個人事業主が経費にできるもの・できないものを一覧で解説！

個人事業主が事業を進めるうえで、必ず出てくる話題が「経費」です。経費とは、個人事業主が事業を進めるうえで必要になった費用のことです。いわゆる「必要経費」「コスト」と表現すれば、わかりやすいかもしれません。

材料や商品の仕入れはもちろん、事務所の家賃や水道光熱費も経費に含まれます。

経費は、事業にかかるコストなので、所得税の計算のときには、事業の収入(売上)から差し引くことができます。経費をしっかり管理して確定申告に計上すれば、節税につながります。

個人事業主にとって経費は「事業につながる出費」であれば、すべてあてはめることができます。経費は前述したとおり、確定申告で収入から差し引いて計上すれば節税につながります。少額の経費でもしっかりと管理することが大切です。

経費の分類としてわかりやすいのが、確定申告書に記載されている「勘定科目」です。
これに沿って、どんな出費が経費として認められるのか、見ていきましょう。

● 租税公課：個人事業税や固定資産税、自動車税といった税金
● 荷造運賃：宅配便や郵便物の梱包材や送料など
● 水道光熱費：水道料金、電気料金、ガス料金など
● 旅費交通費：公共交通料金、タクシー代、駐車場代、宿泊費など
● 通信費：電話代、インターネット料金、切手、サーバー代など
● 広告宣伝費：名刺、パンフレット制作費など
● 接待交際費：顧客との飲食やお祝い金、贈答品など
● 損害保険料：火災保険、自動車保険など
● 修繕費：事務所や自動車の修繕など
● 消耗品費：事務用品や電球、USBメモリなど
● 減価償却費：パソコンやカメラ、自動車など、高額な固定資産を一定期間にわたり計上する費用
● 福利厚生費：慶弔見舞金、慰安旅行、従業員の健康診断費など
● 給料賃金：従業員、スタッフに支払う給料
● 外注工賃：外注スタッフなどに支払うギャランティ
● 利子割引料：借入れした運転資金やローンなどの利息
● 地代家賃：事務所の家賃や駐車場代など
● 貸倒金：売掛金や貸付金などの回収できなくなった金額
● 雑費：クリーニング代やゴミ処理費用など、どの項目にも該当しない少額の費用
● 専従者給与：青色事業専従者(家族など)に支払う給料

個人事業主の事業に関わるコストは、原則としてすべて経費になります。個人事業主としては、少しでも多くの経費を計上して節税につなげたいものです。

しかしなかには、経費として認められないものもあります。いくつか例を出してみましょう。

事業にまったく関係のない個人事業主の出費は、経費として計上できません。私的に購入したCDや書籍、飲食費などがこれに該当します。

もちろん、これらの出費を、資料など「事業に必要なもの」として説明できるのであれば、すべて経費にすることが可能ですが、用途が不明瞭な場合税務トラブルの原因になりかねません。

個人事業主自身の出費は、経費として計上できません。例えば給料ですが、従業員の給料や外注スタッフのギャランティは経費になります。

しかし、個人事業主自身の給料は経費になりません。
福利厚生の面でも、従業員の健康診断費は経費になりますが、個人事業主自身の健康診断費は経費にならないことを覚えておきましょう。

個人事業主自身の国民年金や国民健康保険の保険料なども経費になりません。生命保険料や損害保険料も同様です(ただし、控除に記入することは可能です)。

個人事業主の所得税と住民税は、事業に関係なく支払う義務があります。そのため、経費としては計上できません。

ただし、事業用の印紙税や個人事業税といった税金は、経費として計上が可能です。

個人事業主と生計をともにする家族や親族は、事業主と家計が同じとみなされます。そのため、給料を支払っていても、経費として計上できません(青色事業専従者給与を届け出て、条件を満たした家族や親族は、給与を経費に計上できます)。

パソコンなど1点10万円を超える機材などは、経費ではなく個人事業主の「固定資産」として計上されます。その上で、法定耐用年数に応じて「減価償却費」として経費に計上します。

また、入居時の敷金は、退去時に「返ってくる」という前提のコストなので「資産」として見なされます。

礼金は、20万円未満の場合は「地代家賃」として経費計上ができます。20万円以上の場合は資産として処理し、賃借期間(または5年間)で減価償却します。

個人事業主の経費で注意すべき点は、「経費」と「経費に当たらない出費」の違いが不明瞭になりがちなことです。

例えば、個人事業主が家の一角を事務所にしている場合、家賃や水道光熱費の全額を経費にするのは困難です。電話や自動車をプライベートと仕事の両方で使っている場合も同様です。

こういった個人事業主の経費は、いい加減にすべて経費として計上すると、税務署から「経費として認められない」と否認され、トラブルにつながる可能性もあるので注意が必要です。

経費とプライベートを区分するために、個人事業主の方は個人のクレジットカードとは別に、ビジネスカードを発行しておくと便利です。そうすることで領収書を整理する手間も省けます。

家事按分は、プライベートによる生活費と必要な経費が混在している費用から、事業に使用した経費部分を算出することです。

家事按分には“法的ルール”はありませんが、仮に税務署から説明を求められたとき、個人事業主としてハッキリと答えられる根拠を示すことができることが大切です。

(例1)家賃
個人事業主の事務所が住居と一体化している場合は、住居全体の面積と事務所スペースの面積の割合を割り出し、その数値から経費分としての家賃を算出します。

例えば、全面積が80平方メートルのマンションに居住している場合、6畳の1部屋(約10平方メートル)を事務所として使用しているなら、割合はおよそ12.5%となります。

家賃が10万円だとして、経費として計上できる家賃は12,500円です。

(例2)水道光熱費
個人事業主が契約している水道光熱費のうち、家事按分として割合を出しやすいのは電気代でしょう。自営業の業種によっても異なりますが、就業時間やコンセントの数など、さまざまな家事按分の考え方があります。

あくまで一例ですが、室内でパソコンを使うような作業が多いような仕事は、就業時間を1日8時間とすると、1日で使用する電気代の3分の1を経費として計上できるでしょう。

水道代やガス代は、業務で多用する職種以外は、家事按分としては少額になるのが一般的です。

(例3)通信費
個人事業主が使用している携帯電話の料金やインターネットプロバイダの契約費などは、仕事に不可欠なものです。理想は、プライベート用と業務用の電話を別々に分けておくことです。

しかしそれが難しい場合は、これも家事按分する必要があります。

携帯電話なら通話履歴からプライベート通話と業務用の通話の割合を出す、インターネットならプライベートタイムの使用時間と就業時間の使用時間を比較して割合を出すなど、根拠を示して家事按分をしましょう。

(例4)自動車関連
個人事業主が使用する自動車も、携帯電話と同様にプライベート用と業務用の2台を所有するのが理想ですが、小規模事業者が多い個人事業主にとっては非現実的です。

プライベートでの走行距離と業務での走行距離を計算して、家事按分の割合を決定しましょう。

自動車関連の経費としては、自動車本体の購入代金、ガソリン代、駐車場費用、自動車税、車検代など、多くのものが含まれます。

なお購入代金は、資産に計上し、減価償却で家事按分するのが一般的です。

また、仕事で自動車をよく利用するのであれば、ETCカードも必要になる場合があります。個人で利用しているETCカードを利用した場合、日時や走行距離、高速の利用料金を個人利用とは分けて管理しなくてはならないため、利用分を思い出すのも手間になります。

法人カードと一緒にETCカードを発行して利用すれば、プライベートと経費で利用した料金を区別しやすくなります。セゾンが発行するビジネスカードはETCカードが無料で発行できるので、仕事で車をよく利用する方は検討してみてください。

個人事業主の経費計上で節税効果を高める方法は2つあります。

・青色申告特別控除をする
・税理士に相談する

それぞれ詳しく解説します。

節税効果を高めるのであれば、確定申告の方法を白色申告ではなく青色申告に切り替えることで青色申告特別控除が受けられます。

青色申告では、白色申告では求められなかった複式簿記による帳簿を付けることが求められ、開業後2ヵ月以内、または申告を行う年の3月15日までに税務署への開業届のほかに青色申告の申請承認が必要です。

白色申告と比較して、帳簿を付けるなどの税務の手間や必要な手続きは増加しますが、青色申告ではいくつかの税制上の優遇措置が受けられます。代表的な優遇措置が青色申告特別控除です。

青色申告特別控除では所得金額から最大で65万円の控除が受けられます。記帳形式が複式簿記であり、貸借対照表・損益計算書を添付し、e-Taxの利用や電子帳簿保存を行うなどの条件があり、条件を満たしていない場合は控除額が55万円・10万円に下がります。

青色申告では、赤字を最大で3年間にわたって繰り越し、翌年度以降の所得額から控除できる繰り越し控除や、30万円未満の減価償却資産を一括で経費にできるなどの優遇措置もあるので、青色申告特別控除のほかにも税制的なメリットの大きい申告方法です。

事業を進めるなかで、一般的でないケースにおいて経費にできる費用であるか判断が難しい場合や、ご自身では考えつかない視点で節税できる方法が存在する場合もあります。

税理士に相談することで、一般的でないケースでも正しい税務判断を知ることが可能です。税理士への相談により節税に関するアドバイスがもらえます。

相談には費用がかかりますが、税理士に支払う報酬は経費計上が可能です。一度相談することで、今後の節税に役立つ情報が得られる可能性もあるので、長期的に節税効果を高めることが期待できます。

個人事業主が経費を管理する場合、領収書の管理などは非常に煩雑です。

しかし、業務用の経費を法人カードで支払えば、経費が一元管理でき、格段に管理しやすくなります。

法人カードで経費を支払えば、何にいくら、どこで使ったのかも利用明細でわかるため、レシートを取っておいたり、領収書を保管しておいたりする手間も省けます。

法人カードのご利用明細書は保存しておき、内容照合のために活用しましょう(※)。

ポイントの貯まる法人カードなら、経費を支払うことでポイントが貯まるので、コスト節減にもつながるというメリットもあります。

セゾンの法人カードであればポイントが永久に失効しない「永久不滅ポイント」が貯まります。永久不滅ポイントであれば自身のペースでポイントを貯めたり、利用したりすることができます。

貯めたポイントは月々の支払いに充当ができるほか、マイル運用やポイント運用にも利用できます。

(※)会計士、税理士によって明細書が領収書の代替になると判断される場合があります。ご担当者の会計士、税理士に確認してみましょう。

個人事業主の方におすすめの法人カードは2種類あります。

法人カードでも年会費や付帯特典などが異なります。ご自身に合っている法人カードを選んでみてください。

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは年会費無料で利用できる法人カードです。追加カードの年会費も無料で、最大9枚まで発行できます。

特典には、初めて青色申告を行う事業者に役立つ会計・給与のクラウドサービス「かんたんクラウド(MJS)」の2ヵ月無料優待が付帯しています。かんたんクラウド(MJS)を利用することで複式簿記の知識がない方でも簡単に青色申告の要件を満たす帳簿の作成が可能です。

申し込みの際に必要なのは本人確認書類のみで、決算書や登記簿謄本などは必要ありません。お申し込み開始から、最短５分発行最短3営業日程度で郵送されるため、起業して間もない個人事業主の方におすすめです。

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セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードの年会費は初年度無料、2年目以降は22,000円(税込)で利用できます。

申し込みの際に必要なのは本人確認書類のみで、決算書や登記簿謄本などは必要ありません。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、ビジネスに役立つサービスや特典が充実しているのが特長のカードです。

例えば、経費管理を楽にできるクラウド型経費精算サービス「Staple(ステイプル)」の月額料金が6ヵ月無料になる優待クーポンが付帯しています。

Stapleでは交通系ICカードの履歴読込や乗換案内アプリとの連携、お使いの会計ソフトへのインポートもできます。さらにスマートフォンの Staple アプリから領収書やレシートを撮影すると、タイムスタンプが付与され証憑(しょうひょう)化される機能もあるので、経費の管理も大幅に楽になります。

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Q1 個人事業主の経費とは？
個人事業主が事業を進めるうえで、必ず出てくる話題が「経費」です。経費とは、個人事業主が事業を進めるうえで必要になった費用のことです。

Q2 個人事業主の出費が「経費」として認められるポイントは？
「経費」と「プライベートな出費」はきちんと区別することがポイントです。プライベートによる生活費と必要な経費が混在している事務所と住居が一体化した家賃などの費用は、家事按分により経費部分を算出します。

個人事業主の経費について解説しました。

経費と個人の出費をしっかり区別したい場合、法人カードを発行するのがおすすめです。法人カードはビジネスに役立つ特典が付帯していたり、ポイントやマイルを貯めることもでき、経費削減にもつながります。

法人カードを検討しているのであれば「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」と「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」がおすすめです。

それぞれの特長は異なるので、ご自身に合ったカードを検討してみてください。