経費精算をキャッシュレス化したい！法人用クレジットカードのメリットとは？

電子帳簿保存法とは、国税に関係する帳簿書類の電子保存を認めた法律です。紙の書類の保存でかかる保存場所の確保や書類整理などの負担軽減を目的としています。その電子帳簿保存法の見直しが2020年10月1日より施行されました。

電子帳簿保存法は、バックオフィス業務の効率化及びそれに伴う企業における生産性の向上という観点から、電子媒体で受け取った請求書などをそのままデータで保存する場合において、今までであれば、以下の2点を要件として電子保存を認めていました。

１．データの受領後遅滞なくタイムスタンプを付与すること
２．改ざんなどの防止を目的とした事務処理規程を作成し運用すること

今回の改正で、以下の要件も新たに加えられることとなりました。

３．電子領収書などを受け取った社員及び企業が自由にデータを改定できないようなシステムを利用すること
４．電子媒体で領収書などを発行する際、発行者側においてタイムスタンプを付与すること

つまり、電子データでやり取りする場合に受領者側が受け取ってすぐにタイムスタンプを付与する必要がなくなりました。さらにシステムを利用すれば、タイムスタンプ自体が必要なくなります。この改正によって電子データの保存にかかる手間が軽減されました。
このように電子帳簿の保存方法についての要件が拡大されたことで、企業側としても経理処理におけるキャッシュレス決済の選択がより身近なものになったといえます。

今回の改正によって、電子帳簿の保存方法についての要件が拡大されたことがわかりました。では、電子帳簿保存法を活用して経費精算を効率化するためにはどうすればいいのでしょうか？

そもそも電子帳簿保存法上の電子データの保存要件として、国税庁の公式サイトでは以下のように定められています。

1．帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること
2．帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること
3．帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと
4．帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）の備付けを行うこと
5．帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと
6．取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
7．日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
8．二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

出典：国税庁「電子帳簿保存法上の電子データの保存要件」

つまり、誰でも確認でき、改ざんされることがないデータで保存しなければならないということです。
これらの要件を満たすシステムを導入する必要がありますが、これについては「日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）」が認証を行っているシステムを導入するとよいでしょう。

システムの導入とともに経費の支払いにキャッシュレス決済を採用し、システムと連携することで、利用明細を電子データで受け取ることが可能になります。決済内容は自動的にシステムと連携されますので、領収書の管理の手間や入力ミスが減り、業務効率化に大きく役立つでしょう。

なお、電子帳簿保存を行う際には、税務署の承認が必要ですので、忘れないようにしておきましょう。申請書及び添付書類については、国税庁の公式サイトから入手できます。電子帳簿保存を始める3カ月前までに申請する必要がありますので、申請期限についても覚えておきましょう。

出典：国税庁「［手続名］国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請」

このように電子帳簿保存の方法が見直されたことにより、キャッシュレス決済における日付や金額などの取引内容を電子媒体でそのまま経理処理に利用できるようになりました。キャッシュレス決済と改正された電子帳簿保存法を上手に組み合わせて活用すれば、今後の経費処理の負担軽減につながるといえるでしょう。

では、経費精算をキャッシュレス化する手段としてどのようなものがあるのでしょうか。代表的なものを以下に紹介します。

経費精算において使える電子マネーについては、交通系ICカードやコンビニエンスストアなどのお店で使える流通系の電子マネーなどがあります。特に公共交通機関での移動が多い営業担当者に対しては交通系ICカードを利用してもらうといいでしょう。

クレジットカードには個人向けのものと法人向けのものが存在します。会社の業務で使う商品の購入などには、法人向けのクレジットカードを利用することで、支払時に現金を用意する負担をなくすことができます。

大きく分けてこの2つが経費精算をキャッシュレス化する手段といえます。特に、電子マネーは日ごろから利用している方も多いと思います。ここでは、法人向けクレジットカードを導入するメリットについてみてみましょう。

経費精算に法人用のクレジットカードを利用すると、経費精算業務を簡略化でき、さらにキャッシュフローの改善にもつなげられます。経費精算における法人用クレジットカードを利用するメリットについて、具体的に説明していきます。

会社の業務に関する支払い、例えば出張旅費や接待費などの支払いを法人用クレジットカードに一本化することで、従業員による現金負担（立替金や仮払いの処理を含む）がなくなります。さらに、法人用クレジットカードで決済を行えば、毎月の経費の詳細を明細書で確認できます。さらにそれを経費精算システムに連携させれば、計上漏れや金額の入力ミスなどをなくすことができるでしょう。

また、営業車を保有しているのであれば合わせてETCカードを発行してもらうことで、高速道路の利用料についても経費精算システムに連携させることが可能です。

クレジットカードであれば、設定されている限度額までの決済が可能です。したがって、限度額にもよりますが、少額の決済だけでなく、高額の決済にも対応可能です。

クレジットカードを利用して決済を行った場合、その月の利用履歴についてカード会社より明細一覧が届きます。明細には、いつ、誰が、どこで、いくら決済したのかという内容が明記されています。明細一覧を確認することで、領収書をチェックする手間を省くことができますし、領収書紛失などのケースにも対応可能です。
また、領収書の改ざんなどを防止することができ、社内において経費申請の不正を防ぐという管理の強化にもつながります。

クレジットカードの決済情報については、経費精算システムに連携させることができます。したがって、現金利用の際の経費処理における領収書の管理や、領収書に記載されている内容や金額をシステムに転記する際の入力ミスを減らす効果があります。

法人用のクレジットカードには、個人向けのクレジットカードと異なり、ビジネス上で使えるさまざまな付帯サービスが用意されています。出張の際の空港ラウンジ利用はもちろんのこと、特定の店舗にて消耗品等を購入する際の割引サービスなどが利用できます。

カードのランクによってはコンシェルジュサービスを利用することもできます。コンシェルジュサービスは、出張の際の交通機関や宿泊施設の予約のほか、接待に使うゴルフ場の予約なども行ってくれます。そのようなサービスはぜひ活用してみましょう。

多くのクレジットカードにはポイント還元サービスが付帯しています。還元率はカードによって異なりますが、使い方次第ではポイントアップなどの特典を受けることができます。さらに貯まったポイントはマイルなどに交換して、出張などに利用することも可能です。

クレジットカードで決済した金額については、毎月決まった日に指定の口座から引き落とされます。引き落とし日を「利用から2カ月後」などと設定することができますので、その分支払期間まで猶予を持たせることができます。その結果、銀行口座にお金を残しておくことができ、キャッシュフローの改善につなげることができます。

まだ法人用のクレジットカードを所有していないのであれば、セゾンの法人用クレジットカード「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」及び「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」がおすすめです。ここでは、それぞれの特長をご紹介します。

多くの特典があるビジネスカードを作成したい方には、セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードがおすすめです。年会費は初年度無料、2年目以降は22,000円(税込)で利用できます。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードはプラチナカードならではの多彩な付帯サービスが魅力です。
コンシェルジュサービスでは、専任スタッフが国内レストランの予約やハイヤー送迎サービスの手配など、さまざまな問い合わせに対応してくれます。

特に、「SAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)」(※別途ご登録が必要です)というJALのマイルがお得に貯まるサービスが高評価を得ています。1,000円利用ごとに10マイルたまる還元率の高さに加え、セゾンプラチナ会員は永久不滅ポイントも同時に貯められるメリットがあります。
また、海外旅行で最高1億円、国内旅行で最高5,000万円まで補償される旅行傷害保険や、世界の1,600ヵ所以上の空港ラウンジが使える「プライオリティ・パス」のプレステージ会員(通常469米ドル)に無料登録できる特典も付帯しています。
仕事でJALをよく利用する方にはおすすめのカードといえるでしょう。

ビジネス利用に役立つサービスが数多く用意されているところも見逃せません。

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは個人事業主や会社経営者の方を対象にしたビジネスカードです。決算書や登記簿謄本不要で発行できるので、独立したばかりの方でも申し込みやすいクレジットカードです。

年会費は無料で、ヤフービジネスサービスやクラウドワークスといったビジネスサービスでのポイント還元率が4倍になる点も魅力といえます。さらに、追加カードは9枚まで、ETCカードも無料で発行できることも人気の理由です。

電子帳簿保存法の改正によりキャッシュレス決済を導入しやすくなったことは、何かと負担の多い経費精算を効率化したい企業にとっては大きなメリットでしょう。特に、法人用のクレジットカードは、ビジネスに役立つさまざまなサービスが用意されているだけではなく、計算ミスの削減やキャッシュフローの改善などが見込めます。

経費精算のキャッシュレス化に向け、法人用のクレジットカードを検討している方は、ぜひセゾンの法人用クレジットカードを候補の一つにいれてみてください。