確定申告で領収書は提出する？注意点や保管方法についても解説

領収書は、事業上の取引が行われ、その代金を確かに支払ったことを証明する書類です。確定申告をする際に経費計上するために必要です。

領収書には「いつ、誰に、いくら支払ったのか」ということが正しく記載されていなければなりません。日付、宛名、金額、購入内容、発行者の名称など、領収書として必要な項目が記載されているかを受け取る際に確認しましょう。

確定申告を行う際、領収書を提出する必要はありません。

ただし、確定申告の計算を正確に行うためには領収書が欠かせません。また、税法上、確定申告後も原則として7年間保管する義務があります。

経費として認められる領収書があれば、計上することで所得税額を減らすことができます。経費になるお支払いについては領収書を必ず受け取っておきましょう。

領収書をお支払いの証明として利用するためには、必要な項目が正しく記載されているかを確認する必要があります。領収書を受け取る際に忘れずにチェックしましょう。領収書に必要な5項目を紹介します。

領収書には年月日が記載されている必要があります。和暦(令和3年など)・西暦(2021年など)についてはどちらでも問題ありません。ただし、すべての桁が省略されず、正確に記入されている必要があります。

金額については、実際に支払った金額が税込で記入されている必要があります。

通常、金額は3桁ごとにカンマ区切りで記入します。また、改ざん防止のため、数字の前には「￥」や「金」、あとには「－」や「也」を記入します。

なお、軽減税率対象の食品の購入があった場合は、税率ごとに金額の記入が必要です。領収書を受け取る際は、これらのルールが守られているかどうかを確認しましょう。

領収書には、「飲食代として」「電気代として」など、何の代金を支払ったか一目でわかるように具体的に記載されている必要があります。

「品代」など支払内容がわかりにくいと、経費管理が煩雑になるほか、税務調査でもしっかり説明ができなくなる可能性があります。内容が適切であるか、領収書をもらうタイミングで確認しましょう。

名前や社名が宛名として正しく記入されているか確認してください。

通称や略称の場合、領収書として認められない可能性があるので、正確に伝えて記入してもらいましょう。

個人事業主の場合は個人名、屋号を構えているなら「屋号＋個人名」となります。「上様で」と頼んだ場合はその限りではありませんが、少額決済でない限り領収書として認められないケースもあります。

また、インボイス制度においては、小売業や飲食業などが発行する簡易インボイスを除き、原則として宛名の省略は認められません。そのため、個人名などで領収書をもらっておくのが良いでしょう。

金額を受け取った側の氏名または名称・住所などの記載があることを確認しましょう。また、インボイス制度の開始に伴い、発行者が適格請求書発行事業者の場合は「登録番号」の記載が必須となります。

書式や形式には決まりが設けられていないため、手書きや社判など、何らかの形で記載があれば問題ありません。

領収書は確定申告の際に提出する必要はありません。ただし、税法上、確定申告を終えたあとは、帳簿や領収書などを保管することが義務付けられています。

個人事業主の場合、青色申告では原則として7年間(前々年の所得が300万円以下の場合は5年間)の保管が必要です。白色申告の場合は、原則として5年間保管する必要があります。法人については、原則として7年間の保管が義務付けられています。

領収書が多くなると紛失してしまうリスクがあり、面倒な作業も増えるため、工夫して保管する必要があります。

紙の領収書を保管する際は、月ごと(日付順)にファイルでまとめるとわかりやすいでしょう。税務調査の際にすぐに必要な領収書を引き出せるように、日付順に並べておくのがおすすめです。

令和2年度の税制改正により、領収書の電子保存も可能になっています。ペーパーレスでの領収書の管理が認められるようになりました。

「保管スペースをなくしたい」「電子保存の方が検索しやすい」などメリットも多いので、領収書の保管方法として併せて検討しましょう。

なお、令和6年1月1日から、電子帳簿保存法の改正により電子データとして送付・受領した取引情報(請求書、領収書など)は、原則として電子保存が義務付けられています。改ざん防止のための措置をとる必要があるなどの基本的なルールも定められているため、注意が必要です。

ただし、一定の要件を満たしている場合、猶予措置により紙での保存も可能です。詳細は国税庁の公式サイトや最寄りの税務署でご確認ください。

経費の管理を手間に感じているなら、法人カードの利用を検討しましょう。

法人カードでお支払いをまとめておけば、経費をクレジットカードの利用明細で一元管理でき、経費管理が楽になります。社員用に追加カードを持たせれば、いつ、誰が、何にお金を使ったかも一目でわかります。利用明細は、WEB上で確認が可能です。

なお、クレジットカードでは、利用伝票に決済日や金額、店名、購入内容、購入者の氏名または会社名の記載があれば、領収書代わりとして使用できます。ただし、インボイス制度下では、「登録番号」の記載なども必要です。

そのほか、法人カードのなかには、ビジネスに役立つサービスが付帯するカードもあります。持っているとビジネスのさまざまなシーンで特典を利用することが可能です。

ビジネスカードを検討するなら、おすすめは以下の2つのカードです。

・セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード
・セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード

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● マネーフォワード クラウド
● モノタロウ(事業者向けサイトのみ対象)
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領収書は確定申告をする際に経費計上するための大切な書類です。領収書自体は確定申告で提出する必要はありませんが、正確な計算のために領収書は欠かせません。ファイルなどで整理して、あとからでもわかるように保管しましょう。

また、領収書を発行してもらう際は、記載漏れがないか確認しておくことも大切です。いくつか必須項目もあるので、領収書をもらう際に忘れずに確認しましょう。

経費の管理については、法人カードでお支払いを一元化することで手間が削減できます。領収書の管理方法の見直しとともに、クレディセゾンのビジネスカードも併せてお申し込みを検討してみると良いでしょう。

(※)「アメリカン・エキスプレス」は、アメリカン・エキスプレスの登録商標です。(株)クレディセゾンは、アメリカン・エキスプレスのライセンスに基づき使用しています。