個人事業主が知らないと損する経費の領収書管理術

経費とは事業の運営に必要な支出です。同じように外に出るお金であっても、経費として認められるものと、認められないものがあるので、まずはきちんとその違いを覚えておきましょう。

また、個人事業主の場合は、自宅で事業を行い家賃や光熱費を共用していたり、私用の自家用車を事業で使用していたりすることもあり、私的な支出との線引きが難しい場合があります。そのような場合は、事業割合に応じた「按分」を行い、しっかりと区別することが大切です。

＜経費として認められるもの＞
・租税公課
個人事業税や不動産取得税、登録免許税といった税金
・地代家賃
お店や事務所・事業用車両の駐車場などの費用

・水道光熱費
事業上必要な電気料金やガス料金・その他のエネルギー費用

・旅費交通費
公共交通料金や宿泊費など

・通信費
切手や、電話や携帯、Wi-Fiなどの料金、インターネットプロバイダ契約料、通信に必要な費用

・荷造運賃
商品や郵便物の梱包、配送のための費用

・広告宣伝費
自社の商品やサービスを宣伝するため、あるいは広告に使う費用

・接待交際費
取引先、得意先への接待費用、事業関係者との交際費用など

・保険料
火災保険、自動車保険など事業に関して、万が一の事故や災害から守るためにかけた保険料

・修繕費
事務所や自動車の修繕など

・消耗品費
10万円未満、もしくは法定耐用年数が1年未満のものを購入する際の費用

・減価償却費
高額な固定資産を一定期間にわたって計上する費用

・福利厚生費
慰安旅行、従業員の健康診断費など従業員の組織貢献度や勤労意欲の向上などを目的として活動した費用

・給料賃金
従業員、スタッフに支払う給料

・外注工賃
外部の会社に業務委託した場合の費用

・利子割引料
借入れした支払利息やローン等の利息

・貸倒金
売掛金や貸付金の回収ができなくなった費用

・雑費
必要経費で、クリーニングやごみ処理などの勘定科目にも属さない費用

・専従者給与
青色事業専従者に支払う給料

＜経費として認められないもの＞
以下のような項目は、経費として認められていないため、しっかりと確認していきましょう。
１：事業に関係のない出費：私的なCDや書籍、飲食費、交際費など
２：個人事業主自身の出費：事業主自身の給料や福利厚生、年金、保険料など
３：個人事業主の税金
４：個人事業主と生計を一にする家族や親族への支払い
５：個人事業主の「資産」として見なされるもの

私用での飲食費、消耗品費、雑費などは経費に入れることはできません。
詳しくはこちらの記事でも解説しておりますので、合わせて確認しましょう。

個人事業主が経費にできるもの・できないものは？どこまで計上できるのかを解説

按分とは、私用と事業用とで共有しているものについて、その使用割合に応じ、一部経費として計上することです。

按分の例：
・自宅を事業用の事務所と併用している場合の地代、家賃、水道光熱費
・自家用車を事業用として使用する場合の自動車購入費用、燃料代、駐車場代、自動車保険料、車検料など
その他、消耗品や機器、工具道具類も事業用と私用で共有する場合は、按分して経費にすることができます。

ここまでご説明したように、経費になるものが理解できたら、次は適切な領収書を発行してもらうことが大切です。
領収書をもらう際には、必要な情報がきちんと書かれているかを確認しましょう。

・日付：領収書を発行してもらう年月日
・宛名：屋号や個人事業主の名前を記載
・支払先店舗、事業者名：領収書を発行してもらった会社の表記
・使用した金額：利用した税込の金額を記載
・摘要、品目：但し書の箇所に飲食費などの支払いをした内容
・収入印紙：印紙税法の改正により、5万円以上の領収書には収入印紙が必要
参照：No.7105　金銭又は有価証券の受取書、領収書｜国税庁

上記の内容が記載されていれば領収書でなくレシートでもかまいません。
手書きの領収書をもらう場合は、上記の他に、品名・摘要などを書いてもらうようにしましょう。

また、打ち合わせや接待などで使用した飲食費の領収書の場合は、領収書またはレシートの裏などに、次の内容をメモしておきましょう。・相手先の名前、名称
・打ち合わせの案件内容
・必要なら使用した従業員名
・誰と、どの案件ついての話題で会食をしたか、

必要なのは、税務署の調査などで「経費の使途に虚偽がないこと」と、「領収書にそれを証明できるメモがあること」です。

個人事業主の領収書は、白色申告なら5年、青色申告なら7年間保存しておくことが義務になっています。
日常的に使用するものではないですが、税務署から提出を求められた際は用意をする必要があるので、必ず残しておくようにしましょう。

「日付順に並べ替えて、一枚ずつスクラップし使途を記載する」といった細かな作業は、特に必要ありません。ただし、いつ税務調査が入るか分からないことを考えると、領収書は月ごとに封筒などへ入れて1年分をまとめ、ほかの税務書類とあわせて保存しておくと良いでしょう。

いずれにしても、経理作業が終わったらそう神経質になる必要はありません。保存期間が過ぎたら処分するもののため、ざっくりとした状態での保存で全く問題ありません。

なお、電子取引(メールやPDFで受け取った領収書など)は、電子帳簿保存法により電子データのまま保存する必要があります。

個人事業主になると、毎月の経理作業として、これらを勘定科目ごとに振り分けて計算する作業が発生します。

そのため、経理作業を軽減する心強いツールとしてクラウド型経費精算サービスを利用し経費処理を簡素化、業務に集中できる時間を確保することができます。

Stクラウド型経費精算サービスを利用すると、経費管理の手間を削減することができます。例えば、以下のようなメリットがあります。

・経費精算の手間を10分の1に削減できる
・交通系ICカードの履歴読込や乗換案内アプリとの連携、お使いの会計ソフトへのインポートも可能
・スマホ、PCにも完全対応
・数人〜数千人での利用も可能
・追加機能にかかるオプション料金はなし

ほかにも、スマートフォンのアプリから領収書やレシートを撮影すると、タイムスタンプが付与され証憑化されるという機能もあります。これによって、従来のような領収書・レシートの提出・管理負荷が大幅に削減できます。

個人事業主の経費管理は法人カードを利用すると便利です。法人カードで経費を支払えば、何にいくら使ったのか、どこで利用したのかを利用明細で確認できるため、経費管理や帳簿作成の手間を大幅に削減できます。

個人でもつくれるおすすめのビジネスカードは、以下の2つです。

● セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード
● セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、年会費無料で利用できるビジネスカードです。

申込時は決算書や登記簿謄本の提出が不要なため、起業して間もない会社や個人事業主の方でも気軽にお申し込みできます。

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このほか、会計・給与計算のクラウドサービス「かんたんクラウド(MJS)」の月額利用料2ヵ月無料という特典が付帯しているのも魅力です。本サービスには自動仕訳作成機能が搭載されており、経理業務の効率化を行えます。

さらに、特定のビジネス関連のサービスでカードを利用すると、通常のポイント還元率0.5％の4倍である2％のポイント還元が受けられます(※1)(※2)。以下は、ポイント4倍サービスの対象になるサービスの一例です。

● アマゾンウェブサービス(AWS)
● エックスサーバー
● お名前.com
● かんたんクラウド(MJS)
● クラウドワークス
● サイボウズ
● マネーフォワード クラウド
● モノタロウ(事業者向けサイトのみ対象)
● Yahoo!ビジネスサービス

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(※5)紹介料はかかりませんが、別途、弁護士相談料が発生します。

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個人事業主の経費に関するよくある質問を解説します。

以下のような項目は、経費として認められません。
１：事業に関係のない出費：私的なCDや書籍、飲食費、交際費など
２：個人事業主自身の出費：事業主自身の給料や福利厚生、年金、保険料など
３：個人事業主の税金
４：個人事業主と生計を一にする家族や親族への支払い
５：個人事業主の「資産」として見なされるもの

按分とは、私用と事業用とで共有しているものについて、その使用割合に応じ、一部経費として計上することです。

個人事業主の領収書は、白色申告なら5年、青色申告なら7年間保存しておくことが義務になっています。

月ごとに封筒などに入れて一年分をまとめておき、ほかの税務書類と合わせて保存しておくと良いでしょう。

個人事業主にとって、領収書の管理は経費計上や確定申告を正しく行ううえで欠かせません。
まずは、経費にできるもの・できないものを正しく理解し、必要に応じて按分しながら、事業に関係する支出を適切に区別することが大切です。

また、領収書やレシートを受け取る際は、日付・宛名・金額・但し書きなど必要事項がそろっているかを確認し、受け取ったあとは保存期間に沿って整理・保管しておきましょう。

領収書の整理や経費管理の負担を減らしたい場合は、クラウド型経費精算サービスや法人カードを活用するのも有効です。

日々の支出を効率よく把握し、経理作業の手間を減らしたい方は、自分の事業スタイルに合った方法を取り入れて、無理のない管理体制を整えていきましょう。


(※)「アメリカン・エキスプレス」は、アメリカン・エキスプレスの登録商標です。(株)クレディセゾンは、アメリカン・エキスプレスのライセンスに基づき使用しています。