支払調書とは？ 提出義務がある3つのケースと書き方について解説

支払調書は事業者がフリーランスなどの個人や同じ法人に対して、業務のために支払った報酬などを記載した書類のことです。この書類では、誰がどのような目的で誰に対して年間でいくらの報酬を支払ったのかを明確にする必要があります。

支払調書は法定調書における種類のひとつであり、税務署が納税者の正確なお支払い状況を把握する目的で作成されます。税務署への提出義務があり、報酬が発生した翌年に提出する書類です。

法定調書は全部で63種類ありますが、支払調書の種類は大きく分けて4つに分類できます。

・所得税法に規定するもの
・相続税法に規定するもの
・租税特別措置法に規定するもの
・国外送金等調書法に規定するもの

一般的に多くの事業者の間で提出が必要になる支払調書は、所得税法に規定するものであり、代表的な種類は以下の4つです。

・報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
・不動産の使用料等の支払調書
・不動産等の譲受けの対価の支払調書
・不動産等の売買または貸付のあっせん手数料の支払調書

4種類のうち3つは不動産を取り扱った事業者を対象に提出が義務付けられている支払調書です。多くの事業者において、支払調書の提出が求められることが想定されるのは「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」になります。

支払調書のなかでも「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」に絞って、提出義務があるケースとその提出範囲について解説します。

・特定の報酬や職業に対して報酬が5万円を超える場合
・特定の職業に対する報酬が50万円を超える場合
・馬主に支払う競馬の賞金が75万円を超える場合

特定の報酬や職業に対して報酬が5万円を超える場合は、支払調書の提出の対象になります。具体的なケースについて以下にまとめました。

・作家や画家に対する原稿料や画料
・講師を招く際に発生した講演料
・弁護士・税理士に対する報酬
・プロボクサーを除くプロスポーツ選手に対する報酬

次に上記のケースに該当しない報酬が50万円を超える場合に支払調書の提出義務が発生するケースについてまとめます。

・外交員、集金人、電力量計の検針人およびプロボクサー等に対する報酬
・バー、キャバレーのホステス等に対する報酬
・広告宣伝のための賞金
・社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬

例外的なケースとして、馬主に支払う競馬の賞金については、年間の支払賞金総額が75万円を超える場合に支払調書が必要です。

報酬、料金、契約金および賞金のお支払いでここまで紹介した例に該当しない場合は、基本的には金額が5万円を超える場合に支払調書の作成が必要になると考えられます。個別具体的なケースに関して疑問がある場合は、税理士などに相談することをおすすめします。

支払調書は国税庁の公式サイトからPDFデータをダウンロードできます。国税庁の資料を参考に書き方を4つに分けて解説します。

・支払いを受ける者に関する情報
・報酬に関する情報
・支払者に関する情報
・摘要・整理欄

一番上にある支払いを受ける者の項目では、誰に報酬を支払ったのかを明確にします。

個人に支払う場合は、個人の氏名・住所・マイナンバーを記入します。法人の場合は、企業名、所在地、法人番号の記入です。

支払いを受ける者の項目の下には、区分・細目・支払金額・源泉徴収額の4つの項目を記入する欄があります。

区分に報酬の名称、細目に具体的なお支払いの内容を記載しましょう。次に支払った金額を記入し、源泉徴収すべき税額も記入することで、年間でいくら支払ったのかを明らかにします。

下から2番目にある支払者の項目では、誰が報酬を支払ったのかを明記するためにご自身の情報を入力します。

個人事業主としてのお支払いの場合は氏名・住所・マイナンバー、法人として支払う場合は法人名・所在地・法人番号を記入します。

報酬に関する項目の下にある摘要欄は、上記に記載した内容だけではわからない報酬に関する特記事項がある場合に記入する項目になります。

支払者に関する情報の下にある整理欄には①と②の項目がありますが、特に記載は不要です。

支払調書を記入する際の注意点を3つ紹介します。

・マイナンバーを事前に確認する
・源泉徴収額は消費税を含めた税額で計算する
・源泉徴収の未徴収額があるなら内書きする

それぞれ詳しく見ていきましょう。

フリーランスなどの個人に対して報酬などを支払った場合、支払調書にはマイナンバーの記入が必要になっているので、事前に支払先に確認する必要があります。

マイナンバーの記載がない場合は、個人からマイナンバーの提供を拒否されたなどの記載ができないやむを得ない事情がある場合を除いて、原則として再提出になります。

また、税務署に提出する支払調書にはマイナンバーが必須ですが、個人に対して支払調書の控えを発行する場合は、マイナンバーを記載してはならないので注意が必要です。

支払金額に消費税が含まれる場合は、原則として源泉徴収額は消費税を含めた額で計算します。

ただし、弁護士や税理士などのご利用明細書において報酬と消費税が明確に区分されている場合は、報酬のみを源泉徴収の対象としても問題ありません。

年度末に未払いの報酬があり、源泉徴収の未徴収額がある場合は支払金額の項目で内書きして記載する必要があります。

支払調書を作成するタイミングは、年末の最後のお支払いを終えた12月以降となり、来年以降に支払う予定の報酬などがある場合も内書きすることで、お支払い済みと未払いの報酬・源泉徴収額を区別します。

支払調書の提出期限は、報酬が発生した年度から翌年の1月31日です。

支払調書と同じく国税庁でダウンロードできる法定調書合計表を記入し、添付して税務署に送付・持参して提出する必要があります。個人が支払調書を提出する場合は、マイナンバーと本人確認書類が必要です。

また、支払調書をはじめとする法定調書は、e-Taxや光ディスク等(CDやDVD等)でも提出できます。従来、光ディスク等で提出する際には「支払調書等の光ディスク等による提出承認申請書」の提出が必要でしたが、令和5年4月1日以降は提出が不要になっています。

支払調書は国税庁が提供する「e-Taxソフト(WEB版)」でも作成・提出が可能です。画面上でひとつずつ入力したり、ほかのソフトで作成したCSVファイルを読み込んで送信することもできます。

加えて、令和4年1月からは、クラウドサービス等を利用した支払調書を含む法定調書の提出も可能になっています。詳しくは国税庁の「クラウドサービス等を利用した法定調書の提出について」でご確認ください(※)。

なお、令和3年1月1日以降、前々年に提出すべきであった当該法定調書の枚数が「100枚以上」であった場合、e-TaxまたはCD・DVDなどの光ディスク等による提出が義務付けられています。

さらに、令和9年1月1日以降には「30枚以上の場合」と、条件が変更になるため注意しましょう。

(※)出典：国税庁「クラウドサービス等を利用した法定調書の提出について」

万一にも、提出した支払調書に誤りがあり、再提出が必要になった場合は以下のとおりに提出します。

・先に提出した支払調書の写しを用意し無効と赤書きで記入
・正しい支払調書に訂正分と記載
・無効となった合計表の調書の提出区分欄に4(無効)と記入
・訂正した合計表に3(訂正)と記載

支払調書だけでなく法定調書合計表の訂正も必要であり、再提出方法も細かく決められているので把握しておきましょう。

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