シェアオフィスとは？利用するメリットや失敗しない選び方もあわせて解説

シェアオフィスとは、1つのオフィス空間を複数の企業や個人が共有する形態の施設です。

オフィス空間や設備をシェアすることで、オフィスの維持費用を大幅に軽減できるメリットがあります。

シェアの形態は、サービス提供会社によりさまざまです。フリーアドレス形式で自由に場所を選べるスタイルのほか、個室や半個室など専有スペースを確保できるプランもあります。

そのほか、共有の会議室やコピー機、郵便物の受取や転送など、シェアオフィスで提供される多彩なサービスも大きな魅力です。

シェアオフィスの設備は、オフィスによって異なります。以下に具体的な内容をまとめました。

● 家具
● 電話・インターネット回線
● プリンター
● シュレッダー

上記の設備は、多くのシェアオフィスで提供されています。

また、シェアオフィスによっては以下のサービスが受けられる場合があります。

● 有人受付・電話対応
● 会議室の貸出
● ラウンジの利用
● ドリンクサービス
● 住所利用・法人登記

シェアオフィスは、受付が有人のタイプと無人のタイプがあり、有人の場合は来客対応や電話応対などのサービスを受けることが可能です。

住所利用は、郵便物や宅配の受け取りに加え、シェアオフィスの住所を法人登記に使用できるサービスです。

それぞれの設備・サービス内容を比較し、ご自身が求める機能を満たしていることを前提に、サービスの充実度を基準として選ぶことが重要です。

シェアオフィスを利用する主なメリットは以下のとおりです。

●初期費用やランニングコストを抑えられる
●事業の状況に合わせてオフィスの拡大や縮小がしやすい
●立地の良い場所にオフィスを構えられる可能性がある

それぞれ解説します。

一般的にオフィスを借りる場合、家賃のほかに敷金や礼金などの初期費用が発生します。

例えば敷金の場合、一般的な相場は家賃の3ヵ月〜12ヵ月とされています。さらに、借りる物件の状態によっては内装工事などの追加費用も必要です。

一方、シェアオフィスは、一般的に敷金や礼金が不要な場合が多く、オフィス機能があらかじめ整備されているため、内装工事やOA機器の購入も必要ありません。そのため、通常のオフィスを借りるよりも初期費用を抑えることができます。

また、オフィスを構えるには、家賃のほかにインターネットの利用料金や光熱費などのランニングコストも発生します。シェアオフィスであれば、このような費用が基本的に利用料金に含まれています。

シェアオフィスによっては、会議室やセミナールームなどが備わっている場合もあり、状況に応じて活用すれば、大規模なオフィスを構える必要がなく、固定費を大幅に削減できる可能性があります。

会社経営では、一般的に事業の状況に応じて人員の増減が生じます。そのため、事業規模に応じてオフィスの移転を検討する場合もあるでしょう。

シェアオフィスは、一般的に1人から複数人の幅広い人数に対応していることが多く、利用人数に応じて料金を支払ったり、会社の規模に応じたシェアオフィスを選んだりと、柔軟な対応が可能です。

シェアオフィスの多くは、都市の中心地や駅の近くに設けられています。

都心部の一等地や駅近のオフィスは、家賃が高額になる傾向がありますが、シェアオフィスであれば、好立地の場所に低コストでオフィスを構えることが可能です。

取引先との打ち合わせや通勤がしやすいだけでなく、自社のブランディングにもつながるでしょう。

シェアオフィスにはメリットがある一方で、利用時にはいくつかの注意点があります。主な注意点は以下のとおりです。

●セキュリティ面に不安がある
●周囲の雑音や話し声によって作業に集中できない可能性がある

シェアオフィスを利用する際にはメリットだけでなく、注意点も把握したうえで検討しましょう。

シェアオフィスは、不特定多数の人が利用するため、セキュリティ面に注意が必要です。

例えば、第三者にパソコンの画面や書類を見られることで、機密情報や顧客情報などが漏洩する可能性があるため、情報の取り扱いには十分な注意を払い、ご自身でしっかりと管理する必要があります。

また、シェアオフィスで提供されているWi-Fiは、公衆Wi-Fiと同様に多くの利用者と共用されます。

このような誰でも利用できるWi-Fiは、一般的にセキュリティが弱い傾向があるため、状況に応じてVPN(仮想専用回線)を活用した通信の導入を検討しましょう。

なお、防犯カメラの設置状況や施錠箇所、ネットワークのセキュリティ対策などはシェアオフィスによって異なるため、契約前に確認しておくことをおすすめします。

シェアオフィスは複数の利用者とオフィスを共有するため、専用オフィスと異なり、人の出入りが多いです。また、電話や会議などの声が聞こえるため、雑音が増える可能性があります。

そのため、雑音が気になって集中力が低下し、生産性に影響が及ぼす可能性があります。

近年、シェアオフィスを含め、さまざまな形態のオフィスが提供されています。

以下では、シェアオフィス以外の「コワーキングスペース」、「サテライトオフィス」、「レンタルオフィス」、「バーチャルオフィス」の4つについて紹介します。

コワーキングスペースとは、1つのオフィス空間を複数の企業や個人が共有するオフィスです。

シェアオフィスが施設や設備の共有に主眼を置いているのに対し、コワーキングスペースは人との交流を軸とした運営方針が特長です。「コワーキング(＝協働)」という意味のとおり、利用者同士がコミュニケーションを図りやすい環境が整えられています。

一般的に、コワーキングスペースはフリーアドレス形式で自由に作業場所を選べるワークスペースを指し、特にフリーランスや個人事業主に選ばれる傾向があります。

サテライトオフィスとは、企業の本社や拠点から離れた場所に設置されるオフィスです。「satellite(衛星)」に由来し、本社を中心として周辺拠点として機能します。

例えば、東京に本社を構える企業が、千葉や神奈川、埼玉などの郊外や地方都市にサテライトオフィスを設置するケースが挙げられます。

サテライトオフィスは、業務遂行に必要な設備が整備されている点で支社や支店と似ている施設です。しかし、支社や支店が明確な組織機能を持つのに対し、サテライトオフィスは、社員の多様な働き方を支援することを目的としています。

レンタルオフィスとは、広義には業務に必要なデスクやパソコン、ネット環境が整備された貸事務所の総称です。この定義には、シェアオフィスやコワーキングスペースが含まれる場合もあります。

シェアオフィスとの主な違いは、専用の個室が用意されている点です。個室の種類には一人用から大人数用まであり、固定電話の設置や個人用備品の保管ができます。

なお、会議室やコピー室などの設備は場所によって異なりますが、一般的には共有形態のところが多いです。

バーチャルオフィスとは、その名のとおり物理的な場所を持たないオフィスを指します。

主に事業上の住所を利用することを目的とし、物理的な作業スペースは用意されていません。そのため、打ち合わせや作業を行う場合は、別途スペースの確保が必要です。

なお、バーチャルオフィスの主な機能は、郵便物の受付・転送、電話やFAX番号の利用、法人登記用の住所提供などがあります。都心の一等地の住所を低コストで利用できる場合もあり、自社のブランディングにも役立ちます。

シェアオフィスには、通常仕事に必要な設備が用意されています。

シェアオフィスを選ぶ際のポイントは、以下の4つです。

● 利用料金
● シェアオフィスの立地
● 個室の有無
● 法人登記の有無やサービス内容

それぞれ詳しく解説します。

シェアオフィスの利用料金は、数千円から数万円と幅があります。不要なコストを避けるためには、利用頻度や目的に応じて適切な料金プランを選択することが重要です。

料金体系は、月額制と、利用時間に応じて料金を支払う一時利用(ドロップイン)の2種類があります。

オフィスの利用目的や時間帯をあらかじめ想定したうえで、月額制と一時利用の料金を比較し、ご自身の利用スタイルに適したプランを探すのがおすすめです。

シェアオフィスのアクセス環境は通勤の利便性に直結し、日々の負担に大きく影響する重要なポイントです。

来客が多い業種では、アクセスの悪さが相手にマイナスの印象を与える可能性があるため、オフィスの立地は非常に重要な要素となります。

ただし、アクセスの良いオフィスは需要が高いため、駅に近い立地では料金が割高になる傾向があります。

そのため、利用料金とのバランスを考慮しながら、アクセスの良さを備えたたオフィスを選ぶのが良いでしょう。

シェアオフィスは、コワーキングスペースに加えて個室が設けられている場合とそうでない場合があります。

個室の有無によって料金が異なる場合があるため、業務内容に応じて個室が必要かどうかを検討しましょう。

例えば、会議を定期的に行う場合は、コワーキングスペースに加えて、個室の貸出があるシェアオフィスが適しています。

一方、主に1人で作業することが多い場合は、個室の貸出を行っていないシェアオフィスを選ぶのも良いでしょう。

シェアオフィスに付帯するサービスや設備は、サービス提供会社やプランによって内容や充実度が異なります。

シェアオフィスを選ぶ際には、どのようなサービスがあるのか事前に確認しましょう。確認すべきポイントは以下のとおりです。

● 会議室を利用することはできるか(来客に対応できるか)
● 完全個室か、間仕切り個室か
● 利用可能時間はどのくらいか(24時間利用か)
● 高級感があるか、シンプルか
● 法人登記や住所利用などができるか
● ほかの会員との交流を求めるか
● テレワークやWEB会議がしやすいか
● 設備サービスの充実度(コピー機、郵便物の発送・受取、ドリンクサービス)

事業規模の拡大に伴い、法人設立を検討する個人事業主やフリーランスの方もいると思います。その場合、シェアオフィスで法人登記が可能かどうかを事前に確認することが大切です。

シェアオフィスによっては、法人登記を許可していない場合があります。このようなシェアオフィスを選ぶと、法的には問題がなくても実務上の制約により登記できない可能性があるため、注意が必要です。

また、サービスや設備は無料で利用できるものと有料のものがあります。サービス内容だけでなく、追加料金の有無についても併せてご確認ください。

シェアオフィスの利用には料金が発生しますが、お支払いに利用するクレジットカードは、普段のお買物に利用する個人用カードと分けたほうが良いでしょう。

業務用のお支払いのみに特化したビジネスカードがあると、シェアオフィスの費用を含む経費管理も楽になります。

ビジネスカードでお支払いを行えば、シェアオフィスの利用料金だけでなく、仕事で発生したさまざまな経費に対してポイントが貯まるためお得です。

以下では、個人事業主やフリーランス、経営者の方におすすめのビジネスカードを紹介します。

● セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード
● セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、年会費無料で利用できるビジネスカードです。

申込時は決算書や登記簿謄本の提出が不要なので、起業して間もない会社や個人事業主の方でも申し込めます。

また、一時的な増額申請に対応しているため、高額になりやすい税金も無理なくお支払いできます。支払額に対してはポイントが還元され、節約や経費削減につながります。

このほか、会計・給与計算のクラウドサービス「かんたんクラウド(MJS)」の月額利用料2ヵ月無料という特典が付帯しているのも魅力です。本サービスには自動仕訳作成機能が搭載されており、経理業務の効率化を行えます。

さらに、特定のビジネス関連のサービスでカードを利用すると、通常のポイント還元率0.5％(※1)(※2)の4倍である2％(※1)(※2)(※3)のポイント還元が受けられます。以下は、ポイント4倍サービスの対象になるサービスの一例です。

● アマゾンウェブサービス(AWS)
● エックスサーバー
● お名前.com
● かんたんクラウド(MJS)
● クラウドワークス
● サイボウズ
● マネーフォワード クラウド
● モノタロウ(事業者向けサイトのみ対象)
● Yahoo!ビジネスサービス

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セゾンカードのスマートフォンアプリ「セゾンPortal」からクーポンを取得いただき、WEB(インターネットチケット販売“vit®”)または劇場でのチケット購入時にクーポンをご利用いただくことで、特別料金で映画鑑賞が可能です。

(※1)一部還元率の異なるサービスおよび加盟店がございます。
(※2)小数点以下は繰り上げになります。
(※3)ほかカードにてSAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)へご入会いただいている方は本サービスの対象外となります。

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セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、初年度年会費が無料、翌年以降は33,000円(税込)の年会費で保有できるビジネスカードです。

本カードはプラチナカードならではの豪華特典やビジネスに役立つ特典など、さまざまな特典を利用できる点が魅力です。以下はセゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードに付帯する優待特典やサービスの一部になります。

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シェアオフィスには初期費用を抑えられることや、事業の状況に合わせてオフィスの規模を変更しやすいといったメリットがあります。ただし、利用の際には注意点もあるため、しっかりと把握したうえで利用を検討することが大切です。

また、シェアオフィス以外にもコワーキングスペースやバーチャルオフィスなどがあるため、ご自身の状況に適したオフィスを利用しましょう。

なお、シェアオフィスの利用料金など、経費のお支払いにはビジネスカードの利用をおすすめします。クレディセゾンのビジネスカードは、事業向けの特典が充実しているため、この機会にぜひお申し込みをご検討ください。

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