摘要とは？ 記載する3つの目的と記載すべき内容について解説

摘要は辞書において、重要な箇所を抜き出して書くという意味です。会計における摘要は、取引の内容をわかりやすくするために記入する欄のことを指します。

勘定科目や金額の仕訳だけではわからない情報や、記入しなければならない特記事項などが記入の対象です。

このような情報を記載するのが摘要欄であり、摘要という言葉の意味のとおり、取引に関する重要な情報のみを記入する必要があります。

摘要と類似した意味を持ち、誤用されやすい言葉には、概要・備考があります。

●概要：文書全体を短くまとめたもの(物事や物語の要点のまとめ)
●備考：本文などに書かれていないことに対して参考に添える文

使い分けが難しい言葉ですが、会計における取引で利用される言葉は概要ではなく、摘要になります。備考は内容をわかりやすくするために書き加える、という意味になるため、摘要とはまったく異なる意味になります。

摘要を記載する目的は大きく分けて3つあります。

・仕訳した取引内容が何かをわかりやすくするため
・特定の控除を受けるにはルールがあるため
・第三者が見ても取引内容を把握できる必要があるため

それぞれ詳しく見ていきましょう。

帳簿をあとから見返したとき、勘定科目に現金のみを記載した仕訳を確認しても、どのような取引であったかがわからない可能性があります。

摘要欄に取引に関する重要事項を入力することで、あとから見返しても取引の内容を思い出せます。

正しく記帳ができていても、肝心の取引内容がわからなくならないように、摘要欄に情報を記入することが重要です。

税金の控除を受けるために必要な情報として、摘要欄への記入が必要になる場合があります。

例えば、消費税の仕入税額控除を受けるためには、帳簿に取引相手の氏名、取引日、取引内容などを記載しなければなりません。

さらに、インボイス制度開始後、適格請求書発行事業者は帳簿への記載に加えて、原則として適格請求書の保存が仕入税額控除の要件となっています。

摘要欄に情報を記載しなかった場合は、取引内容が不明確であることを理由に受けられるはずの控除が受けられないことも考えられるため、特定の控除を受ける場合は摘要欄の記入が必須です。

取引相手の数が少なく、取引内容をすべて把握しており、特定の控除を受ける予定がない場合でも、摘要欄には詳しい内容を記載すべきです。

なぜなら、帳簿は自身が見て取引の内容がわかれば良いというものではないからです。経理担当者や税務署などの第三者が見ても取引内容を把握できる必要があります。

税務署から帳簿の提出が求められた際に、取引内容が第三者から見てわからない場合は、追加資料の提出や実地調査が求められ、税務調査が長引く可能性があります。

摘要欄に記載する内容としては、「取引相手の名前や名称」「取引内容」に関して必ず記入するようにしましょう。

例えば、株式会社〇〇に1個1万円の商品を10個納品して合計10万円の売上を得たときの摘要欄は「株式会社〇〇へ商品1万円を10個納品」のように記載します。

タクシー代など交通費を記入する場合は、タクシー会社の名前とタクシー代であることを記入します。また、移動区間や移動の目的を明記するようにしましょう。

摘要欄の例は「〇〇交通株式会社、タクシー代、新宿区新宿〜豊島区東池袋、株式会社〇〇への訪問」です。

接待交際費の場合は、お店の名前や誰と食事をしたのか、参加人数などを記載します。摘要欄には「〇〇料理店、株式会社〇〇の〇〇さんと会食、3人」のように記載します。

摘要欄の記載は必要な情報が明記されていれば書き方は自由です。ただし、書き方の統一は必要であり、経理が複数いる場合は社内でルール作りをするようにしましょう。

摘要欄を記載する際の注意点を2つ紹介します。

・摘要欄の情報が過多にならないようにする
・消費税の区分も摘要欄に書く

それぞれ詳しく解説します。

摘要欄には、取引相手の名前や名称、取引内容以外に、交通費であれば移動区間、接待交際費などでは参加人数など、帳簿をつけるうえで必要と判断した情報を記載します。

ただし、詳しく記入しすぎて情報過多になると、摘要が示す重要な箇所を抜き出して書く意味から外れ、反対に取引内容を把握しにくくなる可能性があります。

必要な重要情報のみを簡潔に記載するよう心がけることが重要です。また、書き方のルールを統一するなら、内容を簡略化して記載しても問題ありません。

例えば、取引相手の「〇〇交通株式会社」を「〇〇交通」と簡略化して記入する場合も、すべての摘要欄において表記が「〇〇交通」と統一されていれば簡略化が可能です。

2019年から軽減税率制度が開始されたことで、摘要欄には消費税の区分についても記載する必要があります。

軽減税率であるか標準税率であるかがわかるようにすることが重要です。

書き方はルールを統一すれば簡略化が可能であるため、記入の手間を省きながらわかりやすくするには、軽減税率が適用される商品の摘要欄には「※」を記入するなどのルールを決めておくと良いでしょう。

摘要欄の記入を含めた帳簿などの会計にかかわる書類を作成するなら、会計ソフトの利用が便利です。

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摘要欄に必要な情報を記載することで、あとから見返しても取引内容がわかることが重要です。

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