。

続いて、従業員側に想定されるデメリット2つを見ていきましょう。

デメリットの1つ目は、家族との共有が難しくなる点です。

家族に給与明細を見せることが習慣としてある従業員は、給与明細の電子化によって紙の給与明細よりも共有が難しくなってしまいます。

結局印刷して見せるのなら、と給与明細電子化にメリットを感じにくいご家庭もあるかもしれません。

デメリットの2つ目は、過去のデータがすべて見られるとは限らない点です。

給与明細が電子化されると、紙の給与明細よりは過去の給与明細を確認しやすくなりますが、実はすべての給与明細が永年保存され続けるとは限らないのです。一般的には、「保存期間〇年」といった形で期間が設けられています。

この先過去の給与明細が必要になることが予想される場合は、PDFファイルなどのデータをこまめに保存しておくようにしましょう。

給与明細電子化システムを検討している方は、今のうちから導入手順を確認しておきましょう。一般的な給与明細電子化システムは、下記の手順に沿って導入できます。

1. 電子同意書の締結
2. 給与明細電子化システムの選定・導入
3. セキュリティ対策
4. 給与明細電子化システムの稼働

なお、給与明細を電子交付する場合は、従業員からの同意を得なくてはならないとされています。

管理部門は同意書を用意したり、給与明細電子化システム上で同意するかどうかの意思確認をとれる機能がある場合はそれを利用したりして、従業員から同意を得ることができてやっと、給与明細電子化にこぎつけるのです。

同意が得られなかった従業員に対しては、従来通り紙の給与明細を発行する必要があるので、引き続きコストが発生することになります。全従業員から同意・理解を得るためにも、丁寧な説明を心掛けるようにしましょう。

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「かんたんクラウド(MJS)」には、社員登録の支払形態や基本給などの情報を元にして、それぞれの支給項目の金額や保険料・所得税など控除項目の金額を自動で計算できる機能が付帯しています。

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給与明細電子化は、メリット・デメリットがありますが、時代的には今後どんどん導入されていくことが見込まれます。紙の給与明細を発行する手間や費用にお悩みの方は、ぜひ検討してはいかがでしょうか。

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