納品書とは？発行する必要性や見積書、請求書との違い、作成方法などを解説

納品書とは、納品する側が「確実に商品やサービスを納品した」ことを証明するために、取引先に対して発行する書類です。納品書の発行には法的な義務がありませんが、一般的に取引先へ商品やサービスを納めるときに一緒に送付します。

また、納品書は単に納品を証明するための書類ではなく、納品物の詳細な内容を伝える書類でもあります。納品物が少ない場合は簡単に内容を把握ｓｗｓｗできるかもしれませんが、納品物の量が多くなるほど把握することが困難になるでしょう。

納品物と一緒に納品書が発行されていれば、取引先が容易に内容を把握できます。また、万一、納品した商品の内容や数量に誤りがあった場合に、内容を確認するための資料にもなります。

納品書が発行されない場合は、取引先が不安に感じてしまい、信用が失われることもあるでしょう。

なお、ビジネスでは納品書のほかに「見積書」「請求書」「領収書」も発行するのが一般的です。以下から、「見積書」「請求書」「領収書」の基本的な役割を紹介するので、納品書との違いを把握しておきましょう。

見積書は取引先に対して、納品する商品の内容や数量、金額などを提案する書類です。取引先が見積書の内容に合意をすれば契約が成立となり、その後、納品書と一緒に商品やサービスを納品します。

見積書に記載する主な内容は、以下のとおりです。

● 発行日
● 対象の商品やサービス名
● 数量と金額
● 見積書の有効期限

なお、見積書を発行せずに商談を進めてしまうと、納品時に「内容が違う」「納期が遅い」などのトラブルになることもあります。

請求書は商品やサービスを納品したあとに、納品物に対するお支払いをしてもらうための書類です。納品する側は、請求書を発行しなければ基本的に取引先から代金をお支払いしてもらうことができないため、送付忘れがないように注意しましょう。

請求書に記載する主な内容は、以下のとおりです。

● 発行日
● 商品やサービスなどの請求金額
● 支払期日
● 振込先

請求書を発行するタイミングは、取引先によって異なります。取引先が月末の締め日などにまとめてお支払いするシステムであれば、まとめて請求するので問題ありません。

また、締め日などに関係なく、その都度お支払いしてもらえる取引先であれば、商品やサービスの納品後、請求書を発行した日に送付します。

領収書は代金の受け取り後に発行する書類です。納品物に対して代金を受け取ったことを証明する書類となるので、代金がお支払いされる前に発行してはいけません。

取引先から代金のお支払いが行われる前に領収書を発行してしまうと、取引先も混乱してしまいまうでしょう。

また、領収書の発行については、法律(民法第486条)で「弁済をした者は、弁済を受領した者に対して受取証書の交付を請求できる」と定められています。

そのため、取引先から請求があった場合は、領収書の発行の義務が生じます。この点は、法的な義務が生じない納品書などと、大きく異なる点です。

なお、上記の法律は2021年に改正され、取引先は内容を記録した電磁的記録(電子データ)の提供を求めることも可能になっています。

納品書の作成と発行には法的な決まりがなく、作成方法についてのルールはありません。そのため、企業ごとに納品書の内容や形式などは異なりますが、一般的には以下の内容を記載します。

● 取引先の情報(名前、住所、電話番号など)
● 納品日・番号
● 納品した商品やサービスの詳細(品名、数量、単価など)
● 価格
● 支払方法
● 納期
● 自社・納品担当者の情報

納品書の作成方法は、手書きやワード・エクセル、販売管理システムの利用など、どの方法でも問題ありません。自社に適している方法を選択しましょう。

納品書の作成には、特に決まったルールが設けられているわけではありません。ただし、作成にあたって覚えておきたいポイントはあります。

ここでは、納品書を作成する際の注意点を紹介します。

納品書の作成方法にはルールがなく、手書きやエクセル・ワードなど作成方法は自由です。ただし、納品書が毎回異なる形式では内容が見づらくなってしまうため、どの方法であってもテンプレートを作成しておくのが一般的です。

また、取引先によって納品書を発行したり、発行しなかったりすると、取引先からの信頼が失われる可能性があります。作業効率も悪くなってしまうため、受注取引の業務フローを作成しておくと良いでしょう。

インボイス制度は、複数税率(8％と10％の消費税)に対応したものとして、2023年10月から開始された申告制度です。

請求書や納品書、領収書などの発行について所定の要件の記載・保存を求めるもので、要件を満たした書類のことを「適格請求書(インボイス)」といいます。

インボイス制度の開始後は、インボイスに記載された消費税額のみが仕入税額控除の対象になります。

制度開始から一定期間は経過措置として「区分記載請求書等保存方式」による納品書の作成で問題ありませんでした。

しかし、2023年10月以降、仕入税額控除を受けるためには、適格請求書(インボイス)の保存が必要です。納品書を適格請求書(インボイス)として利用する場合には、以下の記載が求められます。

● 税率ごとに区分し、合計した消費税額と適用税率を明記
● 税務署へ登録した際に割り当てられた登録番号を記入

なお、事業者が適格請求書(インボイス)を交付するためには、納税地を所轄する税務署長に対して登録申請書を提出し、適格請求書発行事業者になる必要があります。

見積書や納品書などの書類を発行することはもちろん大切ですが、日々の経費管理や書類管理はビジネスの成功に必要不可欠です。書類を作成・発行する以外にもやらなければいけない業務は多々ありますが、人手や時間は限られます。

特に個人事業主や社員数の少ない会社では、業務効率化が重要です。業務効率化を実現するために、管理システムやソフトを積極的に利用していきましょう。

経費管理をはじめとする事業運営に必要な業務の効率化には、ビジネスカードの活用が有効です。

現金払いや振込中心だと、取引の記録や集計に手間がかかり、支出管理が煩雑になってしまいます。ビジネスカードを導入すれば、利用明細が自動的にデータで記録されるため、経費管理にかかる業務効率が改善するでしょう。

また、ビジネスカードには締め日と支払日(引き落とし日)が定められており、決済のタイミングによっては引き落としまで一定期間の猶予が生まれます。そのため、手元資金に余裕を持たせやすく、キャッシュフローの改善にもつながります。

さらに、ビジネスカードによっては会計ソフトをはじめとするビジネスの役立つツールと連携できるものもあり、業務の負担軽減やヒューマンエラーの防止にも便利です。

事業運営にかかわる業務の効率化に悩んでいる方は、ビジネスカードの活用も視野に入れましょう。

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ここでは、決算書や登記簿謄本不要でお申し込みが可能なビジネスカードとして「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」と「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」を紹介します。

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申込時は決算書や登記簿謄本の提出が不要なため、起業して間もない会社や個人事業主の方でも気軽にお申し込みできます。

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さらに、特定のビジネス関連のサービスでカードを利用すると、通常のポイント還元率0.5％の4倍である2％のポイント還元が受けられます(※1)(※2)。以下は、ポイント4倍サービスの対象になるサービスの一例です。

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● エックスサーバー
● お名前.com
● かんたんクラウド(MJS)
● クラウドワークス
● サイボウズ
● マネーフォワード クラウド
● モノタロウ(事業者向けサイトのみ対象)
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(※)「アメリカン・エキスプレス」は、アメリカン・エキスプレスの登録商標です。(株)クレディセゾンは、アメリカン・エキスプレスのライセンスに基づき使用しています。