請求書の書き方を紹介！正しい作成の手段・注意点も解説

請求書は、取引先へ商品やサービスの対価としての請求金額を知らせるための書類です。

請求をする側は、サービスや商品の内容を明確にするため、取引の証明として残すために請求書が必要となります。請求を受ける側も、税務調査の際の支出の証明や、請求の履歴を確認しやすくするためのものとして、請求書が必要です。

請求書の発行に法的な義務はありませんが、請求をする側、受ける側の双方に発行の必要性があるため、ビジネスでは請求書を発行して取引することが一般的となっています。

請求書の作成方法としては、主に以下の3種類があります。

● WordやExcelで作成する
● 請求書用紙を購入して作成する
● 市販のソフトやクラウド会計ソフトで作成する

請求書には法律上決まった様式はなく、WordやExcelで作成が可能です。また、請求書用紙を購入して手書きで作成することもできます。

そのほか、効率的に請求書を作成するなら、市販のソフトやクラウド会計ソフトを利用する方法がおすすめです。それぞれの作成方法について、詳しく見ていきましょう。

請求書は、ExcelやWordで作成可能です。

請求先・発行者の情報、発行日、請求金額、取引内容、振込先、支払期限などの必要事項を記載し、電子印鑑や会社のロゴマークを配置します。

手間を省くなら、ExcelやWordのテンプレートをインターネットでダウンロードして作成することも可能です。無料でダウンロードできるテンプレートも多数存在するので、使い勝手の良いものを見つけて、利用してみると良いでしょう。

請求書用紙を購入して手書きで作成する方法もあります。

請求書用紙は、WordやExcel、会計ソフトなどでの作成に比べると、時間と手間がかかりますが、改ざんを防止できます。

請求書用紙は、文房具店や100円ショップ、ECサイトなどで購入可能です。ごく簡単に記載できるものから、詳細な情報が記載できるものまで、請求書用紙の形式はさまざまです。必要な内容が記載できるものを選んで、購入しましょう。

市販のソフトやクラウド会計ソフトで請求書を作成することも可能です。簡単な操作で請求書を作成でき、多くのソフトではフォーマットの保存もできます。

請求書のほか、見積書、納品書などの作成に対応するソフトも多く、書類作成の業務の効率化に貢献してくれます。

請求書に記載する主な項目は、以下のとおりです。

● 請求先の情報
● 発行者の情報
● インボイス番号
● 発行年月日
● 請求金額
● 取引内容
● 振込先
● 支払期限

国税庁ウェブサイトの「請求書等の記載事項や発行のしかた」を参考にすると、請求書に記載すべき主な内容は、書類の作成者、書類の交付を受ける請求先、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分して合計した税込対価の額です。

これに加えて、振込先や支払期限はぜひ記載をしておきましょう。各項目の書き方を詳しく紹介します。

上記請求書の①の箇所にあたります。請求書の交付を受ける相手方の会社名、個人名、屋号などを記載します。会社や屋号名宛ての場合は「御中」、個人宛の場合は「様」を敬称として付けましょう。

請求先の宛名の下には、必要に応じて、郵便番号と住所を記載します。郵便番号と住所の記載の有無は、基本的には発行者の判断で決めて問題ありません。窓付き封筒で窓から請求書の会社名や住所が見えるようにして、郵便の宛名代わりにして郵送するケースもあります。

上記請求書の②の箇所にあたります。発行者の情報は、会社の場合、会社名、住所、電話番号、発行者の名前などです。フリーランスや個人事業主など個人から送る場合は、氏名または屋号、住所・電話番号などを記載します。

押印については、法律上必須ではなく任意となります。押印をする場合は、請求書の偽造や印影のコピーを防ぐために、社名などの文字に少し重ねて押印するケースも多い傾向です。

インボイス番号(登録番号)は、請求書の発行事業者名の近くに記載するのが最も一般的です。上記請求書でいえば、②の箇所にあたります。

インボイス番号とは、適格請求書(インボイス)を発行できる事業者として税務署に登録された際に付与される番号のことです。2023年10月1日からスタートしたインボイス制度にともない、請求書への記載が必要になりました。

請求書を発行する側は、インボイス発行事業者に登録している場合は、請求書にインボイス番号を記載する必要があります。登録していない場合、記載する必要はありません。

インボイス番号を請求書に記載することで、取引先は仕入税額控除の適用を受けられるようになります。反対に、インボイス番号の記載がない場合、取引先が消費税の控除を受けられず、不利益につながる可能性があるため注意が必要です。

なお、インボイス制度では、インボイス番号に加えて適用税率や税率ごとの消費税額の記載も求められます。

上記請求書の③の箇所にあたります。発行年月日は、取引先の締め日に合わせて記載するのが一般的です。取引先の締め日と発行日のタイミングによっては、経費が計上される月が変わってしまう可能性があるためです。

特に初めて取引をする取引先の場合には、事前に確認を取り、取引先の希望する発行日に合わせるようにしましょう。

上記請求書の④の箇所にあたります。請求金額は、取引金額の上に大きく記載するのが一般的です。取引額の小計に消費税を足し合わせた合計金額を記載します。

なお、弁護士、公認会計士、司法書士などの特定の資格を持つ人などへの報酬など、一部のお支払いでは、源泉徴収が必要になるので注意しておきましょう。

上記請求書の⑤の箇所にあたります。取引内容には一般的に、品名、数量、単価、各品目の金額と、小計額、消費税額、合計額を記載します。数量は「一式」でまとめて記載することも可能です。単価がない場合については、記載なしでも問題ありません。

消費税額は、軽減税率(8%)と標準税率(10%)の税率ごとに、区分して記載します。特に仕入税額控除の適用を受けるためには、税率ごとに区分した記載が必須です。なお、消費税が内税の場合は、消費税の金額はカッコを付けるなどして記載します。

源泉徴収がある場合は、源泉徴収で差し引かれる金額も併せて記載しましょう。取引内容の表の一番下には、小計の金額に消費税、源泉徴収を加減した「合計」の金額を記載します。

上記請求書の⑥の箇所にあたります。振込先は、銀行名、支店名、預金種別(当座・普通)、口座番号、口座名義(カタカナ)を記載します。銀行コードと支店コードを併せて記載しておくとより親切です。

振込手数料をどちらが負担するかについては、事前に確認しましょう。多くの場合は、請求を受ける側が負担することになります。取引先が負担する場合は、請求書にも「振込手数料は貴社にてご負担願います」など明記をしておきましょう。

上記請求書の⑦の箇所にあたります。請求する金額を支払ってもらう期日を記載します。

支払期限を明確にしておくことで、入金確認がしやすくなるほか、取引先へのリマインドにもなります。支払期限をどのタイミングにするかは、契約や発注の際に取り決めをしておきましょう。

請求書を作成する際の注意点は以下のとおりです。請求書を作成する前に、それぞれ確認しておきましょう。

● 請求書を送るタイミングは事前に確認しておく
● メール便を使わない
● メールで送るときはPDFで送付する
● インボイス発行事業者は番号を記載する

請求書発行の発行方法は「都度方式」「掛売方式」の2種類があります。どちらの発行方法になるかで、請求書を発行するタイミングが異なります。

都度方式は、取引が発生して商品やサービスの提供を行った直後に、請求書を作成・発行する方式です。資金繰りがコントロールしやすい点はメリットですが、まとめて請求する掛売方式と比べると、請求書の処理に手間がかかります。

一方、掛売方式は、一定期間(多くは1ヵ月)の取引をまとめて請求する方式です。決まった期間に何度も取引がある場合や、毎月定常的な取引がある場合によく用いられます。

都度方式では、商品やサービスの提供の直後、掛売方式では、取引の締め日から支払期日までの間に請求書を発行するのが、それぞれ一般的です。

ただし、実際にいつ請求書を発行するかは、取引先と相談して決定することになります。

請求書は、メール便では送付できません。

請求書は「信書や信書便(=特定の受取人に対し差出人の意思を表示または事実を通知する文書)」に該当し、メール便で送付すると郵便法違反となります。

請求書は、普通郵便などメール便以外の信書が送付可能な郵送方法で送るようにしましょう。

ExcelやWordの請求書をメールなどでデータとして送付する場合は、PDFに変換して送るようにしましょう。PDFであれば、編集されることによるトラブルのリスクは少なくなります。

インボイス発行事業者の方は、インボイス番号を記載しましょう。請求書にインボイス番号を記載しない場合、直接的な影響を受けるのは請求書を受け取る側です。

インボイス番号がない場合、仕入税額控除を適用できず、本来控除できるはずの消費税分の負担が増えてしまいます。結果的に、取引先にとっては実質的なコスト増となるため注意しましょう。

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明細書では「利用日時」「用途」「金額」などを追加カードごとに確認でき、シンプルにわかりやすく経費管理ができます。各カードの特長を見ていきましょう。

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記載すべき項目としては、請求先・発行者の情報、発行年月日、請求金額、取引内容、振込先、支払期限、インボイス番号が挙げられます。

インボイス番号は2023年10月からスタートしたインボイス制度に伴い、必要に応じて記載が必要になったため、忘れないように注意してください。必要な項目をもれなく記載し、注意点に気を付けながら請求書の作成を進めていきましょう。

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