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名刺交換の手順を解説!渡し方・受け取り方のマナーやNG行動もご紹介

名刺交換の手順を解説!渡し方・受け取り方のマナーやNG行動もご紹介

これから新社会人になる方にとって、ビジネスの作法をきちんと頭の中に入れておくことは非常に重要ですが、そのような作法の中のひとつに「名刺交換」があります。

ビジネスの場では、初めて顔を合わせた方とは必ずと言っていいほど名刺交換を行うため、名刺交換を適切に行えなければ、初対面であまりよくない印象を持たれてしまうかもしれません。

とは言うものの、社会人になる前に名刺交換を行ったことがあるような方は、ほとんどいらっしゃらないでしょう。

そこで今回は、名刺交換の目的や名刺交換の手順・マナー、名刺交換時におけるNG行動などについて、わかりやすく説明したいと思います。

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なぜ名刺を交換するのか?

ビジネスシーンにおいて名刺交換は初対面の方との挨拶一部として認識されていることが多いですが、そのほかにも多くのメリットがあります。

名刺交換によってお互いの名前や会社名、役職などを明らかにすることにより、そのあとのコミュニケーションを円滑にします。

名刺交換をキッカケとして交流が深まり、自社にとって重要なビジネスパートナーになるといった可能性も秘めています。

また、名刺には電話番号やメールアドレスなどが記載されているため、名刺交換によって自然と連絡先を交換でき、その場限りではない交流を持つキッカケになることもあるでしょう。

名刺交換の流れ

まず準備段階として、スーツの内ポケットなどのすぐに取り出せる場所に名刺を用意しておきます。

名刺を渡す際には片方の手で名刺を持ち、もう片方の手は名刺に添えるような形で、相手が読める向きで差し出します。

その際、「A社B事業部のCと申します」というように、企業名や所属部署名・自分の氏名を名乗りながら渡しましょう。

相手も同じ形で名刺を差し出してきますので、相手の目を見ながら「ちょうだいします」と一言添えて、両手で受け取りましょう。

この際、相手の名刺を軽く押しいただくようにすると、相手に対する敬意を表現することができます。

同時に名刺交換をする場合

お互い同時に名刺を差し出している場合は、左手で相手の名刺を受け取ったうえで右手で自分の名刺を差し出すようにします。

自分の名刺を受け取ってもらえれば右手が空きますので、すぐにその右手を相手の名刺に添えて、両手で受け取るようにしましょう。

もし名刺交換の時に相手の名前が聞き取れなかったり、名刺に書いている名前の読み方がわからなかった場合は口頭で確認しましょう。わからないままにしておくと、そのあとの会話で支障が出る可能性があります。

名刺交換時のマナー

名刺交換においては、守るべきマナーがいくつか存在します。

以下では代表的なマナーとして、「名刺交換は立って行う」ということと「名刺交換はテーブル越しに行わない」ということについて、説明します。

名刺交換は立って行う

名刺交換は座って行うのではなく、両者とも立った状態で行うのがマナーです。

名刺の用意などで手間取っていると、自分が座っている状態のまま相手が名刺を差し出してくることもあります。

そのような場合でも座ったまま名刺を受け取るのではなく、必ず立ち上がったうえで受け取るようにしましょう。

名刺交換はテーブル越しに行わない

名刺交換は両者の間に何もない状態で行われるのが望ましいので、たとえ相手と直接向き合っている状態であっても、テーブル越しに行うのは好ましくありません。

名刺交換がテーブル越しにならずに済む場所まで移動したうえで、行うことを心がけましょう。

スペースの都合上どうしてもテーブル越しになってしまう場合もありますが、その際は「テーブル越しで申し訳ありませんが」と一言添えると好印象です。

複数人で行う場合は人数分の名刺を名刺入れの間に挟んでおく

複数人で行う場合は人数分の名刺を名刺入れの間に挟んでおきましょう。

頂いた名刺は、名刺入れの上に持つのではなく、間に挟み、自分の名刺と混ざらないように一番上に挟むようにしましょう。

名刺交換をする順番

名刺交換においては、名刺を交換する順番にも決まりやマナーがあります。

名刺交換をする順番における重要なポイントとして、「立場が下の人から上の人に渡す」ことと「複数人で訪問する場合は上司から先に名刺交換する」ということについて、以下で説明します。

立場が下の人から上の人に渡す

ビジネスの場における受注者は、発注者から出される仕事の依頼を受ける立場であり、発注者に対して頭の上がらない「目下」の立場であると言えます。

そのため受注者と発注者の間で名刺交換を行う場合は、年齢や役職などに関係なく注文を受ける側から差し出すのがマナーです。

営業活動以外のシーンでは、地位の低い側もしくは訪問した側が先に差し出すのが一般的です。

訪問先の相手に先に名刺を渡されてしまった場合は、「申し遅れました」と一言添えたうえで名刺を渡すようにしましょう。

複数人で訪問する場合は上司から先に名刺交換する

先方および自社でそれぞれ複数人がいるような場で名刺交換を行う際は、それぞれの側でもっとも立場が上の人同士から順番に名刺交換を行います。

順番に名刺交換をしていくことを考えて、役職順に並んでおくと名刺交換がスムーズにできるようになります。

受け取った名刺の並べ方

受け取った名刺は、商談の間は机の上に出しておく必要があります。

1対1の名刺交換であれば、自分から見て左斜め前あたりの位置に置いておくのが一般的です。

このとき、机やテーブルの上に直接置くのではなく、自分の名刺入れを座布団にするような形にして、相手の名刺を名刺入れの上に置くようにします。

複数人の方と名刺交換を行った場合は、役職の高い順に左から並べていき、役職の一番高い方の名刺を名刺入れの上に乗せるのが一般的です。

名刺交換を行った人数が多く、顔と名前を一致させるのが難しい場合は、名刺を座席順に並べるという方法でもかまいません。

その場合名刺入れは、どの方の名刺の下にも置かずに、名刺を並べた列の外側に置いておくようにします。

外国人との名刺交換マナー

海外展開している会社で働いている場合、外国人の方と名刺交換する機会もあるでしょう。

日本と外国では名刺交換のマナーや価値観に大きな違いがある場合がありますが「自分の立ち位置を伝える」、「連絡先を伝える」という情報交換の意味合いでは名刺交換の目的は同じです。

しかし、国によっては日本ほど形式的に名刺交換の手順やタイミングがはっきりと決まっていないこともあります。

たとえば、日本では挨拶するタイミングで名刺交換することが一般的ですが、国によっては握手やスモールトーク(ちょっとした雑談)から始まり、その後必要に応じたタイミングで名刺交換をするといったケースもあります。

また、日本では受け取った名刺をしまわずにテーブルに並べますが、海外ではそのまま胸ポケットやカードケースにしまう場合もあります。

それぞれの名刺交換の流れやマナーは国の文化のため、どちらが正しいということはありませんが、相手の文化に合わせた臨機応変な対応は、場の雰囲気作りにおいてプラスに働きます。

外国人の方との商談や打ち合わせの際には、相手の国の名刺交換マナーを事前に調べておきましょう。

名刺をしまうタイミング

名刺をしまうのは商談が終了したタイミングですが、相手がまだ名刺を出している状態で自分だけがしまうのは失礼にあたるので、相手が名刺をしまうタイミングに合わせて自分もしまうようにします。

間違っても、商談の場に名刺を置き忘れて帰ることのないようにしましょう。

名刺交換におけるNG行動

名刺交換におけるマナーがある以上、当然「マナー違反」となってしまう行動もあります。

名刺交換における具体的なNG行動としては、以下のようなことが挙げられます。

●名刺を切らしてしまう
●相手企業のロゴの上に指を置く
●名刺の上に資料や書類を置く
●相手の名刺に直接書き込む
●ポケットや財布から直接名刺を出す

それぞれの行動について、説明します。

名刺を切らしてしまう

会社を出るときにバタバタしていた場合や非常に多くの方と名刺交換をした場合など、名刺が手元になかったり名刺を切らしてしまったりというケースは、いろいろと考えられます。

もちろん本人に悪気はないと思いますが、名刺を用意していないと「相手のことを軽く見ている」と捉えられてしまってもおかしくありません。

万が一名刺を切らしてしまっている場合は、「申し訳ございません、あいにく名刺を切らしてしまっておりまして」と正直にお詫びをしたうえで、口頭で社名や所属部署・名前を伝え、次回お会いした時には自分から名刺を渡すよう心がけましょう。

もちろんそういったことをする必要がないように、常に名刺を切らさないように注意しておくことがもっとも大事です。

相手企業のロゴの上に指を置く

名刺には相手企業の名前やロゴが印刷されていますが、その部分に指を置くことも、相手のことを軽く見ているという印象につながりやすいです。

同様のことが相手の氏名の上に指を置いてしまう場合にも当てはまるので、名刺を受け取る際は必ず余白部分を持つように心がけましょう。

名刺の上に資料や書類を置く

名刺は相手の「顔」のような役割を果たすということを考えると、名刺の上に資料や書類を置くという行為も、相手のことを軽く見ているという印象につながってしまいかねません。

机やテーブルの上のスペースが狭く、そのままではどうしても名刺の上に資料や書類が乗ってしまうような場合は、「申し訳ありませんがお名刺をしまわせていただきます」などの一言を添えたうえで、名刺を名刺入れにしまいましょう。

相手の名刺に直接書き込む

初対面の商談相手の特長やエピソードなどを覚えておきたいという気持ちはわかりますが、それらを相手がいる中で直接相手の名刺に書き込むのは、当然NGです。

後のことを考えてどうしても書き込みたい場合でも、その場ではとりあえずメモ帳などにメモを取る程度にとどめておいて、商談後や帰社した後などの相手がいないタイミングで書き込むようにしましょう。

ポケットや財布から直接名刺を出す

名刺は名刺入れから取り出して相手に渡すのがマナーであり、ポケットや財布から直接名刺を取り出すのは好ましくありません。

相手からすれば、ポケットや財布から直接名刺を取り出す(=普段から名刺を名刺入れに入れて管理していない)ような人物が、自分の名刺をきちんと管理してくれるのかと、甚だ不安になってしまいます。

手順やマナーを把握して適切な名刺交換を行おう

手順やマナーを把握して適切な名刺交換を行おう

日本ではビジネスシーンにおいて名刺交換は挨拶の一部となっていますが、そのあとのコミュニケーションを円滑に行うといった役割があります。連絡先交換の意味もあるため、名刺交換をキッカケにビジネスパートナーになる可能性も秘めています。

これから社会人になろうという方にとって、「名刺交換をきちんと行えるかどうか」は不安要素のひとつだと思いますが、手順やマナーをきちんと守って行えば決して難しいものではありません。

社会人になってからミスを重ねながら覚えていくというのもひとつの方法ではありますが、今回お伝えした内容を参考にしていただければ、重ねるミスの量を極力減らすことができるでしょう。

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