ビジネスシーンにおいて名刺交換は初対面の方との挨拶の一部として認識されていることが多いですが、そのほかにも多くのメリットがあります。

名刺交換によってお互いの名前や会社名、役職などを明らかにすることにより、そのあとのコミュニケーションを円滑にします。

名刺交換をきっかけとして交流が深まり、自社にとって重要なビジネスパートナーになる可能性も秘めています。

また、名刺には電話番号やメールアドレスなどが記載されているため、名刺交換によって自然と連絡先を交換でき、その場限りではない交流を持つきっかけになることもあるでしょう。

まず準備段階として、スーツの内ポケットなどのすぐに取り出せる場所に名刺を用意しておきます。

名刺を渡す際には片方の手で名刺を持ち、もう片方の手は名刺に添えるような形で、相手が読める向きで差し出します。

その際、「A社B事業部のCと申します」と、企業名や所属部署名・自分の氏名を名乗りながら渡しましょう。

相手も同じ形で名刺を差し出してきますので、相手の目を見ながら「ちょうだいします」と一言添えて、両手で受け取りましょう。

この際、相手の名刺を軽く押しいただくようにすると、相手に対する敬意を表現することができます。

お互い同時に名刺を差し出している場合は、左手で相手の名刺を受け取ったうえで右手で自分の名刺を差し出すようにします。

自分の名刺を受け取ってもらえれば右手が空くので、すぐに右手を相手の名刺に添えて、両手で受け取るようにしましょう。

もし名刺交換の時に相手の名前が聞き取れなかったり、名刺に書かれた名前の読み方がわからなかった場合は口頭で確認しましょう。わからないままにしておくと、そのあとの会話で支障が出る可能性があります。

名刺交換においては、守るべきマナーが存在します。

代表的な名刺交換のマナーをいくつか説明します。

名刺交換は座って行うのではなく、両者とも立った状態で行うのがマナーです。

名刺の用意などで手間取っていると、自分が座っている状態のまま相手が名刺を差し出してくることもあります。

そのような場合でも座ったままではなく、必ず立ちあがったうえで受け取るようにしましょう。

名刺交換は両者の間に何もない状態で行うのが基本です。そのため、たとえ相手と直接向き合っている状態であっても、テーブル越しに行うのは好ましくありません。

テーブル越しにならずに済む場所まで移動したうえで、名刺交換を行いましょう。

スペースの都合上どうしてもテーブル越しになってしまう場合は、「テーブル越しで申し訳ありませんが」と一言添えると好印象です。

複数人で名刺交換を行う場合は人数分の名刺を名刺入れの間に挟んでおき、スムーズに交換できるように準備しておきます。

頂いた名刺は、名刺入れの間に挟み、自分の名刺と混ざらないように一番上に挟むようにしましょう。

名刺交換においては、名刺を交換する順番にも決まりやマナーがあります。

名刺交換の順番で重要なポイントを以下のとおり解説します。

立場が下の人から上の人に渡す
複数人で訪問する場合は上司から先に名刺交換する

名刺交換は下の立場から上の立場に渡すのが基本です。ビジネスの場において受注者は、発注者から出される仕事の依頼を受ける立場であり、「目下」の立場であるといえます。

そのため、受注者と発注者の間で名刺交換を行う場合は、年齢や役職などに関係なく注文を受ける側から差し出すのがマナーです。

営業活動以外のシーンでは、地位の低い側もしくは訪問した側が先に差し出すのが一般的です。

訪問先の相手に先に名刺を渡されてしまった場合は、「申し遅れました」と一言添えたうえで名刺を渡すようにしましょう。

先方および自社でそれぞれ複数人がいる場で名刺交換を行う際は、それぞれの側で最も立場が上の人同士から順番に名刺交換を行います。

順番に名刺交換をしていくことを考えて、役職順に並んでおくと名刺交換がスムーズにできるようになります。

受け取った名刺は、商談の間は机の上に出しておく必要があります。

1対1の名刺交換であれば、自分から見て左斜め前あたりの位置に置いておくのが一般的です。

このとき、机やテーブルの上に直接置くのではなく、自分の名刺入れを座布団のようにして、相手の名刺を名刺入れの上に置くようにします。

複数人の方と名刺交換を行った場合は、役職が一番高い方の名刺を名刺入れの上に乗せ、役職の高い順に左から並べていくのが一般的です。

名刺交換を行った人数が多く、顔と名前を一致させるのが難しい場合は、名刺を座席順に並べてもかまいません。

その場合、名刺入れはどの方の名刺の下にも置かずに、名刺を並べた列の外側に置いておくようにします。

海外展開している会社で働いている場合、外国の方と名刺交換する機会もあるでしょう。

日本と外国では名刺交換のマナーや価値観が違う場合がありますが、自分の立場や連絡先を伝えるという情報交換の意味合いでは名刺交換の目的は同じです。

国によっては日本ほど形式的に名刺交換の手順やタイミングがはっきりと決まっていないこともあります。

例えば、日本では挨拶するタイミングでの名刺交換が一般的ですが、握手やスモールトーク(ちょっとした雑談)から始まり、そのあと必要に応じたタイミングで名刺交換をするのが一般的な国もあります。

また、日本では受け取った名刺をしまわずにテーブルに並べますが、海外ではそのまま胸ポケットやカードケースにしまう場合もあります。

それぞれの名刺交換の流れやマナーは国の文化のため、どちらが正しいということはありませんが、相手の文化に合わせた臨機応変な対応は、場の雰囲気作りにおいてプラスに働きます。

外国の方との商談や打ち合わせの際には、相手の国の名刺交換マナーを事前に調べておきましょう。

名刺をしまう時は、相手が名刺をしまうタイミングに合わせて自分もしまいます。相手がまだ名刺を出している状態で自分だけがしまうのは失礼にあたるためです。

また、商談の場に名刺を置き忘れて帰るのは非常に失礼です。万一にも置き忘れないよう、注意しましょう。

名刺交換におけるマナーがある以上、当然「マナー違反」となる行動もあります。

名刺交換における具体的なNG行動には、以下が挙げられます。

●名刺を切らしてしまう
●相手企業のロゴの上に指を置く
●名刺の上に資料や書類を置く
●相手の名刺に直接書き込む
●ポケットや財布から直接名刺を出す

それぞれの行動について説明します。

会社を出るときにバタバタしていた場合や多くの方と名刺交換をした場合など、名刺が手元になかったり名刺を切らしてしまったりというケースが考えられます。

悪気がなくとも、名刺を用意していないと相手のことを軽く見ていると捉えられてもおかしくありません。名刺を多めに持ち歩く、外出後はすぐに補充するなどして、常に名刺を切らさないよう注意しましょう。

万一名刺を切らしてしまった場合は、「申し訳ございません、あいにく名刺を切らしてしまっておりまして」と正直にお詫びをしたうえで、口頭で社名や所属部署・名前を伝えます。また、次回お会いした時には自分から名刺を渡してください。

名刺に印刷された相手企業名やロゴのうえに指を置くと、相手のことを軽く見ているという印象につながります。

相手の氏名の上に指を置いてしまう場合も同様なので、名刺を受け取る際は必ず余白部分を持ちましょう。

名刺は相手の「顔」のような役割を果たすため、名刺の上に資料や書類を置く行為は、相手に悪い印象を与えかねません。

机やテーブルの上のスペースが狭く、どうしても名刺の上に資料や書類が乗ってしまう場合は、「申し訳ありませんがお名刺をしまわせていただきます」などの一言を添えたうえで、名刺入れにしまいましょう。

初対面の商談相手の特徴やエピソードなどを覚えておきたいとしても、相手の目の前で相手の名刺にメモを書き込むのはNGです。

どうしても名刺に書いておきたい場合、相手がいる場ではメモ帳などにメモをとる程度にとどめておき、商談後や帰社したあとなど、相手がいないタイミングで書き込むようにしましょう。

名刺は名刺入れから取り出して相手に渡すのがマナーであり、ポケットや財布から名刺を取り出すのは好ましくありません。

相手からすれば、普段から名刺を名刺入れに入れて管理していないような人物が、自分の名刺をきちんと管理してくれるのかと、不安になってしまいます。

日本ではビジネスシーンにおいて名刺交換は挨拶の一部となっており、そのあとのコミュニケーションを円滑にする役割があります。連絡先が交換できるため、名刺交換をきっかけにビジネスパートナーになる可能性も秘めています。

これから社会人になる方にとって、名刺交換のマナーは不安要素のひとつだと思いますが、手順をきちんと守れば決して難しくはありません。

社会人になってからミスを重ねながら覚えていくのもひとつの方法ですが、今回お伝えした内容を参考にすれば、重ねるミスの量を極力減らすことができるでしょう。

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名刺交換は単なる連絡先の交換ではなく、ビジネスにおけるコミュニケーションの第一歩です。今回紹介した名刺交換のポイントを押さえて、ぜひ適切なマナーを実践してみてください。

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