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経費とは何か?含まれる費用とメリット・デメリットを解説

経費とは何か?含まれる費用とメリット・デメリットを解説

経費とは何か、どういうものが経費になるのか気になる方も多いのではないでしょうか。経費とは事業で使用する費用です。例えば仕事の出張で必要な交通費や宿泊代金、また商談で利用したホテルの会議室や軽食もまた経費となります。

しかし経費には一定の規定があり、それを破るとペナルティが科せられる可能性もあります。この記事では経費に含まれる費用や、経費として計上するメリット・デメリットについて解説します。

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経費とは事業に使用した費用のこと

経費とは事業で使用したお金のことで、収益を得る目的で使用した費用を指します。

「出張費用」や「飲食代金」、「スマホ料金」など、業務上必要となり使用する費用は多種多様です。

「経費で落とす」の意味とは?

「経費で落とす」の意味とは?

「経費で落とす」とは、事業のために支出した費用を事業の経費に計上することです。例えば飲食店利用の際の「経費で落とす」とは、飲食代金を事業用の費用として経費計上することを意味します。

事業にかかる税金は収益から経費を引いた「事業所得(所得)」で計算します。経費が増えると、自動的に所得が減り税額も減少します。つまり費用を経費で落とすことは、結果的に支払う税金を抑えることができます。

経費を計上するメリットとデメリット

経費を計上することのメリットやデメリットをご紹介します。

メリット

先程も説明したとおり、経費計上することによって結果的に支払う税金を抑えることができる点がメリットです。しかし、支払う税金を減らすために不正計上するとペナルティがあるので注意が必要です。ペナルティについては記事の後半で詳しく説明します。

デメリット

つぎにデメリットを2つ紹介します。

【税法上の手続きが必要】
費用を経費として処理するには、「領収書」「レシート」「振込み証明」などの書類を整理・保管しなくてはなりません。また使用理由を説明できるように管理します。このように経費処理には一定の作業が必要で事務負担が増加します。

【利益が減少する】
経費は所得を減らし節税効果を生み出しますが、結果的に会計上の利益が少なくなり、赤字になる可能性があります。金融機関からの借り入れを利用(予定)している場合は、赤字は印象が悪いことから注意が必要です。

経費計上できる費用

国税庁のホームページでは「事業所得、不動産所得、雑所得を計算する上で、必要経費に算入できる金額」として以下の条件を提示しています。

1. 総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額
2. その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額

それでは実際に経費にはどのような費用があるのかを抜粋して解説します。

参考:国税庁「No.2210 やさしい必要経費の知識」

人件費

人を雇用することで発生する費用です。一般的には「従業員給与」「従業員賞与」「法定福利費」「福利厚生費」などが含まれます。

交際費

社外の会議やミーティングで飲食や会議室を使用した場合は、交際費として経費計上できます。また取引先の冠婚葬祭にかかる費用も交際費です。

消耗品費

10万円未満の事務用品(文房具、伝票、プリンターリボン)などを購入した場合は、消耗品費として経費計上します。原則として10万円未満の備品であれば消耗品費で計上可能です。

旅費交通費

業務で使用した「電車」「タクシー」「レンタカー」「飛行機」などの運賃は、旅費交通費です。また駐車場などの費用も旅費交通費として計上します。

通信費

電話料金をはじめ、インターネット料金、スマホ料金などが含まれます。また切手やはがきも通信費に含まれます。

福利厚生費

「健康診断費用」「慰安旅行」「慶弔費用」「社員懇親費用」など従業員の福利厚生に使用された費用です。

宣伝広告費

事業の宣伝に使用するパンフレットや看板にかかる費用です。またメディアに広告を出す場合や、試供品にかかる費用も広告宣伝費として経費計上します。

経費に計上できない費用

費用のなかには経費として計上できないものがあります。個人的な税金のほか、事業の収益につながらない費用も経費扱いにできません。経費計上できないものの一例をご紹介します。

所得税・住民税

所得税や住民税などの個人にかかる税金は経費計上できません。これらの税金はあくまで個人が納めるもので、事業とは関係がありません。

たとえ個人事業主であっても個人に関する税金は対象外です。ただし事業で使用している不動産の固定資産税や個人事業税などは経費計上できます。

社会保険料

税金と同じく個人に対する社会保険料(健康保険、年金)は、経費扱いになりません。

個人事業主の家族に対する給与

生計を一にする家族に対する給与は経費計上できません。ただし青色申告の専従者給与扱いであれば経費として計上できます。

私的に使用した費用

個人事業主であっても、私的な買物は経費計上できません。あくまで経費は事業の収益を得るために必要な費用のみです。また仕事で着ている背広(スーツ)やネクタイは、業務で使用していますが、私的な流用も可能なことから経費として認められていません(ユニホームは除く)。

経費の不正計上には重いペナルティがある

経費の不正計上には重いペナルティがある

慣れない間は慎重に使用していた経費も、慣れてくると運用がいい加減になることがあるかもしれません。経費が多いほど節税になるので判断が甘くなり、思いがけないペナルティを受けるかもしれません。

とくに私的な旅行や飲食を経費に含めて申告すると税務調査の対象になり、脱税として摘発される可能性もあります。

不正計上のペナルティ

税務署は申告された内容に基づき税務調査を行い、経費の証明書類(領収書、レシート)の確認をはじめ、使用方法などを確認します。調査により不正計上が見つかった場合は、その内容によりペナルティが科せられます。

【過少申告加算税】
本来支払うべき税額より少ない金額で申告した場合は、未納分に10%~15%を加算して追徴課税されます。

【重加算税】
重加算税は意図的に仮装、隠ぺいなどの不正行為を行った場合に科されるペナルティです。架空の経費を計上したり、領収書を偽造したりすると重加算税の対象になるので不正行為は絶対に行ってはいけません。追徴課税として35%~40%が加算されます。

経費管理に便利なおすすめのビジネスカード

所得税計算に必要なな経費ですが、経費管理が行き届いていないことでトラブルを招く可能性があります。対策として重要なのが、経費の支払いを一元化することです。

そこでおすすめしたいのが、ビジネスカードによる経費の一元化です。ビジネスカードを使用すると、利用明細書が領収書の代わりになることから細かく仕訳する必要がありません。また証明書類を紛失したことによる、計上ミスを防ぎ効率の良い経理を実現させます。

セゾンのビジネスカードは、経費で利用した場合でも永久不滅ポイントが貯まります。また貯まったポイントを備品購入などに活用することで、経費削減効果も期待できます。

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年会費22,000円(税込)、上質な特典が魅力のクレジットカードです。事務用品やレンタカー、宅配サービスなどの各種経費の支払いを優待価格で利用できる「ビジネス・アドバンテージ」プログラムや、旅行傷害保険などの旅行サポートも充実しています。

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年会費1,100円(税込)、追加カードは年会費無料で9枚まで発行できます。経費管理に対応しているクラウド型会計ソフト「マネーフォワードクラウド」など一定の経費ビジネスサービスを利用することで、永久不滅ポイントが4倍になる優待(※)が人気です。

リーズナブルな年会費でビジネスサービスが充実しているため、開業まもない個人事業主でも安心して加入できるビジネスカードといえます。

※他カードにてSAISON MILE CLUBへご入会いただいている方はサービスの対象外です。

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よくある質問

Q1 経費とは?

経費とは事業で使用したお金のことで、収益を得る目的で使用した費用を指します。「出張費用」や「飲食代金」、「スマホ料金」など、業務上必要となり使用する費用は多種多様です。

Q2 「経費で落とす」の意味とは?

「経費で落とす」とは、事業のために支出した費用を事業の経費に計上することです。例えば飲食店利用の際の「経費で落とす」とは、飲食代金を事業用の費用として経費計上することを意味します。

まとめ

経費を正しく理解せずに計上すると、あとから大きなペナルティを科せられるかもしれません。そうならないように経費の管理は正確にする必要があります。

ビジネスカードで経費の支払いを一元化し、会計ソフトで管理する方法は、正確さだけでなく処理を簡単にして負担を軽減化させます。経費処理で困る前に導入を検討されてはいかがでしょうか。

監修者

宮川 真一

宮川 真一

岐阜県大垣市出身。1996年一橋大学商学部卒業、1997年から税理士業務に従事し、税理士としてのキャリアは20年以上たちました。現在は、税理士法人みらいサクセスパートナーズの代表として、M&Aや事業承継のコンサルティング、税務対応を行っています。あわせて、CFP®(ファイナンシャルプランナー)の資格を生かした個人様向けのコンサルティングも行っています。また、事業会社の財務経理を担当し、会計・税務を軸にいくつかの会社の取締役・監査役にも従事しております。

【保有資格】
CFP、税理士

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