証憑(しょうひょう)とは？ 種類と法律ごとに異なる保存期間について解説

証憑(しょうひょう)とは、取引や契約が成立したことを立証するための書類のことです。具体的には、契約書、納品書、領収書などが証憑書類に該当します。

上記の書類は、企業において金銭の流れを正確に把握するうえで重要な書類です。そのため、証憑書類は法律によって一定期間保管することが義務付けられています。

企業において重要な書類には、帳票があり、これらも企業の経営状況を把握するための書類となっています。

証憑書類と帳票書類の違いは、書類が果たす役割にあります。

証憑書類は取引先との契約が成立したことを立証する役割があるもので、客観性が求められます。

取引において食い違いやトラブルが発生した際に、証憑書類を確認することで第三者から見てどちらが正しいか判断できることが重要です。

一方で、帳票書類は企業における金銭の流れをまとめた書類で、帳簿や伝票が該当します。

確定申告に関する書類は、提出期限の翌日から原則7年間の保管が必要です。帳票には、自社で作成する帳簿（仕訳帳や総勘定元帳など）も含まれ、日々の金銭の流れを正確に記録する役割があります。

ただし、帳簿はあくまで自社で作成する記録であるため客観性に欠ける面があります。そのため、契約内容や取引の事実を証明するには、請求書や領収書などの証憑書類と併せて保管することが重要です。

帳簿に書かれた契約や取引が正しく行われたことに疑問が生じた場合は、証憑書類を提出して第三者にも納得できる証明が必要になります。

入金伝票や出金伝票など、証憑でもあり帳票でもある書類も存在するため、どちらの役割も果たす場合もあります。明確な区別は難しいところですが、役割が異なる場合があることを理解しておきましょう。

証憑書類は大きく分けて4つに分類できます。

・売上に関係する証憑書類
・商品の仕入れに関係する証憑書類
・従業員に関係する証憑書類
・そのほかの証憑書類

それぞれ詳しく解説します。

1つ目は、企業の売上に関係する証憑書類であり、例として以下の書類が挙げられます。

・契約書
・請求書
・領収書

取引や売買が行われたことを証明するだけでなく、帳簿をつくるにあたってお金の流れを把握するためにも重要な書類です。

金銭にかかわる書類であるため、紛失がないように保管を徹底し、帳簿をつくる場合は証憑書類の内容と相違がないように正確にまとめる必要があります。

2つ目は、商品の仕入れに関係する証憑書類であり、以下の例が挙げられます。

・注文書
・見積書
・発注書
・納品書
・売上伝票

上記に加えて、レシートやATMの利用明細書も証憑書類に含まれます。

企業が取り扱う商品は膨大な数があります。ひとつひとつ数えて把握することはできないため、仕入れの流れを正しく把握する際に必要となる書類です。

3つ目は、企業で雇用している従業員に関係する証憑書類です。以下の例が挙げられます。

・給与支払明細書
・履歴書
・雇用契約書
・賃金台帳
・タイムカード

外部との取引だけでなく、雇用している従業員に関してもトラブルがあった際には契約の証明が必要になります。

従業員の個人情報が記録されているため、厳重な管理が必要であり、給与を正しくお支払いするためにも重要な書類です。

ここまで紹介した例には当てはまらない証憑書類もあります。

例えば、個人事業主の銀行口座の通帳やクレジットカードの利用明細書も証憑書類です。

事業所を借りている場合は賃貸契約書も証憑書類となり、銀行からの融資を受ける場合の返済予定表も該当します。

取引や契約を証明する書類であれば証憑書類に該当するため、種類別に分けて保管することを心がけましょう。

証憑書類は一定期間保存することが義務付けられています。ただし、具体的な保存期間は税法と会社法によってそれぞれ異なるため、両方を把握しておくことが必要です。

税法における証憑書類の保存期間は、以下の3つの税法によって保存期間が異なります。下記の表にそれぞれの保存期間をまとめました。

法人税法と消費税法において、証憑書類の保存期間は7年となっています。所得税法では、申告者や書類によって保存期間が異なる仕組みです。

所得税法における証憑書類は、確定申告において必要になる売上に関係する証憑書類や帳簿、決算書類が該当します。

白色申告で申告する場合も記帳制度や記録保存制度が設けられているため、このケースでの書類の保存期間は5年になります。

また、請求書の控え、見積書、契約書など取引の過程でやり取りした書類の所得税法上の保存期間は5年です。

会社法第432条で株式会社は、「会計帳簿の閉鎖の時から10年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない」と規定されています。

具体的には、仕訳帳や総勘定元帳などの会計帳簿、貸借対照表や損益計算書などの決算書類が10年間の保存対象です。契約書も「事業に関する重要な資料」に該当するため、10年間の保存が必要と解釈されています。

一方で、領収書や注文書、請求書などの取引関係書類については、会社法での規定はなく、税法に基づき原則7年間の保存となります。

税法と会社法において異なる保存期間が定められている書類の場合、より長い保存期間が規定されている会社法が適用されます。

会社法を踏まえると、証憑書類は最大10年間保存する必要があります。書類ごとに保存期間は異なりますが、特に理由がなければすべての証憑書類を10年間は保存するようにしたほうが良いでしょう。

経理において証憑書類は、税法および会社法に基づく保存期間を守り、正しく保存することが重要です。

証憑書類は、事業におけるお金の流れを把握するための書類であり、帳簿をつくる際にも必要な書類です。クレジットカードの利用明細書も証憑書類に該当します。

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