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経費を項目ごとに解説!勘定科目を正しく仕訳して正確な財務状況を把握しよう

経費を項目ごとに解説!勘定科目を正しく仕訳して正確な財務状況を把握しよう

従業員の給与や事務所の家賃、営業のための交通費など、事業を営んでいるとさまざまな経費がかかります。経費を適切な項目に仕訳し、正しく管理すると、会社の財務状況を正確に把握できます。

この記事では、経費の項目を、帳簿に記帳する際の勘定科目として解説しています。経費に関する勘定科目の名称と内容、計上の際の注意点を正しく理解しましょう。

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経費の項目は勘定科目のこと

経費の項目は勘定科目のこと

経費の項目とは、事業で使用したさまざまな経費を一定のグループごとに分類したものです。帳簿に記載する場合には、「勘定科目」として、区分ごとに仕訳をおこないます。

事業で使用する経費は、事務所の賃料や従業員への給与など多岐に渡っています。そのため、それぞれの経費がどの勘定科目に該当するかを知ることは、正確な経費管理に必要です。

なお、経費に関する勘定科目は、簿記で取り扱われる「資産」、「負債」、「純資産」、「収益」、「費用」の5つの取引のうち、「費用」に該当し、損益計算書で管理する取引となります。勘定科目の詳細は、下記記事で解説しています。

勘定科目とは?コピー代やガソリン代は何に分類される?勘定科目の一覧リストで確認しよう

経費の項目を知る必要性

経費を項目ごとに分類し勘定科目で仕訳すると、各経費で使用した金額が一目瞭然となります。例えば、今月の会社全体の旅費交通費を把握したい場合、「旅費交通費」の勘定科目でデータを抽出すると、最新の旅費交通費をすぐに確認できます。

また、仕訳された会計データは、決算書作成に大きな役割を果たします。適切に会計処理された決算書は経営判断の根拠となるほか、銀行などのステークホルダーに正しい財務状況を報告できます。

知っておきたい経費に関する勘定科目一覧

ここからは、経費に関する勘定科目の一覧を紹介します。各勘定科目の名称と内容を具体例を交えて解説しているため、経費処理の参考としてください。

給与賃金

給与賃金は、従業員へ支払う給与や賃金などの勘定科目です。退職金を含めるケースもあります。また、従業員へ支給した被服や食事などの現物給与も、給与賃金にあたります。

地代家賃

地代家賃は、事務所や店舗、駐車場などの敷地の地代、建物の賃料で支払った経費の勘定科目です。事務所を自宅と兼用している場合には、計上する費用を事業用と私用で按分する必要があります。

仕入

仕入は、販売・製品化するために、メーカーや卸売業者から購入した商品・材料代の勘定科目です。

租税公課

租税公課は、国税や地方税の税金、国や公共団体への交付金など、公的課金で支払った費用の勘定科目です。例には、事業税や固定資産税、収入印紙などがあります。

水道光熱費

水道光熱費は、事業で使用した水道料金、ガス料金、電気料金などの費用の勘定科目です。その他、石油代や灯油代なども含まれます。

通信費

通信費は、電話料金やインターネット接続料、事業で使用した携帯電話料金、切手代などの勘定科目です。個人の携帯電話を業務利用する場合には、私的に利用した金額を除く必要があります。

旅費交通費

旅費交通費は、出張旅費や高速料金、通勤定期代や時間駐車場代などの勘定科目です。また、出張先で宿泊したホテルの宿泊費用なども含まれます。

広告宣伝費

広告宣伝費は、告知広告や会社のイメージアップのために支出した費用の勘定科目です。雑誌や新聞、テレビやチラシなどの広告費のみならず、試供品などの費用も含まれます。

接待交際費

接待交際費は、取引先との接待費用やお祝い金・贈答品、事務所の茶菓子代などの勘定科目です。取引先の送迎に支出した費用も、接待交際費として計上します。

消耗品費

消耗品費は、コピー用紙や文房具、電球や名刺などの消耗品の勘定科目です。注意点は、消耗品には使用可能期間が1年未満か、取得価額が10万円未満の什器備品が含まれる点です。取得価額が10万円未満の判断は、税込経理方式または税抜経理方式で異なります。

福利厚生費

福利厚生費は、慰安旅行費や社宅賃料など、従業員の慰安や衛生、医療や保健などを目的とした費用の勘定科目です。福利厚生費として計上する目安は、全社員が利用できること、支給額が常識の範囲内であることなどです。健康保険や厚生年金の事業主負担分も含みます。

減価償却費

減価償却費とは、取得金額が10万円を超える建物や車両などの償却資産を、購入した年に全額計上せず、耐用年数に応じて計上するものです。例えば、パソコンは4年と耐用年数が法律で定められています。また、資産によって耐用年数は異なります。

雑費

雑費は、事業に必要な経費のうち、既存の勘定科目にない費用に設定する勘定科目です。

荷造運賃

荷造運賃は、商品を出荷するときに支出する荷造費用や梱包費用の勘定科目です。商品の輸送費用も、旅費交通費ではなく荷造運賃として計上します。ただし、発送する荷物が書類などの場合には、通信費として計上します。

外注工賃

外注工賃は、外部の業者に仕事を発注したときに支出する手間賃や下請け賃料などの勘定科目ことです。建築業の方の場合は、外注費も含まれます。

貸倒損失

貸倒損失は、売掛金や貸付金などの金銭債権のうち、相手側から回収不能となったものの勘定科目です。貸倒金とする場合もあります。

修繕費

修繕費は、事務所の修繕や社用車の修理などに支出した費用の勘定科目です。ただし、保有資産の価値が向上するような支出は「資本的支出」に該当し、資産として計上して減価償却をおこないます。

利子割引料

利子割引料は、事業用の借入の支払利息(金利手数料)や手形割引料の勘定科目です。具体的には、銀行への支払利息や自動車ローンの利息などがあります。

賃借料

賃貸料は、機材や自動車、家具やOA機器のレンタル料を計上するときの勘定科目です。土地やや建物などの賃料は地代家賃、自動車リースの料金はリース料で計上する場合もあります。

新聞図書費

新聞図書費は、事業上で必要な新聞料金や書籍・雑誌代などの費用の勘定科目です。新聞図書費に計上するものは、得られる情報が事業と直接に関係する場合です。休憩室の雑誌などは、福利厚生費として計上します。

車両費

車両費は、社用車にかかる車検費用やガソリン代などを計上するための勘定科目です。自動車保険は、車両費とせず、別に損害保険料などの勘定科目を設定するとよいでしょう。

取材費

取材費は、取材や原稿執筆などで支出した費用の勘定科目です。執筆業やメディア業、デザイン業の方は、取材費の勘定科目を設定しておくと経費管理をしやすくなります。

勘定科目の名称を新たに設定する際の注意点

勘定科目は、自らの業種や業態に応じて新たに設定可能です。新規の勘定科目を設定すると、経費の支出状況をより明確に把握できます。

新たに勘定科目を設定する場合には、下記のことに注意しましょう。

●業界用語、略称は設定せず、誰が見てもわかる勘定科目とする
●帳簿に計上する勘定科目は、決算書の勘定科目と同じにする
●同一の経費を帳簿に計上する場合には、同一の勘定科目を使用する

なお、むやみに勘定科目を増やしてしまうと、会計処理が複雑化してしまう恐れがあります。勘定科目を新たに設定する場合には、事前に必要性をよく吟味しましょう。

経費処理に役立つクレジットカード

経費の仕訳は、セゾンのクレジットカードの利用で大きく軽減できます。セゾンカードでは、利用明細に利用日時や利用金額などが記載されており、仕訳に必要な情報を簡単に把握可能です。また、WEB明細を利用すれば、必要な時にすぐに確認できます。

とくに、個人のクレジットカードを事業用で利用している方は、セゾンのビジネスカードがおすすめです。個人用と事業用のクレジットカードを使い分けることにより、より簡単な経費処理を実現できます。

セゾンゴールド・ビジネスプロ・カード

セゾンゴールド・ビジネスプロ・カードは、会社の経費処理を効率化したい、従業員数1~300名程度の法人(法人登記企業)様におすすめの法人与信型カードです。

年会費は3,300円(税込)で、追加カードは1,100円(税込)で99枚まで発行できます。

利用明細は、Webサービス「Netアンサー for Biz」ですぐに確認可能です。PDF形式のほかCSV形式で出力できるため、会社の会計システムと連携し、経費処理の効率化を図れます。

利用金額の0.5%がキャッシュバックされるため、経緯の節約にもつながります。

また、スキップ払いに対応しており、最大84日間の支払い猶予を確保できるため、手元資金を柔軟に運用できます(スキップ払いの場合はキャッシュバックなし)。

なお、セゾンゴールド・ビジネスプロ・カードは、法人代表者が20歳以上であれば申し込めます(個人事業主は申込不可)。通常カード同様、運転免許証やパスポートなどの本人確認書類(会社の場合、代表者のもの)で申し込め、決算書や登記簿謄本の提出は必須ではありません。

ただし、申し込みフォームでは、売上高や経常利益、資本金や現預金などの決算情報の入力が必要です。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カードは、個人事業主の方や、従業員数が少ない企業の経営者におすすめな個人与信型のビジネスカードです。

年会費は22,000円(税込)。年間200万円以上のショッピング利用で、次年度年会費11,000円(税込)にて利用できます。追加カードは年会費3,3000円(税込)で9枚まで発行可能です。

利用明細は、「Netアンサー」にてWebで確認でき、CSVやPDF形式でダウンロードが可能です。経費の処理に便利で、会計システムとの連携に利用できます。

また、コンシェルジュ・サービスや一流ホテル・レストランの優待など、プラチナカードならではの充実した特典も魅力です。

なお、セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カードは、学生や未成年を除く個人事業主、または経営者の方が申し込めます。決算書や登記簿謄本の提出は不要です。

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経費項目のまとめ

経費を項目ごとに分類し、適切な勘定科目で計上すると、会社や事業の財務状況を正しく管理できます。

経費に関する勘定科目は給与賃金や地代家賃など多岐に渡っているため、各経費に該当する勘定科目を正確に把握しましょう。勘定科目は自らの業種や業態に合わせ、新たに設定可能です。

経費処理の効率化を考える方には、セゾンのビジネスカードがおすすめです。明細を利用して簡単に仕訳ができ、CSV形式で出力して会計システムと連携できます。会社や事業の経費処理にお悩みの方は、ぜひセゾンのビジネスカードをご利用ください。

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