確定申告で領収書は提出する？注意点や保管方法についても解説

領収書は、事業上の取引が行われ、その代金を確かに支払ったことを証明する書類です。確定申告をする際に経費計上するために必要です。

領収書の内容としては、いつ、誰に、いくら支払った、ということが正しく記載されていなければなりません。日付、宛名、金額、購入内容など領収書として必要な項目が記載されているかは受け取る際に確認しましょう。

領収書自体は確定申告で提出する必要はありません。

ただし、確定申告の計算を正確に行うためには領収書が欠かせません。また、税法上、確定申告後も原則7年間保管の義務もあります。

経費として認められる領収書があれば、計上することで所得税額が減ります。経費になる支払いについては領収書を必ず受け取っておきましょう。

領収書を支払いの証明として利用するためには、必要な項目が正しく記載されているか確認しなくてはいけません。領収書を受け取る際に忘れずにチェックしましょう。領収書に必要な5項目を紹介します。

年月日が記載されている必要があります。和暦(令和3年など)・西暦(2021年など)についてはどちらでも大丈夫です。ただし、全ての桁が略さずに正確に記入されている必要があります。

金額については、実際に支払った金額が税込で記入されている必要があります。

通常、金額は3桁ごとにカンマ区切りを記入します。また、改ざん防止のため数字の前には「￥」や「金」、後には「－」や「也」を記入します。

なお、軽減税率対象の食料品の購入があった場合は、税率ごとに金額の記入が必要です。

「飲食代として」「電気代として」など、何の代金を支払ったか一目でわかるように具体的に記入を行います。

「品代」など支払い内容が分かりにくいと、経費管理が煩雑になるほか、税務調査でもしっかり説明ができなくなります。内容が適切であるか、領収書をもらうタイミングで確認しましょう。

名前や社名が宛名として正しく記入されているか確認してください。

通称や略称だと領収書として認められない可能性があるので、正確に伝えて記入してもらいましょう。

個人事業主の場合は個人名、屋号を構えているなら「屋号＋個人名」となります。「上様で」と頼んだ場合はその限りではありませんが、少額決済ではない限り領収書として認められないケースもあります。個人名などで領収書をもらっておく方が良いでしょう。

金額を受け取った側の氏名または名称・住所なども記載をしましょう。手書きではなく、社判で押印することも可能です。

領収書は確定申告の際に提出する必要はありません。ただし、税法上、確定申告を終えた後も原則7年間保管することが義務付けられています。

個人事業主は青色申告では原則7年間の保管が必要で、前々年の所得が300万円以下の場合、保管期間は5年間となります。白色申告の方は5年間の保管が必要です。法人については、7年間の保管が義務付けられています。

領収書が多くなると紛失してしまうリスクもあり、面倒な作業も増えるため、工夫して保管する必要があります。

紙の領収書を保管する際は、月ごと(日付順)にファイルでまとめるとわかりやすいでしょう。税務調査の際にすぐに必要な領収書を引き出せるように日付順に並べておくのがおすすめです。

令和2年度の税制改正により、領収書の電子保存も可能になっています。ペーパーレスでの領収書の管理が認められるようになりました。

「保管スペースをなくしたい」「電子保存の方が検索しやすい」などメリットも多いので、領収書の保管方法として合わせて検討しましょう。

経費の管理を手間に感じているなら、ビジネスカードの利用も検討しましょう。

ビジネスカードで支払いをまとめておけば、経費をクレジットカードの利用明細で一元管理でき、経費管理が楽になります。社員用に追加カードを持たせれば、いつ、誰が、何にお金を使ったかも一目で分かります。利用明細は、WEB上で確認が可能です。

なお、クレジットカードでは、利用伝票に決済日や金額、店名、購入内容、購入者の氏名か会社名の記載があれば領収書代わりとして使用できます。

そのほか、ビジネスカードの中には、ビジネスに役立つサービスが付帯するカードもあります。持っているとビジネスのさまざまなシーンで特典を利用していくことが可能です。

ビジネスカードを検討するなら、おすすめは以下の2つのカードです。

・セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード
・セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード

上質な特典が魅力のセゾンのプラチナビジネスカードです。年会費は22,000円(税込)です。追加カードは1枚3,300円(税込)の年会費で、最大9枚まで発行可能です。

優待特典として、クラウド型経費精算サービス「Staple(ステイプル)」が6ヵ月間無料で利用できます。

Stapleでは、セゾンのビジネスカードなどの利用明細だけでなく、お使いの交通系ICカードの履歴読込も可能です。乗換案内アプリとの連携やお使いの会計ソフトへのインポートも可能です。交通費も含め、経費精算の手間を大幅に削減できます。

Stapleはスマホ、PCに完全対応で、数人〜数千人での利用も可能です。追加機能にかかるオプション料金はありません。スマートフォンのStapleアプリから領収書やレシートを撮影すると、タイムスタンプが付与され証憑(しょうひょう)化されるという機能もあり、紙の領収書の管理も楽になります。

その他のビジネス特典も手厚い特典内容です。レンタカー、宅配サービスなどの各種経費の支払いを優待価格で利用できる「ビジネス・アドバンテージ」プログラムや、旅行傷害保険(海外で最高1億円)などの旅行サポートなども付帯。ビジネスの幅広いシーンで特典が利用できます。

個人事業主・フリーランスの方から、経営者の方(高校生を除く)まで対応できるビジネスカードです。年会費は無料で、追加カードは無料で発行できます。

永久不滅ポイントは、特定加盟店で4倍(1,000円(税込)につき4ポイント=約20円相当)、海外利用で2倍(税込1,000円につき2ポイント=約10円相当)のポイントが貯まります。貯めたポイントは次回以降の支払いで利用できるため、経費削減に繋がります。

ビジネス特典としては、会計・給与のクラウドサービス「かんたんクラウド」が2ヵ月無料で利用できます。経費管理を効率化できる会計ソフトを無料でお試しできます。

そのほか、モノタロウ、Yahoo! JAPAN(ビジネスサービスのみ)、エックスサーバーなど、各種のビジネスに役立つウェブサービスで最大2％ポイント還元です。

カードの利用日から支払い日までの期間は最大56日間が設定されています。支払い猶予があるのでキャッシュフローにゆとりができるのもメリットです。

領収書は確定申告をする際に経費計上するための大切な書類です。領収書自体は確定申告で提出する必要はないですが、正確な計算のために領収書は欠かせません。ファイルなどで整理して、後からでも分かるように保管しましょう。

また、領収書を発行してもらう際は、記載漏れがないか確認しておくことも大切です。いくつか必須項目もあるので、領収書をもらう際に忘れずに確認しましょう。

経費の管理については、ビジネスカードで支払いを一元化することで手間が削減できます。領収書の管理方法の見直しとともに、ビジネスカードの発行も合わせて検討してみると良いでしょう。