「按分」とは？確定申告の際に必要な計算方法についても解説

按分のそもそもの意味は、物品や金銭などを基準に用いて割り振ることです。確定申告だけでなく、日常の中でも実情に合った数値を算出して、割り振りをしたいシーンで按分が用いられます。

例えば、食事代金を食べた量に応じて割り振るというのも按分の考え方です。

4人の食事代金が2,000円で、取り皿に盛った回数がAさん1回、Bさん1回、Cさん2回、Dさん1回である場合、取り皿に盛った回数を基準として按分計算を行うと、Aさんが400円、Bさんが400円、Cさんは800円、Dさんが400円支払うことになります。単純に割り勘で支払うよりも、実情に近い支払いができます。

単純に割り勘で支払うよりも、実情に近い支払いができます。

確定申告においては、費用をプライベートなものと事業の経費に割り振る際に按分計算が行われます。こうしたプライベート用と事業用の振り分けは家事按分と呼ばれます。

個人事業主やフリーランスなどの場合、どうしてもプライベートと事業で兼用して使っているものが出てくるかもしれません。そうしたプライベートと事業で兼用のものは按分計算をして、経費に計上できます。

家事按分が行われる主な費用としては、家賃、光熱費、交際費、インターネットの通信費、携帯電話料金などが挙げられます。

按分の割合を決める基準の数値は、業務時間や日数、専有面積などさまざまなものが考えられます。例えば、家賃の按分では専有面積、通信費や光熱費の按分では、スマートフォンや自宅兼事務所の使用時間を基準にするのが一般的です。

基準の選び方や細かい計算方法については、特に決まりがあるわけではありませんが、実情に合った基準を設けないと、指摘を受けた際に合理的な説明が難しくなります。理由を説明できることを前提に、実情に合った基準や計算方法を決めておくことが大切です。

自宅と事務所を兼用している場合の「家賃」を例に、実際に按分計算をしてみましょう。

下記のケースで、専有面積を基準にして按分計算を行うこととします。

・自宅全体の賃貸面積：80平方メートル
・事務所(業務を行うのに必要なスペース)：20平方メートル
・家賃：10万円

下記の計算から、自宅のうち事務所として使用している割合は25%と算出されます。
20平方メートル÷80平方メートル×100＝25%

25%の割合を元に家賃を按分すると、経費として計上できる金額は25,000円となります。
10万円×25%＝25,000円

このように自宅兼事務所の家賃の場合、専有面積を基準として算出すると客観的な説明ができます。

事業を行う上では、経費の計算は必須になりますが、経費精算システムを利用すれば、経費の計算や経理業務の負担を軽減できます。

例えば、クラウド型経費精算サービス「Staple(ステイプル)」の場合では、次のようなことができます。

● 経費精算をシステム化し、迅速かつ正確に処理できる
● 交通系ICカードの履歴読込や乗換案内アプリと連携
● 対象の会計ソフトへデータのインポート
● スマホにも対応

そのほか、スマートフォンの Staple アプリから領収書やレシートを撮影すると、タイムスタンプが付与され証憑(しょうひょう)化される機能もあります。これによって、従来のような領収書・レシートの提出・管理負荷が大幅に削減できます。

経理業務を効率化する際には、導入を検討してください。

なお、Stapleの1ユーザーあたりの月額料金は660円(税込)ですが、セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードでは、6ヵ月分の無料クーポンが利用できます。

按分計算の機会が多い個人事業主の方はビジネスカードの利用がおすすめです。

経費を現金で支払っていると、領収書を取っておき、自分で計算しなくてはならないため、何かと手間がかかります。

ビジネスカードで支払いを一元化すれば、何にいくらかかったかが把握しやすく、按分計算を含めた経費の管理は楽になります。カードの利用明細はWEB上で簡単に確認が可能です。

事業用のビジネスカードで特におすすめなのが、以下の2つです。

・セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード
・セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード

上記のカードでは、支払いのたびに永久不滅ポイントが貯まり、ポイントを使って経費の削減が可能です。また事業に役立つ付帯サービスも充実しているので、よりビジネスに力を入れやすくなるでしょう。それぞれのカードの特長を紹介します。

年会費無料で保有できるセゾンのビジネスカードです。追加カードの年会費は無料で、最大9枚まで発行できます。

永久不滅ポイントは、国内利用の場合は1,000円(税込)で1ポイントですが、海外利用で2倍(1,000円(税込)につき2ポイント=約10円相当)のポイントが貯まります。貯めたポイントは月々のお支払いに使うことができ、経費削減のために役立ちます。

ビジネス特典としては、ビジネスに役立つウェブサービスご利用で通常の4倍(税込1,000円につき4ポイント=約20円相当)永久不滅ポイントが貯まります。会計・給与のクラウドサービス「かんたんクラウド」が2ヵ月無料で利用できるほか、モノタロウ、エックスサーバーなど、各種のウェブサービスで最大2％ポイント還元の特典もあります。

カードの利用日から支払い日まで最大56日間の猶予があるので、キャッシュフローにゆとりができるのもメリットです。

経費の支払い・精算の手間が削減でき、ビジネス特典も充実したカードを求めている方はセゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードを検討すると良いでしょう。 

プラチナならではの特典が魅力のビジネスカードです。年会費は22,000円(税込)です。追加カードは1枚3,300円(税込)の年会費で、最大9枚まで発行可能です。

ビジネス向けの特典としては、国内最大級のビジネスデータベースサービス「G-Seachデータベースサービス」の優待をはじめ、セゾン弁護士紹介サービス、ビジネス書要約サイト「flier(フライヤー)」の優待などが付帯しています。このカード1枚でさまざまなビジネスサポートを受けられます。

そのほか、ビジネス向けバンケットホールや会議室の予約などに役立つコンシェルジュ・サービス、海外でポイント2倍の永久不滅ポイント優遇など、プラチナカードならではの特典が付帯します。

旅行向けの特典としては、世界中で使える海外空港ラウンジサービス「プライオリティ・パス」はプラチナ限定でプレステージ会員への無料登録が可能です。

国内旅行傷害保険が付帯し、海外旅行傷害保険(※2)も条件を満たすことで適用されるので、出張時も安心でしょう。

経費管理の効率化と合わせて、プラチナカードならではのビジネス特典の利用を考えている方はぜひセゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードをご検討ください。

(※1)航空券代や宿泊費などの支払いに本カードを利用した場合に適用されます。

按分は、物品や金銭などを基準に用いて割り振ることを意味する言葉です。確定申告では、事業にかかった費用をプライベートなものと経費に割り振る際に按分計算が行われます。

税務署などから指摘を受けた際に合理的な説明が必要なので、基準や計算方法の妥当性はあらためて確認しておきましょう。

なお、按分計算の機会が多い個人事業主の方にはセゾンのビジネスカードがおすすめです。経費管理が楽になるだけでなく、ビジネスで役立つ充実の特典が利用できます。経費管理を手間に感じている方はぜひビジネスカードの導入を検討してはいかがでしょうか。