総勘定元帳とは？仕訳帳との違いや、保存期間、作成方法についても詳しく解説！

総勘定元帳とは、すべての取引を「勘定科目の種類別に」分類して整理・計算し、記録していくための帳簿であり、2つある「主要簿」のうちのひとつです。もう片方は「仕訳帳」と呼ばれるものです。

勘定科目ごとに「取引年月日」「相手勘定科目」「金額」が記載される総勘定元帳は、「損益計算書」や「貸借対照表」といった決算書を作るのに欠かせません。

仕訳帳は、すべての取引を「日付順に」記録していく帳簿です。仕訳帳に記録した内容、または会計ソフトに入力した仕訳情報を基に、総勘定元帳を作成します。

なお、「会社の財務状況を分析するために、現金や預金、借入金などの残高がどのくらいあるのかをチェックしたい」という場合、日付順に取引を記録した仕訳帳では、各勘定科目の残高を把握するのに手間がかかります。

取引を時系列で追いたいときは「仕訳帳」、現金・売掛金・地代家賃など勘定科目ごとの動きを確認したいときは「総勘定元帳」を参照しましょう。

総勘定元帳と仕訳帳の2つは、複式簿記(1つの取引を「借方」と「貸方」に振り分け、適切な勘定科目に仕訳する記帳方法)における「主要簿」 であり、事業を営んでいる方は、いずれも適切に作り、厳重に保存しておく必要があります。

総勘定元帳は、税法上、原則、当該事業年度の確定申告書提出期限日の翌日から「7年間」保存しなければなりません。

ただし、青色申告で欠損金額が生じた事業年度など、一定の理由があった年度に関しては10年間の保存が必要です

なお、総勘定元帳と一緒に、以下に示す帳簿や書類も保存しておく必要があります。

● 帳簿：仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など
● 書類：棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書など

ちなみに、会社法では、上記書類の保存期間は「10年間」とされているのでご注意ください。税法と会社法で保存期間に関する規定が異なりますが、「10年間保管する」と考えておけば、間違って保存期間内に破棄してしまう事故を防止できるでしょう。

ここからは、仕訳帳の記載内容から、総勘定元帳を作る方法を説明します。

まず、小売業を営んでいて、以下に示す取引が行われたと想定しましょう。

● 2022年10月1日：30万円分の食料品(牛乳、パン、りんご、バナナなど)、20万円分の日用品(ティッシュペーパーなど)を販売し、食料品代の30万円は現金で受け取り、日用品代の20万円は売掛けとした。
● 2022年10月5日：現金20万円を普通預金口座に預け入れた。
● 2022年10月20日：11月分の店舗賃借料18万円が普通預金口座から引き落とされた。

この場合、以下に示す仕訳帳が作られることになります。

総勘定元帳は、仕訳帳に記録した各取引を勘定科目ごとに集約していくことで作成します。

「前月繰越」の金額は、あくまでも一例に過ぎません。実際に記入する場合は、自社の状況に合わせましょう。

なお、左側は「借方」を、右側は「貸方」を意味します。不明な点がある場合は、税理士や税務署にご質問・ご相談ください。

前述した要領で、「手書き」または「表計算ソフト」で総勘定元帳を作ることは可能です。

しかし、複式簿記に慣れていない方は、ミスをするリスクが高くなるのでご注意ください。複式簿記に習熟している方であっても、多大な時間・労力を要するため、特に「手書き」で総勘定元帳を作るのは推奨できません。

おすすめは「会計ソフト」の利用です。簿記の知識があまりない方でも、スムーズに仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿を作れます。

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総勘定元帳とは、全取引を勘定科目の種類別に分類して整理・計算するための帳簿です。特定の勘定科目について、金銭の動きを把握するのに役立つことを覚えておきましょう。

原則として税法上は7年間、会社法上は10年間、保存しておく義務があるので、間違って廃棄しないようにご注意ください。

なお、総勘定元帳は、「手書き」や「表計算ソフト」で、仕訳帳から転記して作ることも可能です。ただし、時間や労力がかかり、ヒューマンエラーも発生しがちなので、「会計ソフト」を利用するほうが良いでしょう。

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