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法人カードで領収書は不要?便利な法人カードのメリットと注意点

法人カードで領収書は不要?便利な法人カードのメリットと注意点

法人カードは、事業経費に使える企業向けのクレジットカードのことです。法人カードを使えば、出張や接待などの費用を個人が立て替えることなく支払えます。それにより、業務のさまざまな面で効率化を図れるのが特徴です。そんな便利な法人カードですが、現金使用時と同様に「領収書」が必要なのか疑問に思っている方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、法人カードを使用する際に領収書は必要なのか、さらには法人カードのメリットや注意点までも解説していきます。法人カードを使用することで、どのように業務の効率化が図れるのかチェックしてみましょう。法人カードに秘められた魅力が見えてくれると思います。

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法人カードにおいて領収書は不要なのか

法人カードを利用して決済をした場合、現金払いと同じように領収書を発行してもらいます。領収書は、税務署に対して会社のお金の流れを証明するために必要です。しかし、法人カードの領収書は、実は必要ありません。では、一体なぜ法人カード使用時の領収書が不要なのでしょうか。ここで詳しく解説していきます。

■法人カードにおいて領収書が不要な理由とは

法人カードにおいて領収書が不要な理由は、カード決済自体が「信用取引」であるからです。領収書は、現金や有価証券を受け取った証として発行されるものです。しかし、法人カードで決済をした場合、領収書には「クレジット払い」という記載がされます。クレジット払いということは、その場で現金や有価証券による取引は行われていません。

買手と売手との間では、物品の受渡しをしただけになります。そのため「クレジット払い」と記載された領収書は、正式な会計処理では認められません。認められなければ「使えない」のと同じです。経理の履歴としては必要かもしれませんが、法人カードで決済した際の領収書は基本不要となります。

■法人カードで領収書が必要な場合は

法人カードで決済した際の領収書は、税務署に認められていないために正式な書類としては使えません。では、法人カードで領収書が必要となる場合は、どのような時なのでしょうか。

カード決済した際、領収書と一緒に「クレジット売上票」も発行されます。法人カードで決済した際は、この票が正式な領収書として使用可能です。クレジット売上票に領収書をプラスして保管しておくことで、さらに情報の精度を高められます。税務署に対しても胸を張って証明できるので、より信頼性を高めるためにも領収書が必要となります。

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法人クレジットカードで経費精算をするメリット・デメリット

法人カードを導入することで、さまざまなメリットを得られます。しかし、それと同時にデメリットが発生するのも事実なので注意しましょう。法人カードを導入することの大きなメリットは、業務の効率化を図れることです。現金使用時に発生していた、さまざまな手間を軽減できます。

■経費入力・申請が楽になる

法人カードで決済をすると、経費の入力や申請が楽になります。出張費や接待費などを現金で支払うと、帰社後に経理担当者に報告をしなくてはいけません。領収書を渡し、いつ、どこで、いくら使用したかを書類に記載して申請する手間もあります。

法人カードで決済をすると、いつ、どこで、いくら使用したかがすべて電子データとして記録されます。クレジットカードの利用明細書にすべての情報が記載されているので、経費の入力や管理が楽になります。経理担当者に申請する手間も省けることから、業務の効率化、延いては生産性の向上にもつながるのがメリットです。

■さまざまな特典・サービスがある

法人カードを利用することで、さまざまな特典やサービス利用ができます。うまく利用することで、さらなる業務効率化や社員の健康増進に役立てられるのがメリットです。

例えば「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」だと、貯まったポイントを支払いに利用できたりマイルに交換できたりします。出張費や会社の備品購入時などにも使えるので、経費の削減につながります。

さらに旅行傷害保険の付帯や空港ラウンジのサービスもあるため、出張時の安心と快適性が魅力です。スポーツジムを特別価格で利用できる優待もあり、社員の健康増進に役立ちます。そのほかにもレンタカーの優待やビジネスサポートなど、会社の経営活動においてもプラスに働くメリットがあります。

■個人での立替えの必要がなくなる

法人カードを導入すると、個人で立替える必要がなくなります。出張や接待を現金で支払う場合は、あらかじめ会社から現金を用意してもらうか、社員の現金で立替えるのが一般的です。どちらの方法であっても帰社後に経理担当者に報告し、精算をしなければいけません。また個人で立替える場合は、事前に現金を下ろす手間も発生します。

法人カードで決済ができれば、自分のお金で立替えておく必要はありません。事前にお金を下ろしたり帰社後に精算したりする必要もないため、さまざまな手間が省ける点もメリットです。

■キャッシュフローを把握しやすくなる

法人カードを使うことで、良好な資金繰りも期待できます。法人カードは一般的なクレジットカードと同じように、締日までに利用した分の金額が翌月の支払日に口座から引落とされる仕組みです。常に一定の締日と支払日で統一されているため、毎月の支出が確認しやすく資金を準備する時間に余裕あるのがポイントです。

カードによっては、支払いを1ヵ月~2ヵ月先送りできるものもあります。収支のバランスをみて、売上が入ってから支払いする選択もできます。まとまった金額が動く日を把握することは、キャッシュフローを安定させるためにも大切です。

■クレジットカードのポイント利用の対処

通常のクレジットカード同様に、法人カードも利用額に応じてポイントが貯まっていくカードがあります。個人のクレジットカードであれば、貯まったポイントをどう使うのも自由です。

しかし、法人カードの場合は会社で使用するものです。どういうことにポイントを利用するか、誰が利用するかなど責任問題が発生する場合あります。ポイントとはいえ、金銭と同じ会社の資産です。マイル交換やAmazonのギフトコードに交換など、会社のメリットとなることに利用するなど、あらかじめポイント利用について取り決めをしておきましょう。

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法人カード決済での領収書の扱いと注意点

冒頭で解説したように、法人カード決済の場合では「基本的に領収書は不要」とされています。しかし領収書を処分しするのは、支払履歴の証拠を無くすようで不安な方もいるでしょう。この項目では「領収書の扱い」と「どのようなことに注意したらよいのか」について解説していきます。

■領収書をもらうのなら手書きは必須?

法人カードを利用して領収書をもらうのであれば「手書き」の領収書にしましょう。通常のレジから印刷される領収書には「クレジット払い」と記載がされます。これだと、現金や有価証券の実際の取引がない「信用取引」であるため、正式な領収書としては使用できません。

「信用取引」であることは、手書きの領収書でも同様です。しかし、手書きであることや作成者の捺印があることで信頼性を高める「補助書類」として利用できるようになります。

■正式な領収書とはどのようなものになるのか

正式な領収書として使用するには、情報が十分に記載されている書類でなければいけません。以下に挙げる情報がしっかりと記載されている領収書は、税法上で使用できます。
・購入した日付
・購入者の名前や会社名
・購入金額
・購入した商品やサービスの内容
・但し書き
・領収書を発行した会社、人、住所

ただし、法人カードは信用取引であることに変わりません。「クレジット払い」と記載があるものは、正式な書類として機能しないので注意しましょう。領収書を手書きで書いてもらう際に、支払い方法を省いてもらうこともできますがリスクが高くなるのでおすすめしません。

■二重計上には注意

法人カードで決済すると、領収書やクレジット売上票が発行されます。それらの書類をバラバラにしておくと、重複して計上する恐れがあるので注意が必要です。

会計ソフトで入力する場合、書類がバラバラであるとどれが入力済みでどれが未入力か分からなくなることも考えられます。重複で申告すると税務署に「不正」として扱われ、会社がペナルティ受けることになります。同じ内容の書類をまとめて管理しておくことで、二重計上は防げます。書類の管理には十分配慮しましょう。

■領収書として使えない請求書とは

請求書は、正式な領収書として使用できません。請求書は、今までの決済履歴が一覧として記載されているため、正式な書類として使えるように見えます。

しかし、法人カードの請求書はクレジットカード会社が発行するものです。法人カードを使って決済した店や会社が作成した書類ではありません。中間業者であるクレジットカード会社の請求書は、カード決済した当時の取引として認められません。請求書は、正式な領収書として使えないので注意しましょう。

クレジットカード決済で発行される利用明細書とは

法人カードで決済をすると、領収書とクレジット売上票が発行されます。それとは別に「利用明細書」という書類もあります。利用明細書は、店での決済時には発行されず、支払日が近づいたタイミングでクレジットカード会社から送付されてきます。では、この利用明細書とはどういう書類なのでしょうか。詳しく解説していきます。

■利用明細書とはどのようなものなのか

利用明細書は、法人カードを使った「日付」「場所」「金額」が一覧になって記載されている書類のことです。当月分の法人カードの利用状況がすぐに把握できます。

利用明細書は、請求書ともいえます。当月分の利用明細が一覧になって記載され、同時にその分の支払いを促す役割を担っています。支払日から半月前ほどに届く設定が多く、支払日までに利用履歴の確認が可能です。もし身に覚えのない請求があれば、支払いをする前にクレジットカード会社に連絡して確認を取ってもらいましょう。

今では「WEB明細書」が主流となっており、いつでも確認ができます。紙媒体よりも早い段階で確認ができたり、紛失したりするリスクがないのがメリットです。

■利用明細書を領収書代わりにする

結論から言うと、月に一度クレジットカード会社から送付される「利用明細書」は、領収書の代わりとしての使用はできません。理由は、利用明細書はクレジットカード会社が発行するものであり、商品やサービスを販売した業者が発行するものではないからです。

カード決済をした際にも利用明細書(クレジット売上票)が発行されます。これは、商品やサービスを提供した業者側が発行する書類です。実際取引があった内容である、決済日や金額、店名などが記載されているため正式な領収書として使用できます。

■クレジットカード利用明細書で経費を計上

クレジットカード会社から届く利用明細書は領収書の代わりにできませんが、経理作業を効率よくしてくれます。

クレジットカード会社からの利用明細書には、決済履歴が一覧となって記載されています。そのため、どれが経費として計上できるかすぐに見極めることができます。クレジットカード会社が発行しているため、決済の取りこぼしがなく安心して計上できるのもうれしいポイントです。

また、利用明細書は確定申告時に「経費証明書類」として機能します。処分せずに保管しておくようにしましょう。

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クレジット売上票は証憑書類として利用できる

クレジット売上票は証憑書類として利用できる

クレジットカード会社から届く利用明細書は領収書の代わりにできませんが、経理作業を効率よくしてくれます。

クレジットカード会社からの利用明細書には、決済履歴が一覧となって記載されています。そのため、どれが経費として計上できるかすぐに見極めることができます。クレジットカード会社が発行しているため、決済の取りこぼしがなく安心して計上できるのもうれしいポイントです。

また、利用明細書は確定申告時に「経費証明書類」として機能します。処分せずに保管しておくようにしましょう。

まとめ

法人カードは「信用取引」です。法人カードで決済した際に発行される領収書は、実際の金銭や有価証券の取引がないとされ、税務署に正式な領収書として認められていません。その代わり、領収書と一緒に発行される「クレジット売上票」は「証憑書類」として利用可能です。

さらに法人カードは、精算までのタイムラグや二重計上の恐れなどがありますが、経費入力や申請が楽になるメリットもあります。支払いスケジュールが一定のため、キャッシュフローを把握しやすくなるのも経営上のプラスポイントです。業務の効率性や生産性の向上に役立つアイテムといえるでしょう。

法人カードは「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」がおすすめです。ポイントは有効期限がない永久に不滅ポイントであり、支払い残高に使ったりマイルに交換することができます。貯まった永久不滅ポイントを接待費や出張費として使えるので、経費削減につながります。

旅行傷害保険の付帯や国内外の空港ラウンジを利用できる「プライオリティ・パス」を無料で登録できたりと、出張が多い方にも適した法人カードです。この機会にぜひ「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」へご入会ください。

監修:株式会社Plus One
監修者:代表取締役社長 平山 和之
※公認会計士・税理士

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