経費とは何か？計上できる費用や税金・できないものについても解説

経費とは、収益を得ることを目的として事業で使った費用を指します。

経費の範囲は広く、「出張費用」「飲食代金」「通信費(スマホ料金など)」といった、業務を遂行するうえで必要な費用全般が含まれます。

「経費で落とす」とは、事業のために支出した費用を事業の経費に計上することです。例えば、飲食店利用の際の「経費で落とす」とは、飲食代金を事業用の費用として経費に計上することを意味します。

事業にかかる税金は、収益から経費を引いた「事業所得」で計算します。そのため、経費が増えると自動的に事業所得が減り、税額も減少します。

つまり、費用を経費で落とすことは、結果的に支払う税金を抑えることにつながります。

経費を計上することのメリットとデメリットを紹介します。

経費を計上することによって、結果的に支払う税金を抑えることができる点がメリットです。

ただし、支払う税金を減らすために不正計上するとペナルティが科される可能性があります。ペナルティについては、記事の後半で詳しく説明します。

経費を計上するデメリットは以下のとおりです。


●税法上の手続きが必要
●利益が減少する


費用を経費として処理するには、「領収書」「レシート」「振込証明」などの書類を整理・保管しなくてはなりません。また、使った理由を説明できるように管理する必要があります。このように、経費処理には一定の作業が必要で事務負担が増加します。


また、経費が増えると事業所得が減少するため、節税効果が期待できますが、会計上の利益も減少するため、赤字にならないように注意が必要です。

金融機関から融資を受ける場合、赤字経営では審査で不利になる傾向があり、融資を受けられなくなる可能性があります。

国税庁のウェブサイトでは「事業所得、不動産所得、雑所得を計算するうえで、必要経費に算入できる金額」として以下の条件を提示しています。

1. 総収入金額に対応する売上原価そのほかその総収入金額を得るために直接要した費用の額
2. その年に生じた販売費、一般管理費そのほか業務上の費用の額

それでは、実際に経費にはどのような費用が該当するのかを抜粋して解説します。

参考：国税庁「No.2210 必要経費の知識」

人を雇用することで発生する費用です。一般的には「従業員給与」「従業員賞与」「法定福利費」「福利厚生費」などが含まれます。

社外の会議やミーティングで飲食や会議室を利用した場合は、交際費として経費計上できます。また、取引先の冠婚葬祭にかかる費用も交際費です。

10万円未満の事務用品(文房具、伝票、プリンターリボン)などを購入した場合は、消耗品費として経費計上します。原則として10万円未満の備品であれば消耗品費で計上可能です。

業務で利用した「電車」「タクシー」「レンタカー」「飛行機」などの運賃は、旅費交通費として経費計上が可能です。また、駐車場代などの費用も旅費交通費として計上します。

電話料金をはじめ、インターネット料金、スマホ料金などが含まれます。また、切手やはがきも通信費に含まれます。

「健康診断費用」「慰安旅行」「慶弔費用」「社員懇親費用」など、従業員の福利厚生に使われる費用です。

事業の宣伝に利用するパンフレットや看板にかかる費用です。また、メディアに広告を出す場合や、試供品にかかる費用も広告宣伝費として経費計上します。

税金のなかにも、経費として計上できるものがいくつかあります。以下の税金は租税公課として、経費計上が可能です。

● 消費税
● 固定資産税
● 個人事業税
● 印紙税
● 不動産取得税
● 登録印紙税
● 事業で利用する自動車の自動車税・自動車重量税・自動車取得税

消費税は、税込経理方式の場合のみ経費計上が可能です。税抜経理方式の場合には、経費としては認められません。

事務所として利用している自己所有の物件にかかる固定資産税も経費に計上が可能です。自宅兼事務所の場合は、按分が必要となります。

一部の業種では、都道府県に納付する地方税として個人事業税のお支払いが必要となりますが、この個人事業税も経費に計上することができます。

そのほか、事業で利用する自動車の自動車税・自動車重量税・自動車取得税も経費計上が可能です。固定資産税と同様に、家事用と兼用している場合は、按分が必要となります。

費用のなかには、経費として計上できないものがあります。個人的な税金のほか、事業の収益につながらない費用も経費扱いにはできません。経費計上できないものを例に挙げて紹介します。

税金と同様、個人に対する社会保険料(健康保険・年金)は、経費扱いになりません。

生計を一にする家族に対する給与は経費計上できません。ただし、青色申告の専従者給与扱いであれば、経費として計上できます。

個人事業主であっても、私的なお買物は経費計上できません。経費として計上できるのは、事業の収益を得るために必要な費用のみです。

また、仕事で着ている背広(スーツ)やネクタイは、業務用であっても、私的な流用も可能なことから、原則として経費にできません。

ただし、ユニフォームのように業務での着用が不可欠であり、プライベートと区別できる場合は、経費として認められる可能性があります。

いくつかの税金が経費として計上できることを紹介しましたが、以下の税金については経費として計上できないため、注意しましょう。

● 所得税
● 住民税
● 相続税
● 贈与税
● 各種罰金・延滞税など

所得税や住民税は事業主が個人として支払う税金であり、事業の経費として計上できません。相続税や贈与税、各種罰金や納税が遅れた時の延滞税なども個人にかかる税金であり、経費に計上することは不可能です。

慣れない間は慎重に使っていた経費も、慣れてくると運用がいい加減になることがあるかもしれません。経費が多いほど節税になると考え、判断が甘くなり、思いがけないペナルティを受けるかもしれません。

特に、私的な旅行や飲食を経費に含めて申告すると税務調査の対象になり、脱税として摘発される可能性もあります。

税務署は申告された内容に基づき税務調査を行い、経費の証明書類(領収書・レシート)や用途などを確認します。調査により不正計上が見つかった場合は、その内容に応じてペナルティが科されます。


以下に、ペナルティとして代表的な加算税を2つ紹介します。

過少申告加算税
過少申告加算税は、本来支払うべき税額より少ない金額で申告した場合に科されるペナルティです。未納分に10％～15％を加算して追徴課税されます。

重加算税
重加算税は意図的に仮装、隠ぺいなどの不正行為を行った場合に科されるペナルティです。架空の経費を計上したり、領収書を偽造したりすると重加算税の対象になるため、不正行為は絶対に行ってはいけません。追徴課税として35％～40％が加算されます。

所得税の計算に必要な経費ですが、経費管理が行き届いていないことでトラブルを招く可能性があります。対策として重要なのが、経費のお支払いを一元化することです。

そこでおすすめしたいのが、ビジネスカードによる経費の一元化です。ビジネスカードを利用すると、利用明細書が領収書の代わりになることから、細かく仕訳する必要がありません。また、証明書類を紛失したことによる計上ミスを防ぎ、効率の良い経理を実現させます。

クレディセゾンが発行するビジネスカードは、経費で利用した場合でも永久不滅ポイントが貯まります。また、貯まったポイントを備品購入などに活用することで、経費削減効果も期待できます。

以下でおすすめのビジネスカードを紹介します。

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、年会費無料で利用できるビジネスカードです。

申込時は決算書や登記簿謄本の提出が不要なため、起業して間もない会社や個人事業主の方でも気軽にお申し込みできます。

また、一時的な増額申請に対応しているため、高額になりやすい税金も無理なく支払えます。支払額に対してはポイントが還元され、節約や経費削減につながります。

このほか、会計・給与計算のクラウドサービス「かんたんクラウド(MJS)」の月額利用料2ヵ月無料という特典が付帯しているのも魅力です。本サービスには自動仕訳作成機能が搭載されており、経理業務の効率化を行えます。

さらに、特定のビジネス関連のサービスでカードを利用すると、通常のポイント還元率0.5％の4倍である2％のポイント還元が受けられます(※3)(※4)。以下は、ポイント4倍サービスの対象になるサービスの一例です。

● アマゾンウェブサービス(AWS)
● エックスサーバー
● お名前.com
● かんたんクラウド(MJS)
● クラウドワークス
● サイボウズ
● マネーフォワード クラウド
● モノタロウ(事業者向けサイトのみ対象)
● Yahoo!ビジネスサービス

日常生活で役に立つセゾンカード会員限定の特典も充実しており、例えば、毎週木曜日に全国のTOHOシネマズでお好きな映画を1,200円(税込)で鑑賞いただける「セゾンの木曜日」があります。

セゾンカードのスマートフォンアプリ「セゾンPortal」からクーポンを取得いただき、WEB(インターネットチケット販売“vit®”)または劇場でのチケット購入時にクーポンをご利用いただくことで特別料金で映画鑑賞が可能です。

(※1)一部還元率の異なるサービスおよび加盟店がございます。
(※2)小数点以下は繰り上げになります。
(※3)ほかカードにてSAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)へご入会いただいている方は本サービスの対象外となります。
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セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、手厚いビジネス向けの特典が付帯したプラチナビジネスカードです。

プラチナカードならではの特典として、専任スタッフが24時間365日対応(※6)する「コンシェルジュ・サービス」が利用でき、ビジネスでもプライベートでもサポートが受けられます。

世界に広がる1,700ヵ所以上の空港ラウンジをご利用いただける「デジタル会員証(プライオリティ・パス アプリ)」に年会費無料でお申し込み(※3)(※4)(※5)ができ、フライト前の待ち時間もゆったり過ごせます。

ビジネス向けの特典としては「セゾン弁護士紹介サービス」が利用でき、弁護士に相談したいときには第一東京弁護士会を通じて弁護士の紹介を受けることが可能です。

ほかにも、ビジネスに役立つさまざまなサービスを優待価格で利用できる「ビジネス・アドバンテージ」も付帯しています。

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以下では、経費についてのよくある質問を紹介します。

経費とは、事業で収益を得るために使った費用を指します。「出張費用」「飲食代金」「通信費」など、業務上必要なさまざまな費用が該当します。

「経費で落とす」とは、事業のために支出した費用を事業の経費に計上することです。例えば、飲食店利用の際の「経費で落とす」とは、飲食代金を事業用の費用として経費に計上することを意味します。

経費を正しく理解せずに計上すると、あとから大きなペナルティを科せられる可能性があるため、経費管理は適切に行う必要があります。

ビジネスカードで経費のお支払いを一元化し、会計ソフトで管理する方法は、正確さだけでなく、処理を簡単にして負担を軽減します。経費処理で困る前に導入を検討されてはいかがでしょうか。

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