見積書とは？記載内容や作成するメリット、注意点をわかりやすく解説

見積書とは、契約前の段階で、契約する際の内容や金額が記載されている書類です。

見積書は契約前に発行する書類であり、発注者が契約するかどうかを判断する材料になります。そのため、内容や書式は分かりやすく、イメージしやすい形にすることが大切です。
なお、見積書を作成した段階では発注されていないので、発行したからといって契約する義務はありません。

ただし、見積書に記載した内容を勝手に変更したり、撤回したりできず、見積書で提示した内容が承諾されると、原則として法的に契約が成立するので、内容や価格を間違えないようにしましょう。

見積書は取引の契約前に発行する書類で、請求書は取引の完了後に発行する書類です。

見積書の段階では商品の価格やサービス内容などは仮の内容ですが、請求書では価格やサービス内容が確定されています。一般的な商取引では請求書を発行して送付してから、商品やサービスの代金が支払われるので、忘れずに発行しましょう。

なお、請求書の発行の仕方は掛売方式と都度方式の2種類があり、次のように違います。

掛売方式…一定期間の商取引をまとめて請求する
都度方式…1回の商取引ごとに請求する

発行の仕方によってメリット、デメリットが異なるので、ビジネスモデルに合った方法を選択しましょう。

見積書には法律で決まった様式はありません。そのため、事業者ごとに見積書の内容や書式が異なりますが、基本的に次の内容が記載されています。

●発行年月日
●事業者の住所と連絡先
●発注者名
●合計金額
●商品名やサービス名と価格
●消費税額など

見積書は購入の決断を早めたり、相手に安心感や信頼感を与えたりする可能性がある書類です。見積書の様式は決まっていないので、契約成立につながる工夫を考えてみましょう。

ただし、取引相手によっては見積書の記載内容、書式、提出方法が細かく定められていることがあるので確認が必要です。

見積書を発行する義務はありません。そのため、事業者やビジネスモデルによっては見積書を作成しないで商取引を行うことは可能です。

ただし、建設業のように健全な商取引が行えるように見積書の作成を推奨するガイドラインが設定されている場合は従う必要があります。

見積書を発行するメリットは以下のとおりです。

●双方が契約内容を確認できる
●仕事の依頼につながる可能性がある

上記のメリットを順番に解説します。

見積書は受発注の商取引で最初に交わす書類です。発注者と受注者が互いに契約内容を確認できるため、実際の商取引で起こり得る次のようなトラブルを避けられます。

●商品の個数や単価の間違い
●原材料価格が上昇した場合
●発注者の事情のみで単価を下げられる場合
●発注者が負担すべきコストを受注者が負担させられる場合など

特に、取引条件に関するルールを口約束で取り決めてしまうと、トラブルが起きたときに対処できない可能性があります。そのため、ルールや交渉経緯は見積書や契約書などの書面に残すと良いです。

見積書を提示すると、発注者は内容を確認し、場合によっては別の事業者から受け取った見積書と比較します。比較した結果、提示した見積書を基に仕事の依頼を受けられる可能性はあります。

そのため、発注者から見積書の提示を求められたときに素早く対応できるように、テンプレートを用意しておきましょう。

見積書を作成する際の注意点は以下のとおりです。

●発注者によっては見積書の内容や書式が定められている
●見積書に押印を求められる
●契約に至った見積書は保管義務がある

上記の注意点を順番に解説します。

基本的に、見積書の書式は定められていません。ただし、発注者によっては見積書の内容や書式、提出方法などが細かく定められており、従うことが契約上の必要条件になることがあります。

また、特定の業界や団体によっては見積書のテンプレートが用意されていることがあるので、確認しておきましょう。

見積書への押印は法律で義務付けられていません。発注者によっては事業者の負担軽減や利便性の向上、デジタル化の推進などの理由から押印を不要とするケースもあります。

一方で、見積書に押印を必要とする取引相手はいるので、求められたときに対応できるように印章は用意しておくべきです。

法人の場合、帳簿と取引に関して作成や受領した書類は、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する義務があります。

つまり、見積書を提出して契約した取引があるなら、見積書は一定期間保管しておく必要があります。そのため、見積書は2部用意して、1部は発注者に渡し、もう1部はスキャナで取り込んで保存しておきましょう。

なお、契約に至らなかった見積書を保管しておく義務はありません。

見積書は仕事の依頼につながる書類ですが、契約に至れば保管義務が発生します。また、見積書だけでなく、経理や事務などでやるべきことは多く、フリーランスの方やスタートアップしたばかりの企業では人手が足りない可能性があります。

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(※)「アメリカン・エキスプレス」は、アメリカン・エキスプレスの登録商標です。(株)クレディセゾンは、アメリカン・エキスプレスのライセンスに基づき使用しています。