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【必見】個人事業主なら知っておきたい!
 経費にできるもの・できないもの

【必見】個人事業主なら知っておきたい! 経費にできるもの・できないもの

個人事業主にとって、経費の取り扱いは簡単なようで複雑なもの。
しかし健全な経営と節税対策には不可欠です。個人事業主が事業で認められる経費の種類や、経費として認められない出費を、具体的な例で解説します。
また、経費をクレジットカードで管理するメリットについても説明します。

そもそも、個人事業主の経費とは?

個人事業主が事業を進めるうえで、必ず出てくる話題が「経費」です。経費とは、個人事業主が事業を進めるうえで必要になった費用のこと。いわゆる「必要経費」「コスト」と表現すれば、わかりやすいでしょうか。

材料や商品の仕入れはもちろん、事務所の家賃や水道光熱費も経費に含まれます。
経費は、事業にかかるコストなので、所得税の計算のときには、事業の収入(売上)から差し引くことができます。経費をしっかり管理して確定申告に計上すれば、節税につながります。

個人事業主の事業に関わる出費はすべて経費になる!

個人事業主にとって経費は「事業につながる出費」であれば、すべてあてはめることができます。経費は前述した通り、確定申告で収入から差し引いて計上すれば節税につながります。
小額の経費でもしっかりと管理することが大切です。

経費の分類としてわかりやすいのが、確定申告書に記載されている「勘定科目」です。
これに沿って、どんな出費が経費として認められるのか、見ていきましょう。

(1)租税公課
個人事業税や固定資産税、自動車税といった税金
(2)荷造運賃
宅配便や郵便物の梱包材や送料など
(3)水道光熱費
水道料金、電気料金、ガス料金など
(4)旅費交通費
公共交通料金、タクシー代、駐車場代、宿泊費など
(5)通信費
電話代、インターネット料金、切手、サーバー代など
(6)広告宣伝費
名刺、パンフレット制作費など
(7)接待交際費
顧客との飲食やお祝い金、贈答品など
(8)損害保険料
火災保険、自動車保険など
(9)修繕費
事務所や自動車の修繕など
(10)消耗品費
事務用品や電球、USBメモリなど
(11)減価償却費
パソコンやカメラ、自動車など、高額な固定資産を一定期間にわたり計上する費用
(12)福利厚生費
慶弔見舞金、慰安旅行、従業員の健康診断費など
(13)給料賃金
従業員、スタッフに支払う給料
(14)外注工賃
外注スタッフなどに支払うギャランティ
(15)利子割引料
借入れした運転資金やローン等の利息
(16)地代家賃
事務所の家賃や駐車場代など
(17)貸倒金
売掛金や貸付金等の回収できなくなった金額
(18)雑費
クリーニング代やゴミ処理費用など、どの項目にも該当しない少額の費用
(19)専従者給与
青色事業専従者(家族など)に支払う給料

個人事業主の出費が「経費」として認められるポイントは?

個人事業主の出費が「経費」として認められるポイントは?

・「経費」と「プライベートな出費」はきちんと区別する
個人事業主の経費で注意すべき点は、「経費」と「経費に当たらない出費」の違いが不明瞭になりがちなことです。

例えば、個人事業主が家の一角を事務所にしている場合、家賃や水道光熱費の全額を経費にするのは困難です。電話や自動車をプライベートと仕事の両方で使っている場合も同様です。
こういった個人事業主の経費は、いい加減にすべて経費として計上すると、税務署から「経費として認められない」と否認され、トラブルにつながる可能性もあるので注意が必要です。

・プライベートと経費を分ける「家事按分」
そんなときは、「家事按分」という考え方で、それぞれの出費を「経費」「プライベート」に分割しましょう。
家事按分には“法的ルール”はありませんが、仮に税務署から説明を求められたとき、個人事業主としてハッキリと答えられる根拠を示すことができることが大切です。

(例1)家賃
個人事業主の事務所が住居と一体化している場合は、住居全体の面積と事務所スペースの面積の割合を割り出し、その数値から経費分としての家賃を算出します。
例えば、全面積が80平方メートルのマンションに居住している場合、6畳の1部屋(約10平方メートル)を事務所として使用しているなら、割合はおよそ12.5%となります。
家賃が10万円だとして、経費として計上できる家賃は12,500円ということになります。

(例2)水道光熱費
個人事業主が契約している水道光熱費のうち、家事按分として割合を出しやすいのは電気代でしょう。自営業の業種によっても異なりますが、就業時間やコンセントの数など、さまざまな家事按分の考え方があります。
あくまで一例ですが、室内でパソコンを使うような作業が多いような仕事は、就業時間を1日8時間とすると、1日で使用する電気代の3分の1を経費として計上できるでしょう。
逆に、水道代やガス代は、業務で多用する職種以外は、家事按分としては少額になるのが一般的です。

(例3)通信費
個人事業主が使用している携帯電話の料金やインターネットプロバイダの契約費などは、仕事に不可欠なものです。理想は、プライベート用と業務用の電話を別々に分けておくこと。
しかしそれが難しい場合は、これも家事按分する必要があります。

携帯電話なら通話履歴からプライベート通話と業務用の通話の割合を出す、インターネットならプライベートタイムの使用時間と就業時間の使用時間を比較して割合を出すなど、根拠を示して家事按分をしましょう。

(例4)自動車関連
個人事業主が使用する自動車も、携帯電話と同様にプライベート用と業務用の2台を所有するのが理想ですが、小規模事業者が多い個人事業主にとっては非現実的です。プライベートでの走行距離と業務での走行距離を計算して、家事按分の割合を決定しましょう。

自動車関連の経費としては、自動車本体の購入代金、ガソリン代、駐車場費用、自動車税、車検代など、多くのものが含まれます。
なお購入代金は、資産に計上し、減価償却で家事按分するのが一般的です。

個人事業主の出費で経費にできないものは?

個人事業主の事業に関わるコストは、原則としてすべて経費になります。
個人事業主としては、少しでも多くの経費を計上して節税につなげたいものです。
しかし中には、経費として認められないものもあります。いくつか例を出してみましょう。

(例1)事業にまったく関係のない個人事業主の出費:私的なCDや書籍、飲食費、交際費など
事業にまったく関係のない個人事業主の出費は、経費として計上できません。私的に購入したCDや書籍、飲食費などがこれに該当します。もちろん、これらの出費を、資料など「事業に必要なもの」として説明できるのであれば、すべて経費にすることが可能ですが、用途が不明瞭な場合税務トラブルの原因になり兼ねません。

(例2)個人事業主自身の出費:事業主自身の給料や福利厚生、年金、保険料など
個人事業主自身の出費は、経費として計上できません。例えば給料ですが、従業員の給料や外注スタッフのギャランティは経費になります。しかし個人事業主自身の給料は経費になりません。
福利厚生の面でも、従業員の健康診断費は経費になります。しかし個人事業主自身の健康診断費は経費になりません。
個人事業主自身の国民年金や国民健康保険の保険料なども経費になりません。生命保険料や損害保険料も同様です(ただし、控除に記入することは可能です)。

(例3)個人事業主の税金
個人事業主の所得税と住民税は、事業に関係なく支払う義務があります。そのため、経費としては計上できません。
ただし、事業用の印紙税や個人事業税といった税金は、経費として計上が可能です。

(例4)個人事業主と生計を一にする家族や親族への支払い
個人事業主と生計をともにする家族や親族は、事業主と家計が同じとみなされます。そのため、給料を支払っていても、経費として計上できません(※青色事業専従者給与を届け出て、条件を満たした家族や親族は、給与を経費に計上できます)。

(例5)個人事業主の「資産」として見なされるもの
パソコンなど1点10万円を超える機材などは、経費ではなく個人事業主の「固定資産」として計上されます。その上で、法定耐用年数に応じて「減価償却費」として経費に計上します。

また入居時の敷金は、退去時に「返ってくる」という前提のコストなので、「資産」として見なされます。
礼金は、20万円未満の場合は「地代家賃」として経費計上ができます。20万円以上の場合は資産として処理し、賃借期間(または5年間)で減価償却します。

青色申告と白色申告はどちらがおすすめ

個人事業主として、経費の話と切っても切り離せないのが、確定申告です。
日々の経費処理がスムーズに出来れば、後は事業に集中できるでしょう。

確定申告については、こちらの記事で詳しく解説しています。
確定申告とは?個人事業主が行う確定申告を解説!

その確定申告で必ず出てくる疑問点が、「青色申告」と「白色申告」どちらがいいのかということ。
結論から言うと、現行制度では青色申告のほうが優遇されています。

以前は一部対象者に限り白色申告にメリットがありました。
平成25年まで、前々年分または前年分の所得の合計が、300万円を超えない場合、記帳と書類保管の義務が発生しませんでした。
そのため、小規模な事業や、事業を始めたばかりですぐに売上が伸びない時期には、白色申告を行うことで、面倒な記帳や書類保管を行わずに済んだのです。

青色申告は2種類ある

意外と知られていないのが、青色申告は2種類あるということです。
「青色申告=複式簿記、それって面倒くさそう」というイメージをお持ちの方も多いと思いますが、青色申告でも簡易簿記での帳簿付けが可能です。

ただしこの場合は、複式簿記の青色申告における最大のメリットである、「65万円の特別控除」は受けられません。
しかし、簡易簿記の青色申告でも、「10万円の特別控除」を受けることが可能です。

個人事業主の経費をクレジットカードで支払えば管理がラクになる

個人事業主の経費をクレジットカードで支払えば管理がラクになる

個人事業主が経費を管理する場合、領収書の管理などは非常に煩雑です。しかし、業務用の経費を可能な限り法人カードで支払えば、経費がほぼ一元管理でき、格段に管理しやすくなります。

なお、クレジットカード支払いの場合は、クレジットカード利用伝票が領収書のかわりになります。じつは、クレジットカード支払時に作成した領収書は、その時点では支払いが完了していないため、効力がありません。しかし、利用伝票に「取扱い担当者名」「利用した日付」「購入した商品(サービス名)」「利用金額」「利用者名」が記載されていれば、利用伝票やレシートでも、領収書の代わりになります。

クレジットカードで経費を支払えば、領収書を紛失してしまうリスクもありません。
法人カードのご利用明細書は保存しておき、内容照合のために活用しましょう。
(※会計士、税理士によって明細書が領収書の代替になると判断される場合があります。ご担当者の会計士、税理士に確認してみましょう。)

ポイントの貯まる法人カードなら、経費を法人カードで支払えば、支払うほどポイントが貯まるので、コスト節減にもつながるというメリットもあります。

個人事業主の経費を法人カードで支払う場合には、注意点もあります。

プライベート用の出費と業務用の経費が1枚のクレジットカードで混在すると、管理が煩雑になります。可能なら、クレジットカードはプライベート用と経費精算用の法人カードと2枚を用意して使い分けましょう。

個人事業主におすすめのクレジットカードって何?

個人事業主の方におすすめのカードがセゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードです。

こちらのカードのメリットとして、下記のような特徴があります。
1:年会費がリーズナブル
2:決算書・登記簿謄本の提出が不要
3:JALマイルを効率的に貯めることができ、かつセゾンの永久不滅ポイントも貯められる
4:24時間365日対応のコンシェルジュ・サービスを受けることができる

その他にもさまざまなサービスがついており、忙しい個人事業主様にはとても役立つ機能が満載です。

詳しくはこちらの記事でご紹介しています。
セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードのメリットを解説

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まとめ

個人事業主と経費についての記事はいかがでしたか? 
個人事業主にとって、経費の取り扱いは面倒なものです。しかし正しく理解して適切な処理をすることで、健全な節税対策にもつながります。

また、経費を法人カードで支払えば、経費の一元管理が可能になり、とても便利なことがおわかりいただけたと思います。

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