法人で登記簿謄本を取得する方法とビジネスに役立つ書類の見方

法人登記簿謄本には、会社の名前や所在地、役員名といった情報が記載されています。情報の内容自体は複雑なものではありませんが、会社を設立する際には登記しなければなりません。登記を完了しないままでは法人格を得られないためです。登記簿謄本に関するルールは法務省によって定められています。

法人登記簿謄本のほか、商業や不動産など複数の区分がある点も理解しておきましょう。例えば、法人登記はさらに「株式会社登記」「合同会社登記」といったジャンルに枝分かれしています。

登記簿謄本と似た言葉に「登記事項証明書」が挙げられます。これらはいずれも同じものを意味しています。登記簿謄本・登記簿事項証明書どちらも一般的な名前として認識されているため、使い分ける必要はありません。ただし、法務省では登記簿事項証明書を正式な名前として取り扱っています。 

法人登記簿謄本は、主に3つのシーンで必要です。会社の存在を証明する重要な書類でもあるため、スムーズに手続きができるように取得する場所などを把握しておきましょう。

利用頻度が高いものではありませんが、決算申告や補助金申請などの目的でも取得しなければなりません。法人登記簿謄本が必要になるシーンを詳しくご紹介します。

登記簿謄本に記載されている内容に変更があった場合は、書類を取得して変更手続きを行わなければなりません。具体的な例は以下のとおりです。

・会社名の変更
・役員の交代
・発行可能株式数の変更
・事業目的の追加や変更

特に役員の交代はよくあるケースといえます。株数の変更や事業目的の追加は会社の方針によって異なるため、場合によっては長い期間変更しないこともあるでしょう。

登記内容を変更するために手続きを進めている期間は、これまでの登記簿謄本を取得できません。以前の内容と比べたり検討したりといった作業が困難になるため、必要な場合は変更を申請する前に取得しておきましょう。

1年分の収支・経費などを明確にする確定申告では、法人登記簿謄本の提出を求められるケースがあります。ただし、登記内容変更のように必ず必要なものではありません。登記簿謄本が必要かどうかは担当税理士の判断にゆだねられます。

書類を求められるケースとして、申告書の内容に整合性を確信できない場合が挙げられます。発行可能株式数や資本金といったお金に関する正確な情報をチェックし、申告書に不備がないか確認します。

このような理由から、依頼して間もない税理士であれば、税理士へ提出する必要があるため、取得が必要といえるでしょう。担当の税理士に変更がない場合はすでに情報を把握しているため、求められる可能性は低くなります。

事業を拡大する際や資金が必要になったとき、融資を申請してお金を調達します。申請手続きでは複数の書類を提出しなければなりません。法人登記簿謄本も必要書類のひとつです。

融資申請では、紙の登記簿謄本を提出するよう求められます。オンラインからデータとして取得するのみでは認められないため、申請を予定している方は紙の登記簿謄本が必要なことを認識しておきましょう。

また、国に対して補助金の申請を行う場合も同様です。登記簿謄本をはじめ、複数の書類が必要になります。書類の用意だけでも時間を要するため、可能な限り早い段階からそろえることができると安心です。

法人登記簿謄本を取得する際は、大きく3つの段階にわけて進めていきます。申請方法の選択から登記簿謄本を取得するまでの大まかな流れをご紹介します。

登記簿謄本の申請方法として、法務局の窓口・郵送・オンラインの3つから選択が可能です。近隣に法務局の窓口がある場合は直接足を運んで申請しても良いでしょう。

オンラインから申請すると、希望の場所に郵送してもらうこともできます。データで取得する選択肢もありますが、融資や補助金の申請時には認められない点に注意しましょう。

申請方法が決まったあとは、交付申請書に情報を記入します。具体的な記入項目は以下のとおりです。

・申請者名
・法人名
・法人の所在地
・法人番号

窓口で申請する場合は、法務省の公式サイトから申請書をダウンロードすることができます。オンラインでの請求は、ブラウザまたは専用ソフトのどちらかを利用して必要事項を入力しましょう。

(参考：『登記事項証明書(商業・法人登記)・印鑑証明書等の交付請求書の様式』)

申請書の記入後は、取得のために必要な手数料を支払います。請求方法によって以下のように料金が異なりますので、該当の金額を把握しておきましょう。

・書面請求：50枚につき1枚600円
・オンライン(郵送)：50枚につき1通500円
・オンライン(窓口受領)：50枚につき1通480円

オンライン申請の場合は、インターネットバンキングやATMからの電子納付といった方法が選択できます。

(参考：『登記手数料について』)

法人登記簿謄本を取得する方法はいくつかありますが、「具体的に何が違うのか分からない」と感じている方もいるかもしれません。取得方法に加えてメリットとデメリットを知ると、より適切な方法を選択できるようになります。取得方法も申請の場合と同じく「法務局の窓口・郵送・オンライン」の3つです。それぞれに向いている方や注意点について把握しておきましょう。

法務局の窓口では、法人登記簿謄本を申請するための書類が備えられています。事前に準備する必要がないため便利ですが、記入事項が分からない場合は申請ができません。正確な情報をメモに取ったうえで窓口まで向かいましょう。

法人が所在する管轄エリアでなくても申請は可能です。申請場所が限られているわけではないため、必要な情報が分かれば誰でも手続きができます。

法人登記簿謄本を申請してから発行されるまでの時間は10分～20分が目安です。場合によっては長時間を要する可能性もあるため、時間に余裕があるときに申請したほうが良いでしょう。窓口まで足を運ぶ手間はかかりますが、オンラインでの申請が不安な方やすぐに書類がほしい方に向いている方法です。

申請に必要な書類や手数料分の印紙があれば郵送でも申請できます。申請書に記入する項目と印紙を貼り付けるスペースが設けられているため、記入漏れのないよう確認しながら進めていきましょう。

封筒には、申請書のほか返信用封筒も同封しなければなりません。不備があると正式に手続きできない可能性があるため、必要なものをあらかじめピックアップしておくと安心です。

窓口まで行く手間が省ける点は魅力的ですが、書類の準備や投函が必要になる点はデメリットといえます。また、印紙に加えて切手代も支払わなければなりません。登記簿謄本が届くまでに日数を要するため、費用を抑えたい方や取得を急いでいる方にはあまり向いていません。

時間や費用の節約を望んでいる方にはオンラインでの請求がおすすめです。郵送は500円、窓口では480円の手数料で受け取ることができます。

法務局まで足を運んだり、投函のために移動する必要がない点もオンライン請求のメリットです。オフィスにいながらにして申請できるため、手続きに時間が取れない方にとっても便利な方法でしょう。手数料を納めるための印紙も不要です。

ただし、申請の受付時間が平日8：30～21：00となっている点に注意しなければなりません。時間内に申請できない方は、書類を準備して郵送したほうが良いでしょう。

データで取得する場合は、ブラウザか専用ソフトをダウンロードして申請します。パソコンの環境設定やOSもチェックしたうえで利用できると、トラブルも避けることができ安心です。

登記簿謄本は、会社の責任者や従業員以外でも申請できます。会社に関する情報を確認する目的もありますが、会社自体の存在を証明する役割もあるためです。登記簿謄本を活用することで取引先とのトラブルを防止する効果にもつながります。

取引先として新しい会社が浮上したとき、相手が提示する情報に誤りがあるかどうかは明確にできません。会社の公式サイトやインターネット検索のみでは情報収集も困難ですが、登記簿謄本であれば整合性を確かめられます。

万が一事実と異なる情報を共有されている場合は、トラブルに発展する前に回避できるでしょう。気づかないままでは大きな問題が発生するかもしれません。自分の会社だけでなく、他社の登記簿謄本も有効活用することが大切です。

事業拡大などで資金を調達したい方は、申請に必要な書類を把握しておきましょう。登記簿謄本のほかに提出する主な書類は以下のとおりです。

・事業計画書
・借入計画書
・決算書
・納税証明書
・資金繰り計画

銀行との取引を記録した書類や、損益の計画書を求められるケースもあります。申請する金融機関によって必要な書類は異なるため、申請先が決まった時点で確認しておくと良いでしょう。

会社の設立時に作成させる法人登記簿謄本は、設立後もさまざまなシーンで必要になります。特に、経営者や責任者に近い方は取得回数が多くなることが予想されますので、申請から取得までの手順や手数料もしっかり把握しておきましょう。

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(参考：『Credictionary』)