領収書の但し書きとは？記入の際の注意点や、領収書作成に便利な会計ソフトをご紹介

領収書の「但し書き」とは、何の代金を支払ったかを明確にするために記入する項目のことです。「〇〇代として」とすることが一般的で、正式な領収書として認められるためにも記入があった方が良いものとされています。

しかし領収書の但し書きの記入欄は小さめなので、複数の商品・サービスの代金を支払った場合には事細かに書くことが困難です。

とはいえ少なくとも、誰が見てもすぐにわかるような領収書の但し書きが記入されていることで、どこの店で何の代金をいくら支払ったかは把握することができるでしょう。逆に領収書の但し書きに何も書かれていないと、経理担当者はそもそも経費に入れていいものなのか、また、どの品目で経費に計上すればいいのかわからないという事態に陥ってしまうので注意が必要です。

領収書の但し書きを記入してもらうときは、以下でご紹介する3つの注意点に気を配りましょう。

社内の経理担当者はもちろんのこと、税務調査で不審に思われることのないよう、適切な領収書を提出するようにしてください。

1つめの注意点は、具体的な品目や使用用途をきちんと記入しなければならないことです。領収書の但し書きとしてよくあるのが「お品代」。1度は記入してもらったことがあるかもしれません。

「お品代」という領収書の但し書きでは、一体何の代金を支払ったかが具体的にわからず、経費として計上しにくいというデメリットがあります。もし計上したとしても、使途不明金として扱われてしまい、税務調査で不正を疑われる可能性があるのです。

領収書の但し書きでは品目や使用用途を具体的に記入して、だれが見ても何の代金を支払ったかがわかるようにしておきましょう。正確に経費として支払ったことが証明できるかどうかが大切です。

2つめの注意点は、事実と異なるような内容を記入してはいけないことです。というのも、事実と異なる内容の領収書を発行・利用すると、私文書偽造の罪に該当する可能性があります。領収書の但し書きが記入されていない領収書を受け取ることもあるかもしれませんが、この領収書にあとから自分で但し書きを記入するのも同様の罪となりかねません。

脱税行為として見なされてしまう可能性もあるので、領収書の但し書きは必ず店舗で記入してもらうようにしましょう。

3つめの注意点は、品目や使用用途が複数ある場合は代表的なものを記載することです。領収書の但し書きは記入欄が小さいため、代金を支払った商品名やサービス名をすべて記入するのは難しく、時間もかかってしまいます。

このような場合は、購入した商品やサービスのうちもっとも高額なもの(〇〇)を代表として「〇〇他△点」とするのがおすすめです。代表的なもの以外(他△点)に関しても、あとから何を購入したのかきちんと確認できるよう、品目や使用用途がわかるレシートと一緒に保管しておくとより安心です。

ここでは、領収書の但し書きの例をいくつかご紹介します。まず前提として大切なのは、語尾に「として」をつけて、あとから書き足せないようにするということです。

■領収書の但し書きの例
・書籍代(書籍のタイトルがあるとなお良い)
・PC代
・飲食代、飲み物代(「ランチセット〇人」など、注文メニューや人数に関する記載があるとなお良い)
・文房具代、消耗品費(ノートやペン、ファイルなど)
・消耗品費(事務用品やオフィス関連の備品、ティッシュペーパー、タオル、石けん、事務机、椅子、ロッカーなど)
・広告宣伝費(ダイレクトメールやチラシ〇〇枚、求人広告など)
・通信費(切手やはがき、電話料金、インターネット料金)
・旅費交通費(通勤費、運賃、駐車場代、出張時の宿泊費)
・ギフト代(お中元やお歳暮、冠婚葬祭の引き出物)
・お花代、ギフト代(贈った相手先名を記載しておくとなお良い)
・セミナー参加費用、勉強会参加費用(セミナーや勉強会の開催日や場所、テーマなどを記載しておくとなお良い)

個人事業主や法人は、経費として計上するために顧客として領収書を受け取ることもあれば、商品やサービスの提供を行い事業者としてお金を受け取り、領収書を発行する必要が出てくることもあるでしょう。

実は、領収書の作成には以下でご紹介する会計ソフト「freee」を活用するのがおすすめです。以下で、その機能を詳しくご紹介します。

「freee」は、個人や20名以下の法人、21名以上の中堅企業などを対象に幅広くサービスを提供している会計ソフトです。

個人プラン・法人プランのすべてで領収書の作成を行うことができます。領収書の作成には、領収書番号・領収日・相手先名称・金額・但し書きなどを入力する必要があります。作成した領収書は、リアルタイムで保存されるので安心です。

作成が完了したら、メール送信やPDFファイルとして保存、印刷したりすることができるので、相手の要望に合わせて適切な形で発行するようにしましょう。

また、「freee」ではすでに作成した請求書をもとに領収書を作成することも可能です。やり方は、領収書作成のもととなる請求書を選択して「領収書に変換」をクリックするだけ！必要に応じて各項目を編集することもできるので、機動的に作成しつつ経理作業を簡略化することができます。

領収書の「但し書き」とは、何の代金を支払ったかを明確にするために記入する項目のことです。「〇〇代として」とすることが一般的で、正式な領収書として認められるためにも記入があった方が良いものとされています。

「具体的な品目や使用用途をきちんと記入しなければならない」、「事実と異なるような内容を記入してはいけない」、「品目や使用用途が複数ある場合は代表的なものを記載する」の3点が挙げられます。

領収書の但し書きは、領収書を受け取る側が何の代金を支払ったかを明確にするために記入する項目です。経費を計上するシーンなどでとても重要なので、本記事でご紹介した注意点や例をもとに、適切な領収書の但し書きを記入してもらうようにしてください。

また、領収書を作成する側としては、会計ソフト「freee」が非常に便利だということもご紹介しました。会計ソフトのコストが気になるという方は多いと思いますが、セゾンが発行しているビジネスカード「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」に入会すると、「freee」の利用料金が最大3ヵ月間無料(※)になるという優待を利用できます。

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