経費精算書についてわかりやすく解説！書き方についても紹介

経費精算書とは支払った経費を精算するための書類です。例えば営業先に向かうための鉄道運賃を自腹で立て替えた場合、帰社したあとで経費精算書を使用して運賃を精算します。

経費精算書で経費の精算を行う場合、「領収書」「レシート」「経費の使用を証明する書類」などを添付します。

とくに高額な物品購入を精算する場合は、宛名の付いた領収書を添付することを求められます。一定期間でまとめて経費精算書を作成する場合は、証明書類の紛失に注意してください。

また少額の公共運賃(地下鉄、電車)は領収書が発行されないので、必要とされない会社が多いようです。

経費精算書の提出が遅れると経理担当者は作業ができずに、月間の会計処理が滞ってしまいます。そこで多くの会社では経費の精算期限を1ヵ月程度(目安)にしています。

つまり「当月発生した経費の立て替えは、発生日から1ヵ月以内に経費精算書を提出する」と、社内規定を設けることで、ルーズな経費精算を抑制します。もちろん経費精算の規定は会社により違いがあり、「3ヵ月以内」や「規定なし」などの会社もあるようです。

経理担当者に経費精算書を提出することで、立て替えたお金が返金されます。精算にはいくつかの方法があり、会社によってはそれらを選択することも可能です。

■現金で返金
■給与のタイミングで口座に振り込み
■先に仮払いをおこない残金を精算

精算方法は会社によりさまざまです。また現金で返金される場合でも、返金されるまでに一定期間必要なケースもあります。

前述のとおり、経費精算書で精算できるものは事業で必要な支払いのみです。例えば事務所で使用する消耗品や営業に必要な交通費、会議費などは、経費として認められます。

会社の事務で使用する事務用品などの消耗品は経費(消耗品費)で、立て替えて支払ったものは経費精算書で精算できます。

ボールペン、消しゴム、修正液などのストックが切れた場合、休憩時間に立て替えて購入することは少なくありません。領収書やレシートを添付して、経費の精算を行ってください。

取引先に向かう電車代金やタクシー代金は、すべて経費(交通費・旅費交通費)として精算します。会社があるエリアでの短距離での運賃は交通費、それ以外の運賃は旅費交通費です。

またやむを得ない理由で個人のスマホを使用して業務を行った場合は、通信費として経費精算が可能です。ただし経費精算書とともに通話記録を提出する必要があります。

取引先との飲食代金は、業務上の必要があれば経費(接待交際費)です。

業務で必要な会議をおこなった場合、会場にかかった費用や飲食代金は経費(会議費)です。会議費を経費精算書で清算するには、会場費や飲食費の領収書に加え、会議の参加者や人数、会議の議題など会議の開催を証明する情報を添付します。

経費精算書のフォーマットは会社により違いますが、おおむね必要な項目は同じです。一般的な書き方の流れを紹介します。

まずは支払った経費の領収書などの証明書類を、月ごとにまとめて分類します。経費精算の期日を規定している会社が多いことから、精算を忘れないように注意しましょう。

月ごとに分類した経費を勘定項目ごとに分けて集計します。文具の購入であれば消耗品費、出張の交通費であれば旅費交通費と、項目ごとに分けて合計金額を集計します。

分類と集計が完了したら経費精算書を作成します。フォーマットは会社により違いますが、おもに以下の項目を記載しなくてはなりません。

・所属部署と役職、社員番号
・氏名
・申請日
・経費を支払った日付(支払日)
・支払先
・金額
・理由(経費が発生した理由)
・その他

経費精算書を作成する場合、金額や支払先に間違いがないかに注意してください。また支払いを証明する証明書類にも不備がないかを確認しなくてはなりません。さらに提出前に上司の確認が必要な場合もあります。

経費精算書を経理担当者へ提出します。経理担当者は経費の内容、添付書類などを確認して受理しますが、経費精算期限を過ぎたものに対しては、精算を拒否する場合もあります。経費精算書の提出前に精算期限を再確認してください。

会社で規定された精算方法で返金を受けます。経費精算書の提出から2日～3日程度で現金精算されることもあれば、翌月の給与でまとめて支払われる会社もあります。

返金を受けたら金額に誤りがないかを確認することが大切です。

経費となる項目は細かく規定されており、なかには経費として認められない費用があります。例えば自宅に持ち帰るボールペンや接待時の2次会(業務上の必要性が感じられないもの)などは、一般的に会社の経費として認められません。

またなんらかの理由により領収書などの証明書類がない場合、経費精算書に理由書などの書類を添付しなくてはなりません。領収書のない公共交通費であれば日付ごとに「区間・金額・訪問先・理由など」をまとめて作成します。

このように経費精算書を作成する場合、経費の妥当性と支払いの証明が大切です。故意に金額を間違ったり支払いを偽造したりすると、税務署に認められず脱税と判断され、重加算税などの罰則が適用される可能性があります。

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