受領書とは？ 発行する目的と記載する5つの内容・書き方について詳しく解説

受領書は、受け取った商品やサービスが届いた事実を証明する証拠となる書類のことです。

受領書は、発注者が受注者に対して発行するものですが、納品物やサービスを受け取った事実を確認する資料です。取引全体の完了や支払完了を常に意味するわけではありません。

メールやチャットツールなどを利用して取引の完了を相手に伝えるだけでなく、受領書を発行すれば、取引の事実に対する正式な証拠として残ります。

受領書は取引の際に必ずしも発行が義務付けられているわけではありません。しかし、取引先から受領書の発行を求められる場合もあります。

領収書は、金銭を受け取ったことを証明する書類であり、受け取った商品やサービスが届いた事実を証明するのが受領書です。

また、領収書は金銭を受け取った受注者が、発注者に対して発行します。受領書は商品やサービスの提供を受けた発注者が、受注者に対して発行するので、発行の主体が異なることがわかります。

受領書を発行する目的を2つに分けて紹介します。

・取引が完了したことを確認するため
・長期的な取引を円滑に進める

それぞれ詳しく見ていきましょう。

取引先に受領書を発行することで、商品の納品を受領したことを伝えられます。

商品が納品されたとき、どのような形であっても納品が完了した事実を相手に伝えなければ、相手は商品が本当に届いたかどうかわかりません。

取引が完了したあとにその概要を書類として残すことにより、取引が完了したことを確認する目的で発行されます。

取引が長期化するほど納品の回数も増えるため、その度に証拠として書類を残しておくことが重要です。

段階を踏んだ取引の場合、受領書によって取引がどの段階にあるのかわかるので、全体の流れを把握しつつ取引を円滑に進めるのに役立ちます。

取引の長期化によって、商品の納入に対して双方の主張に食い違いがあった場合も、受領書を証拠にして解決しやすくなるので証拠を残す目的もあります。

受領書に記載する内容は大きく分けて以下の5つの項目になります。

・受領書の発行日
・取引先に関する情報
・発行元に関する情報
・受領した商品、サービスに関する情報
・押印

それぞれの内容の書き方を詳しく解説します。

受領書がいつ発行されたのか示すために、受領書の発行日を必ず記入するようにしましょう。

可能であれば商品・サービスが納品された日付なども記入して、より詳細に情報を記載します。

誰に宛てた文章であるかを明確にするため、取引先となる企業の名前や住所などを記入します。

取引でかかわった取引先の担当部署や、担当者の氏名などわかる範囲で詳しく記載しましょう。

誰が発行した文章であるか確認できるように、発行元の企業名や住所、担当者の氏名などを記入しましょう。

電話番号やメールアドレスなどの連絡先を記入すると、受領書に対して取引先から確認したいことがあった場合も連絡しやすくなるので、取引先のことを考えて詳しく記載することが重要です。

具体的な商品やサービスなど、なにを受領したのかを明確にします。

商品・サービスの名称、数量、単価、金額などを記入し、できる限り詳しく記載するようにしましょう。

最後に、受領書には必ず押印するようにしましょう。

押印することで正式に受領したことの証明になるため、証拠として書類を残すなら重要になります。なお、押印は法的な必須要件ではありませんが、社内運用や取引先ルールに応じて押印しておくと確認資料として扱いやすくなります。

受領書を発行する際の注意点を2つ紹介します。

・受領書には正確な内容を記載する
・商品が届いてからできる限り早く受領書を発行する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

受領書は取引などでトラブルがあった場合に証拠にもなるため、正確に内容を記載することが重要です。

誤った情報を記載した場合や記載漏れがある場合は、証拠として役に立たなくなることもあります。

受領書の不備が直接的にトラブルにつながるケースも考えられるので、正確に記載するようにしましょう。

受領書は商品が届いてから、できる限り早く発行することを推奨します。商品の納入を確認したタイミングで受領書を発行するのが理想です。

取引先も受領書が早く届くことによって、請求などの次の工程に移れます。取引を円滑に進めるためにも間を空けないようにすることが重要です。

受領書は取引の事実を証明する証憑として扱われるので、一定期間の保存が義務付けられています。

保存期間は法人税法上において原則7年間、個人事業主は白色申告では受領書などの書類は5年保存、青色申告では原則7年の保存義務が課されています。

証憑の保存期間は書類の種類によっては、法律によって異なる場合もあるので、それぞれの法律を比較したうえで最長の保存期間が義務付けられている法律に従って保管するようにしましょう。

法律で義務付けられた保存期間にかかわらず、長期的に取引を続けている取引先との受領書は記録を残し続けるために保管を続けることをおすすめします。

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