経費精算書とは？種類や書類の正しい書き方、注意点を併せて紹介

経費精算書とは、従業員が立て替えて支払った経費を会社に請求するための書類です。

例えば、営業先に向かう際の鉄道運賃を従業員が自己負担で立て替えた場合、帰社後に経費精算書を提出して運賃を精算します。

経費精算書で精算を行う際、「領収書」「レシート」「経費の使用を証明する書類」などを添付します。

特に高額な物品購入を精算する場合は、宛名の付いた領収書を添付することが求められます。

領収書は、店舗側が商品やサービスを提供し、確実に代金を受け取ったことを証明するために発行する書類です。つまり、消費者側にとっては、確実に代金を支払ったことを証明する書類となります。

また、職種や業務内容によっては、一定期間にかかった経費をまとめて精算することもあります。まとめて経費精算書を作成する場合は、証明書類の紛失に注意しましょう。

なお、少額の公共運賃(地下鉄、電車)は領収書が発行されないため、証明書類を必要としない会社も多く見られます。

経費精算書の提出が遅れると、経理担当者は作業ができず、月次の会計処理が滞ってしまいます。そのため、多くの会社では経費の精算期限をおおむね1ヵ月に定めています。

つまり、「当月発生した経費の立て替えは、発生日から1ヵ月以内に経費精算書を提出する」と社内規定を設けることで、経費精算の遅延を防止します。経費精算の規定は会社により異なり、「3ヵ月以内」や「規定なし」といった会社もあるようです。

経理担当者に経費精算書を提出することで、立て替えた費用が返金されます。精算にはいくつかの方法があり、会社によっては選択することも可能です。

●現金で返金
●給与のタイミングで口座に振り込み
●先に仮払いを行い残金を精算

ただし、現金で返金される場合、返金されるまでに一定期間が必要なケースもあります。

経費精算書の種類はいくつかあり、会社によっては使い分ける場合があります。主な経費精算書の種類は以下のとおりです。

●仮払経費申請書・仮払経費精算書
●出張旅費精算書

それぞれについて解説します。

会社によっては、従業員の負担を軽減するために仮払金を渡す場合があります。

仮払金とは、これからかかる経費が不明確な場合に、会社が従業員に対して事前に概算額で渡しておく現金です。

例えば、出張先までの交通費や滞在予定の宿泊費などが該当します。

仮払経費申請書と仮払経費精算書は、仮払金に関する書類で、基本的にセットで利用されます。

仮払経費申請書は、従業員がわかる範囲で可能な限り詳細な金額を調べて提出します。帰社後、領収書など実際の支出を証明する書類と一緒に仮払経費精算書を提出し、経費の精算を行います。

出張旅費精算書は、従業員が出張した際に立て替えた経費を精算するための書類です。

会社によっては、出張先までの交通費や宿泊費などを精算する際に、出張旅費精算書の提出が求められることがあります。

また、新幹線や飛行機などの交通費、ホテルの宿泊費だけでなく、現地のタクシー代や出張時の食事代も対象となる場合もあります。

前述のとおり、経費精算書で精算できるのは、事業で必要な費用を支払った場合です。経費精算書で経費として認められるものは、主に以下のとおりです。

●消耗品
●旅費や通信費
●取引先との食事
●会議の費用

それぞれについて解説します。

会社で使用する事務用品などの消耗品は、消耗品費として経費処理され、立て替えて支払ったものは経費精算書で精算できます。

ボールペンや消しゴム、修正液などのストックが切れた場合、従業員が休憩時間に立て替えて購入することも少なくありません。領収書やレシートを添付し、経費の精算を行ってください。

取引先に向かう電車代やタクシー代は、交通費または旅費交通費として経費精算の対象です。会社周辺での近距離運賃は交通費、それ以外の遠距離での運賃は旅費交通費に分類されます。

また、業務上のやむを得ない事情で個人のスマホを使用した場合は、通信費として経費精算が可能です。ただし、経費精算書とともに通話記録を提出する必要があります。

取引先との飲食代は、業務上必要であれば、接待交際費として経費に計上されます。

例えば、「新規取引の商談を兼ねたランチミーティング」「関係強化のための定期的な懇親会」「案件の進行報告や課題共有の場としての食事」などは、経費として認められる可能性が高いです。

業務で必要な会議を行った場合、会場にかかった費用や飲食代は会議費として経費に計上されます。

会議費を経費精算書で精算するには、会場費や飲食費の領収書に加えて、参加者の氏名や人数、議題など、会議の開催を証明する情報を添付する必要があります。

経費精算書のフォーマットは会社によって異なりますが、おおむね必要項目は同じです。一般的な経費精算書の書き方は以下のとおりです。

1. 領収書を月ごとにまとめて分類
2. 各科目に分けて集計
3. 書類を作成
4. 経理担当者に提出
5. 精算を受ける

それぞれについて解説します。

まずは支払った経費の領収書などの証明書類を月ごとにまとめて分類します。経費精算の期日を規定している会社が多いため、精算を忘れないように注意しましょう。

月ごとに分類した経費を勘定項目ごとに分けて集計します。文具の購入であれば消耗品費、出張の交通費であれば旅費交通費といったように、項目ごとに分けて合計金額を集計します。

分類と集計が完了したあとは、経費精算書を作成します。前述のとおり、フォーマットは会社によって異なりますが、主に以下項目の記載が必要です。

●所属部署と役職、社員番号
●氏名
●申請日
●経費を支払った日付(支払日)
●支払先
●金額
●理由(経費が発生した理由)
●その他

経費精算書を作成する際は、金額や支払先に誤りがないよう注意してください。また、支払いを証明する書類にも不備がないかも確認しなくてはなりません。さらに、提出前に上司の確認が必要な場合もあります。

経費精算書は経理担当者へ提出します。経理担当者は経費の内容や添付書類などを確認して受理しますが、経費精算期限を過ぎたものは受理されない場合もあります。

経費精算書の提出前に、精算期限を再確認することが重要です。

従業員は、会社で規定された精算方法で返金を受けます。経費精算書の提出から2〜3日程度で現金精算されることもあれば、翌月の給与でまとめて支払われる場合もあります。

返金を受けた際は、金額に誤りがないかを確認することが大切です。

経費精算書を作成する際には、いくつかの注意点があります。主な注意点は以下のとおりです。

●経費として認められない費用がある
●提出期限を遵守する
●レシートや領収書などを忘れずに添付する

それぞれについて解説します。

経費となる項目は細かく規定されており、なかには経費として認められない費用があります。

例えば、自宅に持ち帰るボールペンや接待時の二次会(業務上の必要性が認められないもの)などは、一般的に会社の経費として認められません。

法人の場合、法律上、決算日の翌日から2ヵ月以内に確定申告を提出する必要があります。

確定申告書は、対象となる事業年度の決算書を基に作成することが一般的なため、原則として年度内が経費精算の期限です。

ただし、会社ごとの就業規則によって経費精算の期限が定められている場合が一般的です。

就業規則によって定められた期限を過ぎても経費精算が認められる場合はありますが、経理担当の業務に影響を与えるため、経費精算書の提出期限はしっかり守りましょう。

前述のとおり、経費を精算する際には、原則としてレシートや領収書などの書類が必要です。

何らかの理由によって領収書などの証明書類が用意できない場合、経費精算書に理由を記載した書類を添付しなければなりません。

例えば、領収書のない交通費を精算する場合、日付ごとに「区間・金額・訪問先・理由など」を記載した書類を作成します。

経費精算書を作成する際は、経費の妥当性と支払いの証明が重要です。故意に金額を間違えたり、支払いを偽造したりすると、税務署に認められず脱税と判断され、重加算税などの罰則が科される可能性があります。

経費精算業務を滞りなくスムーズに進めるには、業務の効率化が重要です。経費精算業務の効率化には、経費精算ソフトとビジネスカードの活用がおすすめです。

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経費精算書に関するよくある質問を紹介します。経費精算書について疑問がある方は、こちらもご参考ください。

経費精算書とは、従業員が支払った経費を精算するための書類です。

会社によっては、目的別に「仮払経費申請書・仮払経費精算書」や「出張旅費精算書」など、いくつかの経費精算書に分けられている場合があります。

経費精算に必要な領収書を紛失した場合、可能であれば利用した発行元に領収書の再発行を依頼しましょう。

また、領収書の再発行が難しい場合は、一般的にレシートや出金伝票で代用が可能です。ただし、経費精算のルールは会社によって異なるため、事前に就業規則などを確認しておくことをおすすめします。

経費精算書は、従業員が立て替えた経費を精算するための書類です。経費精算は、内容を間違えたり、提出が遅れたりすることで経理業務に悪影響を及ぼすため、経費精算の対象や精算時の流れを把握しておきましょう。

なお、経費精算を滞りなくスムーズに進めるためには、業務の効率化が不可欠です。会計ソフトとビジネスカードを連携することで、業務の効率化につながる可能性があります。

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