ペーパーレスとは？メリットとデメリットをe-文書法などとあわせて解説

ペーパーレス(paperless)とは、文字のとおり「紙を少なくすること」を指しています。紙で保存していた書類をデジタル化することなどにより、業務効率の改善やコスト削減することが狙いです。

身近な例では、紙の書籍の代わりに電子書籍を利用する、切符の代わりにICカードを利用するなどがあります。会社においては、会議資料をPDF文書化して保存する、勤怠状況をクラウド管理してタイムカードをなくす、といったペーパーレスの事例がよく見受けられます。

ただし、ペーパーレスとは、すべての紙の書類をなくすことではありません。紙媒体で残しておくべき書類は紙として保存し、いつでも利用可能な状態に置いておくことも大切なことです。

ペーパーレス化が加速する背景のひとつは、ICT技術の発展です。インターネット環境やクラウドサービスの充実、大容量ストレージやスマートデバイスの利用が広がったことで、書類のデジタル化が低コストで実現できるようになりました。

また、国によるペーパーレス化の推進も背景にあります。2019年4月1日より施行されている働き方改革推進法では、その具体策のひとつにペーパーレスが含まれています。

さらに、e-文書法や電子帳簿保存法などの法改正により、文書保存の運用が柔軟となったことも、ペーパーレスが促進している背景のひとつでしょう。

e-文書法とは、2005年4月に施行された書面保存に関する2つの法律の通称です。e-文書法の施行により、これまで法人税法や商法などで紙媒体での保管が義務付けられていた文書を、電子的な媒体で保存することが可能となっています。

e-文書法の対象となる文書は、領収書、契約書、納品書、会計帳簿などさまざまです。ただし、文書を電子化する場合には見読性などの法的要件があるため、注意しましょう。

なお、電子帳簿保存法は、e-文書法に先駆けて1998年に施行された法律です。国税庁により管轄されており、会計帳簿や領収書などの国税関係書類について規定しています。電子帳簿保存法も、e-文書法とあわせて改正が行われ、領収書や契約書などのスキャナ保存が可能となりました。

それでは、具体的にどのような資料や書類がペーパーレスの対象となるのでしょうか。一例をあげると、下記のようになります。

● 会議資料や保管書類などのビジネス文書
● 自社で発行しているカタログ・書籍・雑誌
● ポスターやポップといった販促物
● 伝票や契約書、請求書

ただし、e-文書法などの規定により、紙の書類として残すべきものも存在します。例えば、災害対策マニュアルや安全手引きなど、緊急時にすぐ閲覧すべきものなどです。また、免許証や許可証といった現物性が高い文書なども、ペーパーレスの対象外です。

ペーパーレスを導入すると、業務効率の向上やコストの削減、セキュリティの強化など、さまざまなメリットが生まれます。ただし、導入に際してはいくつかの問題点があることも事実です。ここでは、ペーパーレスのメリットとデメリットを紹介します。

まず、ペーパーレスのメリットには、以下のような内容があります。

● 文書を簡単に検索できるため、業務を効率化できる
● 社内や取引先との情報共有が容易になる
● 紙や印刷代を削減できる
● 紙の消費をおさえることで環境保全にもつながる
● セキュリティ性を高められる
● バックアップ性を高められる

文書をデジタル化すると、パソコンやタブレットで簡単に検索することが可能となり、必要な情報を簡単に見つけることができます。デジタル化された文書であれば、メールやクラウドフォルダなどにより、社内・取引先との情報共有も容易です。

また、タブレット端末を使用したペーパーレス会議を採用すれば、膨大な紙資料を配布する必要がなくなり、紙や印刷代を削減することができます。紙や印刷塗料の消費を抑えることで、原料となる森林資源などを保護し、環境を保全することにもつながります。

なお、紙媒体の資料は盗難や情報漏えいの流出経路となりやすい側面があり、紛失の恐れもあります。デジタル化したデータは個人レベルでアクセス制限を設定することができ、バックアップによる複数箇所での保存が可能です。

ペーパーレス化のデメリットには、システム導入にともなうコストがあげられるでしょう。また、デジタル化した文書閲覧のための端末(個人用のパソコンやタブレットなど)も必要です。

そのほか、システムやサーバーに不具合がおきた場合、文書を閲覧できなくなるデメリットがあります。そのため、事前にシステム障害を想定した対応策を講じる必要があります。


このようにペーパーレス化を推進することは、検索性の向上や印刷費用の削減など、大きなメリットがあります。会社を経営していくうえで、業務を効率化し、コストを削減していくことは大切なことです。

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ペーパーレスは、紙の利用を削減し、デジタル化された資料・文書を活用することです。ICT技術の発展、国によるペーパーレスの推奨などが背景にあります。e-文書法や電子帳簿保存法の施行・改正により、法整備も進んでいます。

ペーパーレスを導入し、デジタル化を促進すると、情報の検索性や共有性が高まり、業務を効率化することが可能です。また、環境へと配慮できるなど、さまざまなメリットがあります。

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