確定申告で領収書は提出する？注意点や保管方法についても解説

領収書は、事業上の取引が行われ、その代金を確かに支払ったことを証明する書類です。確定申告をする際には、経費計上するために必要となります。

領収書には「いつ、誰に、いくら支払ったのか」ということが正しく記載されていなければなりません。日付、宛名、金額、購入内容、発行者の名称など必要な項目が記載されているかを、領収書を受け取る際に確認しましょう。

確定申告を行う際、領収書を提出する必要はありません。

ただし、確定申告を正確に行うには、日々の帳簿付けが重要となるため、領収書は欠かせません。また、税法上、確定申告で使用した帳簿や領収書などは原則として7年間保管する義務があります。

なお、青色申告をしている年度に赤字(繰越欠損金)が発生した場合や、青色申告をしていない年度でも災害による損失が発生した場合には、帳簿や書類の保存期間は10年間に延長されます。

経費として認められる領収書があれば、計上することで所得税額を減らすことが可能です。経費になるお支払いについては領収書を必ず受け取っておきましょう。

また、交通機関の利用や自動販売機での購入など、領収書が発行されないケースもあります。こうした場合は、日付・金額・支払先・目的を記載した「出金伝票」を作成して提出することで、経費の証拠として認められることがあります。

領収書をお支払いの証明として利用するためには、必要な項目が正しく記載されている必要があります。領収書を受け取る際には、必要項目が正しく記載されているかを忘れずにチェックしましょう。ここでは、領収書に必要な5項目を紹介します。

領収書には年月日が記載されている必要があります。和暦(令和8年など)か西暦(2026年など)かについては、どちらでも問題ありません。ただし、すべての桁が省略されず、正確に記入されている必要があります。

金額については、実際にお支払いした金額が、税込で記入されていなければなりません。

通常、金額は3桁ごとにカンマ区切りで記入します。また、改ざん防止のため、数字の前には「￥」や「金」、あとには「－」や「也」を記入します。

なお、軽減税率対象の食品の購入があった場合は、税率ごとに金額の記入が必要です。領収書を受け取る際は、これらのルールが守られているかどうかを確認しましょう。

領収書には、「飲食代として」「電気代として」など、何の代金をお支払いしたか一目でわかるように具体的に記載されている必要があります。

「品代」など支払内容がわかりにくいと、経費管理が煩雑になるほか、税務調査でもしっかり説明ができなくなる可能性があります。内容が適切であるか、領収書をもらうタイミングで確認しましょう。

領収書の但し書きは「書籍代として」「ソフトウエア利用料として」など、勘定科目と紐付けしやすい記載が理想的です。

飲食を伴う接待交際費は、「飲食代として」に加え、参加人数や相手先の会社名をメモしておくと、税務調査時にも経費の正当性を説明しやすくなります。

名前や社名が、宛名として正しく記入されているか確認してください。

通称や略称の場合、領収書として認められない可能性があるので、正確に伝えて記入してもらいましょう。

個人事業主の場合は個人名、屋号を構えているなら「屋号 + 個人名」となります。「上様で」と頼んだ場合はその限りではありませんが、「上様」では少額決済でない限り領収書として認められない可能性があります。

また、インボイス制度においては、小売業や飲食業などが発行する簡易インボイスを除き、原則として宛名の省略は認められません。そのため、個人名などで領収書をもらっておくのが良いでしょう。

金額を受け取った側の氏名または名称・住所などの記載があることを確認しましょう。また、インボイス制度の開始に伴い、発行者が適格請求書発行事業者の場合は「登録番号」の記載が必須となります。

書式や形式には決まりが設けられていないため、手書きや社判など、何らかの形での記載があれば問題ありません。

取引先が適格請求書発行事業者であるかどうかは、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で登録番号を入力すれば確認できます。仕入税額控除を受けるためには、登録番号が記載されたインボイス(適格請求書)の保管が必要です。

取引先が多い個人事業主の場合、登録番号の確認作業も煩雑になりがちです。ビジネスカードで決済先を一元化しておけば、確認すべき取引先の整理もしやすくなります。

確定申告の際に領収書を提出する必要はありません。ただし、税法上、確定申告を終えたあとは、帳簿や領収書などを保管することが義務付けられています。

個人事業主の場合、青色申告では原則として7年間(前々年の所得が300万円以下の場合は5年間)の保管が必要です。白色申告の場合は、原則として5年間保管する必要があります。法人については、原則として7年間の保管が義務付けられています。

領収書は、支出が実際に行われたことを証明する重要な書類です。事業に関する支出を経費として計上するためには、内容や金額、取引先などを客観的に示せる証拠が求められます。それを証明するための書類のひとつが領収書です。

税務調査が行われた際には、帳簿の内容と領収書が一致しているかが確認されます。領収書を保管していないと、経費として認められず、追加徴税を始めとするペナルティを受ける可能性があるため注意しましょう。

なお、青色申告をした年度に赤字(繰越欠損金)が発生した場合や、青色申告の有無にかかわらず災害による損失が発生した場合、領収書の保存期間は10年間です。

領収書が多くなると紛失してしまうリスクがあり、面倒な作業も増えるため、工夫して保管する必要があります。

紙の領収書を保管する際は、月ごと(日付順)にファイルでまとめるとわかりやすいでしょう。税務調査の際にすぐに必要な領収書を引き出せるように、日付順に並べておくのがおすすめです。

令和2年(2020年)度の税制改正により、領収書の電子保存も可能になり、ペーパーレスでの領収書の管理が認められるようになりました。

「保管スペースをなくしたい」「電子保存の方が検索しやすい」などメリットも多いので、領収書の保管方法として併せて検討しましょう。

また、令和6年(2024年)1月1日から、電子帳簿保存法の改正により電子データとして送付・受領した取引情報(請求書、領収書など)は、原則として電子保存が義務付けられています。改正電子帳簿保存法では、改ざん防止のための措置をとる必要があるなどの基本的なルールが定められている点にも注意が必要です。。

電子帳簿保存法の詳細やFAQは国税庁のウェブサイトに掲載されています。帳簿のほか、スキャナ保存や電子取引に関する内容も記載されているので、わからないことがある場合は参照してください。

適切かつ確実性を確保するには、クレジットカードや会計ソフトを活用することも有効です。クレジットカードのなかには特定の会計ソフトと連携でき、経費管理を効率化できるものも少なくありません。

例えば、セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードに付帯する「かんたんクラウド(MJS)」の2ヵ月無料特典を活用すれば、カードの利用明細と会計帳簿の自動連携が可能になり、領収書との照合作業も大幅に効率化できます。

なお、電子帳簿保存法の改正により、電子データとして送付・受領した取引情報は、原則として電子保存が義務となりますが、一定の要件を満たす場合は紙での保存も認められています。詳細は国税庁の公式サイトや最寄りの税務署でご確認ください。

出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答(Q&A)」

経費の管理を手間に感じているなら、法人カードの利用を検討しましょう。

法人カードでお支払いをまとめておけば、経費をクレジットカードの利用明細で一元管理でき、経費管理が楽になります。社員用に追加カードを持たせれば、いつ、誰が、何にどれだけのお金を使ったかも一目でわかります。利用明細は、WEB上で確認可能です。

なお、クレジットカードの利用伝票は、決済日や金額、店名、購入内容、購入者の氏名または会社名の記載があれば、領収書代わりに使用できます。ただし、インボイス制度下では「登録番号」の記載なども必要です。

そのほか、法人カードのなかには、ビジネスに役立つサービスが付帯するカードもあります。持っているとビジネスのさまざまなシーンで特典を利用することが可能です。

ビジネスカードを検討するなら、おすすめは以下の2つのカードです。

●セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード
●セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、年会費無料で利用できるビジネスカードです。

申込時は決算書や登記簿謄本の提出が不要なため、起業して間もない会社や個人事業主の方でも気軽にお申し込みできます。

また、一時的な増額申請に対応しているため、高額になりやすい税金も無理なく支払えます。支払額に対してはポイントが還元され、節約や経費削減につながります。

このほか、会計・給与計算のクラウドサービス「かんたんクラウド(MJS)」の月額利用料2ヵ月無料という特典が付帯しているのも魅力です。本サービスには自動仕訳作成機能が搭載されており、経理業務の効率化を行えます。

さらに、特定のビジネス関連のサービスでカードを利用すると、通常のポイント還元率0.5％の4倍である2％のポイント還元が受けられます(※1)(※2)。以下は、ポイント4倍サービスの対象になるサービスの一例です。

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● モノタロウ(事業者向けサイトのみ対象)
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領収書は確定申告をする際に経費計上するための大切な書類です。領収書自体は確定申告で提出する必要はありませんが、正確な計算のために領収書は欠かせません。ファイルなどで整理して、あとからでもわかるように保管しましょう。

また、領収書を発行してもらう際は、記載漏れがないか確認しておくことも大切です。いくつか必須項目もあるので、領収書をもらう際に忘れずに確認しましょう。

経費の管理をさらに効率化したい場合は、ビジネスカードを活用してお支払いを一元化するのも有効です。

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領収書の管理方法と併せて最適な支出管理の仕組みを取り入れ、経理業務の効率化と正確性の向上を目指していきましょう。

(※)「アメリカン・エキスプレス」は、アメリカン・エキスプレスの登録商標です。(株)クレディセゾンは、アメリカン・エキスプレスのライセンスに基づき使用しています。