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法人カードで経費精算を行うメリットと気になるポイントについて

法人カードで経費精算を行うメリットと気になるポイントについて

あなたの会社にも、経費精算業務や小口現金の出納業務で悩んでいるという方がいるのではないでしょうか。こうした日々の経理業務は思った以上に時間と負担がかかるものです。
法人カードを利用することは、経費精算業務の改善に大きな効果があります。

もちろん、法人カードを導入することで恩恵を受けるのは、経理担当者のみではありません。
この記事では、法人カードによる経費精算のメリットと気になるポイントについてご紹介します。

法人カードで経費精算を行うメリット

法人カードで経費精算を行うメリット

法人カードを導入し、経費精算を行うメリットはどこにあるのでしょうか。まずは導入によって得られるメリットについて詳しく見ていきましょう。

■経費精算が楽になる

ひとつは、経費精算の手間を省くこと、そして精算時のミスや不正を防止することです。社員にとっても立替払いとその精算は、手間ばかりかかって得がありません。
法人カードを利用して経費の支払いを行うと、毎月発行される「クレジットカード利用明細書」に記載されます。利用明細はクレジットカードごとに発行されますので、「いつ、だれが、どこで、いくら経費を使ったのか」を一覧で管理できます。

利用明細のデータをそのまま経理ソフトに取り込むこともできます。そのため、経理業務の効率化へつながります。個人事業主の場合も、法人カードを利用することで、プライベートの支払いとビジネスでの支払いの区別をはっきりつけることができます。

■経費漏れが無くなる

法人カードは、クレジットカード会社から送られてくる利用明細により、利用した金額や日付、内容を確認することができます。経理ソフトに法人カードを連携することで利用明細を手作業で入力する必要がなくなるため、手作業で入力する必要がなくなり、人的な入力ミスや、データ改ざんなどの不正行為を防ぐことができます。

■小口現金精算の必要が無くなる

小口現金をその都度社員に渡す方法の場合、経理担当者の負担は大きくなります。日々、小口現金の残高確認と帳簿記入という業務に追われ、計算が合わない場合は出納記録を確認しなければならなくなります。また小口現金を受け取る社員にとっても、経理担当部署まで行く手間がかかります。
【ここ一文要確認】口座への入金処理がある場合、誤って出金、返金された場合、返金の手間と支払い手数料がかかってしまい最終的には「仮払金」がゼロになってしまうことを確認しましょう。

法人カードを利用すると、小口現金による出納業務や、残高や帳簿の確認が不要となりますので、経理業務の効率化につながります。

■いろいろな特典が受けられる

法人カードを所有していると、さまざまな特典を受けることができます。コンシェルジュ付きの法人カードでは、クレジットカード会員専用の旅行予約サイトの提供などが行われており、出張の多いビジネスマンにとって便利なサービスではないでしょうか。ホテルや飛行機、レンタカーなど、出張に必要な予約を簡単にとることができるようになります。また、手続き不要で、海外旅行傷害保険が付帯している場合もあります。

このほかにも、クレジットカード利用でポイントが付与されたり、ビジネスカード会員限定で優待を受けることができるサービス・店舗などが存在します。
※クレジットカード会社、カードの種類によってサービスが異なります。

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法人カードで経費精算を済ませる手順

法人カードで経費精算を済ませる手順

ではまず、法人カードを使うときの、経費精算の流れの一例を見ていきましょう。

1.申請者が経費精算書を上司に提出

申請者(社員)は支払いを同じクレジットカードで行い、詳細を記した経費精算書を上司に提出します。
領収書が必要であれば、同時に提出も求めるとよいでしょう。

2.上司が承認

経費精算書の申請内容に問題がなければ、上司が承認します。

3.経費精算書(必要があれば領収書)を経理部門に提出

上司の承認後に、経理部門へ経費精算書と領収書を提出します。

4.経理担当者が確認

経費精算書の申請内容を経理担当者が確認し、クレジットカード会社指定の支払日に指定口座からほかの利用代金と合算した額が引き落とされます。

このように、法人カードを使う場合は、申請者の立替払いが不要となります。また、経理担当者の作業も清算書と利用明細を確認するくらいですので、立替金の精算処理を行う必要がなくなります。

経費精算システムに連携し、利用明細データを有効活用

会計ソフトなどの経費精算システムと連携することで、法人カードの利用明細データのインポートが可能になるサービスもあります。このサービスを利用すれば、従来必要であった申請書や領収書の提出が不要となり、申請の間違いや不正をチェックする業務も不要になります。

法人カードを導入するのであれば、経費精算システムも同時に導入することがベストです。

例えば、経費精算システムの一例として、Stapleというサービスがあります。

クラウド型経費精算サービス「Staple(ステイプル)」は、経費精算の手間を10分の1に削減できるサービスです。

・交通系ICカードの履歴読込や乗換案内アプリとの連携、お使いの会計ソフトへのインポートも可能
・スマホ、PCにも完全対応
・数人〜数千人での利用も可能
・追加機能にかかるオプション料金はなし

などのメリットがあるほか、スマートフォンのStapleアプリから領収書やレシートを撮影すると、タイムスタンプが付与され証憑(しょうひょう)化されるという機能もあります。これによって、従来のような領収書・レシートの提出・管理負荷が大幅に削減できます。

クラウド型経費精算サービスを試してみたい場合、セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードであれば、クラウド型経費精算サービス「Staple」の利用特典が付いています。

【カード会員様限定「Staple」特典内容】
6ヵ月無料クーポンのプレゼント
※ユーザー数に上限はありません。
※導入運用までの初期セットアップも無償にて行います。

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法人カードで経費精算するうえで覚えておきたい注意点

法人カードで経費精算するうえで覚えておきたい注意点

法人カードで経費精算するうえで最重要となるポイントは、個人利用とビジネス利用を明確に分けることです。私用目的で使用したり、貯まったポイントを私用に使ったりなど、事前に明確なルールを作成しておくことで避けられるトラブルもたくさんあります。
その他、どのような点に注意したらよいか見ていきましょう。

■個人的な目的での使用は不可

法人カードの利用範囲を事前にしっかりと線引きをしておかないと、社員が私用目的で利用してしまう恐れがあります。個人利用を防止するためにも、明確なルール作りと周知徹底を行いましょう。

また、個人事業主の方の場合、個人利用と仕事での利用の境界線があいまいになりがちです。後の経費処理負担を軽くするためにも、収入も支出もしっかり管理するために導入するのですから、利用する側の意識もはっきりと持ち、ビジネス用途の支出なのか、個人用途の支出なのか、きちんと区別して利用することをおすすめします。

■法人カードは、基本的に一括支払い

法人カードは、もともと貸し倒れのリスクを避けるため、キャッシングができないようになっています。事業資金として現金を借りる場合は、「法人カードローン」や「ビジネスローン」を組みましょう。
しかしセゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードでは、キャッシング枠をつけることが可能です。(審査の結果にもよってご利用いただけない場合がございます。)

ショッピングにおいては、セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードで支払うとポイントが貯まり、お好みの商品などと交換することができます。たとえば、Amazonギフト券やUCギフトカードといったものに交換することができます。また、個人カードと同様、ポイントの有効期限がないため失効する心配もありあません。
※会社経費で得たポイントについては原則会社に帰属します。会社内でのトラブルを回避するためにも、交換したものをどう利用するか社内規定を明確にしておきましょう。

出張などで飛行機を利用する機会が多い場合、永久不滅ポイントとJALのマイルが同時に貯まる「SAISON MILE CLUB」の登録をおすすめします。セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードなら、SAISON MILE CLUBの登録料が無料ですので、ぜひご検討ください。

■これからの経理はペーパーレス!

経理での精算時に領収書を必要とする会社もあるかもしれませんが、法人カードやクレジットカードの場合、利用明細があれば領収書が不要な場合があります。法人カードで経費をきちんと管理しているのであれば、提出される領収書の枚数を減らすことができますし、経費精算時における申請書などを工夫して、ペーパーレス化を図ることができます。

利用明細はクレジットカード会社からデータとしてもらえますので、経費精算システムに直接取り込むことで、余分な書類を減らすことができます。

また、クレジットカードの領収書の管理術には、以下のようなものがあります。
参考:個人事業主が知らないと損する経費の領収書管理術

ペーパーレスな法人カードの利用は経費作業を効率化し、地球環境にも優しい選択です。次世代を担うエコロジカルな事業者として、法人カードの導入をご検討するのもいいでしょう。

まとめ

まとめ

法人カードと経費精算システムを導入することには、大きなメリットがあります。ただし、導入を最大限に活かすには、明確なルール作りと、新しい業務の進め方への順応が大きな鍵を握っています。

業務コストを減らすことを目的として導入しても、活用できなければコスト削減の意味が薄れてしまいます。会社全体での業務改善への意識付けが重要となるでしょう。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードであれば、「Staple」といった経費精算システムの利用特典が付いているため、会社の経費精算をスムーズに行うことが可能になります。経費精算に業務時間を割かれている、経費精算の負担を軽くしたいと考えている方は、ぜひともセゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードをご検討ください。

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