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個人事業主が知らないと損する経費の領収書管理術

個人事業主が知らないと損する経費の領収書管理術

個人事業主になったら、まず知っておきたいのが「領収書」のアレコレです。経費を使ったときにもらう領収書の意味やレシートとの違い、領収書に必要な記載内容などについてご存知ですか?今回は、そんな領収書についての情報と、領収書を受け取ったらするべき作業や、受け取った領収書の管理、整理方法なども合わせてご説明します。

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個人事業主の経費になるもの・ならないもの

経費とは事業の運営に必要な支出です。同じように外に出るお金であっても、経費として認められるものと、認められないものがありますので、まずはきちんとその違いを覚えておきましょう。
また、個人事業主の場合は、自宅で事業を行っていて、賃料や光熱費を共有していたり、私用の自家用車を事業用に使用していたりと、私的な支出との線引きが難しい場合もあるかもしれませんが、事業割合による「按分」を適用し、しっかりと区別する意識を持ちましょう。

<経費として認められるもの>
・租税公課
個人事業税や不動産取得税、登録免許税といった税金
・地代家賃
お店や事務所・事業用車両の駐車場などの費用

・水道光熱費
事業上必要な電気料金やガス料金・その他のエネルギー費用

・旅費交通費
公共交通料金や宿泊費など

・通信費
切手や、電話や携帯、Wi-Fiなどの料金、インターネットプロバイダ契約料、通信に必要な費用

・荷造運賃
商品や郵便物の梱包、配送のための費用

・広告宣伝費
自社の商品やサービスを宣伝するため、あるいは広告に使う費用

・接待交際費
取引先、得意先への接待費用、事業関係者との交際費用など

・保険料
火災保険、自動車保険など事業に関して、万が一の事故や災害から守るためにかけた保険料

・修繕費
事務所や自動車の修繕など

・消耗品費
10万円未満、もしくは法定耐用年数が1年未満のものを購入する際の費用

・減価償却費
高額な固定資産を一定期間にわたって計上する費用

・福利厚生費
慰安旅行、従業員の健康診断費など従業員の組織貢献度や勤労意欲の向上などを目的として活動した費用

・給料賃金
従業員、スタッフに支払う給料

・外注工賃
外部の会社に業務委託した場合の費用

・利子割引料
借入れした支払利息やローン等の利息

・貸倒金
売掛金や貸付金の回収ができなくなった費用

・雑費
必要経費で、クリーニングやごみ処理などの勘定科目にも属さない費用

・専従者給与
青色事業専従者に支払う給料

<経費として認められないもの>
以下のような項目は、経費として認められていないため、しっかりと確認していきましょう。
1:事業に関係のない出費:私的なCDや書籍、飲食費、交際費など
2:個人事業主自身の出費:事業主自身の給料や福利厚生、年金、保険料など
3:個人事業主の税金
4:個人事業主と生計を一にする家族や親族への支払い
5:個人事業主の「資産」として見なされるもの

私用での飲食費、消耗品費、雑費などは経費に入れることはできません。
詳しくはこちらの記事でも解説しておりますので、合わせて確認しましょう。

【必見】個人事業主なら知っておきたい!経費にできるもの・できないもの

■<按分とは>

按分とは、私用と事業用とで共有しているものについて、その使用割合に応じ、一部経費として計上することです。

按分の例:
・自宅を事業用の事務所と併用している場合の地代、家賃、水道光熱費
・自家用車を事業用として使用する場合の自動車購入費用、燃料代、駐車場代、自動車保険料、車検料など
その他、消耗品や機器、工具道具類も事業用と私用で共有する場合は、按分して経費にすることができます。

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領収書のもらい方

ここまでご説明したように、経費になるものが理解できたら、次は適切な領収書を発行してもらうことが大切です。
領収書をもらう際には、必要な情報がきちんと書かれているかを確認しましょう。

・日付:領収書を発行してもらう年月日
・宛名:屋号や個人事業主の名前を記載
・支払先店舗、事業者名:領収書を発行してもらった会社の表記
・使用した金額:利用した税込の金額を記載
・摘要、品目:但し書の箇所に飲食費などの支払いをした内容
・収入印紙:印紙税法の改正により、5万円以上の領収書には収入印紙が必要
参照:No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書|国税庁

■領収書はレシートでも大丈夫?

上記の内容が記載されていれば領収書でなくレシートでもかいまいません。
手書きの領収書をもらう場合は、上記の他に、品名・摘要などを書いてもらうようにしましょう。

また、打ち合わせや接待などで使用した飲食費の領収書の場合は、
領収書、あるいはレシートの裏でいいので、
・相手先の名前、名称
・打ち合わせの案件内容
・必要なら使用した従業員名
・誰と、どの案件ついての話題で会食をしたか、
などを、後で確認ができるようにメモしておきましょう。

必要なのは、税務署の調査などで「経費の使途に虚偽がないこと」と、「領収書にそれを証明できるメモがあること」です。

領収書の保管期間と保管方法

■領収書の保管期間

個人事業主の領収書は、白色申告なら5年、青色申告なら7年間保存しておくことが義務になっています。
日常的に使用するものではないですが、税務署から提出を求められた際は用意をする必要があるので、必ず残しておくようにしましょう。

■領収書の保管方法

「日付順に並べ替えて、一枚一枚スクラップして使途を記載する」というような、細かな作業は特に必要ありませんが、いつやってくるかわからない税務調査が入ることなどを想定すると、月ごとに封筒などに入れて一年分をまとめておき、ほかの税務書類と合わせて保存しておくとよいでしょう。
いずれにしても、経理作業が終わったらそう神経質になる必要はありません。保存期間が過ぎたら処分するものですので、ざっくりとした状態での保存で全く問題ありません。

よくある質問

Q1 経費として認められないものは?

以下のような項目は、経費として認められません。
1:事業に関係のない出費:私的なCDや書籍、飲食費、交際費など
2:個人事業主自身の出費:事業主自身の給料や福利厚生、年金、保険料など
3:個人事業主の税金
4:個人事業主と生計を一にする家族や親族への支払い
5:個人事業主の「資産」として見なされるもの

Q2 按分とは?

按分とは、私用と事業用とで共有しているものについて、その使用割合に応じ、一部経費として計上することです。

Q3 領収書の保管期間は?

個人事業主の領収書は、白色申告なら5年、青色申告なら7年間保存しておくことが義務になっています。

Q4 領収書の保管方法は?

月ごとに封筒などに入れて一年分をまとめておき、ほかの税務書類と合わせて保存しておくとよいでしょう。

経費管理は青色申告の時期になると結構手間がかかる

さて、経費の科目と領収書の内容、保存方法などはおわかりいただけたかと思いますが、個人事業主になると、毎月の経理作業でこれらを勘定項目ごとに振り分けて計算していく作業が発生します。

そのため、経理作業を軽減する心強いツールとしてクラウド型経費精算サービスを利用し経費処理を簡素化、業務に集中できる時間を確保することができます。

クラウド型経費精算サービスを活用して、作業を簡単に

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ほかにも、スマートフォンの Staple アプリから領収書やレシートを撮影すると、タイムスタンプが付与され証憑化されるという機能もあります。これによって、従来のような領収書・レシートの提出・管理負荷が大幅に削減できます。

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参考:セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードのメリットを解説

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