会社が経費削減できる4つの始めやすい方法を解説！やってはいけないことも解説

企業の経費とは、企業の活動で発生する費用の総称です。具体的に次の項目が費用に該当します。

● 給料賃金
● 水道光熱費
● 旅費交通費
● 通信費
● 接待交際費
● 消耗品費
● 減価償却費
● 福利厚生費

上記の経費は一例で、企業の活動で発生する経費はほかにもあります。企業経営で経費削減が重要視されるのは、企業の利益と直結しているからです。

企業の利益を改善する方法としては、売上を伸ばすことや経費を削減することが挙げられます。

売上は新製品を開発、あるいは広告活動に力を入れることで向上する可能性はありますが、すぐに効果が出るとは限りません。一方で、経費削減はすぐに実行可能で効率的に利益を上げる方法です。

また、不要なコストを削減すると、結果的に業務の効率化や働きやすさの向上などの副次的効果も期待できます。

以上のことから、経営者や経営陣は定期的に経費の見直しや経費削減を検討してみましょう。

経費削減に取り組む場合は、大きな成果が見込めるところから経費削減を図るべきです。

使っていない部屋の電気や冷暖房を消す、使用済み書類の裏面をメモとして再利用するなどの、細かい取り組みを徹底しても経費削減の効果はあまり期待できません。

会社全体で取り組む経費削減であれば、社員全員の意識改革にもつながり、大きな効果が期待できます。ほかにも、簡単に始められて継続しやすい内容を選ぶことも重要です。

また、経費削減に取り組むことで、社員に与える影響も考慮しましょう。経費削減のやり方にもよりますが、闇雲に始めると社員のモチベーションの低下につながります。

社員は会社全体の業績や財務状況を把握しているとは限らないため、経営陣が経費削減に積極的だと、業績が悪いのではないかと不安を感じるおそれもあります。

社員の経費削減へのモチベーションを維持するためにも、経費削減に成功した部署への金銭面での報酬や表彰などを検討して、経費削減を前向きに考えられる雰囲気を作ることを心がけましょう。

経費削減の内容や方法を決めたら、どこまで経費を削減するのか数値化しましょう。削減の目標となる数値が明確だと社員全体の意識が変わります。

また、オフィスの出入口付近やトイレ、廊下などの社員が見やすい場所に数値を可視化しておけば、社員の経費削減への意識がより高まります。

経費削減でやってはいけないのは、従業員のモチベーション低下につながる、次のような経費削減を実行することです。

● 賃料が安い古いビルに入居
● 暑い時期にもかかわらず冷房の使用を制限する
● 従業員の福利厚生費をカット

上記を実行すると一定の経費削減は望めますが、労働環境の劣化は従業員のモチベーションを下げる原因です。

例えば、賃料が安いからといって古いビルに入居すれば、従業員だけでなく取引先も会社の業績に対して不安を抱く可能性があります。

経費削減を実行するときは、従業員のモチベーション維持に必要な経費は、売上への割合が大きくても現状維持を心がけましょう。

次に、商品やサービスの質を下げて、顧客の満足度に影響してしまう経費を削減してはいけません。

● 人件費を減らすために人員や給与削減
● 原材料費の削減や内容量の削減
● 従業員の研修費の削減

上記の経費削減方法は、顧客の満足度に影響を与えます。例えば、人件費を減らすために人員削減を実行して、従業員の労働時間が伸びてしまうと商品の品質低下を招く可能性があります。

また、給与を削減すると、重要なスキルを持った人材の流出につながる場合もあります。

原材料費を削減するために品質の劣る原材料を使用したり、内容量を減らすことで原価を下げたりする行為は、商品の品質を下げてしまいます。

消費者は味や見た目の変化に敏感で、商品やサービスの品質が低下すると顧客離れに繋がります。

従業員に適切な研修を受けさせない、あるいは研修費を削ってしまうと従業員の質が下がってしまい、顧客の満足度を下げる結果を招く恐れもあります。

経費削減を実行して売上が下がってしまうと本末転倒なため、顧客の満足度に直結する経費は削減しないよう注意しましょう。

最後に注意したいのは、経費削減は手段であって目的ではないということです。

経費削減は利益を上げるための手段です。しかし、経営者や経営陣のなかには、経費削減の達成に意識が向いてしまい、従業員に対して高圧的な態度を取るケースがあります。

従業員のモチベーションが下がってしまうため、経費削減を無理やり実行させるようなことは避けましょう。

今からでも実行しやすい経費削減の方法として、次の4つがあります。

● 業務のペーパーレス化
● 消耗品にかかる経費の見直し
● 水道光熱費やオフィス賃料の見直し
● 人件費の見直し

それぞれ、次項より解説します。

経費削減の方法として業務のペーパーレス化は有名な事例です。有給休暇の申請書や会議の書類などをペーパーレスにすると、次の経費や手間を削減できます。

● 用紙代
● インク代
● メンテナンス費
● 書類の印刷作業
● 綴じ・配布作業

例えば、業務での報告を紙に出力して配布するのではなく、PDFファイルで送付したり、チャットツールで報告したりするなど、ITに切り替えることでペーパーレス化を推進できます。

消耗品とは、付箋やボールペンなどの業務に必要な製品全般のことを指します。消耗品は業務に欠かせないですが、従業員の人数や業務内容に見合っていない数や種類を揃えている場合があります。

消耗品の必要な数や種類を見直し、在庫過多になっている消耗品の発注数を抑えましょう。また、購入方法も不足するたびに購入するのではなく、まとめ買いや法人向けサイトを利用して経費を少しでも節約しましょう。

水道費や光熱費、通信費、オフィス賃料などの固定費を見直すのは経費削減の大きな効果を期待できます。具体的には、次のように見直しましょう。

● 水道光熱費は料金プランの安い電力会社を検討する
● 通信費は通信プランや通信会社を変更する
● オフィス賃料は使用スペースや賃貸契約を見直す、必要に応じて引っ越しや賃料引き下げ交渉をする

特に、オフィス賃料の見直しは従業員では行えない経費削減です。経営者や経営陣が積極的に取り組みましょう。

人件費には給与以外に交通費や出張費なども含まれます。業種にもよりますが、交通費や出張費などの人件費がかさむようなら、削減を検討すべきです。

例えば、従業員の出張にかかる費用を減らすなら、業務の効率化を図るのも一つの手です。出張の回数を減らし、遠隔地とのコミュニケーションツールやシステムを導入し、業務フローやマニュアルを作成すると業務の効率化が進みます。

また、他社や顧客との会議にテレワークやオンライン会議を活用すれば、移動にかかる経費を削減できます。

経費削減を実行する際は、どの経費削減に企業として取り組むのかを明確にするべきです。理由としては、削減する経費によって、社員の意識改革から会社全体の仕組みを見直すまで規模が異なるためです。

経費削減案を実行する流れは次になります。

● 現状の経費の把握
● 経費削減の取り組み方法を決める
● 経費削減の目標を決める
● 経費削減案を実行する
● 経費削減案の効果を確認する

経費削減を実行するにあたり、最初にすべきなのは現状の経費の把握です。売上に対して経費の割合は何割なのか、最も大きい経費は何の項目なのか確認すると、削減すべき経費が見つかります。

削減すべき経費を見つけたら、経費削減の取り組み方法と目標を決めます。目標は数値として見える化をしておくと、社員が経費削減を忘れないための防止策になります。

そして、経費削減案を実行したら、どれだけの効果を上げたのか確認します。経費削減案が本当に効果を上げているのか、従業員のモチベーションは下がっていないか見直すことも大事です。

経費削減として法人カードを導入するのも検討してみましょう。消耗品費や固定費のお支払いにクレジットカードを使用すると、カードによっては、利用金額に応じてキャッシュバックされたり、ポイントやマイルをためられたりして、簡単に経費削減が行えます。

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● エックスサーバー
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● サイボウズ
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